Thư điện tử và những phương thức khác của việc giao tiếp bằng hình thức viết thường lộn xộn và tối nghĩa. Điều này có nghĩa là người đọc chúng sẽ phải dành rất nhiều thời gian để cố gắng hiểu những gì bạn muốn nói. Để giúp người đọc sử dụng tốt nhất thời gian cuả mình, hãy suy nghĩ kỹ về những gì bạn muốn chuyển tải.

Dưới đây là một số điểm để suy nghĩ khi bạn có dự định viết một bức thư điện tử, thư tay hay báo cáo. Chúng được rút gọn trong chữ viết tắt AIR:

A = Audience = khán giả. Hãy nghĩ về người sẽ đọc những gì bạn viết. Người đọc có hiểu biết nhiều về chủ đề bạn đang viết không? Bạn sẽ viết theo những phong cách khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng của bạn: chẳng hạn như cách mà bạn viết cho ông chủ hay giám đốc quản lý sẽ khác với cách mà bạn viết cho người đồng nghiệp ngồi kế bên.

I = Intention = dự tính. Tự hỏi bản thân thông điệp nào bạn muốn chuyển tải. Suy nghĩ kỹ về nội dung chính mà bạn muốn trình bày. Đâu là những thông điệp chủ chốt của nó? Bạn có cần phải giải thích một chút về các thông tin cơ bản hoặc đưa ra bối cảnh trước khi nói những điều mà bạn thực sự muốn nói không? Sử dụng những đoạn tiêu chuẩn cho những phần trong một văn bản mà bạn thường xuyên viết, hoặc sao chép từ những tài liệu khác, nhưng hãy luôn chỉ sử dụng chúng như nền tảng cho tài liệu mà bạn định viết. Kiểm tra kỹ để chắc chắn rằng đoạn sao chép đó hoàn toàn phù hợp cho tài liệu cụ thể mà bạn đang viết.

R = Response = phản hồi. Khi chuyển tải những thông điệp của mình, bạn mong muốn nhận được những phản hồi nào? Bạn muốn người đọc làm gì với thông điệp của bạn? Trong một trong số những khóa đào tạo kỹ năng viết của tôi, phản hồi mà một người đồng nghiệp muốn nhận được bị vùi lấp trong một câu dài 79 từ! Nếu chính bạn cũng không hiểu rõ mình mong muốn người đọc phản hồi như thế nào, làm thế nào để người đọc có thể hiểu được?

“Lúc để bắt đầu viết một bài báo là khi bạn đã hoàn thành nó đến độ hài lòng. Tại thời điểm đó bạn đã bắt đầu có cái nhìn rõ ràng và lô gic về những gì bạn thực sự muốn nói.”

Mark Twain, tác giả Mỹ

Bất cứ lúc nào bạn cần viết một tài liệu, hãy nghĩ theo định hướng AIR.