Có một cuốn nhật ký đồng nghĩa với việc bạn có thể theo sát mọi việc. Một cuốn nhật ký cũng rất hữu dụng cho việc nhắc nhở bạn về thời gian cần nộp báo cáo hay tham gia một cuộc họp. Hãy nhớ rằng, nếu bạn sử dụng nhật ký trên Outlook ở nơi làm việc, nhiều người có thể biết kế hoạch của bạn hoặc thời gian bạn bận.

Giấy hay điện tử? Đó không phải vấn đề, vấn đề là bạn có một – và chỉ một cuốn nhật ký cho tất cả các cuộc hẹn công việc và cá nhân của bạn. Trong đó, bạn cũng có thể ghi lại những việc phải làm, những người phải gặp, những thư điện tử phải viết và những cuộc điện thoại phải gọi… Một thời gian dài tôi có hai nhật ký, một cho công việc còn một cho những hoạt động còn lại trong cuộc sống, nhưng tôi nhận ra như vậy lại không hiệu quả.

Lập kế hoạch hợp lý. Dành thời gian để suy nghĩ về việc lập kế hoạch cho các cuộc hẹn: Điều gì sẽ xảy ra nếu một cuộc họp diễn ra quá lâu so với dự kiến? Bạn có muốn tham dự một cuộc họp thông trưa không? Hãy nhớ khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất và dành thời gian đó cho những vấn đề quan trọng.

Ghi chép đủ chi tiết. Trong nhật ký của mình, hãy viết đủ chi tiết để bạn có thể hiểu được điều đó khi đọc nó sau này. Bạn cũng có thể muốn nó đủ rõ ràng để người khác cũng có thể đọc được. Bút chì hay bút bi? Nếu nhật ký là bản cứng, một số người thích được sử dụng bút chì để dễ dàng thay đổi.

Đặt chế độ nhắc nhở. Sử dụng các phương tiện nhắc việc điện tử để lên lịch cho những đầu việc định kỳ. Hãy đặt chế độ nhắc việc về trước thời điểm phải làm một việc nào đó một khoảng thời gian đủ để bạn suy nghĩ và rà soát lại bất cứ hành động cụ thể nào.

Sử dụng lịch làm việc treo tường. Việc này có thể giúp bạn nhìn được bức tranh tổng thể hơn. Trong đó, hãy đánh dấu những kỳ nghỉ, những thời điểm hoặc những giai đoạn cụ thể của một dự án.

Thế còn những thông tin khác thì sao? Bạn có thể để những thông tin như số điện thoại, địa chỉ e-mail và thông tin liên hệ trong nhật ký, nhưng nếu bạn sử dụng bản cứng và thay đổi hàng năm thì sẽ tốt hơn nếu bạn sử dụng một quyển sổ danh bạ riêng cho những thông tin này.

Sở hữu một quyển nhật ký sẽ giúp bạn kiểm soát cách bạn sử dụng thời gian của mình.

Tình huống:

Mike nhận ra anh làm việc tốt nhất với một cuốn nhật ký khổ A4 trình bày theo từng tuần với thứ Bảy và Chủ nhật để trống. Ở chỗ dành cho thứ Sáu, anh dành một góc riêng cho những vấn đề cần giải quyết trong tuần tới. Cuối mỗi ngày làm việc, Mike lại lập kế hoạch công việc cho ngày làm việc tiếp theo … Vào thứ Sáu, anh xem xét một lượt những công việc sắp tới để lên kế hoạch cho tuần sau. Sử dụng phương pháp này, anh đã học được cách kiểm soát cơ bản từng ngày làm việc của mình.