Chia một nhiệm vụ thành những phần nhỏ hơn có thể khiến bạn có cảm giác đỡ sợ hoặc lo lắng về cách thức thực hiện nó.

Nếu một nhiệm vụ lớn có vẻ như rất khó thực hiện và bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, hãy tạo một sơ đồ mô hình cho nó (Xem phần 1.2). Khi đã chắc chắn hơn về những khía cạnh khác nhau của nhiệm vụ đó, hãy chia nó thành những bước nhỏ và dễ quản lý hơn. Sắp xếp chúng trong một danh sách phản ánh thứ tự của những hành động cần được hoàn thành, sau đó tạo một bảng tính từ danh sách đó. Nếu bạn cần phải hoàn thiện những bước cụ thể vào một thời điểm nhất định, hãy thêm vào bảng hai cột, một cột là: “Ngày dự kiến hoàn thành” và cột còn lại là: “Ngày thực sự hoàn thành.”

“Chia mỗi nhiệm vụ khó khăn thành nhiều phần hết sức có thể để giải quyết nó.”

Rene Descartes, nhà triết học Pháp thế kỷ 17

Hoàn thành mỗi bước nhỏ trước khi bạn tiến đến bước tiếp theo. Thực hiện hai hay ba nhiệm vụ cùng một lúc chỉ khiến bạn bối rối thêm!

Bắt đầu với nhiệm vụ dài và khó khăn nhất. Trừ khi những hành động cần được hoàn thành theo một thứ tự cụ thể, hãy loại những nhiệm vụ khó khăn nhất ra khỏi con đường trước. Việc này sẽ cho bạn cảm giác được thúc đẩy về mặt tinh thần.

Lập một khung thời gian. Hãy nhắm đến việc hoàn thành một lượng công việc nhất định trong một ngày cụ thể hoặc một quãng thời gian cụ thể trong ngày. Điền ngày hoặc thời gian bạn thực sự hoàn thành chúng vào bảng tính của mình.

Dừng công việc của mỗi ngày ở một chỗ phù hợp. Tốt nhất là, bạn kết thúc được một hành động cụ thể, do đó bạn có thể dễ dàng bắt đầu một hành động mới trong danh sách khi tiếp tục công việc.

Kiểm soát công việc của bạn bằng cách chia nhỏ một nhiệm vụ thành những bước có thể quản lý được.

Tình huống: Để thực hiện một dự án mới Ross chia nhỏ nhiệm vụ của mình thành những bước khác nhau: thiết kế và lập kế hoạch, chi phí, hội đồng quản trị phê duyệt và ba giai đoạn của việc hoàn thành dự án thực sự. Anh thêm cột ngày dự kiến hoàn thành tất cả các nhiệm vụ để theo dõi diễn biến của tất cả những phần khác nhau. Khi hoàn thiện sơ đồ mô hình, anh nhận ra rằng anh cần phải nỗ lực hơn trong việc bàn bạc về tiến trình thực hiện dự án với tất cả những người có liên quan. Phân tích công việc theo những bước nhỏ hơn giúp Ross hiểu thấu được từng chi tiết trong tổng thể, và anh cảm thấy mình có thể kiểm soát dự án tốt hơn.