Bạn đã có những phương pháp để kiểm soát thông tin và các loại giấy tờ, nhưng vẫn còn một thứ có thể sẽ vẫn làm bạn bực bội, đó là thư điện tử. Một mặt, thư điện tử là một phương thức liên lạc cực kỳ hiệu quả, kết nối mọi người trên toàn thế giới chỉ trong vài giây và nó đã thay đổi cuộc sống của chúng ta. Mặt khác, do thư rác và cả lượng thư hợp lệ khổng lồ bạn nhận được, nó cũng đem đến cho bạn rất nhiều phiền toái. Thêm vào đó, gửi thư điện tử cũng đầy rủi ro. Trong chương này, bạn sẽ học được những phương pháp để làm sao thư điện tử đúng là một công cụ tuyệt vời như mục đích ban đầu của người tạo ra chúng.

Đặt ra thời gian kiểm tra email

Bạn có phải là một người quan trọng đến nỗi phải kiểm tra thư ngay khi chúng đến? Chắc là không. Nếu thế, hãy đặt ra số lần kiểm tra email trong một ngày. Hai hoặc ba lần là tốt nhất. Với những người mới bắt đầu, có thể thử như sau:

• Lần một khi bắt đầu ngồi vào bàn làm việc vào buổi sáng.

• Lần hai sau khi ăn trưa.

• Lần ba trước khi hết ngày khoảng một tiếng.

Nếu bạn có thói quen trả lời email ngay khi chúng đến và luôn lo lắng mọi người sẽ không biết tình hình thế nào nếu bạn ngừng liên lạc, bạn có thể bật email tự động khi bạn ra ngoài uống cà phê. Email trả lời tự động có thể là “Tôi sẽ kiểm tra email vào 9 giờ sáng, 2 giờ chiều và 5 giờ chiều. Nếu bạn có việc gấp, có thể gọi cho tôi vào số …”. Như thế này sẽ giúp người trong tình huống khẩn cấp không cảm thấy phiền lòng, thường thì một cú điện thoại trong tình huống khẩn cấp giúp kiểm soát các vấn đề tốt hơn.

Kế hoạch cho những email mới

Hãy viết ra những lần bạn dự định kiểm tra thư trong ngày. Viết chúng ra máy tính hoặc ra giấy nhớ để cạnh bạn.

Lựa chọn thứ nhất khi xử lý email: Xóa

Cách nhanh nhất để giải quyết một email là xóa. Rõ ràng đây là cách nhanh nhất đối với những thư rác. Nếu có quá nhiều, bạn nên điều chỉnh hoặc thay đổi chế độ lọc thư rác. Tuy nhiên, có rất nhiều thư có vẻ thú vị. Những thư kiểu như thế sẽ làm bạn phí phạm thời gian thay vì tập trung vào công việc chính. Nếu bạn thường như thế, hãy dùng một nhân cách bạn đã biết trong Chương 6, Attila, đây là một lựa chọn tốt cho bạn. Có hai loại thư điện tử bạn cần xóa:

• Những câu chuyện tào lao, giới thiệu những sản phẩm mới, phim… Hầu hết những thư này đến từ một nhóm người nào đó. Bạn có thể lựa chọn: Xóa hoặc cho vào một thư mục đặt tên là “Xem lúc rảnh rỗi”. Bạn cũng có thể gửi lại cho người gửi một email ý nói là “Mặc dù những thông tin bạn gửi cho tôi rất thú vị để xem vào lúc rảnh rỗi, tôi có một vài vấn đề do hộp thư đến bị quá tải. Làm ơn đừng gửi cho tôi nữa. Tôi đánh giá cao điều này và tôi tin bạn sẽ hiểu”.

• Bản sao của những email bạn đã nhận. Nếu bạn vẫn tiếp tục nhận được những thông tin bạn không cần thì những thư này cũng không khác gì thư rác. Bạn cũng có thể dạy cho những người đã gửi email bằng cách gửi lại cho họ một thông điệp như sau: “Tôi đánh giá cao mong muốn cập nhật thông tin của bạn dành cho tôi, nhưng bạn không nhất thiết phải gửi cho tôi những bản sao này”. Nhưng hãy nhớ một điều quan trọng: nếu trong trường hợp bạn muốn nhận được những email như thế, bạn có thể nói là “Trừ khi dự án của bạn bị chậm kế hoạch” hoặc “Trừ khi bạn cần sự có mặt của tôi”.

Nhân cách cần dùng khi xóa thư điện tử

Bạn sẽ sử dụng nhân cách nào bạn phát triển trong Chương 7 khi xóa thư điện tử?

______________________________________________________________________________________

Lựa chọn thứ hai dành cho thư điện tử: Giao việc cho người khác

Bạn đã xóa thư, bây giờ có thể nghĩ đến việc giao cho người khác làm. Nếu email nào đó yêu cầu bạn có một vài hành động, đừng tự động thực hiện. Đầu tiên hãy cân nhắc liệu có tốt hơn nếu bạn có thể bảo ai khác làm không (nếu bạn có đủ quyền hạn để yêu cầu). Nếu được, chuyển thư cho người đó và yêu cầu người đó xử lý. Đơn giản như là “Maria, có thể giúp tôi xử lý thư này được không?” hay bạn có thể nói chi tiết yêu cầu của mình. Bạn nên thông báo với người gửi email này là Maria đã tiếp nhận email, người đó nên trao đổi trực tiếp với cô ấy. Bạn càng không liên quan đến vấn đề này nữa càng tốt. Có thể áp dụng cách này với nhiều việc nhỏ nhặt khác. Ví dụ, đôi khi tôi nhận được một email từ một trong số các website của tôi thông báo đường link đã không còn sử dụng được hay một trong số các video không thể mở được nữa.

Phản ứng đầu tiên của tôi là vào website và kiểm tra mặc dù tôi không biết sẽ làm thế nào nếu nó hỏng thật. Bây giờ tôi sẽ chuyển email đó cho nhân viên kỹ thuật và yêu cầu họ báo cáo lại đã sửa lỗi hay chưa.

Bạn đã xóa thư, bây giờ bạn có thể nghĩ đến việc giao cho người khác làm.

Nếu người bạn muốn giao việc đó là đồng nghiệp cũng có chức vụ như bạn, bạn phải làm theo một cách khác, cụ thể là nói với người gửi rằng Maria mới chính là người thích hợp hơn để giải quyết chuyện này. Bạn có thể cũng thấy việc này hấp dẫn mình, nhưng khi bạn giải quyết việc này, bạn sẽ tạo ra một tiền lệ và từ đó về sau bất cứ việc gì tương tự như vậy bạn cũng phải là người giải quyết.

Nếu không có người nào có thể thực hiện được việc đó, đặc biệt khi bạn là người làm việc tự do, bạn có thể thuê một trợ lý hoặc một dịch vụ thích hợp.

Kế hoạch thuê người

Bạn nghĩ đến người nào có thể giúp bạn những việc như trên, ít nhất là với một trong những việc liên quan đến email?

______________________________________________________________________________________

Lựa chọn thứ ba dành cho thư điện tử: Tự giải quyết

Với những email còn lại, bạn có thể tạo ra một cặp giấy ảo để phân biệt với những cặp giấy thực được tạo ra như lời khuyên ở chương trước. Tất cả những gì bạn phải kiểm soát trong ngày hôm nay bạn nên cho vào cặp giấy đó và sắp xếp thời gian phù hợp nhất để giải quyết. Thường thì bạn nên giải quyết cả nhóm luôn chứ không nên xử lý từng cái. Nếu thư đó có thể chờ trả lời, bạn có thể cho chúng vào một cặp giấy khác và ấn định một ngày khác. Nếu có những thư mà một tháng sau mới phải giải quyết, bạn cũng để riêng vào một cặp giấy cho tháng sau xử lý.

Nếu bạn đang làm nhiều dự án một lúc, bạn cần thiết lập một vài hệ thống cho từng cái. Khi bạn lập kế hoạch cho danh sách những việc cần làm, bạn có thể lướt nhanh qua từng cặp giấy theo ngày và lập kế hoạch. Có một phương pháp nữa là mỗi dự án bạn có một lịch riêng và viết những việc cần làm lên đó.

Bạn cũng có thể đã có những cách riêng để phân loại các email, vấn đề chính là đừng để chúng làm bạn lần nào cũng phải xem và kiểm tra khi vào hộp thư.

Những thông điệp không bao giờ kết thúc:

Có một câu nói rất hay được gán cho nhiều tác giả, trong đó có Mark Twain và Abraham Lincoln. Đó là dòng tái bút trong một bức thư dài: “Tôi xin lỗi vì đã viết một lá thư dài như thế này, chỉ vì tôi không có thời gian viết một bức thư ngắn”. Bạn có thể biết những người viết những lá thư rất dài mà đáng ra sẽ tốt hơn nhiều nếu chúng được viết ngắn gọn. Bạn có thể yêu cầu người gửi mở đầu email bằng cách liệt kê những điểm chính. Nếu họ có thói quen gửi cho bạn những email dài dòng kể lể những việc đã trao đổi trong những email trước, hãy yêu cầu họ tổng kết lại những gì đã xảy ra. Nếu tác giả của những email này là sếp của bạn, bạn có nguy cơ phải chịu đựng điều này. Nhưng bạn có thể áp dụng kỹ thuật này khi đọc tài liệu giấy: bắt đầu đọc đoạn mở đầu và đoạn kết thúc trước, rồi đến các câu đầu của các đoạn. Điều đó đủ để bạn nắm được ý chính của email.

Những email không bao giờ nên gửi

Bạn có thể nhận được những email đầy cảm xúc, có thể được viết ra khi người gửi đang ở trong một tâm trạng cực kỳ xúc động. Nếu đủ khoan dung bạn sẽ coi như mình chưa bao giờ nhận được bức thư đó, hoặc chờ vài ngày sau trả lời họ, nói rằng bạn đã nhận được một bức thư tiêu đề như thế nhưng không thể mở được. Dẫu biết rằng đây chỉ là trò lừa gạt của bạn nhưng vẫn hoàn toàn thoải mái.

Những điều nên và không nên khi gửi email

Cách dễ nhất để biết bạn nên làm gì khi gửi thư điện tử là tránh những điều tương tự mà người khác đã làm bạn bực bội và tiêu phí thời gian của bạn khi bạn nhận thư của họ. Sau đây là những điều cần lưu ý khi gửi email:

Đặt tiêu đề chứa thông tin về nội dung chính

Nếu nội dung chính của bức thư là muốn ai đó tiếp tục việc mua bán được thảo luận vào buổi sáng, đừng đặt những tiêu đề kiểu như “Mua máy in mới” và tiếp tục viết thêm ở phần chính của bức thư. Ở dòng tiêu đề bạn chỉ nên nói “Tiếp tục việc mua máy in đã thảo luận buổi sáng” và để phần chính bức thư trống. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tự đưa ra một ví dụ điển hình về sự ngắn gọn.

Đừng gửi những email mang những thông điệp nhạy cảm

Nếu bạn phải nói với ai đó rằng công việc của họ không được tốt, thậm chí họ bị sa thải, đó không phải là việc mà thư điện tử có thể giải quyết được. Hãy đến và nói thẳng, bất đắc dĩ có thể nói chuyện qua điện thoại. Cũng đừng bao giờ gửi qua email những câu chuyện tào lao và những lời đồn đại. Email có thể được in ra nhanh chóng. Nếu bạn không muốn email ghi lại những gì mình đã nói được truyền đi truyền lại trong văn phòng thì đừng bao giờ gửi. Chúng tôi đã biết rất nhiều người đã ngốc nghếch khi viết những email như thế và phải trả giá như thế nào trong công việc và các mối quan hệ.

Đừng dùng email để thừa nhận lỗi của mình

Cũng như vậy, việc này tốt nhất là nên nói trong một cuộc họp. Một trong những hạn chế của thư điện tử là nó không chứa bất kỳ một yếu tố cảm xúc nào cho dù bạn có sử dụng mặt cười hay gì gì nữa. Bất kể một thông điệp cảm xúc nào cũng nên chọn một cách tiếp cận khác, không phải là thông qua thư điện tử.

Mở đầu email với một câu nói rõ nội dung thư

Hãy nhớ rằng email của bạn có thể xuất hiện cùng 50 hay 100 thư khác, cho nên đừng trông mong vào việc người đọc sẽ nhớ từng ý kiến, và cũng đừng bắt họ phải lật lại email ban đầu để xem lại. Tốt nhất tiêu đề email nên nói rõ đó là vấn đề gì “Tân trang khu vực tiếp khách”, thậm chí tốt hơn là “Tôi không đồng ý tân trang khu vực tiếp khách”. Sau đó, nếu cần thiết, trong phần chính của email bạn nói rõ những lý do tại sao bạn không đồng ý.

Đừng quên tệp đính kèm

Chúng ta thường viết email có kèm tệp đính kèm, rồi quên, lại phải viết một email xin lỗi, lần này thì đã nhớ kèm tệp đó. Giải pháp đơn giản là: Tập thói quen đính kèm tệp trước khi viết nội dung thư.

Nói rõ những điều mà bạn muốn người đọc làm

Nếu bạn gửi một email yêu cầu người khác làm gì đó, bạn nói càng rõ ràng về những gì bạn muốn càng tốt, nêu rõ hạn chót nếu cần.

Nếu bạn phải giải quyết nhiều dự án một lúc, gửi mỗi dự án một email

Như vậy sẽ giúp người nhận lưu email của bạn vào một cặp giấy phù hợp.

Tôn trọng email như thư viết tay

Không lý do gì bạn lại sử dụng sai dấu chấm câu và những câu sai ngữ pháp trong thư. Những email chính là sự thể hiện về bản thân bạn.

Cuối cùng: Hãy luôn thường trực

Sau đây là những điểm chính trong chương này: bạn chính là người kiểm soát các email chứ đừng để chúng kiểm soát bạn. Chúng được tạo ra là để phục vụ bạn chứ không phải là để bạn nổi nóng. Bạn có thể chọn có đọc chúng không, đọc vào lúc nào. Bạn cũng có thể chọn có trả lời không, trả lời vào lúc nào. Bạn thậm chí còn có thể dạy người khác gửi thư cho bạn, cách gửi như thế nào là tốt nhất. Khi bạn gửi email cho những người khác, bạn có thể đặt ra những quy định hiệu quả như thế để cả hai bên cùng có lợi. Tất cả những điều này sẽ khiến email không còn làm bạn mất tập trung nữa.