Hãy hướng toàn bộ sự tập trung vào nhiệm vụ mà bạn đang phải thực hiện gần đây, như vậy bạn có thể hoàn thành nó một cách tốt nhất.

Điều này có thể có nghĩa là, thay vì nói với bản thân rằng bạn sẽ dành hai giờ để làm báo cáo trước khi về nhà, bạn có thể nói: “Tôi sẽ hoàn thành việc viết hoàn chỉnh hai phần của báo cáo.” Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản khác để duy trì sự tập trung vào thời gian của bạn.

Đặt ra một thời hạn thực tế để hoàn thành công việc. Nếu không gia hạn cho mình, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ lãng phí thời gian, do vậy hãy cương quyết với bản thân và kéo căng mình ra, nhưng đừng có phi thực tế hoặc đòi hỏi quá nhiều. Khi gia hạn, hãy học từ những kinh nghiệm trước đó. Chẳng hạn, tôi giữ một tập tài liệu có tên là: “Phân tích dự án”. Cuối mỗi dự án, tôi so sánh chi phí và thời gian tôi thực sự đã dùng vào việc hoàn thành dự án với những gì tôi dự tính lúc đầu. Tôi sử dụng tài liệu này khi xem xét những dự án tương tự trong tương lai để dự đoán những nguồn lực mà mình cần.

Học cách đối phó hiệu quả với sự gián đoạn. Nếu bạn bị gián đoạn khi đang làm việc, hãy cố gắng hoàn thành phần công việc đang dở dang. Đôi khi tôi nói với những người làm gián đoạn công việc của mình: “Anh có phiền không nếu tôi viết nốt câu này không?” Trước khi bạn đi ăn trưa hoặc cuối mỗi ngày, hãy viết một ghi chú ngắn gọn về việc bạn đã làm đến đâu và bất cứ suy nghĩ, ý tưởng nào về bước tiếp theo. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng quay trở lại với công việc của mình.

Kiểm soát sự giao tiếp của bạn. Nếu bạn thường xuyên giao tiếp với một đồng nghiệp, hãy xây dựng một danh sách những điều bạn cần thảo luận hoặc tiếp tục thêm chúng vào bản nháp thư điện tử, thay vì gửi một chuỗi thư hoặc gọi vài cuộc điện thoại. Hãy cố gắng sử dụng phương pháp có hệ thống hơn bằng cách sắp xếp để nói chuyện điện thoại vào một thời điểm cụ thể trong một ngày nhất định trong tuần chẳng hạn.

Tránh xao nhãng và tập trung vào việc hoàn thành công việc để đạt được nhiều hơn nữa.

Tình huống: Ủy ban câu lạc bộ nhận ra rằng họ đã làm việc không hiệu quả và, khi Ed quản lý với tư cách là chủ tịch ủy ban, anh quyết định sẽ thay đổi. Các thành viên của ủy ban thường nói về những vấn đề quan trọng, nhưng thời gian đã bị lãng phí bởi họ không bao giờ theo đuổi chủ đề đến cùng và không bao giờ đạt được tới bất cứ một kết luận nào. Ed quyết định yêu cầu một thành viên ủy ban chuẩn bị tài liệu thảo luận về quy định trong tương lai để phát cho các thành viên khác trước mỗi cuộc họp. Tài liệu này liệt kê những lựa chọn cho định hướng trong tương lai của câu lạc bộ, với những điểm hành động nghiêm túc. Nhờ vậy, các cuộc họp của hội đồng trở nên có trọng tâm hơn và hiệu quả hơn.