Bạn sẽ nghĩ sao nếu tôi nói rằng bạn hoàn toàn có đủ sức mạnh để tự thay đổi cuộc đời mình, làm được nhiều việc hơn, kiếm được nhiều tiền hơn, thành công hơn chỉ bằng cách tập trung nhiều thời gian và công sức hơn vào một số việc mà bạn đã làm? Đó hoàn toàn là sự thật và nó được phát biểu dựa trên một nguyên lý rất nổi tiếng trong hơn một thế kỷ nay. Tuy nhiên, có một chướng ngại vật đơn giản nhưng tiềm ẩn sẽ làm chùn bước hầu hết mọi người.

Chương này sẽ nói với bạn nguyên lý đó và nó tác động như thế nào đến cuộc sống của bạn, những công cụ và phương pháp bạn cần để vượt qua các chướng ngại này. Tôi đảm bảo nếu bạn áp dụng nguyên lý này một cách nhất quán, nó sẽ thay đổi cuộc sống của bạn theo hướng tích cực hơn nhiều.

Nhà tư duy về quản lý kinh doanh Joseph M. Juran đưa ra nguyên tắc này và đặt tên nó theo tên một nhà kinh tế học người Italia Vildredo Pareto, người đã chứng minh rằng 80% thu nhập của toàn nước ý rơi vào tay 20% dân số. ông đã thực hiện một cuộc điều tra ở những nước khác và cũng nhận thấy tình trạng phân bổ tương tự như vậy (ở một vài quốc gia, tài sản tập trung vào tay một phần nhỏ dân số). Dần dần nghiên cứu này của ông đã trở thành một quy luật chung trong kinh doanh, cụ thể là 80% doanh số bán hàng đến từ 20% khách hàng.

Nguyên lý Pareto

Bạn có thể đã chứng kiến quy luật 80/20, còn được gọi là nguyên lý Pareto. Nguyên lý này phát biểu rằng 80% lợi ích bạn có được đến từ 20% nỗ lực của bạn.

Một công nhân viên chức bình thường cũng có thể dễ dàng kiểm tra nguyên lý này. Trong 8 giờ làm việc mỗi ngày, có lẽ chỉ có 1,5 giờ dùng để làm những công việc mà bạn được trả lương, nó có thể bao gồm đưa ra các quyết định về sản phẩm và dịch vụ mới, đặt ra các ưu tiên hoặc các mục tiêu, hướng dẫn những người khác,…. 80% thời gian còn lại là những hoạt động rất ít giá trị, ví dụ như kiểm tra thư điện thử, chuyện phiếm, quan tâm đến những điều nhỏ nhặt nhưng lại có vẻ như cực kỳ cần thiết, từ chối những nhân viên chào hàng bán những mặt hàng chẳng liên quan gì đến bạn, và nghe, gọi những cuộc điện thoại mang tính chất buôn chuyện hơn là mục đích công việc.

Những sản phẩm cũng có quy luật như vậy. Rất nhiều công ty cung cấp mặt hàng đa dạng, nhưng nếu họ phân tích lợi nhuận từ đâu mà có, họ sẽ tìm ra ngay nó đến từ một số mặt hàng mà thôi. Đó là vì những mặt hàng này được bán ra với số lượng lớn nhất hoặc nó đóng góp phần lớn nhất trong tổng giá trị.

Kinh doanh dịch vụ có thể có nhiều khách hàng, nhưng họ cũng nhận ra rằng lợi nhuận của họ chỉ đến từ một nhóm nhỏ khách hàng. Có thể họ sẽ nhận ra 20% khách hàng tương ứng với 80% các câu hỏi mất thời gian, những phàn nàn nhỏ nhặt và những thay đổi vào phút chót. Còn gì nữa, 20% khách hàng đem đến phần lớn lợi nhuận thường lại không giống như 20% luôn gây ra các vấn đề. Các doanh nghiệp thường bỏ những khách hàng khó tính nhất và nói rằng họ vẫn có thể kiếm lời, chưa kể còn giảm được stress.

Nguyên tắc này còn được áp dụng trong cuộc sống thường ngày của bạn. Bạn thường mặc nhất 20% số quần áo trong tủ quần áo của mình vào 80% thời gian, và khoảng 20% thảm nhà bạn bị sờn 80%. 80% các cuộc cãi vã với chồng hay vợ có thể thuộc 20% tổng số chủ đề mà các bạn bất đồng (hầu hết các trường hợp là về tiền bạc, việc nhà và vấn đề nuôi dạy con cái).

Loại bỏ 20% tiêu cực

Cho đến nay chúng ta chỉ nhìn thấy các hành động sẽ dẫn đến những kết quả tích cực, nguyên lý 80/20 này cũng áp dụng cho các kết quả tiêu cực. Ví dụ, có khoảng 20% tội phạm tiến hành 80% tội ác. Đó là lý do tại sao chính sách “không khoan nhượng” của bang New York đặc biệt hiệu quả.

Trong cuộc sống cá nhân, đôi khi 20% hoặc ít hơn thời gian những gì chúng ta làm tạo ra 80% bất hạnh. Ví dụ, thời gian một người trải qua các cuộc cãi nhau với chồng hay vợ mình là rất ít, nhưng nó lại khiến họ “cơm chẳng lành, canh chẳng ngọt” trong suốt khoảng thời gian còn lại.

Thật tự nhiên, trong các trường hợp tiêu cực, chúng ta mong muốn giảm 20% đó chứ không phải là tăng nó lên. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, cách tốt nhất là sử dụng thời gian làm những thứ sẽ cho chúng ta kết quả tích cực. Người có cuộc đời hạnh phúc thường là người biết quên đi những điều tiêu cực ảnh hưởng đến sự thư thái tâm hồn của họ.

Tầm quan trọng của việc tập trung vào những điều tích cực

Kathryn D. Cramer, nhà tâm lý học ‒ tác giả cuốn sách Thay đổi cách nhìn mọi thứ (Change the way you see everything) chỉ ra rằng chúng ta dành tới 80% thời gian chỉ để nghĩ về những điều mình làm không tốt. Trong khi đó các nghiên cứu khoa học khẳng định chìa khóa thay đổi mọi thứ nằm ở những điều mà chúng ta làm tốt. Tại sao chúng ta lại hay nghĩ về những điều tiêu cực như thế? Câu trả lời là vì chúng ta được dạy bảo phải như thế. Từ bé cho đến khi chúng ta được 3 hoặc 4 tuổi, người lớn luôn vỗ tay khen ngợi những gì chúng ta làm. Nhưng khi ta bắt đầu đi học, cha mẹ chỉ chú ý vào những điều chúng ta đã làm sai, mọi chuyện sau này đều tiếp tục như vậy.

Bạn hoàn toàn có thể chọn lựa những thứ mà bạn cần suy nghĩ, hơn thế, hãy tập trung 80% suy nghĩ của mình vào những điểm mạnh, những gì tốt đẹp trong cuộc sống và những gì còn tiềm ẩn trong các lĩnh vực khác.

Nếu bạn thường chỉ nghĩ mãi về những điều tiêu cực, thì cần có thời gian để thay đổi thói quen này, một số cách sau có thể giúp bạn:

• Mỗi sáng khi thức giấc, hãy để dành một hoặc hai phút để nghĩ về những điều làm bạn thấy vui trong cuộc sống. Và cũng hãy nghĩ về những thứ bạn mong muốn trong ngày.

• Trong suốt một ngày khi mọi việc tiến triển tốt đẹp, hãy dành ít thời gian để ghi lại nó. Không nhất thiết phải là điều gì to tát. Ví dụ như chỉ là một cuộc điện thoại mà bạn đã trả lời thật sự chuyên nghiệp và ấn tượng, một câu hỏi khó mà bạn có thể trả lời đồng nghiệp. Điều này nghe có vẻ tầm thường, nhưng có bao nhiêu điều tầm thường tiêu cực mà bạn thường chú ý tới trong một ngày? Bằng cách nghĩ về những điều tốt đẹp, bạn sẽ phục hồi lại được trạng thái cân bằng trong suy nghĩ của mình.

• Bạn cũng nên nghĩ những việc người khác đang làm là tích cực và hữu ích, hãy dành thời gian khen ngợi họ. Nhà quản lý tồi là người chỉ luôn chú ý tới những lỗi của cấp dưới. Các nhà quản lý giỏi biết rằng cách tốt nhất để đào tạo con người là khuyến khích những việc làm tốt một cách hiệu quả.

• Vào buổi tối, hãy điểm qua những sự việc đã diễn ra trong ngày, cả việc hay lẫn việc dở, hãy xem bạn học được gì. Nếu có việc không hay xảy ra, thì lần sau bạn sẽ làm gì khi tình huống tương tự lặp lại? Quá trình phát triển con người có thể được phát biểu là “không có lỗi lầm nào cả, chỉ có những kinh nghiệm được rút ra”, nghe thì có vẻ ngây ngô nhưng cũng có nhiều phần đúng trong đó.

Trên thực tế, sự thay đổi suy nghĩ như vậy là yếu tố quan trọng nhất trong việc thay đổi hoàn toàn những thái độ tiêu cực.

Tập trung vào 20% tích cực trong công việc

Hãy dành vài giây để nghĩ xem quy luật 80/20 áp dụng thế nào trong công việc của bạn. Điều có ích nhất bạn làm được trong một tuần làm việc của bạn là gì?

Bây giờ hãy ước lượng xem bạn đã dùng bao nhiêu thời gian để làm công việc đó. Tôi đã đặt câu hỏi này với những nhà điều hành, nghệ sĩ, giáo viên, bác sĩ và thường họ cho biết họ chỉ sử dụng 10 ‒ 20% thời gian để làm những việc có ích nhất. Cực kỳ tự nhiên, điều đó có nghĩa là phần lớn thời gian được sử dụng vào những việc tạo ra ít giá trị hơn. Ở đây sự thật hé lộ tại sao rất nhiều người không thể vượt qua mức trung bình: đó là vì hầu hết chúng ta đã lãng phí thời gian quý giá của mình.

Quá trình thực hiện cũng cực kỳ đơn giản: xác định 20% các hoạt động bạn ưu tiên nhất, thực hiện các hoạt động đó nhiều hơn đồng thời giảm thiểu 80% các việc ít giá trị. Sau này chúng ta sẽ xem xét cách tốt nhất để loại bỏ những hoạt động không có giá trị.

“Xác định 20% các hoạt động bạn ưu tiên nhất và thực hiện các hoạt động đó nhiều hơn.”

Bước đầu tiên là xác định xem bạn đang làm gì. Dưới đây bạn hãy viết ra 10 công việc chiếm nhiều thời gian làm việc của bạn nhất. Danh sách này sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại công việc bạn làm nhưng có thể bao gồm: viết báo cáo, họp hành, gọi điện thoại giao dịch, theo dõi tin tức liên quan đến công việc. Đừng sa vào mô tả công việc hoặc vào việc bạn dự định làm gì mà hãy viết ra những công việc chiếm thời gian nhất.

10 công việc chiếm hầu hết thời gian làm việc của bạn

1. _________________________________________ ( %)

2. _________________________________________ ( %)

3. _________________________________________ ( %)

4. _________________________________________ ( %)

5. _________________________________________ ( %)

6. _________________________________________ ( %)

7. _________________________________________ ( %)

8. _________________________________________ ( %)

9. _________________________________________ ( %)

10. ________________________________________ ( %)

Bây giờ hãy nhìn lại từ đầu và tính xem phần trăm thời gian bạn làm từng công việc trong tổng số thời gian làm việc của bạn là bao nhiêu. Nếu liệt kê ra hơn 10 công việc thì tổng số có thể lớn hơn 100%. Không cần phải tính toán chính xác phần trăm đó, chỉ áng chừng thôi. Nếu muốn chính xác hơn, bạn có thể dùng một chiếc máy tính. Ví dụ như, nếu một tuần làm việc 40 giờ và bạn dành 3 giờ trong số đó để làm công việc số 1, hãy chia 3 cho 40 và kết quả bạn đã dành 7,5 % thời gian cho công việc đó.

Bây giờ ở 3 dòng dưới đây hãy liệt kê ra 3 công việc đem lại nhiều giá trị nhất ‒ mang lại nhiều tiền nhất hoặc thể hiện được sự đóng góp của bạn nhiều nhất. 3 công việc này có thể nằm trong danh sách 10 công việc trên, hoặc không nằm trong đó vì bạn dành quá ít thời gian cho nó.

3 công việc đem lại nhiều giá trị nhất

1. _________________________________________ ( %)

2. _________________________________________ ( %)

3. _________________________________________ ( %)

Giờ thì bạn ước lượng thời gian bạn dành cho 3 việc này. Lý tưởng nhất, 3 công việc mang lại giá trị nhất cũng là những công việc bạn dành nhiều thời gian nhất. Nhưng trường hợp này rất hiếm. Dù vậy cũng đừng lo lắng, bạn sẽ thấy bạn có thể thay đổi thời gian của mình theo cách nó sẽ thúc đẩy và mang đến thành công cho bạn.

20% đối với thời gian rảnh rỗi

Hãy xem nguyên lý Pareto hoạt động như thế nào trong đời sống cá nhân bằng cách lập một danh sách tương tự 10 hoạt động của bạn trong thời gian rảnh rỗi. Liệt kê ra nhiều nhất 10 hoạt động mà bạn thường làm vào thời gian rảnh rỗi (tất nhiên là trừ ăn và ngủ). Các hoạt động này thì có rất nhiều và khác nhau tùy từng người, nhưng có thể là xem tivi, đọc sách báo, chơi thể thao, xem phim. Chỉ liệt kê ra những thứ bạn làm; ví dụ bạn có thể rất thích đi xem phim hoặc thăm quan bảo tàng nhưng đừng cho chúng vào danh sách nếu bạn không thường xuyên đi đến đó.

10 hoạt động chiếm hầu hết thời gian rảnh rỗi của bạn

1. _________________________________________ ( %)

2. _________________________________________ ( %)

3. _________________________________________ ( %)

4. _________________________________________ ( %)

5. _________________________________________ ( %)

6. _________________________________________ ( %)

7. _________________________________________ ( %)

8. _________________________________________ ( %)

9. _________________________________________ ( %)

10. ________________________________________ ( %)

Cũng như ví dụ trước, hãy ước lượng thời gian bạn sử dụng cho mỗi hoạt động.

Bây giờ bạn cũng đưa ra 3 hoạt động đem lại cho bạn nhiều niềm vui nhất. Nếu có những hoạt động mà bạn tin là mình rất thích nhưng lại không nằm trong danh sách, hãy thêm chúng vào.

3 hoạt động đem lại nhiều niềm vui nhất

1. _________________________________________ ( %)

2. _________________________________________ ( %)

3. _________________________________________ ( %)

Giờ bạn hãy ước lượng số phần trăm thời gian bạn sử dụng cho mỗi hoạt động trên tổng số thời gian rảnh rỗi. Cũng giống như trong công việc, hầu hết mọi người đều nhận thấy là 3 hoạt động mà họ dành nhiều thời gian nhất lại không phải là các hoạt động họ thích nhất.

Tại sao lại cứ làm những công việc và hoạt động mình không thích?

Có thể bạn sẽ nhận ra rằng có một vài việc trong danh sách vừa rồi chiếm một lượng thời gian vừa phải trong số thời gian rảnh rỗi của bạn dù không phải là những hoạt động bạn yêu thích. Đó là những thứ chúng ta làm theo thói quen hoặc nghĩ rằng người khác mong muốn mình làm như vậy. Thường chúng ta sẽ trì hoãn những gì bản thân mình tin rằng mang lại nhiều niềm vui vì nghĩ ta sẽ làm việc đó vào một thời điểm khác thích hợp hơn. Có thể là “Khi bọn trẻ đã lớn hơn” hay “Khi mình về hưu”, hay “Khi mình đã tiết kiệm đủ tiền”. Thật không may, trong hầu hết các trường hợp thì ngày nào đó (trong dự tính của bạn) dường như chẳng bao giờ đến.

Một nhân tố nữa là hiện tượng “sẽ kiếm được nhiều tiền khi tình trạng tồi tệ này qua đi”. Những nghiên cứu về việc đưa ra quyết định cho thấy rằng bạn càng đầu tư vào một cái gì đó nhiều (tiền bạc, thời gian, tình cảm) thì bạn càng có cảm giác chắc chắn vào điều đó. Ví dụ, nếu bạn đọc 200 trang của một cuốn sách dày 300 trang và thấy nó thật tẻ nhạt, bạn sẽ nghĩ rằng bạn nên đọc hết cuốn sách vì dù sao bạn cũng đã đọc được ngần đấy trang rồi. Các ảnh hưởng tương tự cũng áp dụng đối với việc đầu tư mà bạn nên bỏ dở hay những thứ mà bạn mua nhưng không còn dùng đến nữa (bạn nghĩ: “Mình không thể ném nó đi hay bán rẻ nó được ‒ mình đã mua nó với giá rất cao cơ mà!”).

Một cách rất hay giúp bạn vượt qua chuyện này là tiêu chí “nếu không có, thì…”. Hãy hỏi chính mình: Nếu mình đã không mua nó (hoặc không dành thời gian cho nó) thì sao nhỉ? Nếu bạn tìm được lý do hợp lý, đã đến lúc vứt đi rồi.

Một nhân tố khác là sự kiêu hãnh. Nếu bạn tuyên bố với cả thế giới là bạn sẽ tham dự cuộc thi ma-ra-tông nhưng sau đó biết rằng việc chạy như vậy sẽ gây ra những vết thương cho đầu gối bạn, bạn có thể sẽ vẫn không từ bỏ cuộc thi mặc dù biết rằng cần phải làm như thế để đảm bảo sức khỏe. Có một cách rất hay để đối mặt với chuyện này là hãy lùi lại một bước và nhìn tình huống này một cách khách quan hơn. Nếu một người bạn ở trong tình huống tương tự, bạn sẽ khuyên người ấy thế nào? Gần như chắc chắn bạn sẽ nói “Đừng ngốc nghếch như thế, sức khỏe của mình quan trọng hơn bất cứ thứ gì”, và đó cũng chính là câu trả lời cho chính bạn.

Trong chương này, bạn xác định ra những yếu tố nào trong công việc và thời gian rảnh rỗi của bạn có tiềm năng để tăng thêm hạnh phúc cho bạn. Trong chương tiếp theo, bạn sẽ học được chính xác cách tập trung các yếu tố này vào mục tiêu cụ thể và những bí quyết giúp bạn đạt được mục tiêu đề ra.