Khi bạn chỉ làm một dự án thì duy trì sự tập trung sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Tuy nhiên hiện nay việc chỉ làm một dự án trong một thời gian nhất định có vẻ quá xa xỉ với hầu hết mọi người. Trong chương này, bạn sẽ học được cách có thể làm nhiều dự án khác nhau trong cùng một thời gian. Và bạn cũng có thể học được những phương pháp tốt nhất để có thể hoàn thành mọi việc đúng thời hạn.

Lập ra hạn chót bằng việc tưởng tượng lại những gì bạn đang làm

Mỗi khi bàn đến vấn đề này, một câu hỏi quen thuộc được đặt ra là “Bạn muốn làm nó thật tốt hay thật nhanh?”. Trong nền kinh tế thị trường ngày nay thì chắc chắn câu trả lời phải là cả hai. Nếu bạn hành động có kế hoạch, bạn sẽ có nhiều cách để đạt được cả hai điều đó. Bước thứ nhất là bạn cần phải đảm bảo chắc chắn hạn chót mà bạn đề ra có hợp lý không.

Cách tốt nhất để đưa ra hạn chót là phải xem lại công việc từ mục tiêu đã đề ra. Hãy bắt đầu với bước cuối cùng, rồi từ đó vạch ra các bước bạn cần làm trước nó. Chẳng hạn như bạn đang phải chuẩn bị cho một buổi thuyết trình vào ngày 15/7. Dưới đây là những bước bạn cần thực hiện:

• Ngày 15/7: Hội thảo diễn ra.

• Ngày 14/7: Phải gửi nốt những thư mời cuối cùng cho tất cả những người tham dự để xác nhận lại thời gian, chỗ ngồi… /Kiểm tra lại lần cuối cùng xem các dụng cụ âm thanh hình ảnh đặt ở đâu/ Xác nhận lại lần cuối cùng để đảm bảo việc cung cấp cà phê và bánh kẹo cho thời gian nghỉ giải lao.

• Ngày 12/7: Photo tất cả các giấy tờ cần thiết cho cuộc hội thảo.

• Ngày 10/7: Kiểm tra lại lần thứ hai xem các thiết bị âm thanh hình ảnh đã được lắp đặt chưa.

• Ngày 8/7: Đặt trước một nơi nào đó với sự chuẩn bị phục vụ chu đáo.

Bất kỳ một dự án nào cũng có thể chia nhỏ theo cách này. Với một dự án dài hạn liên quan đến nhiều người mà bạn không trực tiếp kiểm soát thì bạn khó có thể đưa ra ngày chính xác để thực hiện từng bước. Mặc dù vậy, việc đặt ra các ngày thực hiện kế hoạch là một việc rất hữu ích để bạn có thể theo kịp tiến độ mình đặt ra. Bạn phải nhớ đặt thêm thời hạn cho từng bước thực hiện dự án. Rất nhiều người đã lên kế hoạch cẩn thận và cho rằng mọi thứ sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch đó nhưng họ lại không để ý rằng mọi thứ hoàn toàn không như vậy. Có thể trong lúc thực hiện kế hoạch lại có một người nào đó bị ốm và phải nghỉ một tuần, cũng có thể có người phải đi công tác và cuối cùng bạn bị bỏ rơi trong lúc khó khăn đó. Và rồi công việc của bạn hoàn thành với đầy lỗi sai và bạn phải làm lại. Hãy dự trù thời gian do những sai sót do nhân tố con người hay máy móc gây ra. Nếu bạn biết sắp xếp thời gian hợp lý thì sẽ sớm đạt được kết quả như mong muốn.

Hãy hình dung một quá trình ngược lại

Việc tưởng tượng giúp bạn luôn để ý tới mục tiêu của mình. Giả sử chúng ta cùng thử đặt ra mục tiêu mình sẽ có một cuộc phỏng vấn trên truyền hình quốc gia (một mục tiêu phổ biến trong những ngày này). Khi bạn mường tượng, tự nhiên, bạn sẽ thay thế bằng mục tiêu có ý nghĩa với bạn.

Hãy dành khoảng 15 phút cho bài tập này. Nhắm mắt lại, thư giãn một hay hai phút đầu bằng việc thở chậm và sâu. Sau đó hãy nhìn, nghe và cảm nhận những niềm vui khi bạn đạt được mục tiêu. Đây là một phiên bản khác của chiến lược đa tính cách, trong trường hợp này bạn đang xác định tính cách sau khi đã đạt mục tiêu.

Sau đây là đôi điều bạn nên chú ý:

• Mọi người đang nói gì với bạn? Họ hỏi câu hỏi nào?

• Môi trường xung quanh bạn ra sao?

• Điều đó làm bạn cảm thấy thế nào?

Hãy tiếp tục tưởng tượng, bây giờ bạn đang được phỏng vấn cho một bài báo trên tạp chí. Theo tưởng tưởng của bạn, hãy nghe câu hỏi và câu trả lời của bạn. Không cần bắt buộc nói ra câu trả lời, chỉ cần để nó xuất hiện trong đầu.

Hãy để người phỏng vấn ở trạng thái thăm dò chứ không phải đe dọa. Ví như, nếu họ hỏi: “Tại sao bạn lại là phát thanh viên của cuộc nói chuyện tầm quốc gia ấy?”, câu trả lời có thể là: “Đầu tiên tôi làm cho một chương trình địa phương, vì làm tốt nên tôi được cử làm việc này”. Có lẽ họ sẽ hỏi tiếp “Cái gì làm cho chương trình địa phương ấy trở nên đặc biệt?” và sau đó là “Chương trình ấy bắt đầu như thế nào?”.

Khi cuộc phỏng vấn hoàn thành, ra khỏi tính cách đó và nhớ lại. Nhiều người thích ghi âm trong khi họ đang mơ ban ngày và miêu tả những điều đang diễn tiến.

Hãy để những ghi chú đó sang một bên, có lúc bạn sẽ dùng lại. Gạch chân những thứ bạn thấy là nó sẽ dẫn tới mục tiêu của bạn. Dùng những mẩu giấy và lưu chúng theo trật tự thời gian, từ bây giờ tới khi bạn đạt được mục tiêu.

Lặp lại quá trình: 20 phút tưởng tượng xem khung cảnh đó sẽ như thế nào, âm thanh, cảm giác. Hãy tham gia vào một cuộc phỏng vấn khác. Viết ra những phát hiện của bạn rõ ràng từng bước và đặt chúng theo thứ tự. Mỗi lần làm như vậy, bạn sẽ có nhiều thông tin chi tiết hơn.

Tùy theo mức độ hứng thú của bạn khi chọn mục tiêu, bạn cần làm điều này một hay hai lần trước khi bạn nhận ra bạn đang tiến tới một chuỗi các bước cho bạn khởi đầu đúng. Trong ví dụ của chúng tôi, đó có thể là tham gia vào một lớp nói trước công chúng hay lớp học quay phim hay ghi âm để bạn có thể thành thạo các kỹ năng khác nhau cần thiết cho một phát thanh viên chương trình truyền hình quốc gia.

Tất cả thông tin được sử dụng để bạn xác định đúng mục tiêu. Một trong những điều kiện để làm là: Phải phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành trong suốt chặng đường.

Sử dụng kinh nghiệm ước lượng thời gian của bạn

Dựa trên những kinh nghiệm ước lượng thời gian của bạn với các việc khác, xem bạn ước lượng thời gian chính xác tới bao nhiêu.

Bạn trả lời câu hỏi này thế nào, bạn sẽ được hướng dẫn cách tính thời gian để hoàn thành một dự án mới. Nếu bạn muộn khoảng 25% thì lần tới thêm 25% cho dự đoán của mình. Tốt hơn là bạn nên gây ngạc nhiên cho khách hàng bằng việc hoàn thành sớm hơn dự kiến.

Quy tắc 3D

Trong mọi tình huống, bạn hãy sử dụng quy tắc 3D: Delete (Xóa), Delegate (Ủy nhiệm) và Do (Làm). Nếu bạn có thể bỏ qua, hãy Xóa nó đi. Nếu ai đó có thể làm nó nhanh hơn, tốt hơn, rẻ hơn bạn, hãy Ủy nhiệm, nếu không, bạn phải Làm. Những người thành công luôn nhớ đến điều này trong bất cứ tình huống nào.

Mường tượng của bạn hay một kinh nghiệm trước đây bạn có trong một việc tương tự sẽ cảnh báo bạn về những trở ngại gặp phải. Dành nhiều thời gian hơn để lên kế hoạch vượt qua chúng. Lý tưởng nhất, bạn sẽ xác định trước được 2 đến 3 phương án để giải quyết những chướng ngại tiềm tàng.

” Sự mường tượng sẽ cảnh báo bạn về những trở ngại tiềm tàng”

Kiểm soát tiến trình của bạn

Bạn có thể dễ dàng kiểm soát tiến trình bằng cách sử dụng bản đồ mục tiêu. Nếu tiến trình phụ thuộc vào người khác nữa thì bạn phải kiểm soát cả của họ nữa. Nếu những nhiệm vụ của họ dài và quan trọng, hãy cùng lập ra những mốc để bạn có thể kiểm tra nhằm tránh những bất ngờ không mong muốn khi chúng đến hạn.

Có lần tôi thuê một nhà văn tự do chuẩn bị cho một chuỗi các nghiên cứu. Đây là một phần trong bản báo cáo lớn mà công ty tôi đang chuẩn bị cho chính phủ. Hàng tuần tôi kiểm tra và cô ấy phải chắc chắn với tôi là mọi thứ vẫn diễn ra tốt đẹp. Khi đến thời hạn phải trình công việc của mình, không những cô ta không báo cáo mà còn không thèm trả lời điện thoại. Cuối cùng tôi gặp chồng cô ấy, và được biết cô ấy đang ốm và mới chỉ có những mường tượng về công việc. Tại sao cô ấy không báo với tôi sớm hơn? Kết quả là một tuần trước hạn chót vẫn không có một nghiên cứu nào. Và tôi đã phải làm việc 1 tuần, mỗi ngày 18 tiếng để hoàn thành chúng. Tôi đã học được cách kiểm soát ở tầm vĩ mô “Đừng mong đợi, hãy kiểm tra.”

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Hãy luôn để ý tới các dấu hiệu và những cơ hội

Khi một phần của kế hoạch bị sai, kèm theo nó sẽ là những dấu hiệu cần chú ý cho những phần tiếp theo. Hãy xem lại bản đồ mục tiêu thường xuyên, nhắc lại nếu cần. Nếu bạn đã tính thời gian đệm, chúng sẽ không ảnh hưởng nhiều đến tổng thời gian. Nếu có việc gì lớn xảy ra, hãy thử nghĩ xem nó sẽ ảnh hưởng gì đến những phần khác và các biện pháp cần làm ngay. Có thể sẽ cần thêm sự giúp đỡ, thậm chí phải sửa lại kế hoạch ban đầu. Nếu phải điều chỉnh thời gian, hãy báo cho mọi người sớm nhất có thể.

Có thể trong khi làm bạn lại thấy được những con đường ngắn hơn, bằng việc sử dụng những kỹ thuật mới hoặc tìm ra cách thuê được nhiều hơn kế hoạch ban đầu. Thường thì mọi người quá mải mê với kế hoạch đến nỗi họ không nhận thấy những cơ hội này. Trong khi mục tiêu của bạn không thay đổi, cách tốt nhất là nên ở trạng thái mở để sẵn sàng thay đổi bất cứ lúc nào.

Tách riêng các vấn đề

Nếu bạn nhận thấy mình đang bị chậm, đừng cố gắng làm mọi thứ nhanh hơn. Hãy tách các vấn đề: Cái gì khiến bạn bỏ lỡ mục tiêu? Ai không hoàn thành công việc? Đây là những câu hỏi nên được đưa ra:

• Mọi người có hiểu bạn đang mong đợi điều gì ở họ không? Nếu không, bạn phải thay đổi cách giao tiếp với họ như thế nào để điều này rõ ràng hơn? Hãy đưa cho họ bản đồ mục tiêu để họ có thể hiểu đầy đủ công việc của mình ảnh hưởng như thế nào tới các nhiệm vụ còn lại.

• Họ có đồng ý làm những cái bạn mong đợi không?

• Bạn đã thiết lập các mốc quan trọng để chắc chắn rằng họ theo tiến trình chưa? Phương pháp kiểm tra là gì?

• Nếu họ không làm được gì, vấn đề là gì? Bạn và họ cần làm gì để chắc chắn vấn đề được giải quyết?

• Bạn có hỗ trợ trong trường hợp vấn đề này không được giải quyết?

Nếu bạn là người gây ra vấn đề, hãy tự hỏi những câu sau:

• Lý do đặc biệt gì khiến bạn bị thất bại?

• Bạn có thể làm gì ngay lập tức để cải thiện tình trạng này?

• Có thể bạn sẽ phải quay lại một bước để nhìn ở nhiều khía cạnh khác nhau. Einstein đã chỉ ra rằng: Bạn không thể giải quyết vấn đề với chính cách tạo ra nó. Bằng cách nhìn lại chiến thuật đa tính cách, bạn sẽ nhận được rất nhiều thông tin về cái gì đang diễn ra.

• Nếu bạn vẫn chưa có cách giải quyết, ai có thể giúp bạn? Lý tưởng nhất, đây là người có thể làm mới, không thành kiến khi nhìn nhận tình hình, cho bạn sự phản hồi mang tính xây dựng. Chỉ nghe người khác nhìn nhận vấn đề cũng có thể giúp bạn đưa ra những ý kiến mới để giải quyết vấn đề.

• Bạn có thể thực thi cách giải quyết mà không có ảnh hưởng tiêu cực tới bổn phận khác của bạn không? Đánh mất thời gian hay các nguồn vui khác từ một dự án để phục vụ cho cái khác chỉ thay đổi vấn đề chứ không giải quyết nó.

Tạo đà với bí quyết MAD

Trong hầu hết các dự án, việc tiến trình bị chậm lại hoặc bị trì hoãn, trục trặc không những làm mất đà tiến triển mà còn làm mất tinh thần. Có những thời điểm hoàn hảo để bạn có thể sử dụng kỹ thuật tăng sự tập trung, đó là bí quyết MAD: Massive Action Day ‒ Ngày hoạt động hết công suất. Đây là ngày mà bạn phải gạt mọi thứ ra và tập trung toàn lực vào mục tiêu. Bạn sẽ phải dành 8, 10 hay 12 tiếng để mong hoàn thành công việc trong một tuần. Đây không phải là cường độ mà bạn sẽ làm trong toàn bộ thời gian tiến hành dự án, nó giống như vận động viên chạy đường dài chạy nước rút ở một số chặng để vượt đối thủ. Bạn có thể truyền năng lượng vào dự án và làm sống lại sự nhiệt tình của bạn và mọi người. Đây là hướng dẫn của bí quyết MAD:

• Thu thập toàn bộ tài liệu và các thiết bị vào ngày trước đó. Vào những ngày MAD, bạn sẽ không lãng phí thời gian để tìm kiếm các tệp, cái ghim hay bất cứ cái gì khác.

• Khi bắt đầu, hãy thiết lập lại các mục tiêu một cách rõ ràng. Hãy làm việc theo kế hoạch từng giờ. Kiểm tra lại tất cả nhiệm vụ khi bạn hoàn thành chúng, luôn giữ cảm giác của dòng chảy thành công.

• Kế hoạch ngắn trong 90 phút. Nghiên cứu cho thấy rằng 90 phút là thời gian chúng ta có đủ tập trung. Cứ một tiếng rưỡi lại nghỉ ngơi 10 phút sẽ hiệu quả hơn là làm việc một mạch.

• Làm một vài động tác trong giờ giải lao: đi dạo nhanh xung quanh tòa nhà hoặc lên xuống cầu thang hoặc duỗi chân tay, hay chạy tại chỗ. Tất cả đều giúp lưu thông máu.

• Hãy luôn có nước và bánh dinh dưỡng. Cẩn thận với cà phê và trà, dùng ít một trong ngày chứ không phải lượng lớn tại một vài thời điểm.

• Tự thưởng cho chính mình ở cuối mỗi ngày làm việc hết công suất như có một bữa tối thật ngon, xem phim hay bất cứ việc gì bạn thích.

Vũ khí khác của sự tập trung: Gói thời gian

Sẽ là không khả thi nếu muốn áp dụng bí quyết MAD thường xuyên. Bạn có thể sử dụng một kỹ thuật khác để có một kết quả ấn tượng trong một thời gian ngắn. Tôi gọi cái này là Time Capsule (Gói thời gian), và tôi gợi ý bạn chọn khoảng thời gian 90 phút. Đây là cách áp dụng:

• Viết ra giấy những gì bạn mong muốn sẽ đạt được. Hãy thật tham vọng!

• Ở dưới, hãy viết những thứ bạn cần để đạt mục tiêu đó, như những tệp tài liệu, dụng cụ văn phòng hay sách…

• Thu thập những thứ bạn liệt kê ra.

• Tắt điện thoại của bạn, để một biển báo “Không làm phiền” trên bàn và làm tất cả những điều cần thiết để chắc chắn bạn không bị gián đoạn. Nếu cần thiết, hãy đi nơi khác.

• Đặt thời gian để biết đã hết 90 phút.

• Làm việc. Chính bạn cũng không tự làm gián đoạn mình bởi email hay các tin nhắn điện thoại.

• Nếu bạn hoàn thành trước khi hết thời gian, hãy chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không, hãy dừng lại khi hết thời gian.

• Ở cuối tờ giấy, ghi lại những gì bạn học được từ những thứ bạn đạt được hay không đạt được trong gói thời gian. Ví dụ: Nếu bạn bị sao nhãng bởi âm thanh từ một phòng khác, đó sẽ là một chỉ dẫn tốt cho lần sau là bạn phải chuyển chỗ.

Nếu bạn không đạt được những thứ bạn muốn trong khoảng thời gian đó, bạn sẽ phải chú ý rút kinh nghiệm cho lần sau. Nhưng trước tiên phải nghỉ giải lao đã, hãy làm bất cứ điều gì làm bạn thấy thoải mái, và sau đó lại lặp lại quá trình. Sẽ rất quan trọng nếu bạn viết lại tiến trình. Đó là những thứ giúp bạn tập trung, và học được từ những điều chưa làm được và làm được để bạn có kỹ năng hơn cho các gói thời gian sau.

Đối diện với nỗi hoang mang

Nếu bạn sử dụng tất cả những phương pháp nói trên, bạn sẽ thấy mình không bao giờ phải hoang mang. Nếu một dự án không theo đúng đường mặc dù bạn đã cố gắng hết sức và nó yêu cầu một sự cố gắng lớn hơn để hoàn thành đúng thời hạn, có một vài cách rất hay và nó sẽ giúp ích cho bạn thay vì chống lại bạn.

Một trong những phương pháp này là sự mở rộng của một MAD:

• Hãy thẳng tay vứt những thứ không cần thiết trong dự án. Đây là thời gian để bạn cắt bỏ những yếu tố được xem là thừa trong dự án. Bây giờ đích của bạn là chỉ làm những thứ mà bạn đã dự tính. Nếu bạn đòi hỏi sự hoàn hảo, hãy vứt chúng đi. Cho tới khi bạn trở lại đúng hướng, mục tiêu của bạn sẽ chỉ là “đạt yêu cầu”.

• Hãy thẳng tay khi vứt đi những thứ nằm ngoài dự án và cũng không cần thiết. Nếu điểm mấu chốt của dự án của bạn là phải đầu tư thêm thời gian, hãy bỏ đi các hoạt động xã hội và trì hoãn các dự án khác mà không gây ra hậu quả nghiêm trọng nào. Hãy thực hiện các bài tập và ngủ đủ để luôn tỉnh táo và làm việc tốt.

• Nhận sự giúp đỡ. Hãy thuê hay nhờ dù đó là những việc đơn giản nhất, như đọc soát, kiểm tra, thậm chí là ra ngoài lấy cà phê. Nếu dự án là công việc của một đội, hãy tạo ra không khí “tất cả đều trong tư thế sẵn sàng chiến đấu”. Bánh pizza, âm nhạc, thậm chí cả một số trò chơi vui nhộn có thể giúp mọi người luôn tỉnh táo. Hãy hứa một vài phần thưởng cho những ai có những hi sinh giống như bạn. Ví dụ bạn có thể yêu cầu họ ở lại muộn hơn, và họ sẽ được thời gian nghỉ bù nhiều hơn và trả công xứng đáng khi khó khăn qua đi.

Đây là những biện pháp lạ thường và nên được dự trữ cho những lúc bất thường. Nếu mọi dự án bạn làm đều kết thúc trong sự rối ren, bạn đang thất bại trong việc lên kế hoạch. Khi đã vượt qua sự rối ren đó, dành thời gian để phân tích xem bạn có thể làm gì khác để tránh và bạn hãy áp dụng cho lần tiếp theo.

Quản lý nhiều dự án

Một vài người có thói quen xa xỉ khi chỉ làm một dự án trong một thời gian nhất định. Thực tế có nhiều người có khả năng sáng tạo cảm thấy chán khi họ phải làm như vậy. Dù là do lựa chọn hay do yêu cầu, bạn chắc chắn vẫn thường phải làm một vài dự án trong cùng một thời điểm. Để điều này phát huy tác dụng, bạn cần phải làm những việc sau:

• Hãy lập một biểu đồ mục tiêu cho từng dự án, chỉ rõ khi nào bạn cần làm xong các phần. Bằng cách đó bạn có thể sắp xếp những nhiệm vụ cần phải làm trong một tuần hay trong một ngày nhất định.

• Nhóm các hoạt động tương tự nhau, lên kế hoạch cho bản thân bằng các hoạt động chứ không phải các dự án. Nếu có 2 dự án yêu cầu bạn phải làm một vài nghiên cứu trên Internet và thực hiện một vài cuộc gọi, sẽ hiệu quả hơn nếu bạn làm tất cả nghiên cứu sau đó thực hiện tất cả cuộc gọi.

• Cho dù bạn đang học hay có được kinh nghiệm gì, bạn đều có thể áp dụng chúng cho các dự án khác của bạn. Không nhất thiết là các dự án phải tương tự nhau, trên thực tế, một giải pháp đột phá nhất thường là do người ta học được từ cái này và áp dụng vào cái khác. Ví như bài học về sự giống nhau của các quá trình do Mc Donald phát triển và hiện nay đã được áp dụng cho nhiều doanh nghiệp khác.

• Sử dụng thời gian tạm nghỉ của một dự án để tăng tốc cho một dự án khác. Khi tới một điểm mà bạn không thể thúc đẩy dự án được nữa, có lẽ bạn vẫn đang đợi kết quả của ai đó. Dù sao đi nữa đó là lúc bạn cần nghỉ ngơi. Nhưng ngược lại, đây cũng là thời điểm tốt để bạn nhìn vào một bản đồ mục tiêu khác và xem những gì đạt được khi đang chờ đợi.

Phân bổ thời gian cho nhiều dự án

Lý tưởng nhất là bố trí xen kẽ các dự án sao cho hạn chót của chúng không quá gần nhau. Mặc dù đã lên kế hoạch, bạn vẫn nhận thấy một tuần hay hai tuần trước khi đến hạn, bạn sẽ phải dành thêm thời gian cho các phần trong đó. Nếu điều này đồng thời xảy ra với hai hay nhiều dự án, rất có nguy cơ bạn sẽ bị stress. Hơn nữa, nhiều người nhận thấy họ thích làm các dự án ở các giai đoạn khác nhau hơn để trong một tuần nhất định họ đồng thời có thể tiếp tục các giai đoạn của dự án A, bắt đầu thiết lập những bước đầu của dự án B và hoàn thành những công đoạn cuối của dự án C.

Một cách khác để sắp xếp các dự án là sắp chúng sao cho thời gian mà bạn ủy nhiệm hay thuê người khác làm nhiều nhất của dự án này sẽ trùng với thời gian bạn phải dành nhiều công sức nhất cho dự án khác.

Với những công cụ để đạt đến hạn chót đúng hạn và áp dụng những kỹ năng cho nhiều dự án, bây giờ bạn đã có những kỹ thuật hoàn chỉnh. Tất nhiên, thành công chỉ đến khi bạn cân bằng tất cả các yếu tố trong cuộc đời, và đó chính là chủ đề của chương tiếp theo.