“Người bình thường chỉ nghĩ đến việc tiêu thời gian. Người vĩ đại nghĩ đến việc dùng thời gian.”

“Quản lý thời gian = Tạo ra các quy trình và công cụ làm tăng hiệu suất công việc”

7.1. Tầm quan trọng của quản lý thời gian

Có cả thảy 60 giây trong một phút, 60 phút trong một giờ và 24 giờ trong một ngày. Điều đó có nghĩa là chúng ta có 86.400 giây trong một ngày. Vậy tại sao chúng ta lại nghe quá nhiều lời than vãn:

“Tôi chẳng có đủ thời gian!”

“Tôi không làm kịp đâu!”

“Tôi ước gì mình có nhiều thời gian hơn”

Và hẳn bạn đã gặp được những người sắp xếp tốt việc học, các hoạt động ngoại khóa, dành thời gian cho người thân, bạn bè và thậm chí còn tham gia hoạt động tình nguyện?

Làm thế nào những người đó lại có đủ thời gian như vậy nhỉ? Tại sao có những người có thể xử lý được rất nhiều việc và hoàn thành nó kịp thời hạn trong khi những người khác lại mắc kẹt với những việc đơn giản nhất? Câu trả lời nằm ở kỹ năng quản lý thời gian của họ

7.2. Học thuyết chiếc bình

Một giảng viên đại học của tôi đã thực hiện một ví dụ đơn giản nhưng ý nghĩa sau đây. Chúng ta cần phải thực hiện từng bước một để có thể hiểu được nó.

Đầu tiên, hãy tìm một chiếc bình có kích cỡ trung bình, được làm bằng thủy tinh trong suốt. Bỏ những viên đá to vào đầy chiếc bình. Tiếp theo, hãy bỏ thêm những viên sỏi vào trong bình. Cố lấp đầy sỏi vào bình nhé. Sau đó, tiếp tục đổ đầy cát vào bình. Và cuối cùng, hẫy đổ nước đầy bình

Vậy quá trình này mang đến cho ta thông điệp gì?

Đầu tiên, chiếc bình đại diện cho cuộc sống của chúng ta, những viên đá là những ưu tiên chính trong cuộc đời ta. Những viên sỏi là những điều mà ta thích làm, trong khi cát chính là những vấn đề khác mà ta cần giải quyết. Cuối cùng, nước tượng trưng cho những điều xảy đến với ta mọi lúc mọi nơi.

Chúng ta cần tất cả những điều đó để cuộc sống của mình được cân bằng. Điều đó không có nghĩa là cuộc sống của ta sẽ trở nên tốt hơn khi không có những ưu tiên chính hay những điều nhỏ nhặt. Việc quản lý thời gian cũng chỉ nhằm mục đích cân bằng mà thôi. Chúng ta chỉ cần hiểu rõ cách sử dụng thời gian cũng như cố gắng dành thời gian cho mọi việc.

7.3. Điều gì ta có thể quản lý thì cũng có thể điều khiển được

Nhiều người cảm thấy thời gian cứ trôi nhanh đi và dường như họ không thể điều khiển được nó. Và trên thực tế, những người này đang bị thời gian điều khiển. Chúng ta nên quản lý thời gian của mình chứ không phải bị nó quản lý. Nếu như ta có thể quản lý được thời gian thì ta cũng có thể điều khiển được nó.

Bảng câu hỏi về quản lý thời gian

Hãy thử trả lời bảng câu hỏi sau đây. Đánh dấu vào những câu bạn thấy đúng với mình

Nếu bạn đánh dấu vào nhiều hơn ba câu thì bạn cần phải nhìn lại kỹ năng quản lý thời gian của mình. Sau đây là một số chiến lược có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.

1. Phân bổ thời gian hợp lý

Tôi có một sinh viên tên là Timmy – rất sáng dạ và chăm chỉ. Dù Timmi học hành rất nghiêm túc nhưng kết quả thi cử lại không thể hiện được năng lực thực sự của cậu ấy. Sau khi nói chuyện với Timmy, tôi đã tìm ra được nguyên nhân. Trong lúc làm bài thi, Timmy luôn dành quá nhiều thời gian vào những câu hỏi đầu. Chính kỹ năng quản lý thời gian kém đã dẫn đến những điểm số không như cậu ấy mong muốn.

2. Thời gian làm việc và thời gian chơi

Một trong những lý do khiến người ta không thể quản lý thời gian của mình hiệu quả là do họ không thể tách biệt thời gian làm việc và thời gian chơi. Họ dành quá nhiều thời gian để hưởng thụ mà lại tin rằng mình vẫn còn thời gian cho công việc. Nói cách khác, họ chần chừ khi gặp những công việc quan trọng và đây chính là tác nhân hàng đầu bóp chết thành công. Đó là lý do tôi đã dành cả một cuốn sách “Tại sao lại chần chừ?” để nói về chủ đề này. Hãy đọc thử nếu bạn vẫn chưa tìm ra cách để vượt qua sự chần chừ của mình.

Người Trung Quốc có câu “Bĩ cực cam lai” nghĩa là sau sự khổ cực (công việc) sẽ tới hồi sung sướng (vui chơi và tận hưởng). Vậy nên, hãy ghi lại những việc cần làm để có thể sử dụng thời gian hiệu quả trong cả công việc lẫn khi vui chơi.

3. Tìm ra nguyên nhân khiến bạn mất thời gian

Chúng ta thường mất thời gian vì vô vàn lý do. Một số hoạt động đã lấy đi thời gian của ta mà ta chẳng hề hay biết. Liệu có hoạt động nào dưới đây ảnh hưởng đến thời gian của bạn không? Hãy đánh dấu vào nhé.

7.4. Chiến lược quản lý thời gian tốt hơn

1. Đánh giá độ ưu tiên của công việc

Đôi khi chúng ta dành quá nhiều thời gian vào những công việc không quan trọng hoặc không gấp gáp. Đó có thể là những công việc mà ta thích làm những lại chẳng liên quan gì đến mục tiêu cuối cùng của ta cả. Khi đó, ta bỏ qua những công việc quan trọng và cấp thiết. Vì vậy, điều ta cần làm là phải xác định mục tiêu của mình một cách rõ ràng như hiểu rõ công việc nào là quan trọng.

Khi xếp hạng mức độ ưu tiên công việc, điều đầu tiên chúng ta nên làm là liệt kê tất cả những việc mà ta có. Sau đó, hãy xác định mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng công việc. Chẳng hạn, nếu bạn có một công việc phải hoàn thành vào ngày mai và một công việc khác  có thời hạn vào tuần sau thì chắc chắn công việc trước phải khẩn cấp hơn rồi. Nếu ta có hai công việc, một được giáo viên giao và cái còn lại là điều mà ta muốn làm, chẳng hạn như gởi e-mail cho bạn bè, vậy thì công việc đầu tiên phải quan trọng và đòi hỏi sự chú ý của ta nhiều hơn

Việc xếp mức độ ưu tiên của công việc là bước quan trọng trong việc quản lý thời gian, bởi vì nếu ta làm được điều đó thì ta có thể tập trung năng lượng của mình vào những hoạt động quan trọng.

2. Kiểm tra cách sử dụng thời gian

Hãy nhìn vào cách bạn sử dụng thời gian mỗi ngày. Bạn có khoảng thời gian nào không được dùng cho việc hữu ích không?

Khi còn là sinh viên, tôi đã nghĩ ra một phương pháp ôn thi hiệu quả và thích hợp cho mình. Tôi nhận ra rằng thời điểm tôi học bài tốt nhất là đêm khuya – lúc tâm trí tôi thoải mái và tỉnh táo nhất. Trong khi đó, thời gian tôi học kém hiệu quả nhất là vào giữa trưa và sau khi ăn xong – đó là lúc tôi có dấu hiệu buồn ngủ. Thời gian biểu của tôi nương theo những lịch trình này. Và tôi đã sử dụng thời gian của mình hiệu quả nhất để đạt được kết quả cao trong kỳ thi

Vì vậy, xác định thời gian mà bạn có thể sử dụng hiệu quả nhất

3. Học cách nói “Không”

Chúng ta mất thời gian khi bị gián đoạn bởi những vấn đề khác. Đó có thể là một ai đó nhờ giúp đỡ, hay một người cần tán gẫu với mình. Dù là gì chăng nữa thì những điều này đều có thể khiến ta xao lãng mục tiêu của mình. Vì vậy, ta phải học cách nói “Không”, với những lời yêu cầu đó. Tuy nhiên, ta phải làm điều đó thật khéo léo và không được gây phản cảm cho bất kỳ ai. Chẳng ai trong chúng ta muốn kết thúc tình bạn chỉ vì muốn đạt được mục tiêu củng mình cả. Những gì ta nên làm là nói thật nhẹ nhàng : “Tôi rất muốn giúp bạn chuyện đó, nhưng bây giờ tôi thật sự rất bận”. Khi ấy, tôi tin rằng bạn bè và mọi người xung quanh ta sẽ hiểu cho ta mà không cảm thấy khó chịu

Kết luận : Khi quản lý thời gian đúng đắn, chúng ta sẽ có được nhiều thời gian hơn.