“Trật tự của ngày hôm nay chuẩn bị cho thành công ngày mai” – Khuyết danh

“Trật tự = Hiệu quả trong việc sắp xếp hay hoạt động”

9.1. Câu chuyện của Einstein

Dưới đây là 1 câu chuyện có thật về Albert Einstein.

Sau một buổi phỏng vấn Albert Einstein, một nhà báo nọ đã hỏi xin số điện thoại của ông để phòng trường hợp muốn hỏi thêm. Einstein vui vẻ đồng ý. Ông cầm cuốn danh bạ lên và tìm số của mình trong đó. Rồi ông viết ra giấy đưa cho nhà báo nọ.

Nhà báo đó thật sự bất ngờ. Tại sao một trong những người thông minh nhất thế giới lại không thể nhớ được số điện thoại của mình như thế? Và câu trả lời của Einstein là :

– Tại sao tôi phải nhớ trong khi tôi biết cần tìm nó ở đâu cơ chứ?

Có thể bạn nghĩ chúng ta cũng nên học tập Einstein bởi vì ông chính là một trong những người thông minh nhất thế giới. Tuy nhiên, mỗi người sẽ có cách riêng để sắp xếp cuộc sống của mình và điều ta cần làm là tìm ra cách mà mình cảm thấy thoải mái nhất.

9.2. Sự hỗn độn có kiểm soát

Bạn có biết người nào sống có vẻ bừa bãi nhưng lại có biệt tài xác định và tìm ra những thứ họ cần không? Vâng, thật sự có những người như vậy đấy.

Một vài người cho rằng họ cần một môi trường bừa bãi để có thể làm việc hiệu quả. Cả phòng ở và nơi làm việc của họ đều giống như một bãi chiến trường hỗn độn. Thế nhưng, điều đáng nói là họ luôn kiểm soát được chúng. Họ gọi đó là “Sự hỗn độn có kiểm soát”.

Vậy bạn có phải là một người đang áp dụng “hệ thống” này không? Và điều đó có mang đến cho bạn cảm giác dễ chịu không?

Tôi còn nhớ Marcus – một cậu sinh viên có cách lưu giữ tài liệu tham khảo cực kỳ bừa bộn. Thay vì kẹp tài liệu trong các cặp hồ sơ ngăn nắp, cậu lại đế chúng tất cả trong một túi nhựa. Chắc chắn bất kỳ ai cũng sẽ cảm thấy khó khăn khi tìm tài liệu của cậu trong mớ hỗn độn đó. Ấy vậy mà Marcus lại có thể tìm ra chúng một cách dễ dàng. Khi tôi hỏi làm sao cậu làm được như vậy, Marcus trả lời đơn giản rằng “Vì mọi thứ đều đã ở một nơi (ý nói chiếc túi), nên tôi chẳng có khó khăn gì khi tìm một vài thứ trong đó cả”.

9.3. Bảng câu hỏi tự đánh giá

Dưới đây là bảng câu hỏi để bạn nhận ra mức độ trật tự của mình ra sao. Hãy đánh dấu vào ô “Có” hoặc “Không” khi trả lời các câu hỏi sau :

Nếu câu trả lời của bạn là “Có”, vậy thì bạn cần phải đánh giá lại tình trạng hiện tại của mình và tự hỏi xem điều đó đang ảnh hưởng gì đến bạn. Nếu không làm như vậy hành trình đi đến thành công của bạn sẽ gặp rất nhiều trở ngại. Chỉ khi chúng ta sắp xếp lại cuộc sống của mình một cách ngăn nắp, ta mới sẵn sàng đối mặt với những thử thách và đạt được thành công.

9.4. Trật tự để truyền cảm hứng cho người khác

Bước đầu tiên để hình thành kỹ năng tổ chức tốt là bạn phải tự tổ chức cuộc sống của bản thân trước. Một khi bạn đã làm được điều đó thì bạn dễ dàng tạo được niềm tin ở người khác. Đôi lúc chúng ta chủ động hoặc được giao trách nhiệm lãnh đạo. Khi ấy, chúng ta cần đảm bảo rằng cấp dưới của mình luôn nhận được những chỉ thị rõ ràng. Nếu bản thân ta không trật tự thì làm sao ta có thể tạo được lòng tin từ người khác? Thử hình dung việc bạn tổ chức một buổi họp với các nhân viên của mình nhưng lại chưa chuẩn bị gì cả. Theo bạn, cảm nhận của mọi người lúc ấy sẽ như thế nào?

9.5. Chiến lược để trở nên trật tự

1. Sống có tổ chức

Điều này nghe có vẻ rõ ràng và đơn giản, phải vậy không? Nhưng hãy nhớ, đôi khi, ý tưởng đơn giản nhất lại mang điến hiệu quả cao nhất đấy. Bản thân tôi thích tổ chức những sự kiện mà tôi có thể chuẩn bị được cả tháng. Bạn có thể tham khảo một cách làm của tôi dưới đây.

Với sự tổ chức như vậy, tôi có bức tranh toàn cảnh về những gì sẽ xảy ra và có thể đề ra những dự định tốt hơn.

2. Có hệ thống

Hãy tìm câu trả lời cho câu hỏi sau : “Làm cách nào để ăn thịt một con hà mã?”.

Bạn không có cân trả lời? Bạn muốn bỏ cuộc?

Câu trả lời rất đơn giản : “Ăn từng miếng một!”.

Câu trả lời này nghe có vẻ tầm thường nhưng thực tế nó rất logic. Khi đối mặt với bất kỳ điều gì, chúng ta có thể áp dụng chiến lược “từng miếng một” này. Ta có thể chia nhỏ công việc ra rồi từng bước xử lý chúng.

Khi ta có nhiều việc phải làm, có thể ai đó sẽ khuyên là nên giải quyết những vấn để khó khăn trước. Khi làm xong những việc khó khăn, ta chỉ còn lại những công việc đơn giản. Trong khi đó, có vài người lại khuyên nên bắt đầu với những công việc đơn giản để có động lực hoàn thành phần còn lại. Còn theo tôi, hãy trở nên linh hoạt. Nếu mắc kẹt với những công việc khó khăn thì hãy làm những công việc đơn giản trước. Nếu không, chúng ta sẽ chẳng bao giờ tiến xa hơn được.

3. Hệ thống lưu trữ thích hợp

Một vài người trong chúng ta có thói quen xếp sách vở thành chồng trên bàn. Sẽ chẳng có vấn đề gì nếu chúng ta chỉ có vài cuốn sách cùng với dăm ba quyển vở. Chúng ta hoàn toàn có thể tìm được thứ mà mình đang cần. Nhưng thử hình dung một chồng sách vở với 20 hoặc 30 cuốn xếp từ dưới lên mà xem. Tìm thấy được thứ bạn cần trong đó quả là một kỳ công đấy!

Nếu cuốn sách ta cần nằm ở giữa cái chồng sách lớn đó thì hãy hình dung xem sẽ khó khăn thế nào khi lấy nó ra. Bấy giờ, việc làm này cũng giống như chơi trò Jenna vậy. (Jenna – Một trò chơi nổi tiếng thế giới, người chơi phải rút các thanh gỗ trong một hệ thống mà không làm nó sập)

Vậy thì tại sao chúng ta không tự giải thoát mình bằng cách đầu tư cho những kệ sách nhỉ? Khi đó, ta có thể có được không gian trống trên bàn để dành cho những việc thích hợp hơn. Một hệ thống kệ sách được bày biện hợp lý không chỉ làm cho phòng của bạn gọn gàng hơn mà còn giúp cho bạn lấy được những gì bạn cần một cách dễ dàng.

Kết luận : Ngăn nắp là một bước hành động giúp ta đạt được thành công.