Chúng ta đang sống trong thời đại của giao tiếp tức thì và thư điện tử là phương tiện được sử dụng thường xuyên nhất. Mặc dù vậy, đó không phải lúc nào cũng là phương tiện giao tiếp tốt nhất. Đôi khi, một cuộc điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp với đồng nghiệp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Bí quyết là biết được tại sao bạn lại giao tiếp. Chỉ để kiểm tra thực tế hay để xây dựng một mối quan hệ? Trong chương này, bạn sẽ cần phải tập trung vào cách bạn sử dụng những công cụ khác nhau trong giao tiếp và học cách trở thành người giao tiếp hiệu quả hơn.

Phần lớn các cuộc trò chuyện ở văn phòng ngày nay đều được thực hiện thông qua hình thức gửi thư điện tử. Cân nhắc những hình thức giao tiếp khác, chẳng hạn như gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại, là một việc rất quan trọng.

Duới đây là một số ưu, nhược điểm của mỗi hình thức giao tiếp:

Thư điện tử. Ưu điểm: Nhanh, chuyển được những báo cáo tức thời và làm việc xuyên múi giờ, đính kèm dữ liệu dễ dàng, giao tiếp được với nhiều người. Nhược điểm: không xây dựng được mối quan hệ tốt bằng giao tiếp trực tiếp; không hiệu quả khi xử lý các vấn đề nhạy cảm.

Điện thoại. Ưu điểm: Mang tính cá nhân hơn thư điện tử, giúp có được phản hồi ngay lập tức, tốt cho việc phát triển quan hệ và cho phép bạn giải thích thông điệp của mình nhiều hơn nếu cần. Nhược điểm: không thể giao tiếp dễ dàng với một nhóm người và bị hạn chế do chênh lệch thời gian.

Mặt đối mặt. Ưu điểm: Hình thức này có ích nhất trong việc đưa ra những tin xấu hoặc tin quan trọng; khi thảo luận những vấn đề nhạy cảm; khi bạn cần phải xem phản ứng của ai đó cũng vậy. Nhược điểm: tốn thời gian.

Một số kiểu giao tiếp nhất định nên được áp dụng theo một số cách nhất định:

Khi chọn ngày tổ chức họp, hãy gọi điện cho một hai người thực sự cần có mặt và để họ lựa chọn ngày họ có thể tham gia. Sau đó gửi thư điện tử cho những người khác để xem họ có thể đến vào những ngày đó hay không.

Khi cần liên hệ với một khách hàng mới, hãy gọi điện hoặc gửi thư điện tử để sắp xếp một cuộc gặp gỡ trực tiếp để bạn có thể xây dựng một mối quan hệ công việc tốt.

Nếu bạn đang yêu cầu đồng nghiệp góp ý về một đề xuất được phác thảo bằng thư điện tử, hãy nói rõ thời gian bạn muốn họ góp ý về đề xuất đó.

Để xác nhận những chi tiết đã thỏa thuận trong một cuộc nói chuyện qua điện thoại, tốt nhất là dùng qua thư điện tử, nhưng để có một thỏa thuận mang tính pháp lý mà cả hai bên đều phải ký thì thư bằng văn bản là tốt nhất.

Nếu bạn cần phải giải thích với sếp lý do một dự án bị trì hoãn, cách tốt nhất là sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.

Thư điện tử là một phương pháp giao tiếp hiệu quả, nhưng không phải lúc nào cũng là phương pháp tốt nhất.

Tình huống: Sandeep sử dụng chiếc Blackberry của mình rất nhiều. Thật là lý tưởng, vì anh phải di chuyển và anh có thể nhận tất cả các thư điện tử và cuộc điện thoại cùng một lúc, đồng thời gửi tin nhắn cho bạn bè và đồng nghiệp một cách dễ dàng. Vấn đề duy nhất là phải biết khi nào thì nên tắt máy đi, bởi vì nó có thể kiểm soát cuộc sống của anh – và cả vợ anh nữa. Giờ đây Sandeep buộc mình phải tắt điện thoại ngay khi anh xuống tàu cuối mỗi ngày làm việc.