Nếu tận dụng một danh sách hành động (Xem phần 3.5), bạn sẽ có sẵn thói quen đánh giá mức độ quan trọng và cấp thiết của mỗi nhiệm vụ. Giải quyết những nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng nhất ngay lập tức.

Xếp loại mỗi nhiệm vụ bằng cách viết một con số bên cạnh để chỉ ra mức độ quan trọng và cấp thiết của nó – giống như việc thể hiện bằng con số từ 1 đến 4 dưới đây. Có thể lựa chọn sử dụng các chữ cái hoặc các màu sắc khác nhau. Cho dù bạn có sử dụng phương pháp nào thì điều quan trọng vẫn là bạn phải phân biệt:

1. Những nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Có những nhiệm vụ buộc phải giải quyết khi phải đối phó với một cuộc khủng hoảng hoặc khi sắp đến ngày hết hạn. Đó là những nhiệm vụ bạn phải giải quyết đầu tiên. Tuy nhiên, đôi khi việc liên tiếp giải quyết những vấn đề cấp thiết và quan trọng cũng gây rắc rối, nên sẽ tốt hơn nếu đối phó với các vấn đề quan trọng theo thứ tự và theo cách ít gây cảm giác hoảng sợ nhất. Nếu một nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng xuất hiện thường xuyên, cho dù là hàng tháng hay hàng năm, hãy ghi chú vào nhật ký tại một thời điểm phù hợp trước ngày hết hạn, nhờ đó bạn có thể giải quyết nó hiệu quả hơn trong lần tiếp theo.
2. Những nhiệm vụ ít cấp thiết nhưng quan trọng. Những nhiệm vụ này cấu thành khối lượng công việc chính của bạn, do vậy phần lớn quỹ thời gian của bạn nên dành cho những nhiệm vụ ở cấp độ này. Đây là những nhiệm vụ cần giải quyết sau những nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng. Chúng cũng có liên hệ mật thiết với việc hoàn thành những mục tiêu dài hạn của bạn.
3. Những nhiệm vụ cấp thiết nhưng ít quan trọng. Như viết thư cho đồng nghiệp, gọi điện… Giảm thiểu những nhiệm vụ này, và ủy thác cho người khác nếu có thể.
4. Những nhiệm vụ không cấp thiết và không quan trọng. Làm những việc này trong khoảng thời gian bạn làm việc thiếu hiệu quả nhất.

Nếu bạn không biết phải bắt đầu từ đâu với một nhiệm vụ cụ thể, hãy bắt đầu từ phần việc bạn ít mong chờ được thực hiện nhất, hoặc phần dài nhất, khó nhất.

Một phút suy ngẫm: Thu hút sự chú ý của những người mà bạn làm việc với bằng cách yêu cầu họ suy nghĩ về những nhiệm vụ mà họ đang thực hiện hôm nay. Yêu cầu họ liệt kê tầm quan trọng và mức độ cấp thiết của mỗi nhiệm vụ. Sau đó ngồi lại với họ và thảo luận về cách bạn có thể sử dụng hiệu quả hơn thời gian của mọi người.

Hãy chắc chắn rằng phần lớn thời gian được dành cho những công việc quan trọng nhưng không cấp thiết – điều này nên là phần chủ yếu trong công việc của bạn.