Nếu không nghĩ về tương lai, bạn sẽ không có tương lai nào.

–Herry Ford, Sr.

Lập kế hoạch cho những việc phải làm là một trong những nguyên tắc cơ bản nhất để quản lý thời gian hiệu quả. Việc lập kế hoach cần tuân theo các bước sau:

• Liệt kê những việc phải hoàn thành;

• Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên;

• Thực hiện.

Các bước đó tưởng như dễ thực hiện nhưng trung bình một ngày bạn chỉ thực hiện đến việc thứ 4 trong danh sách 15 công việc cần làm (trong những ngày cảm thấy không vui, tôi thậm chí còn không hoàn thành việc thứ nhất). Bạn sẽ làm gì với những việc từ số 5 đến số 15? Nếu đó là một kế hoạch hàng ngày, bạn có thể chuyển nó sang ngày hôm sau. Tuy nhiên, đôi khi bạn có một nhiệm vụ mới cần phải làm trong thời gian bạn định bỏ ra để hoàn thành kế hoạch dở dang. Nếu bạn thực hiện công việc theo một hệ thống mở, gạch đi những việc vừa làm, ghi thêm vào những công việc mới và đánh số thứ tự lại. Cách này cũng tốt nhưng sẽ khiến cho mọi thứ trở nên lộn xộn và không còn bất cứ sự tổ chức nào.

Tại sao bản kế hoạch đó lại không hiệu quả?

Tại sao mọi người trả tiền tổ chức công việc và quản lý thời gian mà vẫn phải giải quyết công việc theo kiểu chạy đuổi và theo tình thế, nguyên nhân dẫn đến bao nhiêu thư từ và cuộc gọi trao đổi qua lại? Tại sao họ lại dừng việc lên danh sách những việc cần làm ngay khi sự cần kíp của việc có kế hoạch “phải làm việc có kế hoạch” trôi qua?

Câu trả lời đơn giản là bản kế hoạch những việc phải làm không làm việc giống như chúng ta. Chúng không linh hoạt… không khuyến khích sự tương tác… và không phải là một phần trong quá trình suy nghĩ của chúng ta. Chúng cứng nhắc, lạnh lùng, đáng sợ, có tính sắp xếp và khó điều chỉnh. Và cuối cùng, chúng là giấy trắng mực đen, rõ ràng, có sự đánh giá và không nhiều yếu tố tạo hứng thú!

Đây là cách tốt hơn. Tôi phải cảm ơn Jesse Steward, Giám đốc Nhân khách sạn Sheraton ở Long Beach vì sáng kiến của ông. Chúng tôi từng làm việc cùng nhau trong một phân xưởng xây dựng và sử dụng bản đồ tư duy. Vào thời điểm đó, Jesse chính là người đã gợi ý sử dụng bản kế hoạch các việc phải làm. Mặc dù tôi chưa bao giờ sử dụng bản đồ tư duy vào mục đích như vậy nhưng nó có vẻ rất hữu ích, chính vì vậy tôi đã thử và đạt hiệu quả bất ngờ! (Sau đó tôi nhận ra rất nhiều người biết lên kế hoạch đã coi nó là một công cụ đắc lực để quản lý thời gian. Tony Buzan và Michael Gelb đã sử dụng nó 15 năm.)

“Rắc rối” duy nhất là tôi phải làm việc chăm chỉ hơn, bởi vì có quá nhiều thứ cần phải làm. Càng ngày tôi càng viết thêm nhiều kế hoạch mới vào trong tờ giấy của mình.

Cách tốt hơn: lập bản đồ kế hoạch

Làm thế nào để thiết kế một bản kế hoạch cho chính mình? Khi thiết kế những bản kế hoạch, tôi luôn có cảm giác là đang làm nó cho một ai đó… giống như là tôi bị chính những công việc của mình phân loại và đánh giá, đồng thời luôn tự hỏi mình sẽ hoàn thành chúng như thế nào. Bản đồ kế hoạch chỉ dành cho tôi – chúng hỗn độn, rất nhiều màu sắc và trải dài từ trang này sang trang khác. Nó chẳng có ý nghĩa với ai khác ngoài tôi và nó khiến tôi phải chú trọng tới từng phần công việc. Nó cho phép tôi sử dụng các màu sắc và biểu tượng. Nó khiến tôi có thể nhìn lại để sắp xếp mọi việc mà không hề cảm thấy chán nản.

Thời gian lý tưởng cho việc lập bản đồ kế hoạch là tối chủ nhật. Hãy dành 20 phút để lập bản đồ và sáng thứ hai khi thức dậy, bạn là đã có kế hoạch và luôn sẵn sàng cho công việc. Vào cuối ngày, hãy dành ra 5 đến 10 phút để bổ sung vào bản đồ, hãy cố gắng để luôn biết mình phải làm gì vào ngày hôm sau. Sau đây là một số điều cơ bản:

• Cố gắng kiếm một tờ giấy thật to, một vài cái bút màu và bút nhớ;

• Viết “những việc phải làm” và thời gian thực hiện vào giữa trang giấy. Đóng khung lại. Nên viết cụ thể thời gian thực hiên. Ví dụ : Từ 18 đến 24 tháng 7;

• Phân loại và sắp xếp công việc vào các nhóm chính (ví dụ: những người quản lý kế hoạch thường có những nhóm như “Trang thiết bị”, “Sản lượng”, “An toàn”, “Quản lý” và “Nhân sự” trong khi những người bán hàng thường có những nhóm sau: “Trưng bày”, “Theo dõi”, ”Đề xuất” và “Nhân sự”);

Bản đồ kế hoạch theo nhánh

• Nhóm đầu tiên mà bạn nên có là “Mục tiêu”, hãy viết nó ở phía trên cùng trang giấy. Luôn luôn bám theo mục tiêu đã đặt ra vì nó sẽ chỉ dẫn cho mọi công việc trong tuần của bạn;

• Cho dù tên nhóm là gì, hãy vẽ những nhánh lớn xung quanh bản kế hoạch, MỖI NHÁNH MỘT MÀU KHÁC NHAU, và viết tên nhóm lên trên dòng kẻ đó;

• Từ mỗi nhánh lớn, vẽ những nhánh nhỏ hơn tỏa ra xung quanh. Trên mỗi nhánh nhỏ hơn, hãy viết những việc mà bạn phải làm – phải cùng màu với nhánh lớn. Chỉ dùng những từ khóa. Mỗi công việc nên được miêu tả bằng một đến hai từ;

• Khi đã viết ra hết những việc mà bạn có thể nghĩ đến, hãy đọc lướt qua rồi dùng bút nhớ dòng màu vàng gạch dưới công việc mà bạn muốn hoàn thành trong ngày hôm sau;

• Hãy đọc lại toàn bộ những công việc đã được đánh dấu và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Làm chúng nổi bật và dễ nhận thấy bằng cách khoanh một vòng tròn quanh những số đó bằng nhiều màu khác nhau;

• Ở góc tay trái phía trên, đánh dấu bằng bút nhớ dòng màu vàng và viết ngày lên trên bằng bút mực đen. Điều đó giúp bạn dễ dàng nhận thấy sự tương quan giữa công việc và ngày muốn hoàn thành công việc;

• Khi bạn đã hoàn thành công việc, hãy đánh dấu bên ngoài bằng một màu khác – gợi ý nhỏ: màu hồng bao vòng quanh màu vàng sẽ tạo ra một màu cam nhạt khiến cho công việc mà bạn đã hoàn thành bị mờ đi trên nền giấy;

• Để sẵn sàng cho một ngày mới, hãy đánh dấu thêm nhiều công việc nữa và đánh số thứ tự lại. Có thể bổ sung công việc mới phát sinh trong ngày;

• Nếu công việc của bạn đòi hỏi phải gọi điện nhiều, nên ghi những số điện thoại bên cạnh công việc. Nếu bạn không gặp được người cần nói chuyện, hãy đánh dấu lại trên bản đồ kèm theo ngày và dòng chữ “để lại lời nhắn”. Nó sẽ giúp bạn nhớ mình đã gọi, để lại lời nhắn và đang chờ họ gọi lại;

• Việc hoàn thành tất cả những việc phải làm trong tuần sẽ ghi dấu một tuần làm việc hiệu quả của bạn.

Lợi ích của bản đồ kế hoạch

Một bản đồ kế hoạch được tổ chức, sắp xếp khoa học sẽ ngay lập tức cung cấp cho bạn cái nhìn tổng thể: bạn đang làm gì và sẽ làm gì. Rất thuận tiện khi bạn muốn bổ sung một công việc mới mà không phải xóa bỏ cả bản đồ. Ngày càng nhiều màu cam (hoặc bất cứ màu gì bạn chọn để đánh dấu công việc đã hoàn thành) cho bạn cảm giác thành công hay như một phần thưởng dành cho bạn (đó là một điều nhỏ bé trong cuộc sống khiến chúng ta cảm thấy thoải mái và hạnh phúc).

Bạn có thể biến bản đồ kế hoạch thành một công cụ làm việc thật sự bằng cách thêm vào các số điện thoại, giờ họp… Đây là bản đồ của bạn, vì vậy đừng lo lắng nó sẽ rối tung lên hay một ai đó không hiểu được nó.

Chính vì bản đồ kế hoạch những việc phải làm linh hoạt, hấp dẫn và dễ sử dụng hơn nên được đánh giá là hiệu quả hơn bản kế hoạch thông thường.

Bản đồ số điện thoại

Barry Farber, Giám đốc Hệ thống Đào tạo Farber, thường xuyên sử dụng bản đồ số điện thoại. Ông là chuyên gia đào tạo nhân viên bán hàng trong “tòa nhà” công nghiệp tự động. Bản đồ số điện thoại của ông có các nhánh với chức năng khác nhau như: “Bán buôn”, “Quản lý khu vực”, “Máy bán hàng tự động”… Tên và số điện thoại được viết bên cạnh mỗi nhánh chính. Ông có thể nhìn thấy toàn bộ những số điện thoại cần thiết trên một trang giấy. Ông nói: “ Làm thế này nhanh hơn là để một bản danh sách số điện thoại trong máy vi tính vì tôi có thể nhìn được tất cả cùng một lúc. Đồng thời, chính vì có thể nhìn thấy số điện thoại của mọi người trên một trang giấy mà nó nhắc tôi cần phải gọi điện cho ai cũng như phải theo đuổi ai.”