Khi chia những mục tiêu thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, bạn có thể lập danh sách hành động cho những nhiệm vụ cần giải quyết và hoàn thành trong một ngày cụ thể. Một kế hoạch hành động hàng ngày là nơi tập hợp tất cả những nhiệm vụ của bạn.

Bạn có thể liệt kê những mục tiêu dài hạn, những nhiệm vụ trong các dự án cụ thể mà bạn đang thực hiện và các cuộc họp thường xuyên. Một điều quan trọng mà bạn cần nhớ là đừng chỉ tập trung vào những việc cần làm ngay. Bạn còn cần phải nhìn xa hơn, vào những nhiệm vụ thực sự hoàn thành mục tiêu dài hạn của bạn.

Khi lập một danh sách hoạt động, hoặc danh sách những việc phải làm trong một ngày, tôi thường liệt kê mọi việc cần phải hoàn thành, do đó tôi không phải phụ thuộc vào trí nhớ của mình. Tôi liệt kê những nhiệm vụ chính trong các dự án đang thực hiện mà tôi phải hoàn thành trong ngày đó, các cuộc họp, các đồng nghiệp và bạn bè mà tôi cần phải gửi thư. Tuy nhiên, bạn cần phải thực tế và đừng cố gắng kéo mình ra căng quá.

Một số người ghi chú ở một bên của mỗi nhiệm vụ khoảng thời gian họ dự kiến sẽ hoàn thành nó. Tôi không làm việc đó – nó có thể sẽ ngốn quá nhiều thời gian của tôi! Tôi chỉ thích làm một việc đơn giản là liệt kê những vấn đề ở những vị trí khác nhau trong một tờ giấy A4 (theo khổ nằm ngang):

Bên lề trái. Những nhiệm vụ chính cần phải hoàn thành trong ngày hôm nay. (Phần này thường chỉ gồm một hoặc hai vấn đề.) Đỉnh giữa. Những người tôi cần liên hệ qua điện thoại (đ) và qua thư điện tử (t) vào thời gian nghỉ giữa giờ sáng.

Bên lề phải. Những công việc hàng ngày cần được thực hiện giữa những quãng thời gian trống trong ngày, chẳng hạn như trong lúc chờ đợi ai đó khi nói chuyện điện thoại, trong khi chờ máy tính vận hành hoặc trong thời gian làm việc ít hiệu quả nhất trong ngày.

Tôi cố gắng lập kế hoạch cho thời gian suy nghĩ vào một mục – ví dụ như làm cách nào để tiếp cận một người đồng nghiệp về một vấn đề khó khăn. Dự trù thời gian cho việc đi lại cũng như những gián đoạn ngoài kế hoạch cũng là rất cần thiết.

Một phút suy ngẫm:

Hãy xem xét kế hoạch hành động của mình thường xuyên trong ngày. Đừng chỉ đơn giản là liệt kê nhiệm vụ. Hãy thường xuyên lướt qua danh sách và giữ cho mình luôn đi đúng hướng.

Một kế hoạch hành động hàng ngày là đặc biệt quan trọng.