Một kế hoạch làm việc không chỉ là nền tảng để bạn lập kế hoạch cho những nhiệm vụ đơn lẻ thuộc một dự án, mà còn đặc biệt có ý nghĩa trong việc giúp bạn luôn biết mình đang ở đâu khi dự án đang được thực hiện.

Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn lập kế hoạch làm việc:

1. Chia dự án của bạn thành những phần hoặc những nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc này giúp bạn đó bạn nắm được tình hình diễn biến công việc và việc sử dụng thời gian của bạn.
2. Sắp xếp các nhiệm vụ khác nhau theo thứ tự: một số việc cần được hoàn thành kế tiếp nhau, do vậy bạn sẽ cần phải hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trước khi có thể thực hiện những nhiệm vụ khác.
3. Xác định thời gian phải hoàn thành mỗi nhiệm vụ – tính theo giờ hoặc theo ngày. Xác định càng rõ ràng, chính xác càng tốt.
4. Xác định nguồn lực và hậu cần. Bạn sẽ cần những gì để hoàn thành dự án – tính theo nhân lực và tiền bạc?
5. Thêm cột ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho toàn bộ dự án và cho mỗi nhiệm vụ cụ thể. Bạn cũng có thể thêm cột ngày sớm nhất cũng như ngày muộn nhất có thể bắt đầu quản lý thời gian và kết thúc, nhờ đó bạn có thể nhìn thấy mình được linh động đến mức nào. Hãy sử dụng đồ thị Gantt.
6. Khi lập kế hoạch, hãy nhớ rằng một vài đồng nghiệp làm việc với bạn trong dự án này có thể cũng đang làm việc với những dự án khác. Ngoài ra, hãy dành thời gian để bộ phận có thẩm quyền phê duyệt các giai đoạn khác nhau.
7. Cuối cùng, hãy dự trù thời gian cho những sự trì hoàn ngẫu nhiên, những kỳ nghỉ của nhân viên, hay việc nhân viên bị ốm… Việc lập kế hoạch của bạn cần dựa vào cơ sở 40 đến 44 tuần một năm (không phải 52) để đạt được hiệu quả cao nhất.

“10% cuối cùng của dự án chiếm 90% thời gian.”

Khuyết danh

Một phút suy ngẫm:

Hãy nghĩ về một nhiệm vụ hoặc một dự án mà gần đây bạn đang thực hiện. Bạn có một kế hoạch làm việc không? Nếu có, nó có những điểm được đề cập đến ở đây không? Khi hoàn thành công việc, hãy nhìn lại xem kế hoạch của bạn đúng đắn như thế nào.

Lập một kế hoạch làm việc có nghĩa là bạn có thể nhìn thấy rất rõ ràng kiểu quy trình bạn tiến hành thực hiện dự án.

Tình huống:

Tôi thường viết rõ tất cả các công việc cần làm trong ngày. Khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ, tôi gạch nó đi. Nếu vì một lý do nào đó mà một nhiệm vụ chưa được hoàn thành, tôi sẽ khoanh tròn nhiệm vụ đó và để nó vào kế hoạch của ngày tiếp theo.