“Mọi nhà lãnh đạo đều cần phải giải thích rõ ràng ba điều mà tổ chức đang tập trung thực hiện. Nếu không thể làm được điều này nghĩa là bạn đang lãnh đạo không tốt.”

– Jeffrey Immelt, Giám đốc điều hành General Electric

“Ông muốn suốt đời đi bán nước đường hay muốn thay đổi cả thế giới?”

– STEVE JOBS, GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH APPLE COMPUTER NÓI VỚI JOHN SCULLEY, CỰU GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PEPSI

Black Hawk Down là một bộ phim đã ghi lại hình ảnh cuộc đấu tranh anh hùng của 119 người lính Mỹ bị mắc kẹt trong một trận chiến đau đớn với 10 ngàn binh lính kẻ thù trong một sứ mệnh ở Mogadishu, Somalia vào ngày 3 tháng 10 năm 1993. Đây là một bộ phim có sức truyền cảm mạnh mẽ, thể hiện tính kỷ luật, sự dũng cảm và lòng trung thành của những người lính tinh nhuệ chỉ sống với một lý tưởng duy nhất: không lùi bước.

Tôi đã nhiều lần nói chuyện với người tổng chỉ huy của chiến dịch đó, trung sĩ Matt Eversmann. Giao tiếp hiệu quả luôn là tâm điểm của khóa đào tạo kỹ năng lãnh đạo của ông tại trường Đại học Johns Hopkins.

Các sứ mệnh quân sự thường rất phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp rất rộng, công tác chuẩn bị và diễn tập phải hết sức kỹ càng. Nhưng khi truyền đạt mệnh lệnh cho các lực lượng mặt đất, những nhà lãnh đạo quân sự vĩ đại thường cố gắng tạo tính rõ ràng, đơn giản và ngắn gọn. Ví dụ, chiến dịch ở Somalia đòi hỏi 17 máy bay trực thăng chỉ được phép bay qua một số khu vực nhất định của thành phố, 20 xe quân sự chỉ được chạy ở những khu vực cụ thể, và tất cả đều cần được phối hợp với nhau chính xác một cách tuyệt đối. Theo Eversmann, trong mọi sứ mệnh mỗi người lính phải biết rõ vai trò của mình nhưng không bắt buộc phải biết toàn bộ những lực lượng khác. Công việc của người tổng chỉ huy là loại bỏ sự hỗn độn. Mệnh lệnh của Eversmann gửi đến các binh lính của ông ngay trước nhiệm vụ Somalia không thể nào đơn giản hơn được: “Bao vây tòa nhà, ngăn cản những người xấu vào khu vực mục tiêu trong khi lực lượng tấn công làm nhiệm vụ của mình, và thoát khỏi đó bằng đường không”.

Những nhà lãnh đạo vị trí tiền phương, dù trong bất kỳ lĩnh vực nào, cũng đều phải nỗ lực để đạt được tính đơn giản và rõ ràng nếu họ muốn truyền nguồn cảm hứng và động viên nhân viên, khách hàng và cả những cổ đông. Trong một buổi phỏng vấn để viết quyển sách này, John Chen, Giám đốc điều hành Sybase đã nói với tôi rằng “Yếu tố thành công quan trọng nhất đối với bất kỳ ai đang ở vị trí lãnh đạo là khả năng trình bày thông điệp một cách nhiệt huyết, súc tích và rõ ràng”. Chen chia sẻ với tôi rằng phần lớn công việc của ông là tham dự các buổi nói chuyện nhằm giản lược tính phức tạp của ngành công nghiệp phần mềm đối với những khán giả là các nhà đầu tư, khách hàng và nhân viên. Những người giao tiếp trong kinh doanh giỏi nhất trên thế giới khi phát biểu đều sử dụng những thuật ngữ rõ ràng mà mọi người đều hiểu được. Dù bạn đang nói chuyện với sếp, với khách hàng tiềm năng, hay đồng nghiệp, người nghe của bạn đều muốn nắm bắt dễ dàng thông điệp ẩn sau dịch vụ, sản phẩm, công ty hay sự nghiệp của bạn. Họ muốn cảm nhận sự rõ ràng và có thể hiểu được thông điệp đó nhanh chóng.

SOC là gì? Sao mà rối rắm thế!

Bạn đã bao giờ nghe nói đến một “hệ thống trên một con chip”? Có lẽ là chưa, trừ phi bạn là một nhà báo chuyên viết về công nghệ, làm việc trong lĩnh vực công nghệ, hoặc là một độc giả say mê của các tạp chí công nghệ chuyên ngành bán dẫn. Thế nhưng đó lại là một điều gì đó có tác động đến cuộc sống của bạn hàng ngày.

Một trong những khách hàng của tôi, một Giám đốc điều hành của một công ty nọ thuộc ngành này, đang xoay sở tìm cách mô tả công ty mình sao cho rõ ràng, cụ thể và súc tích. Định nghĩa ban đầu của ông đã hoàn toàn thất bại trong việc thu hút sự chú ý của khán giả. Nội dung của nó như sau “Công ty chúng tôi là một nhà phát triển siêu hạng các giải pháp sở hữu trí tuệ chất bán dẫn thông minh có khả năng tăng tốc nhanh chóng các thiết kế SOC đồng thời giúp giảm thiểu các rủi ro” Lời giải thích này không chỉ lộn xộn, dễ gây nhầm lẫn mà còn giả định rằng mọi người đều biết đến khái niệm SOC (dù không phải ai cũng thế!). Thế là, chúng tôi bắt tay vào hành động ngay để giúp vị Giám đốc điều hành này có thể trình bày vấn đề trong một cuộc họp báo quan trọng với một nhóm nhà đầu tư và phân tích trong ngành bán dẫn.

Sau khoảng 30 phút tra hỏi, vị Giám đốc điều hành bực mình cuối cùng cũng thốt ra:

– Carmine này, thế anh có điện thoại di động không?

– Dĩ nhiên rồi. – Tôi trả lời, hy vọng sẽ có bước đột phá.

– Vậy thì công nghệ của chúng tôi giúp làm ra những chiếc điện thoại di động nhỏ hơn, mạnh hơn và sử dụng lâu hơn với một lần sạc pin.

Bây giờ thì tôi thấy rằng điều đó đã rõ ràng rồi. Ngay tuần sau, tờ Business Week đã đăng nguyên một bài viết về ngành SOC với tựa đề “Bình minh của Siêu chip”. Bài báo này giải thích rằng bằng cách bổ sung thêm các chức năng vào một con chip máy tính, các công ty như khách hàng của tôi mới có thể sản xuất những chiếc điện thoại di động rẻ hơn, nhỏ hơn và có thể xử lý nhiều tính năng hơn. Thông điệp giờ đã có vẻ quen thuộc nhỉ? Mọi thứ giờ đây đã trở nên rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu.

Những diễn giả của thế kỷ 21

Thế nhưng các bạn có thể đang tự nhủ rằng “Hay lắm, Carmine. Nhưng sản phẩm của chúng tôi lại quá phức tạp làm sao có thể được thể hiện bằng những thuật ngữ đơn giản?”. Điều này hoàn toàn sai lầm. Thái độ này sẽ phá hủy khả năng kết nối với những khán giả đương thời của bạn. Albert Einstein đã từng nói rằng không có gì quá phức tạp đến nổi không thể giải thích nó một cách đơn giản. Và ông ấy nói rất đúng.

Nếu bạn thực sự mong muốn biến chuyển cảm nhận của khán giả bằng những buổi thuyết trình của mình, thì không có cách nào khác ngoài việc xây dựng thông điệp của bạn sao cho mọi người có thể nắm bắt những hàm ý của nó. Tất cả những nhà báo tôi từng quen biết đều tỏ ra không thích những thông điệp khó hiểu. Họ đã bị nhồi nhét bởi kiểu tiếp thị thời dot.com và trở nên nghi ngờ bất cứ điều gì mà họ không thể hiểu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này cũng diễn ra đối với những khán giả của bạn. Họ đã chán ngấy những diễn giả từ các công ty với những cách diễn giải tối tăm như mực.

Sau khi phỏng vấn hàng tá giám đốc điều hành, các nhà quản lý, chuyên gia và những tác giả viết sách, đào tạo hàng trăm người qua các buổi hội thảo và phỏng vấn hàng ngàn người trong sự nghiệp làm truyền hình của mình, tôi tin chắc rằng đã đến lúc cần phải có một phương pháp tiếp cận mới cho hoạt động truyền thông của những nhà quản lý: trở thành những diễn giả của thế kỷ 21 chú trọng đến tính chất đơn giản mà không đánh mất bản chất của thông điệp cần truyền đạt.

Sự rõ ràng làm cho cổ phiếu của bạn tăng vút

Devin Wenig, chủ tịch Reuters đã nói với tôi tại một trong những buổi nói chuyện về đề tài của quyển sách này như sau “Ngày nay, mọi người đặt sự tin tưởng của mình vào những gì mang tính rõ ràng. Các cổ đông sẽ đầu tư thêm vào một công ty nếu họ thực sự hiểu được những rủi ro và lợi nhuận, chiến lược và những nguyên tắc quản lý của công ty đó”. Trong nỗ lực tạo nên một sự thay đổi hoàn toàn cho Reuters, Wenig đã luôn cố gắng thể hiện một phương hướng công ty rõ ràng trong mắt công chúng. Ông tiếp tục chia sẻ, “Với thời gian tồn tại đã 150 năm, Reuters được xem là một tập đoàn viễn thông phức tạp và không có nhiều người hiểu rõ về nó. Ngay cả những nhà đầu tư của chúng tôi đôi khi cũng gặp không ít khó khăn. Vấn đề này tồn tại từ nhiều năm nay. Đây là một công ty lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực. Đây là một công ty chuyên về tin tức, nhưng không chính xác là một công ty tin tức. Đây là một công ty công nghệ, nhưng không hẳn là một công ty công nghệ. Một công ty dịch vụ tài chính, nhưng không hẳn là một công ty dịch vụ tài chính. Tôi nghĩ rằng Reuters gặp nhiều bất lợi bởi vì mọi người không hiểu rõ công ty này thực sự làm gì.

Khi tôi nói chuyện trước các diễn đàn công cộng về công ty tôi, mục tiêu đầu tiên của tôi là sức mạnh và tính đơn giản. Tôi cố gắng truyền đạt những giá trị và sứ mệnh của công ty một cách đơn giản, bởi vì xét cho cùng thì nó cũng thực sự đơn giản. Bạn là người quyết định tính chất phức tạp hay đơn giản này. Có những giá trị cốt lõi về công ty tôi cần được truyền đạt một cách hết sức đơn giản. Sau nhiều năm cảm thấy khó hiểu về tập đoàn Reuters, mọi người bắt đầu hiểu được bản chất của chúng tôi. Và chắc chắn một điều là có một lợi ích to lớn gắn kết với sự rõ ràng này”.

Những người giao tiếp giỏi như Wenig sử dụng ba kỹ thuật để làm cho thông điệp của mình trở nên rõ ràng:

1. Họ tự hỏi “Điểm cốt lõi nằm ở đâu?”.
2. Họ loại bỏ những thuật ngữ chuyên môn khó hiểu.
3. Họ tô điểm cho thông điệp của mình bằng những yếu tố bổ sung đầy màu sắc.

Điểm cốt lõi nằm ở đâu?

Jack Welch là một trong những Giám đốc điều hành có quyền lực nhất và được ngưỡng mộ nhất trên thế giới. Trong 20 năm giữ vai trò nhà quản lý hàng đầu của GE của ông, tập đoàn này đã phát triển từ doanh thu 13 tỷ đôla/ năm lên 500 tỷ đô-la! Welch luôn tuân theo phương châm “loại bỏ những rắc rối phức tạp” trong công ty, từ các quy trình quản lý đến hoạt động truyền thông. Ông rất ghét những thư tín nội bộ, những cuộc họp và những buổi trình diễn dài dòng, khó hiểu. Sự rối rắm và những thuật ngữ khó hiểu không có chỗ trong các cuộc họp của ông. Welch nhớ lại buổi họp đầu tiên với một trong những nhà lãnh đạo bảo hiểm của mình. Welch đã hỏi một số câu hỏi đơn giản về những thuật ngữ mà ông không quen thuộc. “Tôi đã ngắt lời ông ta để hỏi rằng ‘Vậy thì đâu là sự khác biệt giữa bảo hiểm tùy ý và bảo hiểm thỏa thuận?’. Sau một hồi ấp a ấp úng với một câu trả lời dài dòng trong mấy phút, ông ta cuối cùng cũng bực mình thốt lên rằng ‘Làm sao tôi có thể dạy cho ông trong vòng năm phút những gì mà tôi đã mất 25 năm mới học được kia chứ?’. Không cần phải nói nhiều, ông ta không tại vị được lâu.”

Jeffrey Immelt đã tiếp nhận vương triều GE khi Welch nghỉ hưu và cũng nỗ lực nhằm đơn giản hóa hoạt động truyền thông của công ty. Tạp chí Fast Company đã từng ca ngợi những lời khuyên về nghệ thuật lãnh đạo của Immelt mà ông đã dạy cho các nhà quản lý tại trung tâm quản lý nổi tiếng của công ty ở Crotonville. Trong số mười lời khuyên ấy, đứng thứ hai trong danh sách là HÃY KHÔNG NGỪNG ĐƠN GIẢN HÓA. Theo Immelt, “Tôi luôn sử dụng Jack Welch làm ví dụ của mình ở đây. Mọi nhà lãnh đạo đều cần phải giải thích rõ ràng ba điều ưu tiên nhất mà tổ chức đang tập trung thực hiện. Nếu bạn không thể làm được, nghĩa là bạn đang lãnh đạo không tốt.”

Cả Immelt và Welch đều đánh giá cao tính chất rõ ràng. Welch không chỉ nói năng một cách rõ ràng, mà ông còn mong muốn điều tương tự từ những buổi trình bày của ban quản trị. Nhiều người cho rằng, trong các cuộc họp, Welch chỉ muốn các nhà quản lý cấp dưới của mình trình bày về những ý tưởng thú vị nhất mà họ có thể nghĩ ra trong vòng 3 tháng qua. Theo bản năng, Welch biết cách hỏi những nhà quản lý của mình điều mà các nhà báo được đào tạo để tự hỏi mình mỗi lần họ ngồi xuống viết bài: Sự rối rắm nằm ở đâu?

Tìm kiếm điểm cốt lõi

Các nhà báo được huấn luyện cách sàng lọc những chủ đề phức tạp nhất nhằm tìm ra điểm hấp dẫn cốt lõi của câu chuyện có thể làm cho khán giả, thính giả, hay độc giả trở nên linh hoạt và chú ý hơn. Khi tôi còn làm một phóng viên chuyên mục kinh doanh cho CNN, và sau này là người dẫn chương trình và biên tập viên điều hành cho TechTV, chúng tôi thường tổ chức các buổi họp biên tập hàng ngày để thảo luận về những câu chuyện đang theo đuổi. Như mọi nhà báo đều biết, phần lớn những thông cáo báo chí chẳng giúp được gì nhiều cho cánh nhà báo. Hầu hết chúng đều rất phức tạp, nghèo nàn, và không áp dụng cho một chương trình nào cụ thể.

Vào một trong những ngày làm việc thất vọng tại TechTV (giờ đã trở thành G4, một mạng truyền hình trò chơi điện tử) khi mà dường như chúng tôi sắp sửa loại bỏ tất cả những ý tưởng có thể xây dựng thành câu chuyện, một nhà sản xuất lâu năm đã viết những chữ này lên bảng: Điểm hấp dẫn cốt lõi nằm ở đâu ? Kể từ ngày hôm đó, chúng tôi tự tin loại bỏ bất kỳ chương trình nào không trả lời được câu hỏi đó. Dù khán giả của bạn là những nhà báo, khách hàng hay đồng nghiệp, tất cả họ đều tìm kiếm điểm hấp dẫn cốt lõi của câu chuyện. Và những người phát ngôn xuất sắc của các doanh nghiệp biết rằng sự khó hiểu là điều tối kỵ. Tính rõ ràng phải được ưu tiên hàng đầu.

Điều mà chúng ta giáp mặt 150 lần một ngày nhưng hiếm khi nhìn thấy

Sau đây là ví dụ về một nhà báo đã biến một thông điệp khó hiểu, rắc rối thành một câu chuyện đơn giản và thú vị. Mô tả sau đây được lấy từ trang web của một công ty ở Emeryville, California có tên gọi là Wind River:

Wind River là nhà dẫn đầu thế giới trong lĩnh vực phần mềm và các dịch vụ nhúng. Tùy theo từng thị trường cụ thể, Wind River cung cấp những thiết bị nhúng nền tảng có thể tích hợp những hệ điều hành thời gian thực của sự kiện, các công cụ phát triển và công nghệ. Những sản phẩm và dịch vụ chuyên nghiệp của Wind River được ứng dụng rộng rãi trong nhiều thị trường khác nhau, bao gồm hàng không và quốc phòng, xe hơi, hàng tiêu dùng kỹ thuật số, cơ sở hạ tầng công nghiệp và mạng. Wind River cung cấp công nghệ và dịch vụ chuyên môn có tính tích hợp cao, cho phép khách hàng tạo ra những siêu sản phẩm hiệu quả hơn.

Bạn có hiểu gì không? Nếu có, bạn hãy nói tôi nghe công ty này làm gì vậy? Bạn cứ tự nhiên đọc lại một lần nữa, tôi sẵn lòng chờ đây. Thật ra, bạn đừng phí công mà làm gì. Tôi đã hỏi rất nhiều các khán giả của mình tại các cuộc hội thảo câu hỏi đó, và cho đến tận hôm nay tôi cũng không nhớ nổi đã có ai trả lời chính xác điều đó hay chưa, dựa theo những thông tin nêu trên. Những khán giả ấy đã cố, nhưng hầu hết đều thất bại!

Sở dĩ tôi lấy ví dụ này là bởi vì một ngày nọ tại TechTV tôi đã phỏng vấn Giám đốc điều hành của Wind River (hiện nay đã không còn tại nhiệm). Khi đó công ty vừa công bố thu nhập hàng quý và tôi đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho mọi người biết về vai trò cải thiện cuộc sống của sản phẩm do công ty sản xuất. Đối với tôi, điều này quả rất mập mờ. Tôi đã không thể trả lời được câu hỏi trong buổi họp biên tập. Điểm cốt lõi nằm ở đâu? Tôi đã tiến hành những câu hỏi căn bản nhất nhưng cũng không đạt hiệu quả mong muốn. Quả thật, đó là đoạn phỏng vấn dài nhất trong đời tôi.

Đúng một tuần sau, khi tôi đang tập thể dục trên chiếc máy Stairmaster và tình cờ đọc thấy một bài viết trên một tạp chí có tên là Business 2.0 . Bạn hãy hiểu là lúc đó tôi vừa đọc báo vừa tập thể dục, thế mà bài báo đã thật sự cuốn hút tôi. Tôi muốn tìm hiểu thêm về nó ngay, thậm chí còn nghĩ đến việc có thể mời vị Giám đốc điều hành nọ xuất hiện trên chương trình truyền hình của tôi. Bài báo do tác giả Paul Kaihla viết với tựa đề “Thời đại của con chip phổ biến”. Đây là đoạn mở đầu bài báo:

Một điều bí ẩn. Điều gì bạn đối mặt 150 lần một ngày và hiếm khi nhìn thấy? Lời gợi ý như sau: đó chính là thứ mà Microsoft thèm thuồng và những nhà sản xuất chip cuồng dại vì nó. Chịu thua ư? Đó là những hệ thống nhúng. Nói một cách đơn giản, một hệ thống nhúng là bất cứ thiết bị nào có một bộ vi xử lý, nhưng không phải là một máy vi tính, máy chủ hay hệ thống máy chủ lớn. Nó là bộ não của máy điện thoại di động và những máy tính cầm tay của bạn, và nó cũng kiểm soát những thứ như hệ thống làm lạnh và chu kỳ xả đông của chiếc tủ lạnh. Chiếc đồ chơi Furby thông minh của con bạn cũng nằm trong danh sách này, cũng như cỗ máy chiến tranh ưa thích của Donald Rumsfeld – tên lửa Tomahawk.

Đọc đến đây, tôi cảm thấy háo hức muốn tìm hiểu về những công ty đã tham gia vào ngành công nghệ đáng kinh ngạc này. Hãy tưởng tượng xem, những hệ thống máy tính nhỏ bé mà chúng ta không nhìn thấy dường như có tác động đến mọi khía cạnh trong cuộc sống của chúng ta. Khán giả của tôi sẽ yêu thích lắm đây. Tôi còn cảm thấy tiếp tục ngạc nhiên hơn nữa, bài báo tiếp tục nói rằng có khoảng 50 công ty hoạt động trong lĩnh vực này, với công ty dẫn đầu nắm giữ đến 40% thị phần chính là, bạn có tin được không, Wind River. Tôi gần như muốn rớt khỏi ghế tập. Đó chính là điểm cốt lõi mà tôi đang muốn tìm kiếm. Tại sao vị Giám đốc điều hành lại không thể làm cho nó rõ ra như vậy được nhỉ?

Loại bỏ những biệt ngữ nếu bạn không muốn mất khán giả

Những người giỏi giao tiếp nhất trong kinh doanh thường tránh sử dụng những biệt ngữ làm rối trí khán giả, đặc biệt khi cần trình bày cho người bên ngoài thông điệp ẩn sau sản phẩm, dịch vụ, công ty hay sự nghiệp của mình. Là chủ tịch của một công ty về tin tức và thông tin, Devin Wenig mô tả giá trị của một thông điệp theo cách thức dễ hiểu nhất và không có những từ viết tắt, thuật ngữ hay biệt ngữ khó hiểu như sau: “Tôi nghĩ trong thế giới sau những năm 1990, những biệt ngữ trong quản lý càng khó có đất sống. Tôi nghĩ rằng mọi người sử dụng các biệt ngữ trong quản lý vì họ không hiểu bản chất sự việc hoặc hờ hững với nó. Họ sử dụng những từ ngữ và chủ đề mà một người bình thường đi ngoài phố không tài nào hiểu được. Cuối thập kỷ 90, chúng ta đã lạm dụng quá nhiều biệt ngữ đến nỗi nó trở thành một thứ “hương vị” nhạt nhẽo trên miệng mọi người. Thời đó, một bài thuyết trình chẳng ai hiểu mô tê gì lại có thể đẩy doanh số đến 900%. Nhưng ngày nay, mọi thứ đã thay đổi. Bạn không còn sự lựa chọn nào khác ngoài việc phải thể hiện thông điệp của mình sao cho thật rõ ràng, đơn giản, và dễ hiểu”.

Nói chỉ để nói thì vô ích!

Sau đó, tôi đã hỏi Wenig:

– Điều gì sẽ xảy ra khi anh nói chuyện với một nhóm người không chỉ hiểu những thuật ngữ đó mà còn mong muốn nghe anh sử dụng chúng?

Wenig trả lời rằng:

– Điều đó cũng chính đáng thôi. Nhưng khi đó, sự việc sẽ khác với trường hợp những từ ngữ mơ hồ nhằm che giấu các khái niệm. Ví dụ, tôi có thể nói “năm ngàn đơn vị RET (Giao dịch Điện tử Reuters)”. Khái niệm này hoàn toàn rõ ràng vì các nhà đầu tư nắm được ý nghĩa của nó. Nhưng tôi không nên nói như thế này “xu hướng tích cực mà chúng tôi đã ghi nhận trong quý một sẽ tiếp diễn trong quý hai, tuy nhiên điều đó sẽ bị bù trừ bởi nhiều yếu tố khác nhau”. Anh có hiểu không Carmine, như thế nghĩa là anh nói chỉ để nói mà chẳng hề chuyển tải một thông điệp gì cả.

Scott Cook, sáng lập viên của Intuit đã nói về việc sử dụng biệt ngữ một cách hợp lý như sau “Về bản chất, biệt ngữ không có gì là xấu cả nếu đó là những gì mà khách hàng sử dụng để nói chuyện về cuộc sống của họ, sản phẩm của họ. Chúng ta đang cố gắng nắm bắt và sử dụng ngay thể loại ngôn ngữ và trải nghiệm của khách hàng. Ví dụ, nếu bạn đang nói chuyện với các nhà đầu tư, thì EPS (thu nhập trên mỗi trái phiếu) chính là biệt ngữ mà họ thực sự muốn nghe. Họ muốn biết bạn sẽ làm cách nào để gia tăng thu nhập. Khi đó, biệt ngữ được khuyến khích là biệt ngữ được khách hàng ưa chuộng”.

Sự sợ hãi dẫn đến biệt ngữ

Khi được hỏi làm thế nào để những chủ đề về tài chính phức tạp trở nên dễ hiểu, Orman cho biết:

– Có quá nhiều người muốn gây ấn tượng với người khác bằng thông tin mà họ có được, để chứng tỏ mình thông minh hơn. Tôi thì chẳng quan tâm mọi người nghĩ gì về điều đó. Tất cả những gì tôi quan tâm là thông tin mà tôi truyền đạt có mang lại lợi ích cho khán giả hay độc giả của tôi hay không. Vì thế tôi thể hiện rõ ràng ý định vì sao tôi cung cấp thông tin ấy.

Tôi bèn nói:

– Nhưng nếu thông điệp của bà quá đơn giản, liệu khán giả hay độc giả có lắng nghe bà nghiêm túc hay không? Một số khán giả của tôi lo ngại rằng nếu đơn giản hóa thông điệp quá mức, họ có nguy cơ bị mất uy tín. Thế thì làm sao bà có thể cân bằng hai điều này?

Orman trả lời chắc nịch:

– Tôi không đồng tình với khách hàng của anh.

Vấn đề nằm ở chỗ đó. Bạn không được sợ hãi trước những lời chỉ trích. Nếu ý định của bạn là truyền đạt một thông điệp có thể tạo ra sự thay đổi cho người nghe, và nếu bạn hỏi tôi, tôi sẽ trả lời rằng khán giả và độc giả vẫn kính trọng người có khả năng truyền đạt thông điệp một cách đơn giản nhất. Hãy lấy ví dụ đơn giản về việc hỏi đường. Nếu tôi chỉ cho bạn đường đi thật đơn giản, rõ ràng, bạn sẽ hăng hái lên đường. Nhưng nếu thông điệp quá rối rắm, bạn có thể sẽ từ bỏ ý định đi tiếp vì cho rằng không đáng để mất công đến thế. Những người khác chỉ trích tính chất đơn giản bởi vì họ cần phải cảm thấy rằng mọi việc có vẻ phức tạp hơn. Nếu mọi việc đều đơn giản đến thế, họ sợ rằng vai trò của họ trở nên thừa thãi. Chính nỗi sợ hãi bị tiêu diệt, bị loại bỏ, bị lu mờ trước mọi người đã dẫn đến việc nhiều người trong chúng ta luôn cố phức tạp hóa mọi việc khi thể hiện.

Vũ khí bí mật của tờ USA Today

USA Today là tờ báo phổ biến nhất nước Mỹ. Bí quyết thu hút của nó rất đơn giản, đó là những câu chuyện đầy màu sắc, ngắn gọn và dễ hiểu (thường là không cần phải lật qua trang khác). Các phóng viên của USA Today có nhiệm vụ tiếp nhận những vấn đề phức tạp và biến chúng thành những gói thông tin dễ “tiêu hóa”. Những người giao tiếp giỏi nhất cũng làm điều tương tự. Và những diễn giả trong kinh doanh có thể học hỏi rất nhiều điều từ tờ USA Today.

Kể từ năm 1985, Kevin Maney đã trở thành người dẫn đầu chuyên mục công nghệ của tờ báo này. Hầu hết những phóng viên báo chí là những người thích làm những gì họ làm hơn là nói về những gì họ làm, thế nhưng Maney đã tạo ra một ngoại lệ khi cung cấp cho tôi những kinh nghiệm của ông – nguồn kiến thức sâu sắc và đặc biệt hữu ích đối với bất cứ ai đang muốn làm cho thông điệp của mình trở nên mạnh mẽ, thú vị và đơn giản hơn!

Theo Maney, phần lớn những bài viết giới thiệu về doanh nghiệp không thu hút được sự chú ý của công chúng vì chúng chứa đầy tính “phe phái” – nghĩa là có quá nhiều người tham gia vào quá trình hình thành thông điệp. Một thông cáo báo chí trước khi đến tay báo giới thường bị “thêm mắm thêm muối” bởi các nhân viên, trưởng phòng có liên quan và phòng pháp chế. Ai ai cũng muốn chứng tỏ mình hiểu biết một điều gì đó, thế là nội dung thông cáo sẽ bị cắt xén, thêm bớt tùy thích. Kết quả là, “lắm thầy nhiều ma”. Tác phẩm cuối cùng lại hóa ra chẳng liên quan đến đối tượng chính, mà thay vào đó, dường như nó thích hợp với các viên quản lý, luật sư… thay vì công chúng và báo giới.

Cần nhớ rằng hầu hết những bài nói chuyện đều bắt đầu từ một số hình thức tài liệu nào đó đã được viết sẵn, và trong nhiều trường hợp đã được cấp trên phê duyệt trước. Những vấn đề tương tự dẫn đến một bản thông cáo báo chí tệ hại cũng có thể làm hỏng một bài phát biểu.

Một tủ quần áo đẹp không thể thiếu trang sức đồng bộ

Sẽ không đủ nếu chỉ kể một câu chuyện như chúng ta đã thảo luận ở Bí quyết Giao tiếp Đơn giản thứ 2: Nguồn cảm hứng. Mà bạn phải làm cho câu chuyện của bạn trở nên nổi bật với các yếu tố như giai thoại, sự chứng nhận, ví dụ, số liệu thống kê và nhân chứng. Điều này cũng giống như những trang sức đi kèm sẽ giúp tôn vinh bộ quần áo đẹp của bạn vậy.

Tạp chí Fortune đã nói về sức thu hút của các nhà quản lý trong một bài báo hồi tháng 1/1996 như sau “Những người nói chuyện hấp dẫn có khả năng đáng kinh ngạc trong việc gạn lọc các ý tưởng phức tạp và biến chúng thành những thông điệp đơn giản. Thế thì đâu là bí mật của họ? Họ giao tiếp bằng biểu tượng, các ví dụ tương đồng, phép ẩn dụ vào những câu chuyện. Nếu họ thực sự có sức cuốn hút, ngay cả những người công nhân ở nhà máy và các nhân viên bảo vệ cũng có thể hiểu thông điệp của họ”. Còn bạn, bạn cũng có thể dễ dàng làm cho người nghe thấu hiểu những gì bạn nói bằng cách sử dụng những công cụ riêng của mình.

Ở đây, một lần nữa chúng ta có thể học hỏi nhiều điều từ Kevin Maney của tờ USA Today khi ông sử dụng sự tương đồng để làm cho những công nghệ phức tạp trở nên dễ hiểu. Khi được hỏi về một ví dụ ưa thích trong việc biến một công nghệ phức tạp thành ngôn ngữ bình thường, ông nhắc đến bài viết của mình về một công ty gọi là VMware. Theo trang web của công ty này, họ “xây dựng những sản phẩm phần mềm sáng tạo và hữu dụng nhằm khai thác những công nghệ hiện đại trong một số lĩnh vực, đáng lưu ý nhất là việc ảo hóa kiến trúc x86 và việc quản lý nguồn lực phần cứng toàn diện”. Thật là một nội dung khó hiểu! Thế nhưng, Maney đã giải quyết sự phức tạp đó thật tài tình.

Theo Maney, “Tôi thấy mình phải tìm một cách giải thích cho điều gì đó gần như không thể giải thích được, và sao cho ngay cả con tôi cũng hiểu được. Và tôi cũng chẳng biết tại sao tôi lại nghĩ đến việc nấu ăn và nồi niêu, và đem hình ảnh đó ví von trong cách nói của mình như sau: Giả sử bạn nấu ăn và có 4 cái nồi trên 4 cái bếp. Trong mỗi nồi là một món hầm, khoai tây nghiền, bắp và đậu. Nếu có thể ảo hóa những cái nồi của bạn theo cách VMware ảo hóa một chiếc máy tính, bạn sẽ có một kết quả linh hoạt không ngờ. Khi đó, nếu một bếp nấu bất kỳ bị hỏng, ví dụ chúng ta cho là nồi nấu đậu bị hỏng, bạn có thể bỏ đậu vào nồi nấu khoai tây nghiền nhưng hai món này vẫn được nấu như thể chúng được nấu trong hai nồi riêng biệt. Và bạn còn có nhiều chỗ trống hơn thế trong mỗi nồi, giúp bạn có thể nấu hai hay ba món chỉ trong một cái nồi. Như thế bạn sẽ có thể tắt bớt một số bếp để tiết kiệm gas”.

Thoạt đầu, Maney nghĩ rằng các kỹ sư của VMware sẽ không ưa những gì ông viết. Thế nhưng, ngược lại là đằng khác. Họ cho rằng cách giải thích đó thật tuyệt, vì công chúng sẽ dễ hiểu hơn rất nhiều bằng ngôn từ giản dị và hình ảnh thân thuộc. Họ thậm chí có thể kết hợp trình diễn thao tác khi nói. Thật là vượt trội! Và một lần nữa, trong vai trò người phát ngôn của doanh nghiệp, bạn phải luôn sáng tạo để tìm ra cách diễn đạt dễ hiểu, hình tượng và súc tích nhất.

Bạn có thể trở thành một người thật sự thu hút trong giao tiếp không? Hãy tưởng tượng những gì bạn có thể đạt được nếu làm được điều đó: gia tăng sự nổi tiếng, tạo nguồn cảm hứng cho nhân viên, thu hút các nhà đầu tư và đón bắt nhiều giao dịch hơn. Những người giao tiếp giỏi nhất trong kinh doanh đều có khả năng đó vì họ đã nắm vững Bí quyết Giao tiếp Đơn giản thứ 5 này: giữ cho thông điệp của mình đơn giản và rõ ràng. Một thông điệp đơn giản sẽ dễ nhớ hơn. Và khi một thông điệp dễ nhớ hơn thì nó sẽ dễ được chấp nhận và có tác dụng kích thích mọi người hành động hơn.

BÀI TẬP HUẤN LUYỆN

1. Thử nghiệm với một bài viết của tờ USA Today. Hãy đọc và chú ý đến các tiêu đề và đoạn đầu tiên của một bài báo do Kevin Maney hoặc các cây bút xuất sắc khác viết trên tờ USA Today. Bài báo đã cuốn hút bạn ra sao? Cách họ chuyển tải thông điệp rõ ràng và súc tích như thế nào? Liệu có thể nào làm cho thông điệp đó dễ hiểu hơn nhưng vẫn không mất đi phần hấp dẫn và đảm bảo đầy đủ nội dung hay không?

2. Sử dụng Internet. Bạn có thể học cách loại bỏ các biệt ngữ trong giao tiếp từ các nguồn sau:

A. Người đấu bò: Deloitte Consulting đã phát triển một chương trình phần mềm mang tên “Người đấu bò” nhằm giúp bạn nhận diện những biệt ngữ trong các tài liệu của mình tại địa chỉ www.dc.com/bullfighter. Hãy khám phá sự hữu ích của phần mềm miễn phí này. Bạn không có gì để mất ngoài những biệt ngữ đâu.

B. www.buzzkiller.net. Những người sáng lập trang web này đã dành trọn tâm huyết để thanh lọc các thứ tiếng Anh trống rỗng, vô nghĩa và bị lạm dụng trong quảng cáo. Chính tôi cũng nhận thấy mình có thói quen sử dụng các từ này quá mức bình thường!