Nếu viết rõ ràng, bạn sẽ giúp người đọc sử dụng tốt nhất quỹ thời gian của mình. Người đọc sẽ không cần phải đọc văn bản của bạn vài lần để hiểu những gì bạn muốn nói, như vậy đó là một kỹ năng quan trọng cần được phát triển.

Dưới đây là cách để làm rõ những thông điệp mà bạn muốn chuyển tải trong văn bản. Bạn cần nhớ ba chữ ABC

A = Accurate = Chính xác. Kiểm tra cơ sở lập luận của bạn, và kiểm tra lại chúng. Hãy chính xác và rõ ràng hết sức có thể. Sử dụng ngữ pháp chuẩn và sửa các lỗi chính tả hay ngữ pháp. Nếu không chắc chắn, hãy kiểm tra, và đừng chỉ tin tưởng vào tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp trên máy tính của bạn; nó sẽ không tìm ra được lỗi sử dụng sai từ, chẳng hạn như lỗi “ngang” thành “ngan” hay “viết” thành “vít”.

B = Brief = Ngắn gọn. Một số người có xu hướng dông dài, thể hiện cùng một suy nghĩ theo những cách thức khác nhau trong suốt văn bản. Những người khác lại quá ngắn gọn, chỉ viết có 15 từ và sau đó tự hỏi tại sao thế giới không hề thay đổi. Với cả hai kiểu người này, tôi đều khuyên: Hãy tự hỏi bản thân: Ai? Tại sao? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? và Như thế nào?

Những người có xu hướng dông dài sẽ thấy quy tắc trả lời những câu hỏi này thực sự hữu dụng trong giai đoạn chỉnh sửa. Khi trả lời từng câu hỏi, bạn có thể nhận thấy bạn đã trả lời chúng vài lần trong toàn văn bản. Hãy thay đổi vị trí những đoạn có liên quan và chỉnh sửa để chúng thể hiện luận cứ một cách có trình tự hơn. Những người quá súc tích sẽ nhận thấy việc trả lời những câu hỏi này mở rộng luận cứ của họ và khiến chúng trở nên sâu sắc hơn.

C = Clear = Rõ ràng. Để sử dụng tốt nhất thời gian của người đọc, bạn nên cố gắng giúp họ hiểu ngay lập tức những gì bạn cố gắng truyền tải khi họ đọc những gì bạn viết. Người viết thường chỉ viết ra những suy nghĩ của mình không theo một trình tự nào cả, khiến người đọc rất khó hiểu. Thể hiện bản thân rõ ràng là kết quả của tư duy rõ ràng và khả năng sắp xếp văn bản một cách lôgíc và có trình tự hợp lý.

“Tôi không có thời gian để viết một lá thư ngắn, do đó tôi viết một lá thư dài.”

Mark Twain, tác giả Mỹ

Một phút suy ngẫm: Lấy một báo cáo mà bạn đã từng viết, in nó ra và đọc lại. Những thông điệp quan trọng của bạn đã thực sự rõ ràng chưa? Bạn mong muốn nhận được những phản hồi như thế nào từ phía người đọc? Liệu mong muốn đó đã được khẳng định rõ ràng chưa? Chỉnh sửa nó cho tới khi bạn thấy hoàn toàn hài lòng.

Dành thời gian để làm cho tài liệu của bạn rõ ràng hết sức có thể, như vậy chúng có thể sử dụng tốt nhất thời gian của người đọc.