THEO DÕI DÒNG TIỀN MẶT

Dự toán tiền mặt là một công cụ không thể thiếu để quản lý dòng tiền mặt, có nghĩa là, liệu có đủ tiền mặt để thanh toán cho các khoản chi tiêu đến kỳ phải trả hay không. Dự toán này có thể định hướng cho việc đưa ra các quyết định chẳng hạn như nên thuê bao hay tốt hơn mua sắm thiết bị hoặc đưa ra những cách “khuyến mại” để vận động khách hàng trả tiền sớm hơn.

Dự toán tiền mặt nhắm vào dòng tiền mặt thu vào và chi ra khỏi công ty. Những giao dịch liên quan là những giao dịch làm tăng hay giảm số dư tiền mặt. Điều này khác với một dự toán thông thường có bao gồm cả những khoản mục không ảnh hưởng đến tiền mặt, chẳng hạn như bán chịu và khấu hao tài sản.

Một bảng dự toán tiền mặt cần phải phản ánh những thời điểm khác nhau giữa các giao dịch mua bán và chi trả hóa đơn. Đối với các công ty bán chịu, dòng tiền mặt thu vào sẽ không được thể hiện cho đến khi khách hàng thật sự thanh toán tiền. Những nhà bán lẻ thanh toán bằng tiền mặt có lợi thế hơn trong việc ước tính luồng tiền mặt chảy vào so với những công ty mà phải chờ cho đến ngày thanh toán.

Dòng tiền mặt chi ra của bảng dự toán cũng hoạt động giống như dòng tiền mặt thu vào. Bảng dự toán chỉ nên bao gồm những khoản chi tiêu đúng vào thời điểm chúng được thanh toán. Những khoản chi phí lặp đi lặp lại như tiền thuê bao hay lương nhân viên, thì dễ để lập dự toán vì chúng xuất hiện sau những khoảng thời gian đều đặn. Còn những khoản chi trả tiền mặt bất ngờ thì khó dự toán hơn, do đó, bạn có thể để ra một khoản dự trù cho những trường hợp như thế.

Ví dụ sau đây minh họa một dự toán tiền mặt đơn giản của một quý

Dự toán tiền mặt có thể thường phát hiện một vấn đề tiềm ẩn về dòng tiền mặt. Nếu điều đó xảy ra, công ty có thể thôi mua sắm lớn mà chỉ mua những thứ nào thật cần thiết thôi. Thêm vào đó, họ có thể yêu cầu những phương thức thanh toán kéo dài từ các nhà cung cấp. Tuy nhiên, một số khoản chi tiêu cụ thể chẳng hạn lương nhân viên, thường là khoản chi tiền mặt lớn nhất và khó trì hoãn nhất.

Khi lập bảng dự toán tiền mặt, bạn nên theo những bước đi sau:

Hãy đưa vào những khoản lãi vay ngân hàng ngắn hạn và tiền trả lại có liên quan: Những khoản mục này không xuất hiện trên bảng cân đối kế toán hay báo cáo thu nhập mà lại thuộc vào dự toán tiền mặt.

Hãy cập nhật trên cơ sở hàng tháng: Hãy bảo đảm bạn có đủ tiền mặt để chi tiêu cho những khoản chi phí sắp đến.

Lường trước những việc sửa chữa: Nếu bạn có máy móc hay thiết bị cũ, hãy luôn dự trù một khoản ngân sách cho dịch vụ sửa chữa.

Quản lý dòng tiền mặt có thể là sự khác nhau giữa việc tồn tại trong kinh doanh hay đi đến phá sản.