Vài năm trước, thư điện tử đã cách mạng hóa cách thức giao tiếp của chúng ta trên toàn thế giới. Nó rẻ, tương đối đáng tin cậy và, trên tất cả, nó nhanh. Nhưng làm thế nào để chúng ta có thể xử lý thư điện tử trong hộp thư của mình?

Bạn sẽ bị xao nhãng khỏi những nhiệm vụ hiện tại của mình nếu thường xuyên kiểm tra thư, do vậy hãy lập kế hoạch cho những thời điểm cụ thể để mở và trả lời thư điện tử. Đừng có luôn luôn tạo cho mình cái áp lực phải trả lời ngay lập tức.

Dưới đây là mười kim chỉ nam cho việc sử dụng thư điện tử:

1. Ghi chủ đề rõ ràng. Việc này sẽ giúp người đọc nắm được bạn đang viết về cái gì và tầm quan trọng của nó.
2. Luôn có phần mở đầu và kết thúc. Không có phần chào hỏi và/hoặc kết thúc là một việc làm không thân thiện. Không có một quy ước cố định nào cho việc này cả: Kiểu chào trong thư điện tử không quá trang trọng như trong thư tay, nhưng để: “Chào Adam” với một người mà bạn chưa bao giờ tiếp xúc trước đó là quá thiếu suy nghĩ. Hãy tạo phần chữ ký với những cụm từ bạn thường xuyên dùng, chẳng hạn như: “Rất vui được gặp bạn vào…” và: “Rất mong nhận được hồi âm của bạn.” Thêm thông tin liên hệ (số điện thoại, địa chỉ…) vào phần “chữ ký” của bạn.
3. Chỉ gửi bản sao tới những người thực sự cần xem thư. Gửi bản sao đến càng ít người càng tốt.
4. Xác định phản hồi bạn muốn nhận được với thư điện tử của mình. Nó đã đủ rõ ràng chưa? Bạn có muốn họ phản hồi thư bạn không? Nếu có thì khi nào?
5. Trong bức thư điện tử dài, hãy đặc biệt chú ý đến những gì xuất hiện trong phần mở đầu. Người đọc sẽ sử dụng phần đó như một cơ sở để quyết định xem có nên đọc phần dưới hay không.
6. Cẩn thận với việc diễn đạt. Một trong số những nhược điểm của của thư điện tử là từ ngữ có vẻ cộc lốc. Bạn có thể cần phải diễn đạt một cách mềm mại hơn để xây dựng mối quan hệ với người đọc thư bạn.
7. Đừng bất cẩn. Với thư điện tử, bạn không có lý do gì để bào chữa cho lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hay hệ thống dấu câu.
8. Để ý kỹ đến cách diễn đạt. Thư điện tử không đồng nghĩa với việc bạn có thể viết những câu dài lan man mà không có cấu trúc phù hợp. Hãy suy nghĩ rõ ràng, phác thảo bản nháp sau đó xem xét lại một lượt. Với những thông tin quan trọng, hãy in thử và đọc bản cứng, bạn có thể phát hiện ra nhiều lỗi hơn.
9. Chỉ viết tắt với những điều mà bạn chắc chắn người đọc đã biết, đừng mơ hồ về những từ có thể được nhìn nhận là không rõ nghĩa.
10. Tránh viết hoa. Chữ viết hoa biểu hiện tiếng la hét và cần phải tránh. Một bức thư điện tử không phải là nơi để thể hiện cảm xúc.

Học cách kiểm soát việc sử dụng thư điện tử của bạn.