Nếu bạn tiếp tục phải xử lý các giấy tờ khác nhau mà không ra được một quyết định rõ ràng về việc phải làm gì với chúng, bạn sẽ lãng phí thời gian. Hãy luôn chắc chắn là bạn chỉ phải xử lý một lần với mỗi văn bản ở trên bàn của mình.

Vậy khi bạn nhận một tài liệu, hãy tạo thói quen xử lý nó theo một trong số những cách sau:

Cho vào thùng rác. Bỏ hết các thư rác đi. Bỏ đi những tài liệu mà bạn đã xử lý và không còn cần nữa. Hãy chống lại sự cám dỗ để đừng lưu trữ quá nhiều những tài liệu kiểu này. Cho những tài liệu không mang tính bí mật vào thùng rác, nhưng đừng quên xé những tài liệu mật, chẳng hạn như hóa đơn hay văn bản luật, báo cáo thuế, thành từng mảnh nhỏ và hủy chúng.

Xử lý. Có những tài liệu có thể cần phải đọc hoặc trả lời. Có một cách là viết câu trả lời vào chính tài liệu đó và gửi lại nó cho người gửi. Nếu tài liệu đó quan trọng, bạn có thể ghi chú vào danh sách những việc cần làm của nó để quay trở lại với nó tại một thời điểm phù hợp hơn – thời điểm mà bạn đặc biệt dành cho nhiệm vụ này. Hoặc đó có thể là một tài liệu nhắc nhở bạn gọi điện hoặc gửi thư cho đồng nghiệp – nếu đúng thế, hãy viết chi tiết vào danh sách những việc cần làm của bạn và giữ lại những tài liệu phù hợp gần trong tầm tay.

Lưu trữ. Lưu trữ những tài liệu quan trọng, nhưng hãy từ bỏ thói quen lưu trữ tài liệu chỉ để phòng khi bạn sẽ cần đến nó. Chỉ lưu trữ những tài liệu mà bạn chắc chắn rằng bạn sẽ cần (chẳng hạn như hóa đơn, hợp đồng, thông tin thuế). Thường xuyên kiểm tra tủ tài liệu của bạn, bỏ đi những giấy tờ mà bạn không còn cần nữa. Đừng hỏi bản thân: “Liệu mình có nên giữ nó không?” mà hãy hỏi: “Liệu mình có cần giữ nó không?”

Một phút suy ngẫm: Nhìn vào bàn làm việc của bạn. Có bao nhiêu tờ giấy đã ở đó lâu hơn một ngày? Có mục đích gì để giữ chúng trong tầm với không? Nếu không, chúng nên được lưu trữ, xử lý hoặc ném vào thùng rác.

Hãy luôn chắc chắn là, bạn chỉ xử lý mỗi tài liệu một lần khi nó xuất hiện trên bàn bạn.

Tình huống: Jack thường phàn nàn về số lượng thư tín mà anh phải xử lý, nhưng anh đã thường xuyên vì chúng mà xao nhãng trong công việc của mình. Tôi chỉ ra cho anh thấy điều đó và yêu cầu anh ta có những nguyên tắc rõ ràng với những bưu kiện này. Giờ đây, khi nhận được thư hàng ngày, Jack ném một nửa trong số chúng – đặc biệt là những tài liệu quảng cáo, tiếp thị – thẳng vào thùng rác. Anh đặt một lượng nhỏ thư tín sang một bên để đọc sau đó vào thời điểm anh định sẵn trong nhật ký của mình và trả lời ngay lập tức một phần rất nhỏ những yêu cầu về thủ tục hành chính mà anh nhận được. Bằng cách này, anh nhận thấy giờ đây mình đã hoàn toàn kiểm soát được công việc giấy tờ.