“Yếu tố thành công quan trọng nhất đối với bất cứ ai trong vị trí lãnh đạo chính là khả năng giao tiếp với lòng nhiệt huyết, chân tình, sự rõ ràng và cô đọng.”

– John Chen

Giám đốc điều hành Sybase

“Không còn nghi ngờ gì nữa, kỹ năng giao tiếp đóng góp đến 90% vào thành công của chúng tôi?”

-BARBARA CORCORAN

NỮ HOÀNG BẤT ĐỘNG SẢN NEW YORK

John F. Kennedy đã kích động toàn đất nước vào năm 1961 bằng một bài phát biểu khai mạc được trình bày trong 15 phút. Chỉ trong 15 phút, Kennedy đã chia sẻ một tầm nhìn có thể truyền cảm hứng cho nhiều thế hệ, thay đổi các chính sách xã hội ở thập niên 60, và giúp đưa con người lên mặt trăng vào cuối thập kỷ này.

Những người giao tiếp giỏi nhất thế giới, trong kinh doanh hay trong chính trị, đều hướng đến sự giản lược. Những diễn giả có sức thuyết phục nhất chính là những người biên tập tốt nhất bài nói chuyện của họ. Họ cắt bỏ, cắt bỏ và luôn cắt bỏ nội dung cần diễn đạt. Trong quyển sách xuất sắc của mình về thời đại Kennedy có tên gọi Một ngàn ngày (A Thousand Days), Arthur Schlesinger cho rằng Kennedy là một người biên tập xuất sắc, “người rất giỏi tinh chỉnh các ý nghĩ và loại bỏ những ngôn ngữ dư thừa”. Trong quyển Kennedy, người soạn diễn văn chính của JFK là Ted Sorensen đã viết rằng Kennedy thích sử dụng những từ một âm tiết hơn những từ ba âm tiết, hoặc dùng một từ thay vì hai hoặc ba từ khi nói về một điều nào đó. Kennedy thích giữ cho bài diễn văn của mình chặt chẽ, ngắn gọn tối đa. Thực ra thì chính George Washington mới là người lập kỷ lục trong việc nêu cao chủ trương ngắn gọn. Bài diễn văn toàn quốc thứ hai của ông chỉ dài có 135 từ!

Vậy thì giờ bạn tự ngẫm lại xem liệu bạn có thực sự cần đến 60 phút và 52 trang PowerPoint để kể về sản phẩm, dịch vụ, công ty hay sự nghiệp của mình chăng? Bạn có thể cắt bớt điều gì không? Tôi dám chắc là bạn hoàn toàn có thể và cũng nhờ đó mà phần trình bày của bạn sẽ trở nên mạnh mẽ hơn nhiều. Một số biên tập viên của một tuần san kinh doanh ở Thung lũng Silicon đã từng yêu cầu tôi viết các chuyên mục về giao tiếp trong kinh doanh. Bài viết đầu tiên của tôi dài 1.400 từ. Tôi cảm thấy hoàn toàn hài lòng với bản thân cho đến khi người biên tập nói với tôi rằng nó sẽ bị cắt làm đôi với độ dài không quá 700 từ. Tôi rất hiểu điều này. Đó là cuộc sống của một nhà báo. Bài viết luôn có thể được làm cho ngắn hơn. Nhưng trong trường hợp này, tôi thực sự nghĩ rằng câu chuyện cần có không gian để “thở” (đó là từ mà tôi sử dụng khi không muốn người biên tập kia cắt bớt bài của tôi, trong khi họ lại ưa thích từ “dài dòng”). Nhưng tôi không có lựa chọn nào khác. Cắt bài viết chỉ còn một nửa – nếu không sẽ không được đăng. Cuối cùng, bài viết ấy còn lại 694 từ. Những người biên tập thích như vậy, và độc giả của tạp chí cũng vậy. Nói thực lòng thì bài viết đó hay hơn nhiều so với bài viết ban đầu bởi vì nó buộc tôi phải đi thẳng vào vấn đề quan trọng nhất.

Người mua từ người

John Chen là Giám đốc điều hành của Sybase, một công ty phần mềm kinh doanh có giá trị 2 tỷ đô-la. Lớn lên ở Hồng Kông, Chen thích đọc Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer và mơ đến những cuộc phiêu lưu mà ông có thể tìm thấy ở Mỹ. Ông đã không chỉ tìm thấy những cuộc phiêu lưu mà còn có được sự giàu sang, thành công và quyền lực ở vùng đất mơ ước này. Từ Hồng Kông, ông đã tìm cách sang học ở trường trung học New England, và sau đó vào đại học Brown, chuyên ngành công nghệ. Năm 1979, ông nhận bằng thạc sĩ từ Viện Công nghệ California. Sau đó, Chen gia nhập Sybase vào năm 1997 và trở thành Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành một năm sau đó.

Theo thời báo Contra Costa Times, “Lúc đó, công việc mới của Chen là một trong những vị trí ít bị ganh tỵ nhất trong ngành công nghệ phần mềm… Bởi thất bại liên tục với một loạt các bước đi sai lầm và ba năm lỗ liên tiếp, Sybase kẹt vốn nghiêm trọng và dường như đang trên bờ vực phá sản… Nhưng Chen đã nhìn thấy ở Sybase những điều mà người khác không thấy: công nghệ tốt, khách hàng trung thành và một thương hiệu vững chắc”.

Tiến nhanh đến tháng 4/2004, Sybase đã báo cáo một khoản thu nhập ròng đạt 84 triệu đô-la trong năm 2003 sau khi chịu lỗ ròng 94,7 triệu đô-la ngay trong năm trước đó. Đó là một tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm di động và không dây (phần mềm của Sybase cho phép các nhân viên kinh doanh đi ngoài đường có thể nhận được thông báo ngay lập tức về sự tăng giá bằng điện thoại di động hay thiết bị hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số PDA). Cổ phiếu của Sybase tăng vọt từ 4,5 đô-la lên 22 đô-la, kéo theo sự khởi sắc cho hình ảnh của công ty. Các nhà phân tích đã khen ngợi Chen về tầm nhìn và sự khôn ngoan về mặt tài chính của ông, và cả về khả năng khích lệ nhân viên và khách hàng trong thời gian suy thoái. Ông còn tham gia vào cả hội đồng quản trị của Disney. Quả là một thành quả không nhỏ cho một người sinh trưởng trong nghèo đói ở Trung Quốc và gần như không thể tự mình nói chuyện khi lần đầu tiên đặt chân đến Mỹ.

Tôi rất vui khi được phỏng vấn Chen một vài lần trên truyền hình. Khi tôi viết quyển sách này, Chen đã sẵn sàng thổ lộ những bí quyết thành công của ông trong vai trò một diễn giả trong kinh doanh dù lịch trình đi lại luôn dày đặc. Lịch làm việc điển hình cho một tuần của ông như sau: một bài diễn văn trước 1.000 nhà quản lý cao cấp ở Nhật Bản; một số diễn đàn nhỏ hơn dành cho nhân viên, khách hàng và khách hàng tiềm năng; một bài phát biểu chính trong một hội nghị hàng đầu ở Thượng Hải, Trung Quốc; một buổi nói chuyện tại dạ tiệc dành cho thị trưởng Thượng Hải; sau đó là một số buổi nói chuyện dành cho các nhân viên và các cuộc phỏng vấn truyền thanh/truyền hình ở Hồng Kông. Tất cả chỉ diễn ra trong một tuần!

Khi tôi hỏi vì sao ông lại duy trì một lịch trình diễn thuyết dày đặc như thế thì Chen trả lời thật đơn giản: ”Người mua từ người.”

Ông giải thích “Họ muốn mua từ những người dẫn đầu thị trường mà họ có thể liên hệ. Đây là một phần quan trọng trong công việc của tôi, và còn quan trọng hơn nữa đối với cộng đồng đầu tư. Họ sẽ không đầu tư vào cổ phiếu của bạn nếu họ không thích bạn. Họ muốn tìm kiếm sự tin tưởng, chính trực, chân thành và sự cam kết. Nếu tôi chỉ lặp lại những gì bạn có thể tìm thấy trên trang web của chúng tôi, tôi sẽ hoàn toàn thất bại. Có thể họ sẽ bán cổ phiếu bởi vì họ cho rằng gã này chẳng có nhiệt huyết gì cả (Bí quyết thứ 1), chẳng có cam kết gì cả. Họ cần cảm thấy rằng bạn phấn khích với tương lai (Bí quyết thứ 2). Chỉ đến khi đó họ mới kiểm tra các số liệu để xem chúng có củng cố những gì bạn nói hay không. Những nhà đầu tư lớn như Fidelity, Oppenheimer và Salomon không đầu tư vào một công ty mà không biết rõ về người giám đốc điều hành hay giám đốc tài chính. Liệu những người này có trung thực hay không? Họ có thực hay không? Hay đó chỉ là những nhân vật trên Powerpoint? Khách hàng và nhân viên cũng suy nghĩ tương tự. Tôi cũng tham dự nhiều cuộc phỏng vấn trực tuyến vì nhân viên thường thích thông tin và giao tiếp. Sẽ có lợi hơn cho khí thế làm việc khi bạn có mục hỏi đáp. Nếu bạn xuất hiện với một phong thái đầy kinh nghiệm và tự tin, nhân viên sẽ cảm thấy an tâm. Nếu bạn lẩn tránh và hay đổ lỗi cho người khác, nhân viên sẽ nhận ra rằng bạn không biết mình đang nói gì hoặc bạn không biết sẽ hoàn tất công việc như thế nào.

Tôi bèn hỏi tiếp:

– OK, Chen. Thế nếu như giao tiếp luôn đóng vai trò quan trọng đến thế trong công việc của ông, thì tại sao ông luôn giữ cho các buổi nói chuyện của mình thật ngắn gọn?

Chen trả lời đơn giản:

– Vì anh sẽ đánh mất sự tập trung của khán giả nếu anh cung cấp thông tin ‘quá liều’.

Khán giả càng đông, bạn càng phải trình bày súc tích. Bởi khoảng thời gian tập trung của mọi người là rất ngắn. Khán giả sẽ lơ đễnh nếu bạn nói không ngừng. Và nếu bạn không thể cuốn hút họ ngay 10 từ đầu tiên, có thể bạn sẽ không giữ được sự tập trung của họ lâu và mọi người sẽ sợ việc đặt ra các câu hỏi bởi vì họ không muốn nghe bạn tiếp tục nói huyên thuyên!

Bạn bè gọi bà là Condi

Những người giao tiếp giỏi nhất trong kinh doanh thường nói chuyện bằng một thứ ngôn ngữ ngắn gọn và mạnh mẽ, bất kể đề tài phức tạp đến mức nào. Sự súc tích quả thật có sức mạnh và tính thuyết phục rất lớn. Tháng 9 năm 2002, chính quyền Bush vận động công chúng về một cuộc tấn công vào Iraq nhằm lật đổ Saddam Hussein. Kế hoạch (và cuộc tấn công sau đó) đã làm dậy sóng những cuộc phản đối lan rộng không chỉ ở Mỹ mà trên toàn thế giới. Dù quan điểm của bạn đối với cuộc chiến thế nào đi nữa, chúng ta vẫn không thể phủ nhận tính hiệu quả trong công cuộc thuyết phục công chúng Mỹ ủng hộ quyết định của chính quyền Bush lúc đầu (sự ủng hộ bắt đầu suy yếu khi cơ sở ban đầu của việc tấn công Iraq – tìm kiếm vũ khí hủy diệt hàng loạt – trở thành chủ đề bị nghi vấn). Ngoại trưởng Mỹ Condoleezza Rice đã thể hiện tài diễn thuyết xuất sắc khi bà công du thuyết phục mọi người ủng hộ nước Mỹ. Ngôn ngữ của bà luôn hết sức đơn giản cho dù chủ đề có vô cùng phức tạp. Bà bảo vệ những quyết định gây nhiều tranh cãi với sự tự tin, rõ ràng và súc tích. Khi Wolf Blitzer, phóng viên CNN đặt vấn đề với Rice, lúc đó là cố vấn an ninh quốc gia, về khả năng tấn công vào ngày 8/9/2002, ông ấy đã đi thẳng vào vấn đề như cách bà ấy vẫn làm.

– Có phải chính quyền Tổng thống Saddam Hussein của Iraq là một mối nguy hiểm rất rõ ràng đối với nước Mỹ hiện nay hay không?

Rice:

– Không còn nghi ngờ gì nữa, chính quyền Saddam Hussein là một mối hiểm họa đối với nước Mỹ và các liên minh cũng như những quyền lợi của chúng ta. Đó cũng là một mối nguy hiểm đang gia tăng dần, và sẽ thật vô lý khi phải chờ đợi để làm một điều gì đó trước mối hiểm họa ấy. Và Tổng thống đã nói rằng: “Lựa chọn duy nhất mà chúng ta không chọn lựa đó là chẳng làm gì cả”.

Tất cả chỉ có vậy. Bất kể quan điểm của bạn là gì, tôi nghĩ rằng bạn sẽ đồng ý rằng những câu trả lời của Rice là ngắn gọn, mạnh mẽ và đi thẳng vào vấn đề. Những câu trả lời của tiến sĩ Rice trong phần còn lại của cuộc phỏng vấn cũng trực tiếp, cũng cô đọng như vậy. Tính súc tích chứa đựng một sức mạnh rất lớn. “Condi” biết rõ điều này. Bạn cũng có thể có được sức mạnh này. Hãy trình bày ngắn gọn, súc tích.

Cụm từ cô đọng trong 6 giây

Mọi công chúng, dù là ở châu Mỹ, châu Âu hay châu Á, đều muốn nghe những gì súc tích nhất. Giới truyền thông đã thay đổi tất cả. Hầu hết mọi người có đọc báo, xem các chương trình tin tức hay giải trí trên truyền hình, radio trong thập kỷ vừa qua đều đã trở nên quen thuộc với việc nội dung ngày càng nhiều được nén lại, nhanh hơn và ngắn hơn. Trên truyền hình và truyền thanh, ngắn hơn là tốt hơn. Ngày nay, CNN mang lại cho bạn tất cả đang xảy ra trong thế giới giải trí trong chương trình “Hollywood Minute”, Fox thậm chí còn tốt hơn nữa khi mang lại cho chúng ta chương trình “Thế giới Tám mươi giây”.

Chúng ta đã trở thành những người nghiện nghe các cụm từ cô đọng. Một cụm từ cô đọng là một câu hay một cụm từ vắn tắt được lấy từ một bài diễn văn dài hơn hoặc một bản tin truyền hình về một sự kiện hay một người nổi tiếng. Tác giả Harry Beckwith, người đã viết những quyển sách bán rất chạy viết rằng “cụm từ cô đọng đã thay thế cả đoạn văn như một đơn vị tư duy”.

“Ngày nay, tất cả chúng ta liên tục chỉnh kênh truyền hình để nhận được nhiều thông tin hơn, trong một thời gian ngắn hơn và chúng ta ngán ngẩm khi mọi thứ chậm lại. Thời đại phim ảnh đã tăng tốc độ của năng lực nhận thức của chúng ta. Chúng ta đi thẳng vào vấn đề nhanh hơn.” Roger Ailes, Chủ tịch Fox News đã viết như thế trong quyển You Are The Message .

Dù bạn có thích hay không thì giờ đây chúng ta cũng đang sống trong một thế giới của những từ ngữ cô đọng. Những người trình bày thành công thường không than thở trước sự thực rằng khán giả muốn họ phải duy trì sự ngắn gọn trong các bài diễn thuyết của mình. Họ chấp nhận điều đó. Và bạn cũng nên chấp nhận. Những người giao tiếp giỏi không chỉ nhận ra rằng khán giả mong muốn sự súc tích, mà họ còn sử dụng nó theo hướng có lợi cho mình. Họ duy trì tất cả mọi điều ngắn gọn – 15 giây cho mỗi câu hỏi, và không để cho những bài diễn văn hay trình bày của mình kéo dài quá 20 phút. Tôi biết bạn đang nghĩ gì, rằng “Carmine, tôi cần rất nhiều thời gian để mô tả những lợi ích đáng kinh ngạc mà các khách hàng sẽ nhận được khi họ sử dụng sản phẩm của chúng tôi”. Bạn cũng nên tự nhủ rằng các đối thủ cạnh tranh sẽ vượt qua bạn với những bài trình bày năng động hơn, đơn giản hơn và ngắn gọn hơn.

Cửa sổ tác động

Rõ ràng, buổi họp, bài diễn văn hay phần trình bày tiếp theo của bạn sẽ kéo dài hơn 6 giây. Nhưng bạn cần nắm được mục tiêu: ngắn hơn sẽ tốt hơn. Khi nói đến trình bày, 15 – 20 phút chính là điều mà tôi gọi là “Cửa sổ Tác động” để bạn truyền đạt thông điệp của mình. Các cuộc nghiên cứu đã cho thấy rằng thời gian tập trung của chúng ta không dài đến mức đó. Sự ghi nhớ của khán giả tụt giảm nhanh chóng sau thời gian khoảng 18 phút. Các phân đoạn trên chương trình truyền hình 60 phút không diễn ra quá 15 – 20 phút. Bản thân của một người giao tiếp vĩ đại, Ronald Reagan, cũng đã đưa những chỉ thị nghiêm ngặt của mình để người soạn diễn văn tránh viết ra những bài diễn văn dài quá 20 phút. Không phải vì ông muốn quay về Nhà Trắng ngủ trưa một chút, mà vì ông học hỏi được từ vai trò diễn viên và diễn giả công chúng những gì mà các nhà nghiên cứu của chính phủ cũng như những nhà sản xuất chương trình 60 phút đã biết – đó là ngắn hơn thì tốt hơn.

Các cuộc nghiên cứu đã cho thấy rằng thính giả giữ lại 90% những gì họ nghe được trong khoảng thời gian 20 phút. Khi thời gian trình bày kéo dài thêm thì khả năng ghi nhớ của khán giả sẽ bị tụt giảm dần. Ngay cả khi phần trình bày của bạn có thể kéo dài đến nửa ngày, thì hãy nhớ đến Cửa sổ Tác động – và hãy thay đổi các tài liệu trình bày trong từng khoảng thời gian 20 phút.

Hãy trình bày ngắn gọn – nếu không bạn sẽ bị tẩy chay

Là Giám đốc điều hành của tập đoàn đầu tư vốn khổng lồ 3i, Martin Gagen đã giúp điều hành hoạt động đầu tư của công ty vào hơn 2.000 công ty khác ở châu Âu, Mỹ và châu Á. Thời gian đầu, 3i đã thuê tôi làm việc với một số Giám đốc điều hành của họ để giúp thực hiện các buổi phỏng vấn với giới truyền thông. Tôi quen với Gagen và dần cảm thấy thích thú với phong cách giao tiếp của ông.

Ông biết điều gì có hiệu quả, điều gì không hiệu quả. Ông chia sẻ với tôi:

– Với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực đầu tư vốn gần 25 năm, tôi đã tham dự hàng ngàn buổi thuyết trình. Cứ mỗi tuần tôi tham dự khoảng 10 buổi như vậy.

– Vậy ông có thể nói gì về những buổi thuyết trình đó?

– Hầu hết đều tẻ nhạt. Sai lầm lớn nhất là họ không bao giờ chịu cắt bớt nội dung để đi vào thực chất vấn đề nhanh chóng hơn. Những buổi trình bày dở tệ là những buổi cứ kéo dài mãi, và sau một tiếng bạn buộc phải ngắt lời diễn giả để hỏi xem thực ra họ đang muốn nói đến điều gì.

Tôi hỏi ông:

– Nếu tôi là một doanh nghiệp, tôi sẽ mất khoảng bao lâu để thu hút sự chú ý của ông?

– Chỉ cần trong vòng 5-10 phút đầu. Một là bạn nhận được sự chú ý của tôi; hai là bạn đánh mất điều này. Nếu bạn chỉ có 5 phút, bạn sẽ nói những gì? Nếu bạn có 20 phút, bạn có thể đưa ra nhiều thông tin hơn, nhưng trong số đó cũng chỉ có 5 phút trình bày về những vấn đề chính yếu mà thôi. Buổi họp có thể kéo dài hơn nữa vì sẽ có các câu hỏi được đặt ra. Nhưng bạn chỉ nên sử dụng tối đa 15 phút để trình bày tất cả những điểm chính mà bạn muốn. Khi đó thì bạn mới có được sự tập trung của khán giả. Đừng nhầm lẫn giữa thời gian họp và thời gian thu hút sự chú ý. Đây là những khái niệm hoàn toàn khác nhau.

Những nhà đầu tư mạo hiểm, với hàng triệu đô-la trong tay, hiểu rõ Cửa sổ Tác động. Liệu một buổi trình bày tệ hại về một công nghệ thực sự đột phá vẫn có khả năng thu hút vốn đầu tư hay không? Dĩ nhiên là vẫn có thể. Nhưng theo Gagen, một người phát ngôn kém cỏi sẽ làm cho khán giả khó nắm bắt được tiềm năng thực sự của công ty.

Câu chuyện ngắn về người môi giới bất động sản nổi tiếng New York

Barbara Corcoran là một diễn giả rất giỏi, một cỗ máy truyền sức sống mạnh mẽ, và một doanh nhân rất giàu. Bà đã thành lập một công ty bất động sản cao cấp hàng đầu New York, The Corcoran Group, với khoản vay 1.000 đôla từ một người bạn trai. Về sau, mối quan hệ này đã trở nên nhạt nhẽo, nhưng khoản vay ban đầu lại tăng lên nhanh chóng. Hai mươi lăm năm sau, The Corcoran Group đạt doanh số 5 tỷ đô-la và được xem là một trong những công ty bất động sản cao cấp hàng đầu New York, phần lớn nhờ khả năng chạm đến tình cảm và lý trí của các khách hàng. Corcoran đã bán The Corcoran Group cho NRT với giá 70 triệu đô-la. Quả thật đây là một khoản thu nhập không tồi từ khoản vay 1.000 đôla.

Corcoran đã dành rất nhiều thời gian cho tôi khi chúng tôi cố gắng tìm hiểu về những bí mật ẩn phía sau thành công của bà trong vai trò một nhà giao tiếp. Giống như hầu hết các nhân vật được phỏng vấn trong quyển sách này, ở Corcoran hầu như hội tụ đủ những bí quyết giao tiếp mà tôi đề cập đến. Thế nhưng, bà có những kinh nghiệm sâu sắc về chủ đề của chương này.

“Mọi người không quan tâm nhiều đến bạn như bạn nghĩ.” – Corcoran nói – “Khi ánh đèn chiếu vào bạn, bạn bắt đầu nghĩ mình là người quan trọng nhất trong phòng và những điều mà bạn sẽ nói là vô cùng quan trọng. Điều đó không đúng đâu. Tôi nghĩ bạn cần phải tỏ ra tăng cường sự súc tích trong bài nói của mình và tôn trọng thời gian của khán giả nhiều hơn… Những người quan trọng nghĩ rằng họ rất bận rộn. Nhưng sự thực là mọi người đều bận rộn. Đơn giản là họ không có đủ thời gian để lắng nghe các chi tiết, trừ phi đó là một câu chuyện, nhưng ngay cả trong trường hợp này bạn cũng cần phải loại bỏ các chi tiết quá mức.”

Những buổi nói chuyện của Corcoran không kéo dài hơn mức cần thiết. Bà đặc biệt thích giữ cho các bài diễn văn của mình ngắn gọn. Nếu có được buổi nói chuyện 30- 40 phút, Corcoran sẽ chỉ trình bày tất cả những gì cần nói trong khoảng 12 phút và dành thời gian còn lại để trả lời câu hỏi. Bà nói rằng đó là cách giao tiếp của bà trong thế giới vội vã này. Corcoran nổi tiếng là một diễn giả có khả năng khích lệ khán giả. Và một phần tạo nên sức cuốn hút của bà chính là khả năng đi thẳng vào các chủ đề chính rất nhanh.

Súc tích là linh hồn của sự thông thái

Bạn tôi, Kevin Ryan, đã viết một quyển sách rất hay về kỹ năng viết lách trong kinh doanh có tựa đề Write Up the Corporate Ladder (Viết lên bậc thang doanh nghiệp). Tôi đã hỏi Ryan:

– Tại sao những người giao tiếp trong kinh doanh lại cố gắng duy trì thông điệp của họ thật ngắn gọn?

Anh trả lời rằng:

– Đối với những diễn viên tấu hài, súc tích là linh hồn của sự dí dỏm. Còn đối với những người giao tiếp trong kinh doanh, súc tích là linh hồn của sự thông thái. Khi những diễn viên tấu hài phá vỡ quy tắc vàng này, họ sẽ thất bại. Ngay lập tức họ sẽ nhận được những phản hồi tiêu cực từ phía khán giả. Không may là khi các doanh nhân vi phạm quy tắc này, khán giả vẫn ngồi im lặng, vẫn tỏ vẻ chú ý, và điều này mang lại một cảm giác thành công không có thật cho diễn giả. Nếu mọi khán giả đều lên tiếng la ó phản đối một diễn giả vì đã làm mất thời gian quý báu của họ bằng một buổi trình bày kéo dài cả tiếng, thay vì chỉ cần có 15 phút, thì sự dài dòng sẽ không còn là một vấn đề trong thế giới kinh doanh ngày nay – và năng suất của toàn nhóm sẽ gia tăng 15%.

Tôi hỏi tiếp:

– Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu đó là thông tin vô cùng phức tạp và đầy những vấn đề cần bàn? Chúng ta có nên kỳ vọng những nhà quản lý phải viết hay nói bằng những cụm từ cô đọng?

– Vâng, miễn là những cụm từ cô đọng này thú vị, mới mẻ và không sáo rỗng. Mọi người đã quá chán nghe những lời nói rập khuôn, khách sáo. Nếu thông tin vô cùng phức tạp và đầy những chi tiết, nhiệm vụ của diễn giả là trình bày nội dung cốt lõi của những ý tưởng phức tạp của mình bằng những ngôn từ rõ ràng và súc tích, làm cho khán giả muốn biết nhiều hơn nữa.

Tôi bèn hỏi:

– Dường như đối tượng khán giả đương thời cũng đang thay đổi. Ông có nghĩ rằng thời gian chú ý trung bình của họ đang trở nên ngắn hơn không?

Ryan trả lời:

– Thủ phạm ở đây là sự “khủng bố” thông tin dày đặc – từ các bảng quảng cáo ngoài trời đến truyền hình cáp đến mạng Internet – cùng với phong cách sống hối hả mà hầu hết mọi người đang lao vào, điều đó làm cho họ còn rất ít thời gian để đọc hay lắng nghe bất kỳ phương tiện truyền thông nào mà không bị ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hay cuộc sống cá nhân của mình.

Bất kể thủ phạm là gì đi nữa, khi bạn là diễn giả bạn cần phải tôn trọng nhu cầu của những khán giả hiện đại. Làm được như vậy, bạn sẽ gây được tác động mạnh mẽ hơn.

Không quá 25 từ

Khi đang viết chương này, tôi đã đọc một bài báo về một cuộc thi “nói nhanh” ở Nam California. Tech Coast Angels là một trong những tập đoàn đầu tư lớn nhất nước, bao gồm những cá nhân giàu có muốn tài trợ vốn cho những doanh nghiệp mới khởi nghiệp. Cuộc thi nói nhanh nhắm đến mục đích tách biệt những người chiến thắng tiềm năng với người vô dụng. Ba mươi sáu công ty được mời tham dự; 12 công ty sẽ được chọn để trình bày trước một nhóm gồm khoảng 500 nhà đầu tư. Đây là điều kiện ràng buộc: họ chỉ có 60 giây để trình bày bài nói của mình. Tôi không thể không ngạc nhiên vì có quá nhiều công ty nhỏ đã đánh mất cơ hội để được nhiều người biết đến bởi vì diễn giả của họ không thể hiện được một bài nói cuốn hút trong 60 giây.

Trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào, có bao nhiêu người không thể thúc đẩy công ty hay sự nghiệp của họ lên cấp độ cao hơn bởi vì họ thiếu phần mở đầu ấn tượng? Tôi e rằng có quá nhiều. Theo những người tổ chức cuộc thi nói nhanh, chỉ có 1,7% các kế hoạch kinh doanh trình cho các nhà đầu tư xem đã nhận được vốn đầu tư.

Sau đây là một bài tập – nếu bạn chỉ có 25 từ để mô tả sản phẩm, dịch vụ, công ty hay sự nghiệp của mình, bạn sẽ làm điều đó như thế nào? Vào tháng 6 năm 2004, Business 2.0 đã dành cả số phát hành để viết về 100 công ty công nghệ phát triển nhanh nhất. Biên tập viên của tạp chí này, Josh Quittner, đã yêu cầu các phóng viên chỉ trong vòng 25 từ phải nêu ra lý do tại sao một công ty nào đó nên được đưa vào danh sách này. Trong quyển What Clients Love , Harry Beckwith viết rằng: “Nếu bạn không thể mô tả những điều làm cho bạn khác biệt và xuất sắc bằng 25 từ, vậy thì đừng sửa lời văn của mình. Tốt hơn hết hãy đi sửa công ty của mình”. Hoàn toàn nhất trí. Beckwith nhắc nhở chúng ta rằng Thomas Jefferson chỉ chọn có 22 từ để khắc lên bia mộ của mình. Người đàn ông đã phác thảo Tuyên ngôn Độc lập, trở thành tổng thống thứ ba của Mỹ, và đã thành lập trường đại học University of Virginia chỉ chọn có 22 từ để mô tả những thành tựu của đời mình:

“Tác giả của Tuyên ngôn Độc lập 

và Đạo luật Virginia về Tự do Tôn giáo. 

Cha đẻ của Đại học Virginia.”

Tôi hy vọng chương này có thể giúp bạn đánh giá cao tính súc tích trong ngôn ngữ. Hãy tôn trọng thời gian của khán giả của bạn bằng cách loại bỏ bớt những từ ngữ dư thừa trong các buổi trình bày, các buổi họp, các bài diễn văn hay phỏng vấn. Đổi lại, họ sẽ tôn trọng bạn và thông điệp của bạn.

Giờ đây bạn đã nắm bắt được những bí quyết nhằm thu hút và duy trì sự chú ý của khán giả, đã đến lúc khám phá ba Bí quyết Giao tiếp Đơn giản cuối cùng nhằm giúp bạn đạt được mục tiêu mong muốn

BÀI TẬP HUẤN LUYỆN

1. Nhận diện những chủ đề chính. Nhà đầu tư mạo hiểm Martin Gagen thích duy trì các buổi nói chuyện của mình trong giới hạn 4 chủ đề với các dữ liệu, câu chuyện và dữ kiện chứng minh. Hãy xem thử bạn có thể duy trì bài thuyết trình tiếp theo của bạn trong tối đa 4 chủ đề hay không?

2. Viết lên bậc thang doanh nghiệp. Trong quyển sách tuyệt vời này của Kevin Ryan, bạn có thể học cách để trở nên thành công tại nơi làm việc bằng cách trình bày những ý tưởng của bạn một cách rõ ràng và thuyết phục. Thay vì dựa trên các quy tắc hay cơ chế, Ryan giới thiệu một phương pháp tiếp cận mới mẻ, được đơn giản hóa đối với kỹ năng viết nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của “trực giác của người viết” và “thông điệp vượt trên cơ chế”. Kỹ năng viết tốt sẽ giúp bạn cải thiện khả năng trình bày tổng quát bởi vì hầu hết các buổi nói trước công chúng đều bắt đầu bằng một vài lời viết sẵn. Hãy thử đọc nó xem!

3. Không quá 25 từ. Bạn có nhớ biên tập viên tạp chí Business 2.0 đã yêu cầu các phóng viên mô tả các công ty với không quá 25 từ không? Hay Jefferson muốn mô tả những điều nổi bật của cuộc đời phi thường của ông còn ít từ hơn nữa (thú vị là ông còn bỏ cả những từ Tổng thống của nước Mỹ)? Bạn sẽ bỏ bớt những gì nếu bạn chỉ có 25 từ để mô tả sản phẩm, dịch vụ, công ty hay sự nghiệp của mình? Bạn sẽ đưa vào đó những gì? Đây là một bài tập rất hay!

4. Mẹo PowerPoint. Hãy duy trì từ ngữ trên các trang PowerPoint ở mức tối thiểu, nó sẽ giúp bạn trình bày một cách súc tích hơn. Bao nhiêu từ trong một trang PowerPoint là vừa? Đó là một câu hỏi hay. Tôi đã nghe đến “Quy tắc số Ba” (ba dòng dọc xuống và ba từ hàng ngang), “quy tắc số Năm”… Nói thực là tôi nghĩ rằng một diễn giả năng động vẫn có thể làm cho buổi trình bày của mình sinh động dù đó là 3 dòng hay 5 dòng. Nhưng sau khi tham dự vô số buổi trình bày và nói chuyện với những chuyên gia hàng đầu thế giới về thuật trình bày với PowerPoint, tôi đề nghị các bạn làm theo lời khuyên sau: vì những nhóm gồm 3 từ sẽ dễ nhớ hơn, hãy cố gắng trình bày 3 dòng từ trên xuống, ba từ hàng ngang. Tuy nhiên, cũng đừng nên lúc nào cũng cứng nhắc theo quy tắc. Nếu nội dung được bảo đảm, bạn vẫn có thể thoải mái với 4 ngang và 4 dọc, nhưng đừng bao giờ tạo ra một trang PowerPoint với nhiều hơn 6 hàng dọc và 6 từ hàng ngang. Bạn có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn; nhưng bạn sẽ có thể làm mất đi sức mạnh trình bày của mình vì sử dụng quá nhiều từ