Ủy thác là hành động giao nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho ai đó để họ có thể thay bạn hành động. Đó là một cách quan trọng giúp làm việc hiệu quả và nó giúp tận dụng tốt hơn thời gian của tất cả mọi người.

Một số nhà lãnh đạo không ủy thác vì họ nghĩ rằng họ là duy nhất, không thể thay thế hoặc thậm chí sợ rằng những đồng nghiệp mà họ ủy thác công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn họ, nhưng đó là suy nghĩ quá thiển cận. Khi ủy thác nhiệm vụ, bạn phát triển đồng nghiệp. Điều này có thể giúp tăng động cơ và nâng cao tinh thần của họ: họ cảm thấy được đánh giá cao hơn. Khi ủy thác, hãy chắc chắn là bạn làm những việc sau:

Chọn đúng người. Lựa chọn những người bạn có thể tin tưởng để làm tốt nhiệm vụ. Cân nhắc đến việc thuê ngoài hoặc chuyển những nhiệm vụ không quá cần thiết cho một đội khác. Giải thích rõ ràng về nhiệm vụ. Cho người khác cơ hội được đặt câu hỏi. Đôi khi bạn có thể giải thích mục tiêu của nhiệm vụ và lý do bạn muốn đạt được nó, rồi sau đó để cho người mà bạn ủy thác tự tìm ra phương pháp tốt nhất mà người đó sẽ thực hiện nhiệm vụ.

Thảo luận về những khó khăn có thể gặp phải. Hãy suy nghĩ trước về những vấn đề có thể xảy ra và cách thức tiếp cận chúng. Điều này có thể đồng nghĩa với việc bạn tham gia vào những thời điểm quan trọng của dự án.

Cung cấp đủ các nguồn lực. Hãy chắc chắn rằng người mà bạn ủy thác nhiệm vụ có mọi thứ mà họ cần để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ.

Giám sát công việc một cách đúng đắn. Sắp xếp để nhân viên báo cáo lại cho bạn và để bạn giám sát (chứ không phải cản trở) các nhiệm vụ trong tiến trình làm việc.

Đánh giá công việc. Khi hoàn thành nhiệm vụ, hãy làm một bản đánh giá để nhìn nhận xem mọi việc đã được thực hiện tốt đến mức nào và điều gì cần thay đổi trong lần tới.

Sẽ rất tốt nếu ủy thác nhiệm vụ ở một phạm vi lớn, không chỉ những nhiệm vụ tẻ nhạt hoặc khó khăn hay những nhiệm vụ mà không có ai thực sự muốn làm. Ủy thác nên đồng nghĩa với việc sử dụng thời gian của bạn tốt hơn. Trên thực tế, bạn chỉ nên làm những việc mà bạn không thể ủy thác. Như vậy bạn chỉ nên làm những việc mà chỉ có bạn làm được.

“Cuộc sống này quá ngắn ngủi để tự mình làm bất cứ việc gì mà một người có thể trả tiền để người khác làm thay mình.”

W Somerset Maugham, tác giả Anh

Giải thích một nhiệm vụ rõ ràng và cho người khác cơ hội được đặt câu hỏi khi bạn ủy thác.