“Không ai, dù tài năng đến đâu đi nữa, có thể diễn thuyết mà không cần đến sự chuẩn bị.”

– Rudolph Giuliani

Mỗi năm 1 lần ở thị trấn nông thôn Bakersfield của bang California có khoảng mười ngàn người tụ họp để nghe những diễn giả có ảnh hưởng nhất thế giới nói chuyện tại Trung tâm Hội nghị Kinh doanh Bakersfield. Những diễn giả này đều là các nhân vật quan trọng trong giới kinh doanh, chính trị hoặc giải trí. Tham gia nói chuyện tại sự kiện này có cả Ronald Reagan, Jimmy Carter, Gerald Ford, Mikhail Gorbachev, Margaret Thatcher, Colin Powell, Bill Cosby, Tom Hanks, Jay Leno, Tom Brokaw và Arnold Schwarzenegger.

Những diễn giả có sức ảnh hưởng lớn nhất tại hội nghị là những người luôn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất. Hội nghị năm 2002 kết thúc với một bài diễn văn đầy cảm hứng của Rudolph Giuliani, cựu thị trưởng thành phố New York. Một năm sau vụ khủng bố 11/9, Giuliani đã trở thành một vị anh hùng quốc gia và là tác giả của quyển sách bán rất chạy có tựa đề Leadership.Quyển sách của Giuliani và những lần xuất hiện trước công chúng sau đó của ông đã khiến tôi chú ý đến một thực tế là những người giao tiếp giỏi nhất trong giới kinh doanh thường chuẩn bị kỹ lưỡng cho những bài trình bày của mình – dù đó là một bài diễn văn, một cuộc phỏng vấn, một cuộc họp hay một dịp bán hàng. Giuliani cho rằng phần lớn sự thành công của ông là nhờ việc chuẩn bị không ngừng, và ông đã dành toàn bộ một chương sách của mình để nói về chủ đề này. Theo Giuliani, “chuẩn bị là chìa khóa quan trọng nhất duy nhất để đi đến thành công, bất kể trong lĩnh vực gì”.

Những diễn giả có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất là những người không hề cắm cúi đọc từng lời từ những nội dung ghi chú, kịch bản hay trang tài liệu được máy chiếu. Bởi khán giả đương thời chỉ có thể được chinh phục bởi những nhà diễn thuyết trình bày câu chuyện từ trong trái tim mình. Kịch bản soạn trước sẽ làm cho diễn giả và khán giả thêm xa cách.

Những người giao tiếp giỏi trong kinh doanh thường tung hứng kịch bản để thu hút khán giả. Tôi chưa từng nhìn thấy Larry Ellison – Giám đốc điều hành Oracle, John Chambers – Giám đốc điều hành Cisco, Carly Fiorina, cựu Giám đốc điều hành HP, hay Giuliani đọc diễn văn từ bản ghi chú của mình.

George Martin, nhà tổ chức của Trung tâm Hội nghị Kinh doanh Bakersfield, đã mời tôi đến gặp ông khi tôi đang viết quyển sách này. Tôi đã hỏi Martin về những diễn giả có khả năng tạo ra mối liên kết mạnh mẽ nhất với các khán giả của hội nghị, và Martin trả lời rằng “Đó là những diễn giả có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho bài nói của mình. Không có diễn giả nổi tiếng nào lại không có kế hoạch cho buổi trình bày. Họ biết họ sẽ nói về điều gì, họ sẽ nói như thế nào và họ sẽ kết thúc buổi trình bày của mình ra sao”. Tôi nghĩ rằng Martin đã rất có lý. Những diễn giả giỏi nhất biết rõ họ sẽ nói điều gì, nói như thế nào, và bắt đầu cũng như kết thúc câu chuyện của mình ra sao. Điều đó quả thật rất quan trọng đối với việc xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa diễn giả và khán giả.

Người phát ngôn công ty phải được chuẩn bị tốt nhất

Nếu bạn chưa từng được xem John Chambers, Giám đốc điều hành Cisco thuyết trình, hãy ghé vào các trang web liên kết được cung cấp trong quyển sách này để theo dõi tài năng của ông ấy. Tôi hối thúc bạn làm điều này vì ở Chambers thể hiện được tất cả 10 Bí Quyết Giao Tiếp Đơn Giản đề cập trong quyển sách này. Không còn bàn cãi gì nữa, ông là một trong những diễn giả ấn tượng nhất trong thế giới kinh doanh ngày nay. Kevin Maney, cây bút phụ trách chuyên mục trên tờ USA Today tin rằng kỹ năng giao tiếp xuất sắc của Chambers chính là nền tảng của khả năng thúc đẩy những thay đổi chính sách trong toàn Cisco nhanh chóng như hiện nay. Maney nói với tôi rằng: “Chambers là một trong những người giao tiếp năng động nhất trong ngành. Ông thường xuyên nói chuyện và nói chuyện rất hay, sử dụng một phong cách pha trộn giữa một người dẫn chương trình truyền hình và Oprah. Ông hình thành một thông điệp và tập trung tất cả sự nhiệt tình của mình vào thông điệp đó. Trông ông giống như những ứng cử viên tổng thống. Thành công của ông chính là toàn thể nhân viên công ty nắm rõ vị trí hiện tại cũng như mục tiêu ông muốn dẫn dắt họ đi đến”.

Người ta cho rằng ngay cả trong một khán phòng có 500 người thì mỗi khán giả vẫn cảm thấy như thể Chambers đang trò chuyện trực tiếp với mình. Ông đã nỗ lực rất nhiều để tạo ra mối liên kết với khán giả thông qua việc xây dựng mối liên hệ mật thiết với khách hàng, cổ đông và nhân viên. Sau nhiều cuộc đối thoại kéo dài với những nhà quản lý hàng đầu tại Cisco, tôi tin rằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng của Chambers là số một. Điều đó đã giúp ông trở thành một trong những người phát ngôn doanh nghiệp xuất sắc nhất trong thời đại chúng ta.

Ron Ricci là phó chủ tịch Cisco, người đã cộng tác chặt chẽ với Chambers trong gần 10 năm, giúp ông xây dựng và truyền đạt các thông điệp của công ty. Ricci cho biết, Chambers đã phát triển kỹ năng trình bày của mình bằng cách phá vỡ rào cản giữa bản thân ông và các khán giả của mình. Ông làm được điều này nhờ chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu cần thiết đến mức ông gần như thuộc nằm lòng những điều cần nói. Nhờ vậy, Chambers không bị lệ thuộc bởi sân khấu và hoàn toàn có thể rời khỏi bục sân khấu ngăn cách để thực sự chạm đến khán giả, cả về mặt không gian lẫn cảm xúc. Ông đi đến từng hàng ghế khán giả, nhìn thẳng vào mắt họ, đặt các câu hỏi, chạm vào vai khán giả và làm tất cả mọi động tác cần thiết khác.

Cũng giống Giuliani, Chambers không bao giờ đọc lại từ những bản ghi chép được chuẩn bị trước trong một buổi trình bày, và chỉ thỉnh thoảng mới liếc nhìn các khung hình chiếu Powerpoint khi ông di chuyển từ khung hình này sang khung hình khác. Chambers, Giuliani và những người giao tiếp giỏi khác đều nắm vững tài liệu của mình.

Tung hứng kịch bản cho phép bạn tự do triển khai các kỹ thuật khác, như việc tiếp xúc bằng ánh mắt với khán giả vốn vô cùng quan trọng. Trong quyển The power of Persuasion viết về các kỹ thuật mà một diễn giả có khả năng thuyết phục cao thường sử dụng, tiến sĩ Robert Levine cho rằng “phong cách trình bày có thể đóng vai trò vô cùng quan trọng. Những người nói chuyện một cách tự tin thường được cảm nhận là đáng tin cậy hơn. Những tín hiệu phi ngôn ngữ cũng rất quan trọng. Các cuộc nghiên cứu cho thấy những nhân chứng tại tòa nhìn thẳng vào mắt của người thẩm vấn thay vì nhìn lảng đi nơi khác không chỉ được cảm nhận là có sức thuyết phục hơn, mà còn có tính trung thực hơn”.

Tầm quan trọng của việc đánh giá

Nếu bạn muốn đạt được những điều khó tin trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp, bạn cần phải có một tầm nhìn mạnh mẽ và một niềm tin không thể lay chuyển về khả năng đạt được mục tiêu của mình. Ngay cả khi đã có một tầm nhìn lớn, những người giao tiếp vĩ đại trong kinh doanh còn cần phải tiến thêm một bước xa hơn. Họ phải làm cho khán giả tin vào tầm nhìn của mình bằng cách tìm hiểu trước những điều mà khán giả mong muốn và kỳ vọng. Họ phải tiến hành những cuộc nghiên cứu trước. Họ hiểu khán giả như hiểu những người thân của mình vậy. Họ tự đặt ra một loạt câu hỏi giúp xây dựng mối liên hệ mật thiết với khán giả trước khi bắt đầu nói những lời đầu tiên.

Bắt đầu bằng chính kỳ vọng của họ. Biến suy nghĩ “Tôi” thành “Chúng ta”

Ông trùm tiếp thị công nghệ cao Geoffrey Moore là một trong những tác giả hiếm hoi đã đạt được địa vị siêu sao trong cộng đồng doanh nghiệp. Quyển sách của ông, tác phẩm Crossing the Chasm , được xem là một trong những quyển sách kinh doanh có sức tác động mạnh mẽ nhất trong thế kỷ 20. Trong một buổi nói chuyện, tôi đã hỏi Moore:

– Điều gì đã làm cho ông trở thành một diễn giả năng động như vậy?

Ông trùm tiếp thị công nghệ cao nói rằng:

– Trước khi bắt đầu buổi nói chuyện của mình, tôi ‘tra hỏi’ ban tổ chức sự kiện về thành phần khán giả tham dự. Họ suy nghĩ như thế nào? Điều gì có thể giữ chân họ ở lại đến tối? Sau đó tôi chuẩn bị hai hoặc ba đoạn nội dung ban đầu để tạo ra cầu nối giữa vị trí hiện tại của khán giả và mục tiêu mà tôi cần họ vươn đến để bắt đầu buổi nói chuyện.

Moore nói rằng ông không bao giờ nói chuyện theo một kiểu đã định sẵn. Mà thay vào đó:

– Tôi dành ra 1 giờ nói chuyện qua điện thoại với những người tài trợ cho sự kiện để hiểu được bối cảnh, dự định, khán giả, mối quan tâm của họ và sau đó tìm ra điểm chung giữa các ý tưởng và mô hình của bài nói và các vấn đề và các mối quan tâm trong cộng đồng của họ. Dựa vào đó, tôi sẽ dựng nên một chủ đề then chốt. Kết quả là chỉ cần bổ sung thêm một vài điều nữa, tôi sẽ có một buổi nói chuyện thành công như ý. Điểm mấu chốt ở đây là bạn có sẵn lòng tiếp nhận quan điểm của khán giả để làm điểm khởi đầu cho bài nói của mình hay không, thay vì chỉ đưa ra bài diễn thuyết chuẩn có phần cứng nhắc của cá nhân bạn.

Một lưu ý quan trọng khác chính là khả năng thay từ “tôi” thành “chúng ta”. Thay vì nói rằng “Đây là đề tài của tôi,” bạn hãy mạnh dạn chuyển trọng tâm sang khán giả. Hãy tự hỏi bản thân rằng “Khán giả muốn biết điều gì từ mình?”.

Ba câu hỏi để tìm hiểu suy nghĩ của khán giả

Những nhà giao tiếp vĩ đại nhất trong giới kinh doanh thường tìm hiểu khán giả trước khi bắt đầu trình bày. Dù đó là họp với các sếp, với khách hàng trong một cuộc triển khai tung ra sản phẩm mới hay khi phỏng vấn với giới truyền thông… thì bạn cũng nên làm như vậy. Ba câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn khán giả của mình:

• Họ cần biết điều gì?
• Tại sao họ nên quan tâm?
• Tôi muốn họ phải thực hiện những gì?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn nắm vững tài liệu cần trình bày. Hãy nhớ lại những buổi hội nghị mà bạn chán đến nỗi chỉ muốn bỏ về giữa chừng dù là ngồi ở hàng ghế đầu tiên. Giá mà diễn giả hôm đó chỉ cần lưu ý tìm hiểu tại sao khán giả phải quan tâm đến việc họ nói, thì có lẽ bạn đã có thể ngồi nghe hết buổi trình bày, hoặc thậm chí còn thích thú. Và nếu diễn giả còn tự tìm hiểu thêm về hai câu hỏi còn lại thì hẳn là bạn đã thích thú với buổi trình bày, thậm chí là sẽ bắt tay với họ trong hoạt động kinh doanh. Đó chính là chìa khóa của một buổi nói chuyện thành công.

Hãy tìm hiểu câu chuyện của Barbara Corcoran. Với khoản vay 1.000 đô-la ban đầu, bà đã biến nó thành cả vương triều bất động sản ở thành phố New York. Quyển sách Use What You’ve Gotcủa bà đã trở thành một đầu sách kinh doanh được bán rất chạy theo bình chọn của tờ New York Times. Trong một cuộc phỏng vấn với Corcoran, tôi đã đề nghị bà hãy nói về bí quyết truyền thông độc đáo đã giúp bà trở nên hoàn toàn khác biệt so với những người khác trong ngành. Và câu trả lời là “Tôi luôn sử dụng các câu chuyện. Đó là những điều mà mọi người thường ghi nhớ. Họ nhớ đến các câu chuyện. Hơn nữa, hãy tự đặt mình vào vị trí của khán giả. Họ luôn tự hỏi rằng: thế thì sao nào? Thông tin duy nhất mà họ cảm thấy có giá trị là thông tin mà bản thân họ có thể sử dụng. Bạn hãy tự hỏi mình, đâu là thông tin thiết thực theo quan điểm của bạn? Khán giả có thể sử dụng thông tin này ra sao? Hãy giúp khán giả trả lời câu hỏi của họ: ‘Thế thì sao nào?’” .

Sức mạnh của việc diễn tập thường xuyên

Sau khi đã tìm hiểu khán giả, điều quan trọng cần làm thứ hai chính là diễn tập. Việc liếc nhìn qua các ghi chú khoảng 2 phút trước khi bắt đầu trình bày cũng không thể thay thế được việc diễn tập này. Diễn tập có nghĩa là bạn phải tập trình bày buổi nói chuyện hệt như nó đang diễn ra thật sự. Phó Tổng thống Mỹ Al Gore thậm chí đã từng tìm hiểu xem liệu nhiệt độ trong phòng diễn tập có tương đương với nhiệt độ tại khán phòng của sự kiện ngày hôm sau hay không khi chuẩn bị diễn tập cho một cuộc tranh luận với Jack Kemp. Dĩ nhiên, bạn không nhất thiết chuẩn bị đến mức cực đoan như vậy, nhưng cần khẳng định một điều rằng những người giao tiếp giỏi là những người luôn để mắt đến việc kiểm soát mọi thứ.

John Chambers của Cisco cũng thế. Vào buổi tối trước ngày thuyết trình, ông sẽ xem lại toàn bộ các nội dung liên quan. Sáng hôm sau, ông sẽ chạy bộ khoảng 8km vào buổi sáng và thực hành bài trình bày của mình trong đầu. Trước buổi trình bày, ông bước lên sân khấu trước khi khán phòng mở cửa, xem lại cách bố trí các ghế ngồi và yêu cầu thử hệ thống ánh sáng từ các góc độ để nắm rõ những vị trí cần đứng. Ông muốn khán giả nhìn thấy mình thật rõ ràng. Ông muốn biết ông trông như thế nào khi đi từ lối đi A sang lối đi B. Ông chạy thử mọi khung hình trên máy chiếu để xem lại diễn tiến nội dung trình bày. Đây là thời điểm ông có thể loại bỏ bớt một số khung hình. Bằng cách chuẩn bị chu đáo đó, Chambers có thể tập trung vào những điều có khả năng tạo nên sự khác biệt cho một diễn giả xuất sắc.

Ngược lại, việc không chuẩn bị tốt từ trước có thể hủy hoại cả sự nghiệp của bạn. Bạn có thể mất khách hàng, mất cơ hội, hoặc mất việc làm. Tôi nhớ mình đã từng làm việc với phó chủ tịch của một công ty tư nhân ở Thung lũng Silicon khi ông này chuẩn bị cho một bài trình bày quan trọng trước các nhà đầu tư của công ty. Ông giám đốc điều hành công ty cho tôi biết để vị phó chủ tịch tự do làm việc với những nhà đầu tư có thể là một quyết định sai lầm và có khả năng gây ra thiệt hại. Và quả thật, ngay khi mới bắt đầu tôi đã cảm thấy hình như ông này nói đúng. Vị phó chủ tịch đánh vật với bài trình bày của mình. Ông ta không biết phải bắt đầu như thế nào, khi nào cần dừng lại, hoặc phải nhìn đi đâu khi trình bày. Một người khác trong công ty nói với tôi rằng hàng trăm nhân viên trong công ty đang mất dần sự tin tưởng đối với nhà quản lý này. Chúng tôi đã phải hành động nhanh chóng để giữ lại uy tín, công việc và cả tương lai của công ty ông ấy. Và may mắn thay đây cũng là một trường hợp dễ sửa chữa.

Nếu nhìn vào bản đồ quá lâu, bạn sẽ lái xe trệch khỏi đường

Trích dẫn sự kiện, dữ liệu và các số liệu thống kê cho thấy hầu hết chúng ta gần như không thể trình bày mà không nhìn vào các ghi chú hay các khung hình chiếu. Tốt nhất là bạn chỉ nên thỉnh thoảng rời mắt khỏi khán giả của mình. Nhưng ở phần mở đầu, phần kết thúc và 90% nội dung chính, bạn cần nhìn thẳng vào mắt khán giả khi trình bày. Trong trường hợp này, các khung hình chiếu Powerpoint hoặc những mẩu ghi chú có thể trở thành những công cụ hỗ trợ tốt nhất đối với bạn vì chúng tạo ra đề cương hoặc luồng lý luận hợp lý cho bài trình bày của bạn. Sử dụng tiêu đề của khung hình chiếu và những gạch đầu dòng có thể kích thích trí nhớ của bạn. Nó sẽ giúp bạn cảm thấy thư giãn, ứng khẩu tức thời và tự tin hơn nhiều.

Nói chung là bạn không nên đọc. Đó là lý do tại sao những phóng viên truyền hình thường sử dụng màn hình nhắc nội dung từ xa, nhờ đó họ vẫn có thể nhìn thẳng vào ống kính. Và những người giỏi nhất là những người diễn như thể họ chẳng phải đang đọc một điều gì cả. Lần sau khi xem tin tức trên truyền hình, bạn hãy để ý xem chuyện gì xảy ra trong giây phút người phóng viên nhìn xuống những ghi chú của mình. Đó là lúc họ sẽ đánh mất sự tập trung của bạn. Rất không may là hầu hết những người dẫn chương trình tin tức truyền hình thường dành phần lớn thời gian xuất hiện trên màn hình của họ để đọc lại những ghi chú từ các khung hình chiếu hoặc các mẩu ghi chú được chuẩn bị trước, thay vì chỉ sử dụng các mẩu ghi chú như những mốc ghi nhớ.

“Càng ít tham khảo những mẩu ghi chú soạn sẵn, bạn càng có nhiều cơ hội để tiếp xúc khán giả bằng ánh mắt – vốn là một điều rất cần thiết trong giao tiếp. Đó là yếu tố đầu tiên giúp hình thành mối liên hệ mật thiết với khán giả.” – Jack Valenti, chủ tịch Hiệp hội Điện ảnh Hoa Kỳ, trong quyển Speak Up with Confidence.

Bột sẽ không nở nếu lò nướng không nóng

Công việc chuẩn bị là hết sức thiết yếu nhằm xây dựng mối liên hệ mật thiết với khán giả để khiến họ phải quan tâm đến bạn và thông điệp của bạn. Hãy chuẩn bị kỹ bằng cách làm chủ tài liệu sẽ trình bày, tìm hiểu khán giả và diễn tập trước phần trình bày của mình. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ tự biến mình thành hình ảnh chính của câu chuyện. Những khung hình PowerPoint, những tập tài liệu phát cho khán giả hay những loại phương tiện truyền thông khác chỉ là những vật bổ sung cho bài trình bày của bạn, điều quan trọng hơn cả là khán giả muốn lắng nghe từ bản thân bạn. Stuart Varney nói rằng diễn thuyết có thể trở thành một hình thức giải trí. Vâng, khán giả muốn tìm hiểu thông tin, nhưng họ cũng muốn nó phải thú vị. Varney muốn khán giả được chìm đắm trong hình ảnh và thông điệp của ông, chứ không phải là những khung hình chiếu, tài liệu phát ra, hay những mẩu ghi chú. Đó là lý do tại sao ông luôn chuẩn bị kỹ lưỡng, nhờ đó ông có thể xây dựng mối quan hệ trực tiếp với khán giả của mình. Varney tung hứng kịch bản! Bạn cũng nên làm như vậy. Đừng đọc lại từ những mẩu ghi chú đã soạn sẵn. Khi đó, bạn sẽ trở nên khác biệt và loại bỏ khoảng cách giữa bạn và các khán giả.

Những diễn giả giỏi thường có tâm trạng của một vận động viên tài năng trước khi ra sân thi đấu. Họ chuẩn bị tỉ mỉ đến từng thao tác nhỏ, để không gì có thể khiến họ phải ngạc nhiên trên sân đấu. Một khi đã chuẩn bị kỹ và thực hành nhiều cho bài trình bày của mình, bạn sẽ thấm nhuần nội dung thông điệp và hoàn toàn có thể giải phóng bản thân khỏi những chi tiết ràng buộc của bài trình bày để tập trung vào khán giả. Khi đó, bạn chỉ cần sử dụng các khung hình chiếu hay các mẩu ghi chú để hỗ trợ trí nhớ. Bạn sẽ nói chuyện với khán giả, chứ không chỉ hướng vào các khung hình. Bạn sẽ làm cho khán giả cảm thấy gần gũi hơn với bạn và với thông điệp của bạn. Chuẩn bị và diễn tập là cách duy nhất để làm được điều đó.

Dĩ nhiên, bạn không cần phải tiếp thu lời khuyên này. Hãy bắt tay vào công việc và tiếp tục trình bày theo ngẫu hứng. Nhưng có một điều chắc chắn rằng có vô số đối thủ cạnh tranh của bạn đang chuẩn bị kỹ lưỡng cho bài trình bày, buổi họp, buổi phỏng vấn của họ. Chính vì thế mà tôi không muốn bạn bị mất cơ hội chỉ bởi vì bạn không chuẩn bị kỹ. Bạn đang trên đường trở thành một người diễn giả thành công đấy, hãy bắt đầu diễn tập cho vai trò của mình thường xuyên.

BÀI TẬP HUẤN LUYỆN

1. Quan sát một bậc thầy trong thực tế. Hãy vào trang web www.carminegallo.com, chọn các đường dẫn để xem những đoạn phim về các buổi nói chuyện của John Chambers. Hãy trả lời những câu hỏi sau:

• Chambers đã làm cách nào để duy trì sự chú ý của khán giả vào bản thân và thông điệp của ông?
• Chambers có thường xuyên đọc nội dung từ các màn hình máy chiếu hay không?
• Còn điều gì khác trong bài trình bày này thể hiện sự chuẩn bị chặt chẽ của Chambers?

2. Tìm hiểu khán giả của bạn. Hãy trả lời những câu hỏi sau về khán giả của mình trước khi bắt đầu trình bày:

• Họ cần biết điều gì?
• Tại sao họ nên quan tâm?
• Bạn muốn họ làm những gì?