Có vô số những công cụ khác nhau để giúp bạn quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn. Chúng bao gồm đặt ra những khung thời gian trong kế hoạch để hoàn thành một nhiệm vụ, nhờ đó bạn tập hợp được đà đẩy cho công việc của mình; đảm bảo những kế hoạch tiếp theo để giảm thiểu những vấn đề trong tương lai; luôn tập trung và có mục đích; sắp xếp để công việc của bạn ít bị gián đoạn nhất và sử dụng hiệu quả những khoảng thời gian bê trễ bất ngờ xuất hiện

Có thể sẽ rất hữu dụng nếu bạn tạo ra các khung thời gian khi thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Điều này đặc biệt hữu dụng cho những việc chính mà bạn cần làm, và nó cũng hữu dụng cho cả những công việc thường xuyên.

Chẳng hạn như, bạn cần lập báo cáo bán hàng hàng tuần vào ngày thứ Ba của tuần tiếp theo. Vậy, hãy dành thời gian vào thứ Hai hàng tuần để nói chuyện với các đồng nghiệp ở phòng kinh doanh, đồng thời kiểm tra chắc chắn rằng những số liệu được cung cấp trong hệ thống máy tính của bạn là chính xác. Sau đó, thứ Ba hàng tuần, hãy sắp xếp một khoảng thời gian để bắt tay vào viết báo cáo. Đây là những nhiệm vụ cần được ưu tiên mà bạn không nên xao nhãng.

Đặt ra thời gian dành riêng cho những việc này trong nhật ký sẽ giúp bạn tránh chỉ làm chúng khi bạn thích.

Dưới đây là một số bí quyết khác cho việc quản lý thời gian của bạn trong lúc thực hiện những công việc cần tập trung cao độ:

Tự cách ly. Nếu mọi thứ đều thuận tiện, hãy tắt điện thoại di động, đóng ứng dụng thư điện tử và để điện thoại bàn ở chế độ trả lời tự động (đồng thời tắt tiếng). Nếu thực sự cần phải tập trung, hãy xem liệu bạn có thể rời đến một chỗ khác trong văn phòng, nơi mà không ai có thể làm phiền bạn hay không.

Học cách siết chặt thời gian. Hãy đặt cho bạn một giới hạn, chẳng hạn là 30 phút, và sau đó kéo căng bản thân ra để xem liệu bạn có thể xử lý được công việc mà thông thường bạn cần 40 phút không. Bạn sẽ ngạc nhiên trước những gì bạn làm được. Điều này cũng có hiệu quả theo một cách khác: Một cuộc họp dự định kéo dài 90 phút sẽ có vẻ như quá dài. Hãy xem liệu bạn có thể giảm nó xuống khoảng 10, thậm chí là 15 phút không.

Cho phép mình nghỉ ngơi. Sau khi tập trung làm việc khoảng 50 phút, hãy cho phép mình nghỉ ngơi 10 phút: việc này sẽ cho phép tâm trí xử lý và đào sâu thêm suy nghĩ của bạn, và bạn có thể thấy mình giải quyết được một số vấn đề phát sinh trong lúc bạn làm việc tập trung.

“Công việc sẽ luôn nở ra để lấp đầy quỹ thời gian dành để hoàn thành nó.”

Định luật Parkinson, được viết bởi C. Northcote Parkinson, London 1955

Một phút suy ngẫm: Hãy cân nhắc việc định ra khoảng thời gian dành cho việc gọi điện trong nhật ký của bạn, tính toán khoảng thời gian tốt nhất để giao tiếp với người khác.

Làm việc trong những khoảng thời gian định sẵn tạo ra lực đẩy của chính nó, giúp bạn có đủ khả năng để làm việc hiệu quả hơn.

Đó có thể là cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn so với phương pháp không dự tính trước.