Sắp xếp giấy tờ đồng nghĩa với việc bạn có thể tiếp cận thông tin một cách dễ dàng khi cần. Một hệ thống lưu trữ tốt tuân thủ những nguyên tắc cụ thể, và những nguyên tắc này áp dụng đồng thời cho cả các tệp tài liệu cứng và tệp tài liệu mềm. Dưới đây là một số hướng dẫn quan trọng để làm theo trong việc sắp xếp tài liệu.

Sử dụng một hệ thống. Sử dụng một hệ thống có hiệu quả với bạn và đó là hệ thống mà bạn sẽ nhớ.

Rõ ràng. Nếu bạn đang làm việc trên máy và muốn đặt tên có bao gồm ngày tháng, hãy chắc chắn rằng bạn luôn sử dụng một định dạng giống nhau.

Cụ thể. Với những dự án lớn, hãy chia nhỏ nó thành các khía cạnh, với mỗi tệp tài liệu cho một khía cạnh.

Có ích cho bản thân bạn. Đôi khi tôi viết chi tiết liên lạc quan trọng, chẳng hạn như một số điện thoại hoặc một địa chỉ e-mail, ở ngay trên mặt một tệp tài liệu.

Nghĩ đến tương lai. Tự viết chú ý cho mình. Bạn có thể nghĩ rằng bạn sẽ nhớ được một điểm cụ thể, nhưng liệu bạn có nhớ được điểm đó trong một tuần, một tháng hay một năm sau?

Tuân theo thứ tự. Với một tệp tài liệu cứng, giữ các tài liệu gần nhất ở trên cùng. Cứ vài tuần, tôi lại lọc lại một quản lý thời gian tệp tài liệu và phân loại các tài liệu đã hoàn thành và chưa hoàn thành.

Đi trước một bước. Hãy cài đặt tệp tin “Spare” hoặc “Temp” trên máy để sử dụng khi có dịp.

Sắp xếp thường xuyên. Dành thời gian để thường xuyên sắp xếp giấy tờ của bạn. Sử dụng khoảng thời gian bạn làm việc ít hiệu quả nhất trong ngày để làm việc này.

Bỏ những tài liệu không còn cần thiết nữa đi. Đừng lưu trữ mọi thứ. Đôi khi chỗ tốt nhất cho một mẩu giấy là ở trong thùng rác!

Nếu bạn quyết định sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử, hãy nghĩ cách sắp xếp công việc của mình. Thay vì phân loại thư vào từng mục cho mỗi dự án, bạn có thể có một hòm thư đến và một hòm thư gửi đi có dung lượng lớn: sắp xếp thư của bạn theo cách này có thể tiết kiệm thời gian hơn cho bạn.

Phát triển những hệ thống sắp xếp tài liệu có hiệu quả cho bạn và hình thành thói quen sử dụng chúng.

Tình huống:

Gần đây một nhà xuất bản đã liên hệ với tôi về vấn đề tái sử dụng những tài liệu từ một cuốn sách mà tôi đã viết cách đây 15 năm. Tôi dễ dàng tìm được nửa đầu nhưng với nửa sau tôi phải kiểm tra hệ thống lưu trữ điện tử. Vì mọi thứ đều được gắn tên rõ ràng, tôi đã tìm thấy tài liệu phù hợp trong vòng 20 phút. Tôi thật sự biết ơn bản thân vì ngay từ đầu đã phát triển một hệ thống lưu trữ thông tin rất rõ ràng.