Có thể có rất nhiều nhiệm vụ mà bạn làm như một phần công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Nếu tìm cách sắp xếp những công việc này hiệu quả hết sức có thể, bạn sẽ có thêm một chút thời gian nữa và sẽ làm việc hiệu quả hơn nữa.

Xác định những nhiệm vụ mà bạn thường xuyên phải thực hiện và là một phần công việc của bạn. Một vài việc, chẳng hạn như kiểm tra thư, diễn ra thường xuyên đến mức bạn không cần phải liệt kê chúng ra – chúng đã ăn vào máu bạn.

Những điều tôi đang suy nghĩ là những việc như:

Những nhiệm vụ hàng ngày và hàng tuần. Điền vào bảng chấm công, gọi điện cho những mối quan hệ mới, lướt qua báo và các trang web để có những thông tin thích hợp.

Nhiệm vụ hàng tháng. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm viết báo cáo tiến trình, viết thư tháng và cập nhật trang web của bạn. Đào tạo cũng có thể nằm trong nhóm này, cũng như việc theo đuổi những khách hàng tiềm năng, những mối liên hệ mới và chuẩn bị cho các cuộc triển lãm hoặc các cuộc họp kinh doanh.

Nhiệm vụ hàng năm. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm đánh giá nhân viên thường niên và chuẩn bị báo cáo kế toán cuối năm.

Xác định nhiệm vụ. Đặt các nhiệm vụ lớn trong nhật ký như các mục định kỳ.

Đi sâu vào chi tiết hơn. Chia nhỏ một nhiệm vụ thành các phần nhỏ và dễ quản lý hơn nếu cần thiết, và liệt kê những người bạn cần liên hệ trong mỗi hoàn cảnh, cả theo thâm niên hay theo thứ tự những phần khác nhau của nhiệm vụ.

Giờ thì hãy lập danh sách kiểm tra. Soạn một danh sách kiểm tra cho những nhiệm vụ mà bạn thường xuyên phải thực hiện để bạn có thể đánh dấu vào đó khi hoàn thành chúng. Phát triển danh sách kiểm tra cho càng nhiều nhiệm vụ càng tốt, nhờ vậy bất cứ khi nào nhận được một nhiệm vụ như thế, bạn sẽ không cần phải suy nghĩ lại về những giai đoạn khác nhau, những người mà bạn vần phải liên hệ…

Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ thường xuyên và phát triển các hệ thống để hoàn thành chúng.

Tình huống:

Depak làm việc trong một nhà máy sản xuất thức ăn. Anh phải chuẩn bị bản báo cáo hàng tháng cho ông chủ của mình. Anh luôn luôn phải nộp chúng vào ngày thứ Hai của tuần thứ tư trong tháng tiếp theo. Ngay khi bản sao kê tài khoản ngân hàng được gửi đến, Depak bắt đầu công việc của mình, phân tích các hóa đơn, chứng từ trong tuần thứ nhất, xem xét lại các con số trong tuần thứ hai, thông qua lần cuối và xác định các nghi vấn trong tuần thứ ba và đến tuần thứ tư, Depak đã sẵn sàng làm bản báo cáo tổng kết hoàn chỉnh cho ông chủ của mình.