Bạn ghi chú để lưu lại những điểm chính của một văn bản, một bài thuyết trình hoặc những quyết định được ra trong cuộc họp hoặc một cuộc điện thoại, để tạo thành một hồ sơ chính xác mà bạn có thể xem lại sau đó.

Có ba cách để ghi chú:

Viết danh sách có sắp xếp theo lô gíc những điểm chính dưới các tiêu đề. Đánh số các điểm khác nhau. Chú ý những từ khóa. Viết theo cụm từ, không theo câu. Viết tắt theo cách của riêng bạn. Tôi luôn sao chép những điều mình đã ghi lại. Việc này mất thời gian và nhưng nó giúp được tôi rất nhiều. Trong quá trình sao chép lại những ghi chú của mình, tôi có cơ hội được suy nghĩ kỹ càng về những gì tôi đã viết trước đó.

Gạch chân hoặc đánh dấu các cụm từ trong văn bản. Làm việc này hoặc trong sách của bạn hoặc trong bản copy của nó. Đánh dấu những cụm quan trọng, viết câu hỏi ra lề và sử dụng đường gợn sóng để chỉ những quan điểm mà bạn không đồng tình.

Hoàn thành một sơ đồ mô hình của những gì mà bạn đã hiểu. Khi đọc một văn bản hoặc tham gia một cuộc họp, hãy lập một sơ đồ từ ngữ (Xem phần 1.2) về những gì bạn đã thu thập được từ những điểm được thảo luận.

Mục đích chính của bạn cũng là ghi chép lại những điểm quan trọng (không phải tất cả các phần) của những gì bạn đã đọc hoặc đã nghe. Nếu đang ghi biên bản cuộc họp, bạn cần phải ghi lại rõ ràng ai sẽ là người chịu trách nhiệm làm việc gì và khi nào thì cần hoàn thành chúng (Xem phần 4.1 về việc lập những mục tiêu SMART). Nếu trích dẫn chính xác các từ hoặc câu nói, bạn cần chắc chắn rằng mình ghi nguồn trích dẫn bên cạnh. Đôi khi tôi cũng viết lại suy nghĩ của mình trong các dấu ngoặc vuông.

Khi nghe hoặc đọc, hãy luôn tự hỏi:

Tác giả đang trình bày quan điểm gì?

Đó thực sự là về cái gì?

Tại sao nó lại quan trọng?

Ghi chú là một giải pháp vô cùng hiệu quả giúp cho việc hiểu được vấn đề.

Tình huống: Một phần công việc của Annie là ghi biên bản cuộc họp. Chủ tịch ủy ban, Sandra, rất giỏi trong việc nêu ra rõ ràng những quyết định đã được thông qua trong cuộc họp và Annie ghi chép lại chúng chính xác. Sau khi Annie ghi chú về các quyết định và gõ lại chúng, cô chuyển cho Sandra để xác nhận lần cuối trước khi lưu hành. Đối với những điều không được thông qua, cô nhận ra sẽ rất tốt nếu dùng cách diễn đạt: “Có một số ý kiến không đồng tình với quan điểm này và dưới đây là những bình luận về vấn đề”, và sau đó là danh sách những bình luận đó. Annie đã được tán dương rất nhiều về sự rõ ràng trong các biên bản họp của cô.