Máy tính có chứa rất nhiều công cụ có thể giúp tiết kiệm thời gian của bạn. Hãy học về những công cụ đó để sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Theo dõi sửa đổi (Track changes). Sử dụng tính năng này khi sửa văn bản để xác định được ai là người sửa.

Tạo mẫu (Template). Tạo một bản mẫu có sẵn cho những nội dung mà bạn thường xuyên dùng.

Sắp xếp tệp tài liệu để dễ dàng tìm kiếm. Chẳng hạn, tôi đặt tên tệp tài liệu trong dự án của nhà xuất bản Zondervan là “azondervan”, như vậy nó bắt đầu bằng chữ cái đầu tiên trong bảng chữ cái nên sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi tôi muốn mở nó. Sử dụng phần mềm phối hợp. Outlook hay phần mềm tương tự có khả năng kết hợp thư điện tử, lịch, chi tiết liên lạc… của bạn.

Tạo macro. Một macro là một nhóm lệnh có thể được cài đặt để thực hiện tự động chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nó tiết kiệm thời gian thực hiện những nhiệm vụ thường xuyên của bạn.

Sao lưu dự phòng dữ liệu của bạn. Hãy chắc chắn là bạn thường xuyên làm việc này. Kiểm tra định kỳ việc sao lưu và thực sự khôi phục lại các dữ liệu để chắc chắn rằng hệ thống của bạn hoạt động.

Tạo nhắc nhở tự động. Với bất cứ nhiệm vụ thường xuyên nào, nhắc nhở tự động sẽ giúp bạn rất nhiều.

Hãy chủ động tiếp cận và tận dụng những tiện ích công nghệ có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Một phút suy ngẫm: Trong máy tính, phím F3 sẽ thay đổi tất cả các chữ viết hoa thành chữ viết thường hoặc in hoa chữ cái đầu: sẽ hữu ích nếu bạn vô tình để phím “caps lock” và muốn sửa lại: bôi đen những chỗ cần sửa rồi ấn F3. Phím F7 sẽ cho bạn một danh sách những từ đồng nghĩa.

Học cách sử dụng đầy đủ các công cụ trong máy tính của bạn để tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Tình huống: Tôi cực kỳ tin tưởng vào công cụ sửa lỗi chính tả tự động. Tôi sử dụng nó khi biên tập một cuốn sách dài chín triệu từ. Khi lập dự án, tôi biết rằng tôi sẽ gõ những từ thông dụng trong tiếng Anh rất nhiều lần. Do đó tôi nhìn vào danh sách 100 từ thông dụng và đặt chế độ viết tắt để có thể tự động điều chỉnh (auto-corrected). Chẳng hạn như “because” là “bec”; “would” thành “wd” và “the” thành “t”. Tôi nghĩ là tôi đã tiết kiệm được vài tuần dành cho việc đánh máy chỉ bằng cách viết tắt này.