HÃY HIỂU ĐƯỢC TÍNH QUAN TRỌNG CỦA VIỆC CHỌN THỜI ĐIỂM

Như hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, ngành kế toán cũng vậy, việc chọn thời điểm là tất cả. Việc chọn thời điểm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các giao dịch thương mại và với việc chúng được ghi lại trong các báo cáo tài chính như thế nào.

Các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương pháp ghi lại các giao dịch kế toán theo tiền mặt và kế toán phát sinh. Phương pháp kế toán theo tiền mặt ghi nhận các giao dịch chỉ khi nào tiền mặt được thanh toán qua tay. Còn phương pháp kế toán phát sinh thì ghi nhận các giao dịch khi nào các giao dịch này hoàn tất về thủ tục, cho dù có được thanh toán hay chưa.

Các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng kế toán theo tiền mặt vì tính đơn giản của nó. Đối với những doanh nghiệp này, các khoản thu sẽ được ghi nhận khi khách chi trả và các khoản chi được ghi nhận khi công ty chi trả cho khách hàng.

Tuy nhiên, phần lớn các công ty lớn sử dụng kế toán phát sinh, phương pháp phức tạp hơn so với phương pháp theo tiền mặt. Mục đích của kế toán phát sinh là làm cho các khoản thu nhập ăn khớp với các khoản chi phí, là các khoản được sử dụng để mang lại nguồn thu nhập đó. Để thực hiện phương pháp này, các giao dịch được ghi lại khi có một hoạt động về kinh tế xảy ra, chẳng hạn như một sản phẩm được gửi đi hoặc giả một cái máy được sửa chữa, hơn là khi các dịch vụ này được thanh toán.

Xin lấy một ví dụ, trong kỳ kế toán hiện tại, Tập đoàn Nicko vừa ghi nhận những đơn đặt hàng trị giá 20.000 đô la nhưng chỉ mới thực sự thu được 10.000 đô la trong khoản thu mà thôi. Công ty đã bỏ ra khoản chi phí 4.000 đô la cho lương nhân viên, và đã sử dụng số hàng lưu kho trị giá 5.000 đô la trong kỳ, mặc dù bị buộc chi trả 1.000 đô la cho số hàng lưu kho mà thôi.

Nếu công ty Nicko áp dụng phương pháp kế toán theo tiền mặt, thì báo cáo tài chính sẽ thể hiện như sau:

Bây giờ hãy xem cũng những con số này thể hiện như thế nào nếu công ty sử dụng phương pháp kế toán phát sinh:

Báo cáo này cho chúng ta nhiều thông tin hơn. Chẳng hạn nó làm rõ bao nhiêu hàng trong kho được sử dụng để tạo ra doanh thu 20.000 đô la.

Sau đây là những điểm then chốt về kế toán phát sinh:

Nguyên tắc phù hợp: Phương pháp phát sinh làm cho các phần thu nhập phù hợp với các phần chi phí có liên quan.

Chọn thời điểm: Phương pháp kế toán phát sinh ghi nhận thu nhập vừa được tạo ra nhưng chưa được thanh toán, và các chi phí đang nợ nhưng cũng chưa được thanh toán.

Dòng tiền mặt: Phương pháp kế toán phát sinh không theo dõi dòng lưu chuyển tiền mặt vào và ra.

Kế toán phát sinh ghi nhận các giao dịch khi chúng diễn ra;

Kế toán tiền mặt ghi nhận các giao dịch khi tiền được thanh toán qua tay.