Một bước quan trọng để quản lý thời gian là biết mình đang thực sự sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào. Một bài tập rất hữu ích để kiểm tra chính xác điều này là ghi lại từng chi tiết trong ngày.

Có hai cách để biết được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ khác nhau: Một là ước lượng, hai là ghi chép chính xác. Cách thứ hai tốt hơn. Nếu làm điều đó trong một ngày, bạn sẽ có thể ngạc nhiên khi thấy rất nhiều nhiệm vụ đã tiêu tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.

Hãy lập một bảng bao gồm những cột sau:

Mô tả

Thời gian bắt đầu

Thời gian kết thúc

Thời gian tính bằng phút

Ưu tiên

Với cột “ưu tiên”, hãy lựa chọn mức độ từ 1 đến 5, với 1 là mức độ ưu tiên cao nhất và 5 là mức độ ưu tiên thấp nhất.

Ghi chép chi tiết ở mức độ này chắc chắn sẽ bộc lộ những điều mà bạn chưa nhận thức được về ngày làm việc của mình. Chẳng hạn, nó có thể chứng tỏ rằng bạn tiêu tốn nhiều thời gian hơn cho việc đi lại hoặc làm những nhiệm vụ thường nhật, hoặc bạn dành ít thời gian hơn mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ.

Khi điền vào cột ưu tiên, hãy cân nhắc những điều sau:

Những nhiệm vụ nào là trung tâm với vai trò của bạn. Những nhiệm vụ nào có thể ủy thác được cho người khác. Những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện một cách hiệu quả hơn.

Những nhiệm vụ nào đáng ra bạn không nên làm ngay từ đầu.

Hãy tính toán thời gian bạn sử dụng cho những nhiệm vụ khác nhau và giá tiền theo giờ tính cả phụ phí.

Một phút suy ngẫm: Tính số tiền công của bạn theo giờ

Tính toán phần hiệu quả của mỗi ngày, thường nằm trong khoảng từ 50 đến 80% – chẳng hạn là 65%.

Giả dụ, bạn làm việc 8 giờ mỗi ngày x 65% = 5,2 giờ làm việc có hiệu quả cao. Giả sử lương của bạn là 30.000 bảng một năm, nhân đôi con số này sẽ ra tổng số tiền công ty trả cho bạn (cả lương, thưởng và các chi phí nhân công khác) trong một năm. Con số lúc này là 60.000 bảng.

Chia số đó cho 52 tuần, trừ đi 6 tuần nghỉ phép và ốm = 46 tuần x 5 ngày x 5,2 giờ mỗi ngày = 1.196 giờ mỗi năm.

Làm tròn thành 1200 giờ và lấy 60.000 bảng chia cho 1200 giờ = 50 bảng một giờ.

Điều này có nghĩa là trong công ty hay tổ chức của bạn, bạn có giá 50 bảng cho mỗi giờ làm việc hiệu quả – một động lực để không lãng phí thời gian.