Tất cả chúng ta đều bị gián đoạn khi đang làm việc, khiến chúng ta làm việc chậm chạp hơn hoặc xao nhãng khỏi những nhiệm vụ mà mình đang thực hiện. Chúng ta cần phải học cách đối phó với chúng để giảm thiểu những tác động tiêu cực.

Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn đối phó tốt hơn với sự gián đoạn trong công việc hàng ngày:

Đừng tự làm mình xao nhãng. Hãy luôn nghiêm khắc và tự kiểm soát bản thân. Lập kế hoạch làm những việc thường xuyên phải làm vào những khoảng thời gian cụ thể.

Chủ động. Nếu ai đó gửi thư cho bạn và hỏi xem khi nào thì họ có thể nói chuyện với bạn qua điện thoại, hãy kiểm soát và nói với họ thời gian tốt nhất, đưa ra một khoảng thời gian chính xác. Đưa ra chỉ dẫn rõ ràng. Khi ủy thác công việc cho người khác, hãy đưa ra hướng dẫn thực sự rõ ràng, và họ sẽ không phải thường xuyên xin lời khuyên từ bạn nữa. Khi ai đó cần đến sự giúp đỡ của bạn, hãy hỏi người đó xem họ có thể tự giải quyết vấn đề không – điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian vì họ sẽ học cách làm và có được cảm giác tự tin để tự giải quyết các vấn đề của họ.

Ủy quyền cho những đồng nghiệp mà bạn tin tưởng. Giao trách nhiệm và quyền hạn cho những đồng nghiệp mà bạn tin tưởng nhất, và chấp nhận rằng kiểu làm việc của họ có thể khác bạn. Đừng gây trở ngại trừ khi bạn buộc phải làm thế. Giữ kiểm soát. Cố gắng lập kế hoạch giải quyết sự gián đoạn vào những thời điểm khác phù hợp với bạn: “Hãy nói về vấn đề đó vào lúc 4 giờ chiều.” Nếu không thể, hãy nói với họ rằng hiện tại bạn có năm phút. Hãy hoàn thành nhiệm vụ còn dang dở của bạn để giảm thiểu những ảnh hưởng của việc bị gián đoạn.

Hãy quyết đoán. Đôi khi bạn cũng cần phải biết nói không. Đôi khi, “không” là câu trả lời hợp lý duy nhất nếu bạn đang làm việc hiệu quả trong vai trò của mình.

Hãy luôn chủ động sắp xếp môi trường làm việc của bạn để có thể giảm thiểu sự gián đoạn.

Tình huống: Nếu các đồng nghiệp đi đến bàn của Peter, anh sẽ không mời họ ngồi, như vậy họ không nán lại. Anh biết rằng sẽ tốt hơn nếu gặp họ sau. Khi Peter có những công việc cần tập trung, anh chặn các cuộc gọi đến và tắt điện thoại, nói với đồng nghiệp rằng anh không muốn bị quấy rầy trong một khoảng thời gian. Đôi khi anh tìm một góc yên tĩnh trong văn phòng để hoàn thành một báo cáo, và thỉnh thoảng làm việc ở nhà để hạn chế tối đa sự gián đoạn.