Một trong những phần quan trọng nhất của việc tập trung vào 20% quan trọng chính là việc loại bỏ bớt các hoạt động thuộc 80% ít giá trị. Trong chương này bạn sẽ học được cách làm việc đó như thế nào. Còn một chướng ngại nữa, chướng ngại này bạn không thể nhìn thấy được, chính là nguyên do khiến bạn không làm được những điều hữu ích nhất. Học cách vượt qua nó có thể là lợi ích duy nhất bạn có được khi đọc cuốn sách này. Đầu tiên, hãy xem những thử thách rõ ràng trước.

Loại bỏ 80% vô ích

Nghe thật đơn giản: không làm những điều vô bổ nữa và tập trung thời gian, sức lực vào những điều mang lại giá trị. Thế nhưng nghĩ kỹ lại bạn sẽ thấy những thứ vô bổ trong số 80% đó có tác dụng hỗ trợ, thậm chí là rất cần thiết cho những việc mang lại giá trị cho bạn.

Hãy thử lấy một ví dụ thật đơn giản: việc sắp xếp tài liệu. Công việc thật nhàm chán, và bản thân nó không mang lại một giá trị nào. Tuy nhiên, nếu bạn không làm việc này trong một thời gian dài, dần dần việc bạn không thể tìm được những tài liệu quan trọng sẽ ảnh hưởng đến những việc giá trị mà bạn phải làm.

Một ví dụ khác nữa là: những cuộc gọi thông thường. Những cuộc gọi như thế có thể lãng phí thời gian. Thế nhưng nó lại giúp bạn duy trì mối quan hệ với những người mà sự hợp tác của họ có thể cực kỳ quan trọng trong một số công việc mang lại giá trị cho bạn.

Việc tra cứu thông tin hiện nay khá đơn giản, đặc biệt khi đã có Internet. Nhưng từ việc tra cứu đơn giản có thể dẫn bạn đến việc tìm ra một trang nào đó rất hấp dẫn và sa đà vào đó. Rõ ràng câu trả lời ở đây không phải là ngừng sử dụng công cụ tra cứu, mà bạn phải nhận thức được khả năng mình có thể bị xao lãng.

Ví dụ cuối cùng: Khi viết, bạn bị ám ảnh phải có một mở bài hoàn hảo, bạn viết đi viết lại đoạn mở đầu thay vì viết hết cả bài và quay lại sửa sau. Vấn đề không phải ở chỗ bạn đã làm sai, mà là bạn đã làm đúng nhưng theo một cách mất quá nhiều thời gian.

Mỗi vấn đề trên đều sẽ có câu trả lời, hãy xem những lựa chọn của bạn là gì.

Lựa chọn thứ nhất: Loại bỏ hay giảm thiểu

Thường thường, có những hoạt động chúng ta có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc dành ít thời gian hơn. Đối với phần lớn mọi người các hoạt động này chiếm ít nhất 10 ‒ 15% quỹ thời gian sử dụng. Nghe có vẻ không nhiều, nhưng tính một ngày làm việc trung bình nó tương đương với từ 45 phút cho đến một tiếng. Hãy xem nếu bạn có thể dùng thêm một tiếng vào mục tiêu quan trọng số một của mình thì bạn sẽ đạt được điều gì.

Dưới đây là một loại việc mà phần lớn mọi người có thể dễ dàng loại bỏ, chúng ta sẽ thảo luận kỹ hơn ở các chương sau:

• Thông tin không liên quan (Chương 11).

• Giải quyết công việc giấy tờ không hiệu quả (Chương 12).

• Dành quá nhiều thời gian cho email (Chương 13).

• Những cuộc gặp không cần thiết và không hiệu quả (Chương 14).

Lựa chọn thứ 2: Tìm người làm giúp

Bước thứ hai là kiểm điểm những nhiệm vụ còn lại và xem bạn có thể tìm ai làm giúp cho mình. Hãy nhớ, mục tiêu của bạn là dành nhiều thời gian nhất cho việc nào mang lại nhiều giá trị nhất. Nếu bạn làm tất cả các việc: sắp xếp tài liệu, photo, gọi điện… chắc chắn bạn sẽ mất rất nhiều thời gian. Lựa chọn của bạn trong việc tìm người làm giúp như sau:

• Thuê người làm bán thời gian: Phụ thuộc vào bản chất công việc bạn có thể thuê một học sinh, một sinh viên hay một người đã nghỉ hưu.

• Tìm trợ lý: Có rất nhiều việc mà người trợ lý của bạn không cần phải ở cạnh, thậm chí họ có thể làm dù cách bạn nửa vòng trái đất. Người đó có thể làm các công việc thư ký, văn phòng và các dịch vụ máy tính cho bạn. Để tìm các dịch vụ này bạn chỉ cần gõ từ khóa “trợ lý” trên mạng. Khi tìm được người thích hợp hãy thuê họ.

• Sử dụng lao động tự do: Với những dịch vụ được cung cấp ở rất nhiều trang web, khi bạn cần thiết kế một loại sách quảng cáo nhỏ chẳng hạn, những người làm trên khắp thế giới có thể tham gia đấu thầu. Bạn có thể xem những tác phẩm họ đã làm và cả những lời nhận xét của những người đã từng thuê họ. Hãy chọn người bạn thấy phù hợp nhất cả về trình độ và giá cả.

Nếu mỗi ngày bạn tiết kiệm được một giờ từ việc loại bỏ những hoạt động không cần thiết, cộng với một giờ do đã thuê người khác làm, mỗi tháng bạn sẽ có thêm một tuần để tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao cho bạn.

Làm những điều bạn cần

Có một chướng ngại tiềm ẩn khiến nhiều người không thể áp dụng những gì họ biết. Bạn đã bao giờ đọc những cuốn sách phát triển tư duy, thử thực hiện những kỹ thuật và phương pháp trong đó và vài tuần sau nhận ra rằng bạn vẫn đang làm mọi thứ theo phương pháp cũ. Nếu đúng như vậy, bạn cũng đã gặp vấn đề này rồi. Bạn sẽ không thấy chúng trong những cuốn sách dạy quản lý thời gian vì phần lớn các sách này do những người theo lối suy nghĩ thông thường, những người thiên về sử dụng bán cầu não trái viết.

Họ không thể hiểu những người thiên về sử dụng não phải, những người có óc sáng tạo và hơi lộn xộn. Vì thế, họ thường né tránh những chướng ngại tiềm ẩn, thậm chí ngay trong việc thực hiện lời khuyên của chính họ:

Gọi một cuộc điện thoại và cố gắng bán cho khách hàng một sản phẩm hay dịch vụ sẽ không hấp dẫn bằng việc ngó qua cuốn sách có một chương liên quan đến công việc của bạn, hay là kiểm tra thư điện tử hoặc đọc tin tức mới nhất.

Nếu bạn xem lại những việc mang lại nhiều giá trị nhất cho mình, tôi cá là bạn sẽ thấy rất nhiều trong đó là những công việc rất khó khăn, mệt mỏi, có nguy cơ bị từ chối cao. Ngược lại, những việc không mang đến nhiều giá trị lại quen thuộc, dễ dàng và thậm chí là hấp dẫn.

“Những việc không mang đến nhiều giá trị lại quen thuộc, dễ dàng và thậm chí là hấp dẫn.”

Bây giờ chúng ta đã tiếp cận được mấu chốt của vấn đề, và biết lý do tại sao hầu hết mọi người vẫn giữ nguyên tỷ lệ 80/20 mặc dù họ đã biết làm cách nào để mọi thứ tốt đẹp hơn.

Tại sao tôi lại gọi đây là một chướng ngại còn tiềm ẩn, bởi vì có rất ít người thừa nhận nó.

Hãy hỏi bạn bè hoặc đồng nghiệp của bạn liệu họ có làm công việc một cách tốt nhất không. Tôi nghĩ sẽ có ít người nói có. Tiếp theo hãy hỏi họ tại sao lại như vậy. Họ sẽ đổ cho những tác nhân bên ngoài như: Không được đào tạo đúng cách, không gặp đúng người, điều kiện kinh tế không cho phép và họ nhận được những lời khuyên chẳng đâu vào đâu. Một số người sẽ tự nhận trách nhiệm là mình đã phán xét sai lầm hoặc đã thực hiện những hướng kinh doanh không có lợi.

Chỉ có một trong hàng nghìn người sẽ nói: “Bạn biết không, đó là vì khi phải lựa chọn giữa hai công việc dễ và khó, thường thì tôi chọn việc dễ”.

Có rất nhiều cuốn sách và khóa học khuyến khích bạn thử sức với những việc khó. Chúng thường khuyên bạn phải tăng tốc và phải thử chấp nhận rủi ro. Một vài người mượn sức mạnh đám đông để làm nóng nhiệt huyết của bạn, một vài người thì đưa ra nhiều kiểu thử thách khác. Những điều này có thể là động lực tốt, nhưng khi bạn tỉnh giấc vào buổi sáng hôm sau trong thế giới thực chúng sẽ dần dần biến mất và như thế chẳng khác nào việc bạn cố sử dụng kỹ thuật đập vỡ tàu để giải quyết những vấu lồi. Ai cũng biết nó thực sự chẳng ích lợi gì.

Điều bạn cần là một bộ công cụ và kỹ thuật thực tiễn để làm cho những việc khó trở nên dễ hơn và bạn thấy thích làm hơn. Thực chất là: Khi có một việc gì khó, mang lại giá trị cho bạn, bạn hãy bắt đầu như với một việc bình thường, bạn sẽ làm được hơn rất nhiều. Khi bạn làm được nhiều hơn, bạn sẽ tạo ra nhiều giá trị và được đền bù nhiều hơn.

Bây giờ bạn đã nắm được một phần quy luật của bài toán 80/20: bỏ những việc không cần thiết, thuê hay nhờ người làm những việc có thể và chọn tự làm những việc mang lại giá trị nhất một cách hiệu quả. Nửa còn lại là làm cho những việc đó thật hấp dẫn và dễ hoàn thành. Trước khi thật sự đi vào chi tiết bạn sẽ làm việc đó bằng cách nào, hãy dành một vài phút để xem lại danh sách những việc bạn liệt kê ra trong Chương 2. Với mỗi việc trong danh sách, đánh số 1 đến 10 từ việc bạn ghét làm nhất cho đến việc bạn thích làm nhất.

Có phải hoạt động mà bạn dành nhiều thời gian nhất nhưng không mang lại cho bạn nhiều giá trị nhất đạt số điểm cao hơn cả ba hoạt động mang lại nhiều giá trị nhất. Nếu đúng, áp dụng những kỹ thuật trong phần còn lại của chương này chắc chắn sẽ tạo ra một bước đột phá cho bạn.

Nếu không, vấn đề sẽ là không phải bạn không thích làm ba công việc mang lại cho bạn nhiều giá trị nhất, mà là ở chỗ bạn đã để những yêu cầu của người khác hay để những việc quan trọng nhưng không cấp bách chiếm mất quá nhiều thời gian của bạn. Trong trường hợp này, hãy đọc phần còn lại của chương này nhưng có thể bạn sẽ không tìm ra đột phá cho riêng mình với những phương pháp liệt kê trong đó.

Chia nhỏ công việc để dễ bắt đầu

Một trong những lý do khiến cho việc bạn phải làm có vẻ khó khăn đó là khối lượng công việc lớn. Trong trường hợp này, bí quyết là hãy chia nó thành từng phần nhỏ cho dễ làm. Cứ thế, bạn chia công việc ra nhỏ đến mức rất dễ để làm và chẳng còn vấn đề gì nữa. Ví dụ, bạn phải gọi điện để sa thải người đang phát triển một website cho bạn. Bạn biết việc này không thoải mái chút nào. Nhưng bạn không thể thuê một người mới trừ phi đã sa thải người hiện tại, việc này sẽ làm trì hoãn việc sửa chữa website và giảm doanh thu. Đầu tiên, hãy xem liệu bạn có khả năng tự đảm trách công việc này không. Tất nhiên là không rồi. Có thể nhờ người làm thay bạn? Có thể, nhưng hiện giờ bạn không nhờ được ai. Vậy thì bạn có thể chia việc gọi điện thoại ra như sau:

• Viết số điện thoại cần gọi ra giấy.

• Viết ra những gì bạn cần nói và sẽ nói như thế nào.

• Chuẩn bị tình huống câu chuyện theo hướng xấu dần. Trong trường hợp này, người kia có thể phản ứng rất tức tối, và bạn sẽ phải chuẩn bị để nói những câu như “Tôi rất tiếc nếu chuyện này làm anh phiền lòng, tôi sẽ gửi anh một thông báo chấm dứt việc làm ăn giữa chúng ta”. Nếu công việc này có dính dáng đến pháp luật, hãy nói với người đó phần còn lại của vụ việc sẽ do luật sư của bạn tiếp tục giải quyết. Trong hầu hết các trường hợp thì tình huống xấu nhất thường không diễn ra.

• Bây giờ hãy nghĩ đến kết quả. Bạn thấy nhẹ nhõm hơn nhiều khi đã xong việc gọi điện? Bạn không phải sợ hãi việc này nữa. Hãy dùng cách dự đoán trước sự việc như thế này để hoàn thành nhiệm vụ.

Một số người sẽ có cảm giác hơi ngốc nghếch khi chia nhỏ công việc ra như thế, nhưng đó là một cách thật sự hiệu quả. Ví dụ, khi bạn quyết định đi học thể dục thẩm mỹ ba lần một tuần và thấy mình đang trì hoãn việc đó, hãy cứ cầm lấy túi đựng đồ thể dục, đi ra ngoài và tự nhủ “Nếu không thích mình có thế quay về”. Trên thực tế, khi đã đi ra ngoài thì chắc chắn bạn sẽ tiếp tục đi.

Cũng tương tự như vậy, nếu bạn muốn viết báo cáo, hãy tự nhủ “chỉ viết vài câu đầu tiên thôi”. Chắc chắn bạn sẽ tiếp tục viết tiếp.

Hãy thử nhé. Chọn một việc mà bạn đang trì hoãn. Chia nhỏ thành ba hoặc nhiều hơn ba giai đoạn:

Việc: ________________________________________

Giai đoạn một _________________________________

Giai đoạn hai __________________________________

Giai đoạn ba ___________________________________

Giai đoạn bốn __________________________________

Giai đoạn năm __________________________________

Giai đoạn sáu ___________________________________

Bạn cảm thấy thế nào nếu ngày hôm nay chỉ làm công việc của giai đoạn một? Trên thực tế, bạn có thể làm việc đó ngay bây giờ và có được cảm giác thỏa mãn vì đã bắt đầu công việc. Nếu bạn thấy muốn tiếp tục, hãy tiến hành giai đoạn tiếp, nếu không hãy đưa giai đoạn hai vào danh sách những việc ngày mai và làm, từng ngày từng ngày cho đến khi bạn hoàn thành.

Có bắt buộc phải đi từ điểm đầu tiên?

Trong rất nhiều trường hợp bạn không nhất thiết phải đi từ điểm khởi đầu. Ví dụ, gỡ bí cho những người gặp khó khăn khi viết, tôi khuyên họ nên chuẩn bị một xấp thẻ chỉ mục và viết ra bất cứ ý tưởng nào xuất hiện trong đầu. Điều này rất dễ áp dụng khi viết các ý tưởng kinh doanh, phát triển ý tưởng, cũng như thiết lập bất kỳ mục tiêu lớn nào. Hãy giữ những tấm thẻ đó và xem lại mỗi tuần một lần để xem chúng liên kết với nhau ra sao và có thể mang lại cho bạn những ý tưởng mới nào. Sau đó hãy chọn một phần công việc bạn có thể làm ngay lúc này. Nếu bạn đang viết một cuốn tiểu thuyết, có thể trong đầu bạn đã hình dung toàn cảnh câu chuyện từ một đoạn nào đó cho đến kết thúc. Chẳng có lý do gì mà bạn không viết cảnh đó trước, rồi sau mới hoàn thành nốt tác phẩm dựa trên đó. Nếu bạn nghĩ ra một sản phẩm mới và có một ý tưởng làm bao bì cho nó, bạn hãy tiến hành làm ngay kể cả lúc đó bạn chưa hoàn thành sản phẩm. Nếu bạn bắt đầu với phần việc bạn hứng thú nhất, bạn sẽ tạo ra động lực cho cả phần còn lại.

Hãy dành một phút để nghĩ về một trong các mục tiêu của bạn. Phần nào trong đó bạn hứng thú nhất, nó có liên quan gì đến phần đầu tiên? Phần nào đủ làm bạn hứng thú để bắt đầu ngày hôm nay hoặc ngày mai?

Tạo ra một dòng suy nghĩ

Bạn có thể quen với định nghĩa “dòng suy nghĩ”. Đó là một trạng thái trong đó bạn tập trung vào cái điều mình đang làm đến nỗi quên mất khái niệm thời gian. Câu hỏi đặt ra là: Làm sao để bạn có thể tạo ra một trạng thái như thế chứ không ngồi chờ và hi vọng nó sẽ tự xảy ra? Dưới đây là ba câu trả lời:

1. Chọn công việc nằm trong hoặc hơn một chút so với khả năng

Nếu nó quá khó hoặc quá dễ, bạn không thể hoàn toàn tập trung. Nên nếu bạn muốn viết một cái gì đó, hãy chia nhỏ nó ra thành những phần dễ kiểm soát. Có thể viết một phác thảo thô, có thể chia ra các điểm chính trong một danh sách hoặc vẽ bản đồ tư duy. Hãy viết ra đây một công việc như thế:

___________________________________________________________________________________________________________________

2. Chắc chắn rằng công việc đó có thể đem lại những phản hồi tức thời

Những phản hồi giúp bạn nhận biết mình đang làm tốt hay không. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng cách đặt ra cho mình mục tiêu viết một số đoạn nào đó, hoặc tìm được một lượng thông tin nhất định trong một giờ làm việc đầu tiên. Thường thường, bạn cảm thấy cần tích cực ở những giai đoạn ban đầu, và dần dần công việc có thể làm bạn tập trung đến nỗi bạn không nghĩ là mình đang làm nó và làm như thế nào. Hãy viết ra một phương pháp có thể cho bạn phản hồi đối với những việc viết ra ở trên.

___________________________________________________________________________________________________________________

3. Tạo ra không khí làm việc càng tập trung càng tốt

Công việc có thể thu hút đến nỗi bạn không nghe thấy tiếng chuông điện thoại, nhưng sẽ tốt hơn nữa nếu môi trường làm việc có thể giúp bạn tập trung nhất, bao gồm cả việc để dành những khoảng thời gian bạn không muốn làm gì khác. Hãy viết ra đây khi nào và ở đâu bạn tập trung làm những việc đã viết ra ở trên:

___________________________________________________________________________________________________________________

Lên kế hoạch thời gian trong đó bạn muốn giải quyết một việc nào đó hỗ trợ cho công việc đem lại nhiều giá trị cho bạn nhất và tạo ra tất cả những điều kiện đã nêu ở trên. Nhìn nhận quá trình này với suy nghĩ, nếu dòng suy nghĩ xuất hiện thì điều đó thật tuyệt vời, nếu không thì bạn cũng đã giải quyết được nhiều thứ (suy nghĩ này khiến bạn ít bị mất tập trung hơn kiểu câu hỏi “Mình có đang trong dòng suy nghĩ hay không?”).

Chia nhỏ thời gian

Phương pháp chia nhỏ còn áp dụng cả với thời gian. Bạn có thể chia nhỏ thời gian để làm được rất nhiều thứ, nhưng bạn vẫn cần một số phương pháp mới. Dưới đây là ba gợi ý của tôi:

1. Dán trên màn hình tivi một miếng giấy nhớ ghi là “7h30 ‒ 8h30 tối: Mình là nhân vật chính”. Sau đó thay vì xem tivi bạn dành một tiếng hoặc nửa tiếng làm việc. Trong một năm nay, điều gì làm bạn hối hận nhiều hơn: không xem được bộ phim nổi tiếng hay là không có tiến bộ nào trong việc đạt mục tiêu?

2. Trong danh sách mua sắm, thêm vào “20 phút cho mục tiêu”. Khi bạn ra ngoài mua sắm, hãy dành thêm 20 phút trước hoặc sau khi mua sắm, vào một quán cà phê và nghĩ về dự án mình đang làm.

3. Khi chồng/vợ hay lũ trẻ muốn đi xem một bộ phim mà bạn không muốn đi, hãy cứ đi cùng nhưng vào một quán cà phê gần đó và làm việc. Khi hết giờ, đón họ và cho đi ăn kem để nghe họ kể về bộ phim.

Tìm những cách riêng để vượt qua trở ngại

Tất cả những phương pháp được đưa ra trong chương này nhằm giúp bạn nhận thấy công việc dễ dàng hơn và bạn muốn làm hơn. Ngoài ra còn một số phương pháp khác, bao gồm:

• Làm việc trong khi đang nghe loại nhạc bạn yêu thích.

• Làm việc cùng với người bạn thích.

• Tự thưởng cho mình khi hoàn thành công việc.

• Đặt cược với ai đó là bạn có thể hoàn thành công việc, nhớ là bạn phải mất gì đó nếu thua.

Bạn có thể có nhiều ý tưởng để tạo động lực cho mình. Một vài người làm việc hiệu quả hơn nếu họ được thưởng, một vài người lại do áp lực (ví dụ như bị mất việc). Bạn thì sao? Viết ra đây ba kỹ thuật hay phương pháp giúp bạn cảm thấy công việc phải làm dễ dàng hơn và hứng thú hơn, có thể tham khảo ý của tôi hoặc bạn tự nghĩ ra:

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

Lần này khi tiến đến mục tiêu, bạn biết bí quyết là: Bạn phải tập trung nhiều hơn cho 20% quan trọng hơn; phải biến những nhiệm vụ khó khăn thành những công việc đơn giản dễ dàng. Trong chương tiếp theo bạn sẽ tìm ra cách sử dụng một chiến lược quan trọng nữa: Tập trung hơn vào sở trường.