Cách đây vài năm trong chuyến giảng bài tại Nam Phi, tôi tình cờ đọc được một bài viết ngắn của Arnold Bennet(1), về chủ đề thời gian. Tôi cực kỳ thích nó vì thế tôi muốn chia sẻ với bạn.

Thời gian là nguyên liệu thô bí ẩn cho mọi thứ. Có nó tất cả đều có thể; không có nó, trống không. Nguồn cung thời gian là điều kỳ diệu thực sự xảy ra hàng ngày, một công việc thực sự đáng kinh ngạc nếu người nào để tâm xem xét.

Bạn thức dậy vào buổi sáng và hãy xem! Ví của bạn đã được bí ẩn nhét đầy 24 giờ. Nó là của bạn. Đó là thứ tài sản quý giá nhất… Không ai có thể lấy của bạn. Và không có ai nhận được nhiều hơn hay ít hơn phần bạn nhận được.

Trong lãnh địa của thời gian, không có tầng lớp quý tộc của sự giàu có và không có tầng lớp quý tộc của trí tuệ. Thiên tài cũng không bao giờ được tưởng thưởng dù chỉ một giờ cộng thêm cho mỗi ngày. Và cũng không có sự trừng phạt. Lãng phí nguồn nguyên liệu vô cùng quý giá này tùy ý thích của bạn nhiều tới cỡ nào thì nguồn cung cấp cũng không bao giờ bỏ rơi bạn.

Hơn nữa, bạn không thể sử dụng tương lai. Không thể nào mang nợ! Bạn chỉ có thể lãng phí những thời khắc đã trôi qua. Bạn không thể lãng phí ngày mai; nó được giữ cho bạn.

Tôi đã nói chuyện này là một điều kỳ diệu, không phải sao? Bạn có 24 giờ này để sống mỗi ngày. Dùng nó theo ý bạn để tạo cho mình sức khỏe, cảm giác dễ chịu, tiền bạc, cảm giác thỏa mãn và sự tiến hóa của linh hồn bất tử.

Sử dụng nó đúng cách, sử dụng nó hiệu quả nhất là vấn đề thực sự cấp bách nhất và cũng hấp dẫn nhất. Tất cả phụ thuộc vào nó. Hạnh phúc của bạn – phần thưởng mà tất cả các bạn đều cố nắm bắt – tùy thuộc vào nó.

Nếu một người không thể thu xếp để khoản thu nhập giờ này trang trải chính xác mọi loại chi phí cần có thì người ấy thật sự xáo tung toàn bộ cuộc đời của mình đến cùng cực.

Chúng ta sẽ không bao giờ có thêm chút thời gian nào. Chúng ta có, và chúng ta luôn có như vậy, bao nhiêu đó thời gian.

Bốn thái độ với quản lý thời gian

Thời gian là thứ nguyên liệu quý giá nhất mà chúng ta có. Vì thế, cách mỗi người quản lý thời gian có tác động sâu sắc nhất đến cách diễn tiến cuộc đời của người đó. Mỗi người đều hình thành một thái độ đối với thời gian dù chúng ta có ý thức về điều đó hay không. Thái độ này sẽ quyết định chiều hướng mà một người sẽ thực hiện việc phân bổ thời gian của mình.

Có bốn thái độ khác biệt về thời gian. Mỗi thái độ sẽ tạo ra một phong cách sống riêng biệt:

Thái độ của người thụ động

Người thụ động hoàn toàn không quan tâm gì đến vấn đề thời gian. Họ sống không theo một nguyên tắc nào cả. Họ để cuộc đời của mình lang thang vô định, thích thú với sự không chắc chắn và tính tự phát thường đồng hành với một cuộc sống như vậy.

Nếu họ có một công việc thì đó thường là tạm bợ vì họ sẵn sàng chống đối mọi loại cấu trúc và mọi nỗ lực để tận dụng thời gian. Một người thụ động tiêu biểu sẽ nói: “Tôi đã muộn màng trong suốt cuộc đời mình. Tôi dường như không bao giờ có thể kiểm soát được thời gian của mình. Quỷ tha ma bắt! Tôi chỉ muốn thoải mái và đến nơi tôi sẽ đến khi còn khỏe mạnh và sẵn sàng.”

Có điều gì sai với thái độ này? Tôi là ai mà phán xét? Đó là cuộc đời của bạn. Nhưng nếu bạn thấy chính mình bị hấp dẫn với kiểu sống này, hãy xem xét rằng thái độ thụ động sẽ chắn con đường của bất kỳ thay đổi nào để mang lại tiến bộ thực sự. Bạn không thể thụ động để có một cuộc sống tốt đẹp hơn.

Quản lý theo giờ hành chính

Một nhóm người khác, có lẽ là đa số, chấp nhận một thái độ đối với thời gian nằm đâu đó giữa những người bất định và người nghiện công việc. Những người này dường như làm việc tốt nhất với mức áp lực trung bình. Họ khó có thể kiểm soát nhiều dự án cùng lúc. Họ thích tự do vào những buổi chiều tối của mình – để “thưởng hoa” trong suốt cuộc đời.

Một người đàn ông làm việc cho một công ty, sau đó quyết định làm chủ doanh nghiệp mà chính mình sở hữu. Nhưng khi trách nhiệm tăng lên vì ông ấy nhận ra rằng mình phải đi làm trước tất cả mọi người và phải ra về rất lâu sau khi người bảo vệ đã về, ông ấy nghĩ: “Tốt hơn là mình nên làm việc cho người khác. Hãy để họ giành được mọi vinh quang và những chuyện nhức đầu”.

Ông ấy có sai lầm không? Dĩ nhiên là không – không nếu ông ấy chỉ có hai lựa chọn hoặc là làm việc suốt ngày hoặc là làm việc theo giờ hành chính. (Bạn sẽ thấy ngay khi chúng ta thảo luận về thái độ thứ tư đối với thời gian là ông ấy không chỉ có hai chọn lựa ấy.) Khi cố điều hành công ty riêng, ông ấy đã vượt quá cam kết về thời gian tối đa mà mình có thể làm việc thoải mái. Và vì thế, ông ấy quyết định từ bỏ thách thức này, bị thuyết phục rằng đối với ông ấy cái giá của thành công là quá cao.

Không phải ai cũng có thể kham nổi cái giá cao của thành công. Điều này không chỉ đúng với việc điều hành một doanh nghiệp độc lập mà còn đúng với nhiều viên chức cấp cao của những doanh nghiệp lớn mà tôi biết. Đây là câu chuyện để minh họa rằng một số người nên đặt ra những giới hạn cho cái giá mà họ có thể trả:

Một cô bé hỏi mẹ mình: “Sao bố không chơi với con hả mẹ? Bố đi làm về và ngay lập tức về phòng riêng của mình. Ăn tối xong, bố lại rời bàn ngay để làm thêm vài việc khác. Con muốn chơi với bố. Có phải bố không yêu con chút nào cả?”

Vì thế người mẹ, cố kìm nước mắt vì nỗi cô đơn và niềm đau của chính mình, giải thích: “Cưng à, bố con rất bận. Bố rất yêu con và đó là lý do bố phải làm việc cực nhọc như thế. Bố có quá nhiều việc phải làm ở cơ quan nên phải mang về nhà để tiếp tục làm cho xong.”

Cô bé ngẫm nghĩ trong chốc lát về những gì bà mẹ vừa bảo. Thình lình, mắt cô bé sáng lên rồi nói: “Ồ, nếu bố không thể hoàn thành mọi việc ở cơ quan thì tại sao họ không chuyển bố sang một vị trí ít việc hơn nhỉ?”

Tại sao không, thực vậy! Có một giới hạn mà mỗi người nên trả cho thành công về tài chính và sự nghiệp. Và giới hạn đó giúp đảm bảo những giá trị quan trọng khác không bị hy sinh vì thành công vật chất.

Tôi biết… tôi cũng đã từng đuổi theo một vài thứ trong cuộc đời mình nhưng rồi chỉ để phát hiện rằng mình đã trả giá quá nhiều. Phải chi tôi biết cái giá phải trả trước khi bắt đầu, tôi sẽ không bao giờ trả giá cao đến thế.

Người nghiện việc

Khái niệm thành công theo kiểu xưa là khái niệm buộc người ta làm việc lâu hơn, vất vả hơn. Đối với người nghiện việc thì công việc không bao giờ là đủ. Họ làm việc 10, 12 giờ mỗi ngày. Người nghiện việc sẽ làm hai công việc, việc này tiếp việc kia. Sự thỏa mãn chỉ đến khi giấc ngủ bị đẩy lùi, sự hưởng thụ bị chối bỏ và các công việc được hoàn thành nhiều hơn.

Tất cả chúng ta đều biết hậu quả của loại hành vi này. Tuy thường giành được sự khâm phục của người ngoài nhưng thói quen của những người nghiện việc gây ra sự xa cách trong gia đình, mất sức khỏe và cuối cùng là sự khủng hoảng các giá trị.

Điều trớ trêu là những người nghiện việc không phải luôn luôn là người làm được nhiều tiền nhất. Đó là bởi họ thường quá chú trọng đến nhiệm vụ thay vì chú trọng vào kết quả.

Nếu tôi buộc phải chọn giữa ba thái độ này đối với thời gian mà tôi đã mô tả ở trên, tôi sẽ cố hết sức để chọn cái tốt hơn. Nhưng may mắn là vẫn còn một thái độ khác với thời gian mà tôi cho là lý tưởng:

Người quản lý thời gian sáng suốt

Hướng tiếp cận thứ tư và sáng suốt nhất với thời gian được chọn lọc từ ba thái độ trên. Người quản lý thời gian sáng suốt phân bổ thời gian cho từng khía cạnh của cuộc sống. Anh ấy thậm chí không quên dành thời gian cho việc lang thang bằng cách định ra những lúc không làm bất kỳ việc gì. Cũng giống như người làm việc theo giờ hành chính, anh ấy biết giới hạn giờ làm việc để có thì giờ quý báu cho những giá trị khác như gia đình. Và cũng giống người nghiện việc, anh ấy không bao giờ ngại phải làm việc kéo dài hơn bình thường – nhưng chỉ những khi cần thiết.

Điều làm cho người quản lý thời gian sáng suốt trở nên sáng suốt chính là khả năng tự mình lập lịch làm việc không quá sức nhiều giờ và vẫn hoàn thành khối lượng công việc lớn hơn người nghiện việc. Làm sao anh ấy làm được thế? Đơn giản là làm việc thông minh hơn chứ không phải luôn làm việc lâu hơn – bằng cách tập trung vào việc tạo ra năng suất cao hơn trên mỗi giờ thay vì sử dụng nhiều giờ hơn.

Người quản lý thời gian sáng suốt tìm những phương cách mới để nhân năng suất của họ lên. Nói cách khác, họ phát triển sự thịnh vượng bằng cách sử dụng đòn bẩy.

Đòn bẩy cho phép bạn nhân tài nguyên của mình lên nhiều lần. Ví dụ, bạn có thể dùng nguyên tắc đòn bẩy với tiền bạc bằng cách vay một cách khôn ngoan để mua bất động sản hay tiến hành một công việc kinh doanh. Bạn có thể dùng nguyên tắc đòn bẩy với thời gian bằng cách nhân những nỗ lực của mình lên thông qua việc tuyển dụng một lực lượng bán hàng đông đảo hay bằng cách chuyển công việc ít quan trọng cho những nhân viên có năng lực.

Làm chủ thời gian

Đây là chìa khóa để hiểu về quản lý thời gian. Hoặc bạn kiểm soát mỗi ngày của mình hay để mỗi ngày của bạn kiểm soát bạn. Đó thực sự là vấn đề của việc quyết định nhận lãnh trách nhiệm. Bạn thấy đó, quá dễ để từ bỏ quyền kiểm soát, trao lại quyền làm chủ và đánh mất khả năng điều khiển thời gian.

Một trong những cách tốt nhất để bắt đầu giành lại quyền kiểm soát thời gian của chúng ta là học một từ về quản lý thời gian hiệu quả nhất. Bạn có biết từ đó không? Từ đó là “không.” Hãy học cách nói “không”.

Tôi vẫn thấy rất khó để có thể nói từ này. Thường thì quá dễ để nói vâng với mọi chuyện – để là người “dễ thương”. Hậu quả của việc nói vâng là chúng ta tiêu tốn nhiều giờ để cố tự mình thoát ra khỏi những ràng buộc mà lẽ ra ngay từ đầu chúng ta không nên vướng vào. Đó là một trong những kẻ lãng phí thời gian nhất.

Cuối cùng tôi cũng học được cách nói “không” một cách dễ thương. Cách nào? Đây là những gì tôi làm. Tôi nói: “Không, tôi không nghĩ là mình có thể. Nhưng nếu điều đó thay đổi, tôi sẽ gọi cho anh.” Giờ thì không phải là tốt hơn để gọi cho người khác với tin tốt lành và cho họ biết cuối cùng thì bạn cũng có thể làm điều đó sao? Thử xem, nó hiệu quả đấy!

Một người bạn của tôi, Ron Reynolds, thích nói: “Đừng để cái miệng làm quá tải cái lưng bạn.” Một cách khác để lấy lại quyền kiểm soát mỗi ngày của bạn là thế này: Khi làm, làm hết sức; và khi chơi, chơi hết mình. Trộn lẫn hai chuyện này sẽ không bao giờ đem lại hiệu quả. Tất cả những gì bạn làm sau rốt là tự dối mình theo cả hai cách. Nếu vừa làm vừa chơi, bạn sẽ đánh mất niềm vui của việc đạt được thành quả to lớn và sự thoải mái hoàn toàn vốn là quà tặng của việc chỉ vui chơi thực sự.

Tôi biết… tôi thường nói: “Mình phải đưa gia đình đi biển. Mình đã hứa với mọi

người là sẽ đi. Họ sẽ nghĩ sao về mình nếu mình không đưa họ đi?” Vì thế tôi đưa họ đi biển và trong suốt thời gian đó lại nghĩ: “Lẽ ra mình phải ở cơ quan. Làm sao mà mình lại ở biển kia chứ? Mình có quá nhiều việc phải làm. Làm sao để có thể rút ngắn chuyến đi này và quay lại với công việc?” Kết quả? Tôi đã hủy hoại một quãng thời gian tuyệt vời vì luôn nghĩ về “công việc” trong thời gian vui chơi.

Tôi cũng thường làm chuyện ngược lại. Tôi nói: “Mình sẽ nghỉ làm lúc ba giờ để cưỡi xe máy của mình trên đường về.“ Đoán xem tôi sẽ nghĩ gì suốt thời gian của ngày làm việc? Đúng vậy, cưỡi xe trên đường về.

Giờ đây, khi đi giảng bài ở Tây Ban Nha, châu Phi hay Úc, tôi làm cho nó thành một chuyến làm việc. Mỗi ngày đều được lên kín lịch giảng bài, phỏng vấn và hội thảo. Nhưng một khi những công việc bắt buộc đã xong, tôi dùng thời gian để vui chơi, khám phá, hưởng thụ. Đó là một bài học giá trị.

Tự biết mình

Một trong những quy tắc vĩ đại nhất của quản lý thời gian một cách sáng tạo là: Tự biết mình. Mỗi người có một đồng hồ sinh học độc đáo kiểm soát hàng ngày những đỉnh cao và những đợt triều xuống trong năng suất của mình. Hãy tìm ra thời điểm khi bạn tràn đầy năng lượng nhất. Nếu bạn có năng suất làm việc cao nhất vào sáng sớm, hãy tận dụng điều này bằng cách lập lịch để những dự án lớn nhất có thứ tự đầu tiên trong ngày làm việc. Ví dụ, nếu nghề của bạn liên quan đến việc thuyết phục con người, hãy sắp xếp để lên lịch những cuộc hẹn từ lúc ăn sáng.

Nhưng nếu điều ngược lại đúng với bạn và bạn thấy còn khó nhớ ngay cả tên của mình trong khoảng thời gian từ sáng cho đến giờ ăn trưa thì hãy lên lịch những hoạt động nghiệp vụ có yêu cầu cao nhất vào buổi chiều và tối.

Tiếp theo, hãy phân tích thói quen của mình. Ví dụ, nếu bạn không giỏi trong việc giữ cho công việc giấy tờ luôn được cập nhật hay nếu bạn đã tự hứa với mình trong nhiều năm sẽ duy trì việc ghi chép và cân đối ngân phiếu nhưng vẫn không thể thực hiện điều đó – hãy chấp nhận nó và nhờ ai đó giúp mình. Bạn không thể thay đổi.

Điểm yếu của bạn không thể làm hại bạn nếu bạn học cách chuyển giao trách nhiệm.

Đây cũng là một phần trong khả năng quản lý thời gian sáng tạo.

Cách đây vài năm nhân viên của tôi đã đi đến kết luận rằng tôi là một người chuyển phát tồi. Vì tôi thường xuyên đi công tác, họ thường nhờ tôi chuyển các tài liệu cho

người ở những thành phố mà tôi sẽ đến. “Chắc chắn, chuyện nhỏ,” tôi thường trả lời trong khi lơ đãng đút giấy tờ vào túi áo khoác.

Tôi nhớ rằng đã nhiều lần nghe về những tài liệu không được chuyển giao này từ những người giặt ủi của mình… Sau một thời gian, các nhân viên này phải dặn dò tôi như với một đứa bé năm tuổi. Có một lần họ nói: “Tài liệu này phải chuyển đến New York. Liệu lần này ông có chắc là sẽ chuyển giao được chứ?” Tôi nói: “Dĩ nhiên. Cậu cứ tin tôi. Này, tôi đâu phải là kẻ đãng trí.” Không cần nói thì bạn cũng đoán được là tài liệu vẫn còn trong cặp của tôi khi trở về công ty.

Vì thế chuyện này cũng “xì” ra ngoài. Mỗi nhân viên mới đều được nhân viên của tôi căn dặn nằm lòng: “Không được đưa cho chủ tịch bất kỳ thứ gì để nhờ chuyển giúp. Ông ấy giỏi nhiều thứ nhưng là một người chuyển phát kém. Hãy tìm cách khác đi.”

Và đó là điểm yếu của tôi. Không có gì phải xấu hổ khi chấp nhận rằng bạn không giỏi mọi thứ – miễn sao bạn đủ khôn ngoan để không cho khuyết điểm ngăn mình hoàn thành những mục tiêu của bạn. Thực sự, tự biết mình là một khía cạnh hết sức quan trọng để quản lý thời gian.

Điện thoại

Tất cả chúng ta đều học để dùng điện thoại như một điều đương nhiên. Ngày nay, điện thoại đã trở thành phương tiện liên lạc chính yếu và luôn đồng hành với chúng ta mọi nơi, mọi lúc. Vậy mà, rất ít người trong chúng ta dành thời gian để phân tích cách sử dụng điện thoại nhằm mang lại hiệu quả tối đa. Điện thoại là một công cụ giao tiếp vô cùng hiệu quả và cũng có thể là một trong những kẻ lãng phí thời gian phiền toái nhất trong cuộc sống của chúng ta.

Bạn thấy không, chỉ vì điện thoại là công cụ đặc biệt của bạn, nó cũng là công cụ đặc biệt của những người khác. Vì bạn có khả năng tiếp cận người khác trong vài giây nên những người khác cũng có khả năng tiếp cận bạn ngay lập tức. Thực tế này có thể tàn phá bất kỳ kế hoạch nào hay thông lệ hàng ngày nào.

Vì thế, phải bảo đảm rằng điện thoại ở đó chủ yếu là để tạo thuận lợi cho bạn. Phải kiểm soát được ai có thể tiếp cận bạn và thời điểm tiếp cận. Nếu bạn có thư ký thì hãy huấn luyện người đó lọc các cuộc điện thoại một cách hiệu quả. Hãy sử dụng máy trả lời tự động để bạn có thể trả lời điện thoại hiệu quả nhất có thể.

Ngoài ra để kiểm soát những cuộc gọi tới, có một cách đơn giản là quản lý tốt những

cuộc gọi đi của bạn: Hãy có lịch trình. Tất cả chúng ta đều lãng phí thời gian và tiền bạc cho những cuộc đàm thoại không hiệu quả. Bạn có bao giờ nghe chính mình nói: “Xem nào, có một vài chuyện khác tôi muốn nói với anh. Tôi chỉ không thể nhớ ra ngay được. Tôi sẽ gọi lại cho anh?” Tất cả chúng ta đều đã nói như thế lúc này hay lúc khác. Đó là một sự lãng phí thời gian to lớn và nó cũng thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.

Giải pháp? Trước mỗi cuộc gọi hãy viết ra những điểm quan trọng mà bạn muốn đề cập. Nó sẽ làm cho mỗi cuộc đàm thoại hiệu quả hơn, ngắn hơn và chuyên nghiệp hơn. Nó cũng sẽ giúp bạn ghi nhớ về mỗi cuộc gọi.

Liệu bạn có cần nhớ nội dung cuộc đàm thoại khi mà bạn đã có thông tin đó trước mặt mình. Ví dụ, bạn có thể nói: “John, anh sẽ làm như thế nào với bốn việc mà chúng ta đã thảo luận?” Và có thể John trả lời: “Bốn việc gì? Chúng ta đâu nói gì về việc đó”, bạn có thể từ tốn đưa cho John xem bản ghi cuộc đàm thoại của bạn.

Tổ chức thời gian hiệu quả

Chúng ta thường làm mọi chuyện theo thói quen đã định hình từ lâu. Tuy nhiên, để mọi việc trở nên hiệu quả hơn, chúng ta cần thay đổi. Hãy dành thời gian để phân tích quy trình công việc của mình. Liệu phương pháp lập hồ sơ của bạn có được cập nhật chưa? Thế còn công việc theo dõi sổ sách kế toán? Hiện nay có rất nhiều phương thức hiệu quả để tăng năng suất bằng các phương tiện điện tử. Những phương thức này giúp bạn xử lý thông tin với số lượng nhiều hơn và tốc độ nhanh hơn. Bạn có thể cần phải tận dụng một vài khả năng này.

Một trong những công cụ giúp tiết kiệm thời gian kỳ diệu là máy tính. Tôi đang sử dụng một chiếc máy tính để bàn ở văn phòng và một cái máy xách tay khi ra ngoài để tận dụng những ứng dụng của chúng.

Dĩ nhiên, những thiết bị điện tử mới này cũng có thể làm mất thời gian. Hàng triệu người đã mua máy tính để lưu giữ số điện thoại. Điều đó cũng giống như leo lên xe hơi và phóng đi chỉ để ghé thăm nhà hàng xóm kế bên. Vì thế hãy thực sự phân tích cẩn thận cách sử dụng những công cụ điện tử mới này. Và nếu công việc của bạn phức tạp hơn, hãy nhờ một chuyên gia giúp mình. Nên nhớ, bạn không cần phải giỏi về mọi lĩnh vực nếu bạn có những người khác có thể khắc phục những điểm yếu của mình.

Hỏi đúng câu hỏi

Khi quản lý con người, một trong những yếu tố giúp tiết kiệm thời gian nhất là hỏi các câu hỏi – đặc biệt hơn nữa là hỏi các câu hỏi đúng. Trong tâm lý học hành vi, chúng ta học được rằng mọi thứ đều là kết quả của những thứ khác. Và khi một vấn đề nổi lên, đó thường là dấu hiệu cho thấy có những vấn đề sâu xa hơn ẩn dưới bề mặt của vấn đề.

Cách tốt nhất để tìm ra bản chất của mọi chuyện không phải là nhảy ngay đến những kết luận mà là đặt câu hỏi…

Nếu Mary không bán được hàng, chúng ta có thể nói: “Được rồi, chúng ta cần giảng giải cho Mary về việc bán hàng.” Hay chúng ta có thể hỏi người giám sát của cô ấy: “Tại sao Mary không thể bán được hàng?” Người giám sát có thể nói: “Cô ấy không thực hiện đủ số cuộc gọi.” Chúng ta tiếp tục đào sâu vấn đề: “Tại sao cô ấy không thực hiện đủ số cuộc gọi?” Và chúng ta được biết: “Vì cô ấy không bắt đầu ngày làm việc đủ sớm.” Tôi cho là chúng ta có thể ngừng ở đây và cố gắng để động viên Mary bắt đầu đi làm sớm hơn. Nhưng thay vì thế chúng ta có thể hỏi thêm: “Tại sao Mary không bắt đầu làm việc sớm hơn?” Giờ đây, chúng ta đã đến được trọng tâm của vấn đề. Có lẽ Mary đang gặp phải những vấn đề cá nhân. Có lẽ không phải là kỹ năng bán hàng của Mary cần được cải thiện.

Nguyên nhân thực sự của những vấn đề quan trọng thường bị vùi lấp dưới nhiều lớp. Bằng cách trở nên thành thạo trong việc đặt những câu hỏi đúng, bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian để đi đến cội rễ của vấn đề.

Bốn cách suy nghĩ trên giấy

Một trong những công cụ kỳ diệu nhất để quản lý thời gian thành công là có khả năng suy nghĩ trên giấy. Xây dựng một doanh nghiệp thành công cũng giống như xây một ngôi nhà. Bạn hình dung các ý tưởng, thể hiện chúng trên giấy và thực thi chúng. Ở công ty của mình, chúng tôi có một nguyên tắc: Vận hành theo tài liệu chứ không theo suy nghĩ.

Xây dựng thời gian biểu một ngày cũng đòi hỏi phải nghĩ trên giấy. Mọi chuyện dường như đã qua khi một người thức dậy vào buổi sáng và nói: “Xem nào, hôm nay mình sẽ làm gì?” Vậy là quá trễ. Chuyện tốt nhất mà người đó có thể làm là dùng thời gian còn lại của ngày để bắt đầu lập kế hoạch cho ngày tới, tuần tới, tháng tới.

Nghĩ trên giấy là một quá trình sáng tạo. Có rất nhiều việc cho nó chứ không chỉ là danh sách “việc phải làm”. Thực tế, có bốn phương pháp quan trọng mà bạn nên sử dụng để lập kế hoạch cho cuộc sống của mình.

Sổ công tác

Trong những bài giảng và những buổi hội thảo chuyên sâu của mình, tôi đã dành rất nhiều thời gian để cổ vũ cho việc sử dụng lịch công tác. Tôi làm thế vì tôi bị thuyết phục rằng chúng là những công cụ vô giá cho các học viên nghiêm túc mong muốn một cuộc sống thành công.

Lịch công tác là nơi tập hợp mọi thông tin tốt và những điều thông thái mà bạn gặp. Ý tưởng tốt có thể xuất phát hầu như ở mọi nơi. Bạn có thể nghe được một buổi thuyết giảng với rất nhiều ý nghĩa đặc biệt. Hay bạn đọc được một vài thông tin mà bạn có thể sử dụng. Thậm chí bạn có thể nghĩ đến một ý tưởng tuyệt vời trong khi đang lái xe.

Điểm mấu chốt là: Đừng để những ý tưởng tốt vuột mất. Một ý tưởng tốt có thể thay đổi cuộc đời bạn – nếu bạn nắm bắt nó. Mang theo sổ công tác bên mình mọi lúc dù bạn đi đâu.

Sổ dự án

Vì bạn là một người nhiều tham vọng và luôn bận rộn nên bạn sẽ phải thực hiện rất nhiều dự án và làm việc với rất nhiều người. Những người bận rộn như bạn thường cảm thấy mình giống như những nghệ sĩ tung hứng phải luôn giữ cho tất cả chiếc đĩa đều phải quay cùng lúc. Điều đó không dễ.

Một trong những cách tốt nhất để duy trì được sự kiểm soát là có một cuốn sổ dự án – loại bìa kẹp với rất nhiều phần tách biệt. Nếu bạn làm việc với nhiều người, hãy dành một phần riêng trong bìa hồ sơ này cho mỗi người. Trong phần của mỗi người, lưu giữ tất cả thông tin phù hợp về người đó. Ghi chú hiệu suất của từng người, lịch sử gia đình, mục tiêu, thế mạnh, nhu cầu hay bất kỳ thông tin nào mà bạn thấy cần. Trong vai trò quản lý, bạn cũng có thể cần những thông tin như thành tích bán hàng hay biểu đồ hiệu suất công việc. Bằng cách này, khi cần đánh giá hiệu quả công việc, bạn đã có sẵn thông tin cụ thể và hữu dụng.

Đến đây, tùy vào công việc hay nghề nghiệp cụ thể của mình, bạn cũng có thể thêm vào những phần cho từng cơ quan hay bộ phận. Bạn cũng có thể phân loại theo từng dự án – tùy bạn thôi. Mấu chốt là tập trung hóa toàn bộ dữ liệu để bạn có thể chỉ cần toàn tâm làm việc ở đó mà không phải lãng phí nhiều giờ tìm kiếm thông tin trong vô số hồ sơ đã quên mất.

Khái niệm về việc có hồ sơ dự án cũng hiệu quả với công việc cá nhân của bạn…

Ví dụ, bạn có thể tách riêng những tệp hồ sơ cho từng đứa con của mình. Liệu việc lưu giữ thông tin về con mình có làm bạn cảm thấy đôi chút lạnh lùng? Vậy thì tôi hỏi bạn: Bạn có nhớ phiếu kết quả học tập mới nhất của con mình không? Sự kiện nào con bạn yêu cầu bạn tham dự? Bạn có viết ra giấy không? Bạn có nhớ lần trò chuyện tay đôi hết sức ý nghĩa gần đây nhất giữa hai bố con không? Mối quan tâm chính của con bạn là gì?

Bạn thấy đó, con cái nhớ tất cả những việc giữa chúng với bố mẹ. Không may là chúng ta trong vai trò bố mẹ lại thường bận bịu và thiếu quan tâm. Lưu giữ từng phần riêng cho mỗi đứa con có thể luôn nhắc chúng ta những điều quan trọng.

Tự nhiên, công việc tài chính cá nhân của bạn cũng sẽ được hưởng lợi từ hệ thống này bởi nó sẽ mang lại cho bạn khả năng tham khảo nhanh tất cả các danh mục đầu tư, chính sách bảo hiểm và những thứ tương tự của mình.

Liệu có phải bạn thực sự cần sổ công tác hay sổ dự án mới có thể kiếm sống được? Dĩ nhiên là không! Nếu tất cả những gì bạn muốn là kiếm sống thì bạn sẽ không thực sự cần đến những thứ đó. Nhưng nếu bạn đang trên con đường tìm đến sự thịnh vượng và hạnh phúc thì những kỹ thuật này có thể giúp bạn tăng tốc và tiến bộ nhanh đến bất ngờ.

Lịch

Một phương pháp khác để tổ chức suy nghĩ của bạn trên giấy là dùng một cuốn lịch ngày có tên là “Day-Timer”(2). Day-Timer là tập nhật ký hàng ngày về những cuộc hẹn và lịch làm việc. Không những thế, nó còn có chỗ để quản lý chi phí công việc, kết quả cuộc họp, thảo luận qua điện thoại và danh sách những việc phải làm.

Day-Timer của bạn cũng có thể dùng như một nơi tập hợp những mốc quan trọng theo ngày hay tuần mà bạn muốn ghi lại trong sổ công tác hay sổ dự án. Hãy xem nó như là địa điểm trung tâm để từ đó bạn có thể xử lý mọi thông tin trong ngày, tuần, tháng và thậm chí là năm.

Kế hoạch thi đấu

Một kế hoạch thi đấu có thể làm nên mọi sự khác biệt trong thế giới liên quan đến cách mà trận đấu cuộc đời của bạn diễn ra. Thuật ngữ “kế hoạch thi đấu” là một điều trớ trêu vì mặc dù chúng ta dường như hiểu được tầm quan trọng của việc lên sơ đồ chiến lược cho một trận bóng đá hay bóng chuyền nhưng rất ít người trong chúng ta dành thời gian để lập một kế hoạch thi đấu cho cuộc đời của mình.

Đây là quy tắc đầu tiên và quan trọng nhất cho kế hoạch thi đấu của cuộc đời bạn: Đừng bắt đầu ngày của bạn cho đến khi bạn hoàn tất nó. Bởi mỗi ngày đều là một viên ngọc vô giá trong chiến lược hướng tới sự thịnh vượng và hạnh phúc của cuộc đời, hãy luôn luôn lập kế hoạch cho ngày của bạn trước khi bạn bắt đầu. Và thực hiện điều đó mỗi ngày. Vâng, tôi biết, tất cả những ghi chép này có thể nhàm chán. Nhưng hãy nhớ, giá trị là sự đơm hoa kết trái của nỗ lực chứ không phải hi vọng.

Một khi bạn đã làm chủ nghệ thuật lập kế hoạch theo ngày của mình, từng ngày, bạn đã sẵn sàng để hoàn thành cấp độ tiếp theo để hướng tới thành công lớn hơn. Chìa khóa tiếp theo là: Đừng bắt đầu tuần của bạn cho đến khi bạn hoàn tất nó. Hoạch định tuần lễ của mình trước khi bạn bắt đầu nó.

Tưởng tượng xem cuộc đời của bạn sẽ như thế nào nếu bạn hỏi mình vào đêm Chủ nhật: “Mình muốn hoàn thành điều gì trong tuần này?” Đúng, tôi biết, nói vậy thì hơi cường điệu nhưng nếu bạn đã học cách hoạch định ngày của mình như là một phần của kế hoạch thi đấu tổng thể cho tuần lễ, mọi phần sẽ khớp vào nhau dễ hơn nhiều. Kết quả là mỗi ngày sẽ hiệu quả hơn nhiều.

Một khi đã làm chủ việc hoạch định cho một tuần, bạn có thể hoạch định cuộc sống của mình cho một tháng một lúc. Vì thế, chìa khóa tiếp theo là: Đừng bắt đầu tháng của bạn cho đến khi bạn hoàn tất nó.

Bằng cách theo quy tắc này, tuần và ngày của bạn trở thành một phần của thiết kế lớn hơn. Bạn đang phát triển một tầm nhìn dài hạn cho cuộc sống của mình, vì giờ đây bạn đã tiến hành việc hoạch định.

Và bạn sẽ học để phối hợp những mục tiêu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng với những mục tiêu ba tháng, sáu tháng và một năm của mình.

Điều đó sẽ đòi hỏi bạn phải tuân thủ rất nhiều kỷ luật. Nhưng khi hoàn thành được việc này, bạn sẽ được gọi là một “ông chủ.” Đó có thể là một việc không mấy dễ dàng nhưng tôi tin bạn sẽ vui thích với tầm nhìn, hương vị và sự đồng hành của những ông chủ khác như bạn.

Cách chuẩn bị kế hoạch thi đấu

Có hai điều bạn cần hiểu về việc tạo ra kế hoạch thi đấu. Trước tiên, kế hoạch thi đấu hoạt động như một bảng tính nhưng thay vì liệt kê các con số thì nó liệt kê những hoạt động. Thứ hai, bạn có thể sử dụng kỹ thuật lập kế hoạch thi đấu cho một dự án đơn lẻ hay nhiều dự án khác nhau vận hành đồng thời.

Đây là cách chuẩn bị kế hoạch thi đấu: Trên một tờ giấy kẻ ô vẽ cột dọc theo số ngày mà kế hoạch này cần có. Sau đó, trên phía trái của tờ giấy ghi tiêu đề “hoạt động”. Dưới dòng tiêu đề này liệt kê tất cả công việc phải được hoàn tất trong khung thời gian đó.

Ví dụ, chúng ta hãy giả sử bạn đang làm việc để bắt đầu chiến dịch ra mắt một sản phẩm mới. Đối với yêu cầu của mỗi công việc (hội nghị bán hàng, hỗ trợ quảng cáo, đóng gói, nghiên cứu thị trường), quyết định hạn chót phải được tuân thủ và thể hiện điều đó trên bảng tính. Sau đó tính toán số ngày cần có để hoàn thành nhiệm vụ này và cố định chúng trên bảng tính của kế hoạch thi đấu. Kết quả cuối cùng là mỗi tác vụ sẽ được trình bày trực quan, rõ ràng trước mắt bạn.

Lập kế hoạch thi đấu là một việc không dễ dàng gì nhưng một khi đã thành công, bạn sẽ có được cảm giác vô cùng hài lòng trước những gì mà nỗ lực của bạn mang lại.

Giữ kế hoạch thi đấu ở nơi bạn có thể thấy nó. Treo nó trên tường văn phòng của bạn hay trong sổ dự án. Nó sẽ đóng vai trò như một người thường xuyên nhắc nhở bạn về những nhiệm vụ phải làm.

Kế hoạch thi đấu vừa đầy kích thích vừa đớn đau. Chúng đớn đau vì giữ vai trò nhắc nhở bạn phải luôn đi cùng với kế hoạch của mình. Chúng cũng đớn đau khi bạn bị tụt lại phía sau lịch trình. Nhưng chúng cũng đầy kích thích vì bạn thấy sự kỳ diệu của giấc mơ và kế hoạch chuyển thành hiện thực. Đây là sự tưởng thưởng to lớn. Cảm giác của bạn cũng giống như của người nghệ sĩ vĩ đại quan sát bức tranh hoàn thiện. Đó là cảm giác không thể tin được về việc nhận lãnh trách nhiệm.

Một ngày “hoàn hảo”, với một bắt đầu và một kết thúc, một mục đích và một nội dung, một màu sắc và một đặc tính, một cảm giác và một kết cấu – ngày hoàn hảo này chiếm vị trí của nó trong rất nhiều ngày và trở thành một kỷ niệm và kho báu giá trị. Và khi một ngày hoàn hảo chuyển thành một ngày khác, cuộc sống trở thành một kiệt tác, một tài sản của kinh nghiệm và tinh thần. Vì thế như một vài người từng nói: “Vào nửa đêm những thiên sứ có cánh sẽ đến và thu thập tất cả những mẫu này và đưa chúng đến nơi mà bức tranh ghép được lưu giữ. Và chắc chắn, thỉnh thoảng, thiên sứ này sẽ nói với thiên sứ khác: “Hãy chờ đến lúc bạn thấy bức tranh này”.