Xác định mục tiêu cho những cuộc họp của bạn. Liệu bạn có tổ chức một cuộc họp chỉ bởi vì bạn vẫn luôn làm thế không? Liệu bạn có tổ chức một cuộc họp để thảo luận về những cuộc họp khác không?

Mục đích của một cuộc họp có thể là bất kỳ hoặc tất cả những mục đích sau: thông báo, thảo luận và quyết định.

Thông báo. Để tóm tắt về các báo cáo tiến trình; để trao đổi thông tin; hoặc có thể chỉ là để thúc đẩy đồng nghiệp.

Thảo luận. Để thỏa thuận một hợp đồng hoặc thông qua lần cuối những sắp xếp cho một dự án hoặc một sáng kiến mới; để nói về những khía cạnh khác nhau của một vấn đề; để giải quyết một mâu thuẫn đang gia tăng.

Quyết định. Để ra quyết định về những bước tiếp theo mà tổ chức cần phải tiến hành hoặc để thống nhất những điểm chính để các đồng nghiệp cần làm theo.

Chuẩn bị cho một cuộc họp theo cách sau:

Xác định những vấn đề thực tế. Như người tham dự, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, nơi tổ chức.

Chuẩn bị chương trình cụ thể. Đưa ra một mục tiêu rõ ràng cho chương trình. Đừng chỉ nói chung chung.

Sắp xếp chương trình. Sắp xếp để những phần quan trọng hơn được đưa ra sớm trong cuộc họp. Bạn có thể bị chệch hướng nếu làm ngược lại vì mọi người dành quá nhiều thời gian cho những vấn đề nhỏ và quên mất hoặc dành ít thời gian cho những chủ đề lớn hơn.

Lập kế hoạch trước. Lường trước những sự phản đối có thể khiến mục tiêu không được hoàn thành. Thảo luận trước những vấn đề đối lập với những người phù hợp.

Lập kế hoạch cho việc tham dự. Nếu một số người nhất định chỉ cần xuất hiện trong một vài phần cụ thể của cuộc họp, hãy sắp xếp điều đó trước.

Để người tham gia đọc trước tài liệu. Phát những báo cáo ngắn gọn (nhiều nhất là một trang) trước.

“Họp hành là một dấu hiệu của một tổ chức tồi. Càng ít họp càng tốt.”

Peter F. Drucker, nhà lý luận quản lý

Một phút suy ngẫm: Đánh giá xem chi phí cho những cuộc họp của bạn là bao nhiêu (Xem lại phần 1.4). Chẳng hạn như, nếu chi phí đó là 50 bảng, nhân nó với số người tham gia cuộc họp và với thời gian cuộc họp diễn ra. Một cuộc họp kéo dài ba giờ sẽ tiêu tốn của công ty bạn 900 bảng – có thể nhiều hơn rất nhiều so với những gì bạn nghĩ.

Biết được lý do bạn tổ chức cuộc họp là điều vô cùng quan trọng.