“Sự khác biệt giữa xuất sắc, trung bình hoặc tệ hại trong bất cứ công việc nào phần lớn có liên quan đến sự tưởng tượng và nhiệt huyết trong việc tự đổi mới mình hàng ngày.”

– Tom Peters

“Tài liệu cần phải được biên soạn kỹ, súc tích và có sức cuốn hút. Nhưng cũng cần phải trình bày nó theo một phong cách thú vị. Đừng xem nhẹ phần nào cả.”

– DAVID MOORE NHÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH MẠO HIỂM VÀ DIỄN VIÊN TẤU HÀI BROADWAY

Một ngàn người đóng giả vai Elvis chạy rầm rầm qua các hành lang và phòng trưng bày ở các khách sạn ở Las Vegas, nhưng chỉ có một người có thể giành lấy danh hiệu Người Diễn Trò Hay Nhất Trong Năm. Đó là Danny Gans, ca sĩ và người đóng giả các nhân vật nổi tiếng, người đã ký được hợp đồng 10 năm trị giá 100 triệu đô-la để diễn tại Mirage. Có một sự khác biệt rất lớn giữa Gans và hàng ngàn người đóng giả vai kia, đó là Gans biết tự sáng tạo bản thân mình trong mọi sô diễn. Vâng, ông có thể trở thành Elvis. Ông cũng có thể đóng những vai được ưa thích xa xưa như Frank Sinatra, Dean Martin, Sammy Davis… Ông còn có thể trở thành Michael Bolton, Al Pacino, Dr. Ruth và Creed. Ông có khả năng thay đổi diện mạo của mình dựa vào thành phần khán giả của đêm đó, phản ứng của họ vài phút trước buổi diễn…. Với ông, chưa có hai buổi diễn nào giống hệt nhau cả.

Trong tạp chí Showbiz Magazine , Hilary Green đã viết rằng: “Gans phán đoán thị hiếu của khán giả và điều chỉnh mỗi buổi diễn sao cho phù hợp với thị hiếu tổng hợp của họ. Chỉ trong chốc lát, Gans có thể chuyển đổi một cách hoàn hảo giữa David Bowie hay Eric Clapton thành Janet Jackson hay Kenny Loggins mà không lỡ một nhịp nào cả. Bạn sẽ chẳng bao giờ biết ai sẽ xuất hiện trên sân khấu đâu”.

Những người diễn trò xuất sắc thường luôn tỏ ra mới lạ và không ngừng cập nhật cho phù hợp với thời đại nếu họ vẫn còn muốn cuốn hút những đối tượng khán giả mới.

• Nữ hoàng của việc tự đổi mới Madonna thậm chí còn đặt tên cho tour lưu diễn thế giới năm 2004 của mình là Tự Đổi Mới.
• Buổi diễn kéo dài nhất trong lịch sử sân khấu Beach Blanket Babylon cũng phải tự đổi mới mình. Ba mươi năm sau ngày đầu tiên xuất hiện ở San Francisco, Beach Blanket Babylon vẫn tiếp tục diễn với khán phòng chật cứng trên toàn thế giới.
• Những người giao tiếp xuất sắc trong kinh doanh cũng thế, họ học cách lồng vào buổi nói chuyện của mình những câu chuyện mới mẻ. Họ không ngừng tìm cách cải thiện những kỹ năng nói chuyện của mình. Họ luôn tìm cách đưa những chiến lược, ý tưởng hay các tham chiếu về văn hóa mới nhất vào buổi trình bày, bài diễn văn hay cuộc họp của mình.

Sáng tạo lại bản thân liên quan đến rất nhiều việc chứ không chỉ đơn thuần là luôn cập nhật tình hình. Trong cuộc sống không hề có khái niệm nào gọi là diễn giả bẩm sinh, mà chỉ có những con người cởi mở, thích giao tiếp, trau dồi những kỹ năng… Họ hoàn toàn không phải là những diễn giả bẩm sinh. Nhiều người đã phải vượt qua những thử thách mà hầu hết chúng ta chưa bao giờ phải đối mặt. Nhưng họ đã quyết tâm hoàn thiện những kỹ năng giao tiếp bởi vì họ nhận thức rằng thành công cá nhân và thành công của công ty phụ thuộc vào khả năng giành lấy sự ủng hộ của khán giả.

Ý kiến của các nhân vật nổi tiếng

Richard Branson, tập đoàn Virgin đã viết trong quyển Losing My Virginity: “Bản chất tôi là người tò mò về cuộc sống, và điều này lây lan qua hoạt động kinh doanh của tôi. Sự tò mò ấy đã đưa tôi đến nhiều lối đi ngoài dự kiến và khiến tôi tiếp xúc với những người phi thường”. Hãy tò mò. Học hỏi một điều mới mẻ và chuyển thông tin đó cho khán giả của mình. Bạn sẽ nổi bật ngay.

Suze Orman : “Tôi không bao giờ kể một câu chuyện đến hai lần. Tiền là một dòng chảy. Nếu tôi sử dụng một câu chuyện, nó chỉ xảy ra vài phút trước khi tôi nói hoặc đến bất ngờ lúc đang nói. Khi bạn có một tập hợp các câu chuyện, nó sẽ đưa bạn về quá khứ thay vì duy trì bạn ở thời gian hiện tại. Tôi cố gắng giữ cho đầu óc rõ ràng và giữ vững niềm tin rằng khi tôi cần điều gì đó, nó sẽ có mặt. Nếu không, tôi phải suy nghĩ lại về một câu chuyện. Nó làm cho tôi không còn hòa nhịp với tình huống nữa. Nếu tôi mất khán giả trong một giây, tôi đã mất họ”.

Martin Gagen, cựu Giám đốc điều hành 3i Venture Capital: “Hãy luôn cập nhật tình hình mới nhất. Trong các buổi trình diễn, tôi luôn đưa vào một điều gì đó xảy ra trong ngày. Tôi sử dụng nó làm cầu nối dẫn đến điểm mà tôi đang cố trình bày. Ví dụ, tôi đã phải thực hiện một buổi nói chuyện vào ngày George Harrison, cựu thành viên nhóm Beatle, qua đời. Bài nói của tôi đều về chủ đề thành tích; chúng ta có tạo ra di sản không? Vì thế, tôi bắt đầu bằng cách nói chuyện về George Harrison, âm nhạc của ông, cuộc đời ông và điểm quan trọng là ông đã để lại một di sản. Tôi khuyến khích khán giả suy nghĩ về di sản mà họ muốn để lại. Tôi sử dụng nó làm cầu nối cho đề tài của mình”.

Jeff Taylor, sáng lập viên Monster : “Nhiều nhà quản lý không đi ra ngoài nhiều. Họ hiểu rõ công ty hay sản phẩm của mình, nhưng chẳng biết tí gì về cách áp dụng nó vào thế giới bên ngoài. Hãy trở thành một chuyên gia trong ngành, giống như Henry Winkler gắn liền với Fonzi và không bao giờ có thể thoát khỏi nhân vật này. Hay như Gary Coleman hoặc William Shatner”.

David Moore, nhà đầu tư mạo hiểm và diễn viên hài: “Chẳng có bài tập nào tốt hơn dành cho kỹ năng giao tiếp là làm diễn viên tấu hài. Hãy tưởng tượng bạn trình diễn trước một nhóm nhân viên và yêu cầu họ đánh giá từng điểm bạn trình bày bằng cách vỗ tay – hoặc nhìn ngây ra. Biểu diễn tấu hài đã giúp tôi học được tầm quan trọng của ngôn ngữ súc tích, đi đến vấn đề chính rất nhanh, cắt bỏ những câu không cần thiết, và quan trọng nhất là làm cho nó thú vị (và vui nữa). Vì tôi liên tục nghiên cứu những tài liệu mới, nên tôi nghĩ ngôn ngữ, văn phong và cách nói chuyện chưa bao giờ tốt hơn thế”.

Howard Schultz, chủ tịch Starbucks : “Những công ty chấp nhận hiện trạng và không thúc đẩy sự sáng tạo lại tổ chức hoặc làm mới tổ chức sẽ rơi vào vấn đề nghiêm trọng. Tôi nghĩ những người lãnh đạo xuất sắc sẽ tiếp tục tại vị, sử dụng thông tin mới, sẵn sàng phạm lỗi và tinh chỉnh phong cách của mình”.

Hiệu quả của việc luyện tập

Ngày đầu tiên đến Mỹ, Arnold Schwarzenegger chỉ nói bập bõm tiếng Anh. Một phòng thu đã phải thuê diễn viên lồng tiếng cho vai diễn của Schwarzenegger trong bộ phim Hercules in New York . Ngoài ra, bạn thân đồng thời cũng là nhà tư vấn của ông là Paul Wachter đã nói với tôi rằng Schwarzenegger là một người có khả năng ứng khẩu tự nhiên rất tốt, nhưng anh ấy không phải là một người có năng khiếu để trở thành diễn giả. Vậy mà Schwarzenegger đã phá bỏ rào cản ngôn ngữ của mình chỉ bằng luyện tập, luyện tập và luyện tập. Sự quyết tâm đó cũng giống như Michael Jordan đã từng luyện tập chăm chỉ để đoạt ngôi vị thống trị trong lĩnh vực bóng rổ hay như Jerry Rice – hiện là vô địch bộ môn bóng bầu dục.

Theo Pat Dean, trường báo chí Annenberg, UCS: “Có những diễn giả thường rơi vào tâm trạng căng thẳng, do đó họ có xu hướng né tránh việc phải nói chuyện trước công chúng. Kết quả là họ không bao giờ khá lên được”. Lời khuyên của các chuyên gia là hãy thực hành kỹ năng nói chuyện trong những tình huống bình thường nhất. Ví dụ như xung phong tự giới thiệu khi tham dự những buổi giao lưu câu lạc bộ, làm chủ tọa một cuộc họp hội từ thiện địa phương…

Lắng nghe những phản hồi

Cho dù bạn rất mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp từ xung quanh thì tôi đề nghị bạn hãy tìm một Simon Cowell để cân bằng với một Paula Abdul. Để tôi giải thích thêm nhé. Simon Cowell và Paula Abdul là hai trong số những vị giám khảo của chương trình American Idol nổi tiếng của Fox. Nhận xét của Cowell rất khắt khe và đặc biệt là rất thẳng thắn. Trong khi đó, Abdul lại có khuynh hướng xoa dịu. Trong khi Cowell nói rằng “Đây là bài hát dở nhất mà tôi từng nghe” thì Abdul sẽ nói rằng “Tôi hiểu những bài hát cần phải sử dụng đến cao độ không thuộc sở trường của bạn. Nhưng tôi thật sự ngưỡng mộ vì bạn đã cố gắng rất nhiều”.

Bất kỳ diễn giả nào cũng cần đến một Cowell như thế. Nếu bài nói chuyện của bạn tẻ nhạt, buồn chán, không hấp dẫn thì cũng chẳng có ai bảo với bạn điều này đâu. Bạn bè, đồng nghiệp và đặc biệt là nhân viên của bạn sẽ không bao giờ làm việc đó. Cấp trên của bạn cũng ít khi làm việc đó. Do vậy, hãy tìm cho mình những người có thể đưa ra những lời nhận xét trung thực nhất – nếu không bạn sẽ chẳng thể khá hơn được.

Diễn đạt Sự Thay Đổi

Ít có buổi nói chuyện nào lại quan trọng đối với chu kỳ sống của một công ty, sản phẩm hay dịch vụ hơn những buổi nói chuyện diễn ra trong các giai đoạn thay đổi của doanh nghiệp. Chính trong những lúc liên tục xảy ra sự thay đổi, những nhà lãnh đạo xuất sắc sẽ phải tự sáng tạo lại mình, biến mình thành một người đầy tự tin, có khả năng giữ bình tĩnh dù xảy ra bất kỳ tình huống nào. Thật không may, đây là điều mà hầu hết những nhà lãnh đạo doanh nghiệp luôn tỏ ra yếu kém và đây cũng là lý do tại sao hầu hết các nhân viên đều cảm thấy vỡ mộng với những cấp trên của mình.

Tôi bắt đầu suy nghĩ nghiêm túc về vai trò của việc làm mới bản thân đối với công việc lãnh đạo khi bắt đầu sự nghiệp truyền hình của mình trong vai trò của một phóng viên thường trú của Fox tại California. Vào những năm 90, nền kinh tế bị suy thoái nghiêm trọng. California bị ảnh hưởng nghiêm trọng do phải gánh chịu những khoản lỗ khổng lồ trong lĩnh vực công nghệ, sản xuất và quốc phòng. Sự dừng lại đột ngột của các hoạt động quảng cáo khiến cho ngân sách quảng cáo truyền hình địa phương bị sụt giảm đến 10 lần.

Một ngày nọ, đài truyền hình tôi đang làm việc đã triệu tập cuộc họp toàn công ty. Đây là một buổi họp công ty đột xuất đầy vẻ u ám. Sếp lớn bay đến từ Seattle trên chiếc chuyên cơ riêng và mở màn rất ngắn gọn: vị tổng giám đốc của đài bị phế truất, đài đang làm việc không hiệu quả, vì thế sẽ thực hiện việc tinh giảm biên chế. Tất cả chỉ có vậy. Mọi người ngồi lặng đi. Rất lâu sau, một câu hỏi vang lên “Bao nhiêu người sẽ mất việc?”. Ông ta trả lời “Anh hãy nhìn quanh đi. Rất có thể người ngồi cạnh anh hôm nay sẽ không còn đi làm vào ngày mai”. Rồi ông ra khỏi phòng và không xuất hiện thêm một lần nào nữa. Tôi đã tồn tại sau đợt giảm biên chế đó và tiếp tục là phóng viên thường trú chính của đài trước khi chuyển sang làm với Lou Dobbs ở CNN. Nhưng cho đến tận hôm nay, tôi vẫn không thể nào quên được cách thức giao tiếp của người quản lý đó.

Đằng sau “cơn lũ một trăm năm”

Mười năm sau câu chuyện xảy ra tại đài truyền hình của hãng Fox mà tôi đã kể trên, California phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng khác và lần này còn nghiêm trọng hơn lần trước. Bong bóng dot-com đã vỡ tan làm cho thị trường chứng khoán sụp đổ cùng với hơn 7.000 tỷ đôla của cải. Đột ngột, lượng đơn đặt hàng của Cisco Systems, công ty chuyên sản xuất các thiết bị hỗ trợ hoạt động Internet, sụt giảm nhanh chóng. John Chambers không còn cách nào khác ngoài việc phải giảm biên chế khoảng 6.000 nhân viên – một con số kỷ lục trong lịch sử công ty. Bản thân Chambers cũng cảm thấy chán nản. Nhưng ông vẫn duy trì thông lệ họp mặt và ăn sáng chung hàng tháng với các nhân viên để chúc mừng các sinh nhật trong tháng và khuyến khích mọi người nêu lên những vấn đề mà họ đang vướng mắc.

Theo Ron Ricci – Phó chủ tịch điều hành, lúc ấy Chambers cũng vẫn giữ thông lệ thanh toán những khoản trợ cấp được xem là hào phóng nhất trong số các công ty tọa lạc ở Thung lũng Silicon. Dần dần, Cisco đã an toàn vượt qua cơn bão, một “cơn lũ một trăm năm” theo như cách nói dí dỏm của Chambers. Cisco được xem là công ty có tỷ lệ thay thế nhân viên thấp nhất trong ngành, và gần đây lại được tạp chí Fortune bầu chọn là một trong những công ty có chế độ làm việc tốt nhất. Điều thú vị là khi nói chuyện với những người bị cắt giảm biên chế lúc trước, không một ai trong số họ thốt ra từ nào khó nghe về Chambers.

Xoay trở cho kỷ niệm sinh nhật lần thứ 150 năm

Khi tôi thực hiện quyển sách này thì Reuters, hãng thông tấn huyền thoại, đang trải qua một số thay đổi lớn nhất trong lịch sử 150 năm của mình. Chủ tịch Devin Wenig có nhiệm vụ phải truyền đạt cho các nhân viên trong công ty hiểu tại sao Reuters phải giảm bớt con số sản phẩm từ 1300 xuống còn 35. Đó là một thông điệp không dễ truyền đạt chút nào cho khoảng 19.000 nhân viên đang làm việc ở đây. Và Wenig đã trình bày thông điệp này một cách hoàn hảo nhất.

Ông cho tôi biết:

– Đây là một sự thay đổi rất lớn, nhất là đối với một công ty chưa từng quen với sự thay đổi. Tôi nghĩ rằng trong bối cảnh đó, nguyên tắc đầu tiên là phải thường xuyên trao đổi thông tin. Đó là điều thiết yếu. Thay đổi một chiến lược, một dòng sản phẩm thì tương đối dễ dàng hơn so với việc thay đổi văn hóa công ty bởi đây là những gì mà mọi người cảm nhận trong trái tim và trong tâm trí của họ. Bạn phải thường xuyên truyền tải đến mọi người những thông điệp rõ ràng về định hướng của công ty, đặc biệt là trong những thời điểm xáo trộn.

Sau đó, Wenig đã viết cho tôi và nói rằng mọi chuyện đã diễn ra hơn cả mong đợi. Cổ phiếu của công ty tăng lên gấp 4 lần, doanh thu và lợi nhuận đang tăng lên, và “đang có những dấu hiệu tích cực của việc hồi sinh trong văn hóa công ty”. Và tuy Wenig không nói ra, nhưng tôi sẽ thay ông để viết lên điều này: ông chính là người đã đóng góp một phần vào việc cải thiện tinh thần làm việc của công ty. Đó là một loại tinh thần mà chỉ có những người giao tiếp xuất sắc mới có thể truyền lại cho tổ chức của mình. Điều đó gợi cho tôi nhớ đến Giám đốc điều hành John Hancock là Dave D’Alessandro, người đã nói rằng bạn phải cố gắng trở thành loại huấn luyện viên mà mọi người thích làm việc cùng. Trong quyển Career Warfare, D’Alessandro đã viết rằng “Sự khác biệt giữa thành tích đạt được bởi một nhóm người chỉ sẵn lòng làm những việc tối thiểu và nhóm người sẵn sàng bước thêm một bước nữa vì bạn là rất to lớn”.

Lưu ý khi sử dụng PowerPoint

Mỗi ngày có không ít hơn 40 triệu tài liệu trình bày bằng PowerPoint diễn ra trên thế giới. Đó là phần mềm giúp trình bày nội dung đầy hiệu quả của Microsoft. Tuy nhiên nếu không có kinh nghiệm, việc trình bày trên PowerPoint sẽ tạo ra những kết quả tiêu cực. Sau đây là một số vấn đề mà bạn cần lưu ý:

• Quá nhiều trang: John Chen, giám đốc điều hành Sybase cho biết ông sử dụng tất cả chỉ có 12 trang PowePoint cho một buổi nói chuyện kéo dài 1 giờ! Bạn sẽ đánh mất khán giả của mình nếu để họ bị tràn ngập bởi một khối lượng thông tin khổng lồ. Khán giả càng đông, bạn càng phải tỏ ra súc tích. Hãy áp dụng “quy tắc số 3” và tập trung vào một chủ đề chính yếu.
• Quá nhiều chữ và con số: Tin tức truyền hình và những đoạn phim theo phong cách MTV đã biến chúng ta thành một xã hội rất trực quan, nhiều hình ảnh. Quá nhiều văn bản và số liệu chỉ khiến cho người xem nhanh chóng rơi vào tình trạng hoang mang. Họ sẽ không ngừng nhìn vào đồng hồ ngay trong hai phút đầu tiên của buổi nói chuyện. Đây là điều tối kỵ đối với các diễn giả.
• Đọc vẹt liên tục: Đây là trường hợp của những diễn giả đọc lại tất cả những gì liệt kê trong khung hình chiếu của mình. Những người giao tiếp xuất sắc lại không làm vậy. Bạn có nhớ cuộc trao đổi của chúng ta về John Chambers của Cisco không? Ông nhớ tất cả nội dung của từng khung hình chiếu. Ông chỉ cần liếc nhìn qua khung hình một lần, và sau đó nói chuyện với khán giả suốt phần còn lại của buổi thảo luận. Đó là điều đơn giản nhất mà bạn có thể làm để trở nên khác biệt.

Hãy xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khán giả của bạn bằng cách tỏ ra nhiệt huyết, đầy cảm hứng và chuẩn bị kỹ cho bài nói của bạn. Hãy xây dựng thông điệp bằng một khởi đầu mạnh mẽ, trình bày rõ ràng và duy trì sự ngắn gọn. Hãy khuyến khích khán giả làm theo thông điệp của bạn bằng cách thể hiện tác phong lãnh đạo và phẩm chất đáng tin cậy nơi bạn thông qua phong cách nói chuyện, đi lại và diện mạo đúng mực. Nếu bạn không làm được điều đó, một người khác sẽ làm như thế đấy.

BÀI TẬP HUẤN LUYỆN

1. Tự đổi mới chính mình. Bạn có thể bổ sung những tham chiếu thời sự nào vào bài trình bày của mình để làm cho nó trở nên sống động hơn. Hãy nghĩ đến những sự kiện thời sự đang được báo chí nhắc đến. Lần cuối cùng bạn chia sẻ chiến lược quản lý mới hay đề nghị những tựa sách hay cho đồng nghiệp, khách hàng hay nhân viên của bạn là khi nào? Bạn có thể chia sẻ với họ điều gì để cải thiện hiệu quả làm việc?

2. Tham khảo PowerPoint. Bạn không chỉ phải học PowerPoint mà còn phải trình bày nội dung của mình một cách hiệu quả nhất. Mời bạn truy cập vào trang web này của Microsoft www.microsoft.com/powerpoint. Tại đây, bạn có thể tìm thấy những thông tin hữu ích về các vấn đề có liên quan.

Ngoài ra còn có rất nhiều quyển sách viết về chủ đề này. Cá nhân tôi xin giới thiệu với bạn quyển Using Microsoft Office PowerPoint của Que Publishing mà tôi đặc biệt thích. Hoặc bạn có thể tìm thấy những lời hướng dẫn bổ ích trong loạt sách Dummies – PowerPoint for