Thay vì viết thư điện tử, tôi thích sử dụng điện thoại khi muốn xây dựng một mối quan hệ kinh doanh với một đồng nghiệp ở một tổ chức khác. Âm điệu giọng nói của họ thể hiện qua điện thoại và tôi có thể giải thích một số điều dễ dàng hơn nếu cảm thấy người kia có vẻ như không hiểu những gì tôi nói.

Hãy chuẩn bị bằng cách tạo một danh sách những điểm mà bạn muốn thảo luận hoặc xác nhận trước khi gọi điện. Khi kết thúc cuộc gọi, hãy thỏa thuận và tổng kết lại những điểm hành động, chẳng hạn như ai sẽ làm gì và làm khi nào. Ghi và lưu lại những điểm chính, nếu quan trọng, hãy xác nhận những gì các bạn đã thỏa thuận thông qua thư điện tử.

Khi nói chuyện điện thoại, tôi thường hỏi người kia có thời gian không và nếu họ không rảnh, tôi sẽ sắp xếp để nói chuyện vào một thời điểm khác thuận tiện hơn. Đôi khi tôi nói: “Làm ơn bỏ quá cho hình thức giao tiếp cũ kỹ này” để khiến không khí thoải mái hơn, và đồng thời kiểm tra xem liệu người nhận điện thoại có đang bận rộn hay khó chịu không. Nếu bạn cảm thấy họ đang không sẵn sàng, hãy kiểm soát tình huống và đề nghị được gọi lại cho họ vào thời điểm phù hợp hơn.

Khi nói chuyện với một đồng nghiệp qua điện thoại, hãy trình bày quan điểm của mình và lắng nghe những phản hồi của người mà bạn đang nói chuyện. Nếu nhận ra sự do dự ở đầu dây bên kia, bạn có thể giải thích quan điểm một lần nữa và mở rộng nó để làm rõ vấn đề.

Nếu bạn đang sắp xếp một cuộc hẹn qua điện thoại, hãy giảm thiểu khả năng phải thực hiện những cuộc gọi khác bằng cách nêu chính xác thời gian, địa điểm, và thỏa thuận gọi lại nếu có gì thay đổi.

Những điểm cần chú ý khi giao tiếp thông qua điện thoại:

Chuẩn bị những vấn đề và những câu hỏi mà bạn muốn hỏi trước khi gọi điện.

Sau khi gọi điện, ghi lại những vấn đề đã được thông qua.

Kiểm tra lại để chắc chắn rằng mọi việc đã bàn bạc đều rõ ràng và thống nhất những việc phải làm nếu cần.

Nếu bạn đang gọi điện để sắp xếp một cuộc họp, hãy quyết định mọi thứ thay vì phải mất thêm một vài cuộc gọi nữa để sắp xếp thời gian, địa điểm…

Một phút suy ngẫm: Khi gọi điện thoại, luôn luôn sẵn sàng để lại một lời nhắn trong hộp thư tự động. Nói chậm hơn bình thường, để lại tên bạn cùng lời giải thích lý do bạn gọi đến. Sau đó để lại chi tiết liên lạc của bạn để người kia có thể gọi lại mà không phải tìm số điện thoại của bạn. Thật đáng ngạc nhiên là người ta lại thường bỏ qua việc này.

Hãy chuẩn bị cho một cuộc gọi quan trọng bằng cách viết ra trước những điểm liên quan mà bạn muốn thảo luận.