Thậm chí nếu một cuộc họp được lập kế hoạch tốt, nó có thể vẫn không hiệu quả. Người tham dự có thể đến muộn hoặc không có mặt; thảo luận có thể không tập trung hoặc thiếu tính xây dựng; các động lực có thể thấp. Làm thế nào để bạn thay đổi một tình huống như vậy?

Một người điều hành giỏi sẽ điều hành cuộc họp hiệu quả. Người đó sẽ gây ảnh hưởng lên người khác, vừa khéo léo vừa cương quyết, và không để cho chỉ một vài người thao túng cuộc họp. Người đó sẽ tổng kết toàn bộ tiến trình bằng cách khẳng định lại những điểm quan trọng và đưa ra chỉ dẫn, biết khi nào nên kết thúc cuộc thảo luận, kêu gọi một quyết định và chuyển sang phần tiếp theo. Một người điều hành tốt sẽ luôn luôn rõ ràng về những điểm hành động.

Trong một cuộc họp tốt, tất cả những người được yêu cầu tham dự đều tham gia. Một số cuộc họp không thành công bởi mọi người đều chờ một ai đó lên tiếng. Tôi tin rằng mỗi người tham gia đều có một vai trò quan trọng để thể hiện. Dưới đây là danh sách những điểm cần nhớ khi đóng một vai trò chủ động trong các cuộc họp:

Lắng nghe quan điểm của người khác.

Bình luận một cách rõ ràng.

Xác định vai trò và trách nhiệm khi cần thiết.

Sẵn sàng thay đổi suy nghĩ của bạn.

Tích cực và cởi mở.

Làm rõ các vấn đề nếu bạn thấy không chắc chắn.

Đối chất về vấn đề, không phải về người nêu ra vấn đề.

Luôn tập trung.

Điều quan trọng là tại cuộc họp tất cả mọi người đều đồng ý với việc ai sẽ làm gì và khi nào thì phải hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Các điểm hành động nên SMARTER (Xem phần 4.1). Đồng thời xem thêm lời khuyên về việc ghi chú và biên bản viết tay (Xem phần 6.7).

Hãy đảm bảo rằng các cuộc họp của bạn luôn bắt đầu và kết thúc đúng giờ.

Tình huống: Julie được yêu cầu sắp xếp lại bộ máy không sinh lợi của một ủy ban. Cô ngay lập tức nhận ra rằng các thành viên tham gia không đến đúng giờ. Để giải quyết vấn đề này, cô bắt đầu một cuộc họp đúng thời gian dự định, thậm chí nếu chỉ có một người khác tham gia; những người khác nhanh chóng nhận được thông điệp. Cô cũng nhận ra rằng không có một chương trình thích hợp nào được chuẩn bị trước. Các đồng nghiệp chỉ đến dự cuộc họp và hỏi: “Chúng ta cần phải thảo luận về việc gì?” Kết quả là, thảo luận lan man, không có trọng tâm rõ ràng. Julie chỉ định một người điều hành xử lý vấn đề này. Cô cũng nhận ra rằng không có một mục đích hành động nào được đồng ý khi kết thúc cuộc họp, do vậy cô giới thiệu một quy trình giám sát để các mục đích hành động có thể được đánh giá khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo. Kết quả: Một ủy ban được vận hành trôi chảy.