Quỹ thư viện công cộng The Boston (BPFL) sử dụng các bản tin để giữ liên lạc với ban điều hành gồm 60 người và nhóm chuyên gia trẻ của họ. Giữ liên lạc cả bên trong và bên ngoài là nhiệm vụ marketing của Quỹ. Họ sử dụng các bản tin điện tử để truyền tải thông tin chẳng hạn như cập nhật thường xuyên các thông tin về quyên góp tài trợ, các triển lãm thư viện mới, truyền thông về các sự kiện quan trọng và mời tham dự các sự kiện sắp tới.

Các bản tin điện tử giúp BPFL củng cố và duy trì mối quan hệ với rất nhiều người trong ban điều hành. Giống như nhiều tổ chức phi chính phủ, các thành viên trong ban điều hành của quỹ đều là những người đóng vai trò cá nhân quan trọng đối với các chương trình của thư viện và tạo ra tiếng nói của quỹ đối với thế giới.

Với những bản tin điện tử này, BPLF đảm bảo các thành viên trong ban điều hành và các chuyên gia trẻ tuổi luôn được thông báo ngắn gọn, kịp thời về tất cả các hoạt động. Vì các thành viên trong ban điều hành là những vị đại sứ đối với công chúng đồng thời chính là những người dân trong cộng đồng nói về tổ chức, thúc đẩy sự quan tâm và khuyến khích sự đóng góp từ những nguồn mới, nên cập nhật đầy đủ các thông tin cho họ là điều cần thiết. Và đây chính là chức năng của các bản tin điện tử.

Chúng ta hiện nay đang bước vào giai đoạn lịch sử tiến bộ hơn, do vậy, tất cả các dạng truyền thông đều trở nên phổ biến – truyền thông về tôn giáo, về quyền sử dụng đất, giao thương, quản lý và làm nông. Khi truyền tải thông tin về các sự kiện, ngôn từ sẽ lan đi. Đây chính là hình thức ban đầu của “tin tức”.

Thông tin đến từ rất nhiều chiều. Đây chính là cơ sở để hiểu về việc phát minh các mẩu tin (Đông, Tây, Nam, Bắc).

Ngày nay, tin tức lan truyền rất nhanh chóng. Chúng ta nghe thông tin trên đài, ti vi 24 giờ/ngày, 7 ngày/tuần cũng như đọc tin tức trên các tờ báo và các ấn phẩm khác. Nhiều người trong chúng ta nghe các bản tin. Các khách hàng và khách hàng tiềm năng của chúng ta cũng vậy. Họ khát khao thông tin về ngành, về cạnh tranh, về các sản phẩm và dịch vụ mới cũng như về những nhà cung cấp. Là nhà cung cấp hay đối tác, bạn có cơ hội thỏa mãn mong muốn này. Một trong những phương tiện tốt nhất để truyền tải tin tức và thông tin tới cộng đồng doanh nghiệp (khách hàng và các khách hàng mục tiêu) là các bản tin điện tử.

Tại sao bản tin điện tử lại tốt hơn quảng cáo?

Tập đoàn Dartnell, công ty đào tạo và truyền thông thúc đẩy có số lượng người đọc gấp bốn lần quảng cáo truyền thống.

Các bản tin điện tử được coi là có uy tín hơn và đáng tin cậy hơn quảng cáo.

Bản tin điện tử có thể truyền tải nhiều thông tin hơn.

Các bản tin điện tử có tuổi thọ dài hơn và được phân phát cho những người xung quanh đọc.

Truyền thông qua thư điện tử có nhiều dạng. Không kể hình dạng hay bối cảnh, nhìn chung bạn cung cấp cho các khách hàng và khách hàng tiềm năng thông tin giá trị. Bạn đang mở rộng quan hệ ra những người đọc bản tin của bạn. Bạn đang thực hiện một nỗ lực sáng tạo khác để duy trì và cải thiện nhận thức đầu tiên trong tâm trí khách hàng mục tiêu của bạn. Bạn đang quan tâm tới những người có khả năng nhất trong việc mua hàng của bạn. Sự quan tâm có thể là một lợi thế cạnh tranh.

Bản tin điện tử là một hình thức đơn giản, ít tốn kém về mặt chi phí trong việc giao tiếp với các khách hàng và khách hàng tiềm năng. Đây là một trong những cách tốt nhất để bạn duy trì quan hệ và khiến các khách hàng, khách hàng tiềm năng trong thị trường mục tiêu nhớ tới tên của bạn.

Các bản tin điện tử tạo cơ hội thông báo cho khách hàng và khách hàng mục tiêu về những ý kiến, thực tế, ý tưởng của bạn về nhiều loại vấn đề. Khuyến khích các khách hàng và khách hàng tiềm năng tham gia vào cuộc hội thoại này có thể gia tăng hiệu quả bán hàng của bạn và thúc đẩy bán hàng thành công.

Một trong những lý do đầu tiên các khách hàng rời khỏi, thay đổi người cung cấp hay ngừng mua là vì thiếu sự chú ý. Họ cảm thấy họ không còn được đối xử như một khách hàng. Họ thực sự cảm thấy bị bỏ quên.

Bản tin định kỳ là các phương tiện marketing tốt để duy trì danh tiếng và uy tín của bạn tạo ra mối liên hệ thống nhất với các khách hàng và khách hàng mục tiêu thông báo tin tức và các thông tin khác về công ty của bạn truyền tải thông tin về bạn và những người khác trong công ty của bạn đưa ra lời khuyên, các bài viết được nhiều người quan tâm và các giá trị khác giúp các khách hàng tiềm năng và khách hàng.

Liên kết các điển hình và các hiệp hội thành công khác với công ty của bạn

truyền thông về các quà tặng đặc biệt

Việc thu hút sự chú ý của khách hàng là điều đơn giản và dễ dàng, giống như các hình thức marketing du kích khác nhưng rất khó duy trì. Những người làm marketing du kích giỏi tạo sự chú tâm, giỏi làm hài lòng khách hàng trong thời gian dài. Họ biết rằng rất ít người chú ý đến sự quan tâm đến khách hàng nhưng họ thì phải làm.

Sự chú ý của khách hàng đơn giản có thể đến dưới dạng giữ liên lạc. Một cách để giữ liên lạc là xuất bản và phân phối định kỳ bản tin.

Các bản tin điện tử thường được đưa ra trên cơ sở định dạng đa trang nhằm mục đích truyền tải những thông tin đáng được đăng báo, cập nhật về công ty, các chính sách giảm giá, quà tặng đặc biệt và các điểm ưu tiên hay hình thức giải trí cho khách hàng tiềm năng của bạn.

Các bản tin điện tử chỉ có hiệu quả khi chúng được chuyển tới thường xuyên cho các khách hàng của bạn. Các bản tin cần phải dễ đọc, giàu thông tin và có giao diện đẹp. Bản tin điện tử của bạn sẽ đạt được hiệu quả cao nhất khi các khách hàng và khách hàng của bạn mong đợi để được nhận bản tin điện tử của bạn mỗi tháng và/hoặc bắt đầu hỏi bản tin tiếp theo của bạn trước khi bạn xuất bản nó.

Các bản tin điện tử được coi là một phương tiện tinh tế. Chúng đưa ra truyền thông thân thiện với giá trị giúp mở rộng quan hệ của bạn với khách hàng đồng thời nâng cao nhận thức về công ty của bạn, thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ của bạn.

Các bản tin điện tử cũng có thể được sử dụng làm bản tin gửi tới các khách hàng và khách hàng tiềm năng với vai trò là tài liệu hỗ trợ cho các buổi phỏng vấn truyền thông.

Với khả năng xuất bản gọn nhẹ hiện nay, việc chuẩn bị và đưa ra bản tin điện tử có thể đơn giản hơn rất nhiều và tất cả đều nằm trong ngân sách marketing du kích, đặc biệt là khi so sánh với bản tin thương mại khổ lớn trước đây.

Mục đích của bản tin điện tử là làm cho nó thú vị và có giá trị đủ để khách hàng và khách hàng tiềm năng có thể đọc toàn bộ. Bạn muốn đền bù xứng đáng cho sự đầu tư thời gian của độc giả. Để có thể làm được điều này, bạn cần biết khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn cần thông tin gì. Họ có học hỏi được từ các câu chuyện, các điển hình hay các danh sách được ghi từng bước? Điều gì quan trọng với họ và họ đọc cái gì?

Nên thiết kế các bản tin điện tử sao cho chúng có thể thông tin, giáo dục và trả lời những câu hỏi nhiều độc giả băn khoăn nhất. Khi các khách hàng tiềm năng hiểu đầy đủ ích lợi của các sản phẩm hay dịch vụ của bạn, họ có khả năng mua chúng nhiều hơn.

Các mẹo hữu ích và không tốn chi phí đối với các sản phẩm và dịch vụ của bạn vận hành rất giống với các bài báo. Các mẹo miễn phí khiến bạn trở thành chuyên gia trong ngành và chỉ ra rằng bạn sẵn sàng giúp đỡ những người khác, hai lợi thế khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh của bạn. Khi giúp đỡ hay câu các độc giả bằng những mồi này, họ có xu hướng đọc nhiều thông tin do bạn cung cấp hơn, tìm kiếm sự giúp đỡ của bạn hay mua hàng của bạn.

Các ý tưởng về nội dung của bản tin điện tử

Thông tin về sản phẩm/dịch vụ mới

Tin tức về những người trong tổ chức của bạn

Bản tin về ngành

Các thống kê về thị trường

Các mẹo giải quyết vấn đề/các mẹo vặt chuyên môn

Các trường hợp điển hình

Các bài báo chuyên ngành

Các kết quả nghiên cứu/các nghiên cứu

Thông tin về xu hướng

Các bình luận về tương lai/triển vọng tương lai

Thông tin bán hàng/mua hàng

Các ý kiến

Các yêu cầu về danh sách tham khảo hay những lời kêu gọi hành động

Mục khôi hài.

Định dạng của bản tin điện tử

Theo định nghĩa, bản tin điện tử có nghĩa là ngắn gọn. Bản tin điện tử bốn trang là hình thức phổ biến nhất và thường là đủ đối với hầu hết các mục đích marketing. Roger Parker của trang web www.onepagenewsletter.com gợi ý nên sử dụng bản tin điện tử chỉ dài một trang.

Sử dụng các câu chuyện ngắn, thông tin, các danh sách, các mẩu tin nhỏ và các dạng thông tin chính xác khác.

Do quãng thời gian chú ý của các độc giả ngắn nên thông tin cần đưa ra dưới ánh sáng hết sức tích cực và ở dạng khôi hài, mang tính khuyến khích. Tuy nhiên, các bản tin điện tử nên thể hiện sự hài hước chuyên nghiệp, chứ không phải theo kiểu nghiệp dư. Gắn với mục đích của bản tin, đặc biệt nếu bạn làm kinh doanh. Tập trung vào những lợi ích cụ thể của những độc giả của bạn – các khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn.

Đặt tên cho bản tin điện tử của bạn sáng tạo. Làm cho nó trở nên đáng nhớ và độc đáo. Đây là cơ hội để bạn thu hút sự chú ý. Hãy nhớ đặc trưng của bạn.

Hãy làm cho bản tin điện tử của bạn không chứa các quảng cáo. Do bạn đang bán hàng tinh tế nên không cần phải đối mặt với khách hàng và khách hàng tiềm năng để bán hàng trực tiếp.

Viết bản tin điện tử của bạn theo cách khiến người ta dễ tiếp nhận nhất. Đừng lạm dụng thuật ngữ kỹ thuật.

Trang đầu của bản tin điện tử chính là cửa ngõ. Nó chính là nơi thu hút sự chú ý, lôi cuốn các độc giả tiếp tục đọc. Làm thiết kế bắt mắt và thân thiện nhằm đạt mục đích này.

Những cân nhắc khác về định dạng

Đồ họa: Những cân nhắc này bao gồm bản đồ, tranh biếm họa, tranh minh họa và thanh lề.

Ảnh: Đặt ảnh của bạn vào trong bản tin điện tử. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy làm thế nào thứ đơn giản như thế có thể khởi đầu và duy trì mối quan hệ

Hình thức: Đừng cố gắng nhồi nhét quá nhiều thông tin. Hãy làm cho nó thật gọn gàng. Sử dụng khoảng trắng là tốt – hình thức gọn gàng và chuyên nghiệp sẽ khiến cho người đọc tiếp tục đọc.

Bản in hay số: Nếu là bản in, bạn cần cân nhắc giấy và mực cũng như các chi phí đi kèm. Nếu là số, bạn cần sử dụng các dịch vụ của một chuyên gia html. Cân nhắc màu sắc và “hình dáng” được thực hiện ở đây, bất kể phương tiện là gì.

Sử dụng các bản tin điện tử

Trong tất cả các hình thức marketing du kích, bạn cần sử dụng các vũ khí và phương tiện marketing cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Các bản tin điện tử không có gì khác biệt. Càng tìm được nhiều cách sử dụng cho các bản tin điện tử, hoạt động marketing của bạn càng hiệu quả hơn và thu nhập của bạn sẽ nhiều hơn. Sau đây là một số cách sử dụng các bản tin điện tử góp phần tạo nên thu nhập cao đó:

Sử dụng bản tin điện tử làm thư trực tiếp gửi tới các khách hàng và khách hàng tiềm năng trong thị trường mục tiêu của bạn.

Gửi thư điện tử kèm với các cú điện thoại bán hàng.

Gửi chúng cho các khách hàng đến mua hàng tại văn phòng, công ty của bạn.

Phát chúng tại các cuộc triển lãm hội chợ cho các khách hàng đi qua.

Đăng các bản tin điện tử lên trang web của bạn

Gửi kèm bản tin điện tử vào các bộ truyền thông và thông tin của bạn.

Gửi kèm các bản tin điện tử vào trong thư của khách hàng/khách hàng tiềm năng khác.

Tóm tắt ngày thứ 26

• Một trong những công cụ hiệu quả nhất để truyền tải thông tin và tin tức tới cộng

đồng doanh nghiệp (các khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn) đó là bản tin điện tử.

Với thư điện tử, nhìn chung bạn đang cung cấp cho các khách hàng và khách hàng tiềm năng thông tin có giá trị. Bạn đang mở rộng mối quan hệ của mình với những người đọc nó. Bạn đang thực hiện một nỗ lực khác để duy trì và cải thiện nhận thức đầu tiên trong tâm trí khách hàng với những người đọc/khách hàng mục tiêu của bạn.

Các bản tin điện tử tạo cơ hội thông báo cho các khách hàng và khách hàng tiềm năng về những ý kiến, các thực tế, ý tưởng về một loạt vấn đề.

Các bản tin điện tử thường được đưa ra trên cơ sở thường xuyên dưới định dạng đa trang nhằm mục đích truyền tải thông tin đáng giá, cập nhật các thông tin về công ty của bạn, đưa ra những chính sách giảm giá đặc biệt và những điểm khách hàng tiềm năng của bạn quan tâm.

Các bản tin điện tử chỉ tốt khi chúng được phân phát cho các khách hàng trên cơ sở thống nhất.

Các bản tin điện tử có thể sử dụng làm các bản tin cho các khách hàng và khách hàng tiềm năng cũng như là tài liệu hỗ trợ cho các phỏng vấn truyền thông.

Các công cụ miễn phí trong một bản tin điện tử đặt bạn với vai trò là chuyên gia trong ngành và chứng tỏ bạn sẵn sàng giúp đỡ những người khác, cả hai đều đem lại lợi ích khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh.

Bản tin của bạn càng có nhiều cách sử dụng thì hoạt động marketing của bạn càng có hiệu quả.

Các bước hành động

Mục tiêu của bản tin điện tử là gì?

Nếu hiện giờ bạn có bản tin điện tử, bạn sẽ có phản hồi gì?

Lưu các bản tin bạn nhận được. Bạn thích gì ở chúng? Bạn không thích gì ở chúng? Chúng có thông báo, thuyết phục hay làm cho bạn cảm thấy thoải mái?

Bản tin điện tử của bạn sẽ có bao nhiêu trang?

Bạn sẽ gửi thư điện tử của bạn như thế nào? Bạn sẽ sử dụng nó ra sao?

Bản tin điện tử của bạn sẽ tự gửi hay bạn sẽ cho nó vào trong phong bì để gửi thư?

Liệu có hợp lý hơn khi bạn gửi thư điện tử một trang hay không? (www.onepagenewsletters.com)

Bạn sẽ cân nhắc tất cả những cách sử dụng nào cho bản tin của bạn? Khi bạn xác định được điều này, cộng số lượng của mỗi cách sử dụng để ra toàn bộ số lượng. Số lượng càng lớn thì các chi phí in ấn theo đơn vị càng nhỏ.

Một trong những công cụ hiệu quả nhất để truyền tải thông tin và tin tức tới cộng đồng doanh nghiệp (các khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn) đó là bản tin điện tử.