Đây là lời khuyên của cha tôi về kỹ năng thuyết trình: Chân thành… ngắn gọn… ở tư thế ngồi.

–James Roosevelt

Nỗi sợ hãi hàng đầu của đại đa số người lớn (thậm trí còn đáng sợ hơn cả cái chết) là nói trước đám đông. Tuy nhiên khả năng giao tiếp có thể tạo ra sự khác biệt mang tính quyết định tron sự nghiệp và khả năng hoàn thành các mục tiêu và ước mơ của mỗi người. Khả năng chia sẻ thông tin, kinh nghiệm và lòng nhiệt tình của chúng ta với những người khác ngày càng trở nên quan trọng.

Việc nói trước đám đông khiến cho chúng ta dễ bị tổn thương. Thất bại và sự bẽ mặt luôn ám ảnh chúng ta. Khi nói chuyện với một người, chúng ta có thể nói nước đôi. Chúng ta có thể sử dụng ngôn ngữ cử chỉ, thái độ và phản ứng ngay nếu lâm vào tình cảnh khó khăn. Với đám đông, chúng ta thường trung thành với quan điểm của mình cho đến khi bị ném cà chua thì mới thay đổi hay mới tìm cách trốn thoát. Trong phần lớn thời gian thuyết trình, chúng ta như ở trên mây và luôn bám sát quan điểm của mình.

Những bài thuyết trình không phải là sự thử thách. Mặc dù hầu hết các diễn giả, bất kể có kinh nghiệm hay không, đều cảm thấy lo lắng nhưng những diễn giả giàu kinh nghiệm có thể tìm thấy cách truyền đạt thông điệp. Có ba nguyên tắc chính giúp chúng ta kiểm soát sự lo lắng:

• Mục đích;

• Cải thiện sự chú ý và trí nhớ;

• Tổ chức.

Trình bày mục đích

Phần quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch cho một bài thuyết trình là biết lý do tại sao bạn sẽ thuyết trình và tại sao mọi người lại lắng nghe. Hãy chắc chắn bạn không làm lãng phí thời gian của mình và của khán giả bằng cách xem xét sự cần thiết và quan trọng của bài thuyết trình. Bạn có thể viết một câu trình bày mục đích.

Hầu hết các bài thuyết trình đều nhằm chia sẻ thông tin, giáo dục, thúc đẩy hành động hoặc giải trí. Bạn nên biết rõ mục đích của mình để chuẩn bị chu đáo. Phong cách của bạn sẽ hoàn toàn khác nếu bạn cố gắng thể hiện sao cho khán giả hiểu cặn kẽ một dự luật mới hơn là cố gắng thuyết phục họ bỏ phiếu cho dự luật. Bài thuyết trình đầu tiên nhằm giúp cử tọa hiểu và nhớ tất cả những nội dung quan trọng của dự luật, bài thứ hai sẽ nhấn mạnh vào tác động về mặt tình cảm của dự luật đối với đời sống của thính giả. Người ta tham gia các buổi thuyết trình do bị yêu cầu hoặc muốn có được một cái gì đó. Họ muốn có thông tin, muốn được giải trí hay mong muốn hiểu biết thêm về sức mạnh tình cảm hay trí tuệ. Họ không thích những điều nhàm chán, không muốn bị lừa bịp hay bị đối xử như những đứa trẻ con.

Cách thức cải thiện sự chú ý và trí nhớ

Muốn mọi người ghi nhớ thông điệp trong bài thuyết trình của mình, bạn cần phải biết cách thức của trí nhớ hoạt động. Muốn họ tỉnh táo trong suốt cả bài thuyết trình, việc hiểu cách hoạt động của sự tập trung và thời điểm cũng vô cùng cần thiết.

Có thể tăng khả năng nhớ lâu nếu diễn giả sử dụng các công cụ hỗ trợ trí nhớ và vị trí một cách khôn khéo. Các công cụ hỗ trợ trí nhớ bao gồm:

• Sự lặp lại;

• Sự kết hợp/liên kết;

• Sức mạnh của cảm xúc;

• Kích thích các giác quan.

Những công cụ hỗ trợ này cũng bị ảnh hưởng bởi thời điểm. Vấn đề được trình bày lúc bắt đầu và lúc kết thúc buổi thuyết trình sẽ được ghi nhớ nhiều hơn so với giữa buổi. Giới hạn trí nhớ không cho phép ta chúng ta lưu giữ nhiều hơn bảy thứ (cộng hoặc trừ 2) trong óc cùng một lúc.

Công thức ghi nhớ thông điệp:

Hỗ trợ trí nhớ

+/- Thời điểm

+/- Giới hạn

= Ghi nhớ thông điệp

Sự lặp lại — nghĩa là nói đến những gì sắp nói và nói lại những gì đã nói. Mọi người muốn biết những điều sắp tới và những điều được mong đợi. Tuy nhiên, họ cũng không thích nghe những từ ngữ giống nhau đến ba lần. Trong bài thuyết trình, phần khái quát và phần diễn giải nên được tóm tắt lại cho dễ hiểu. Đoạn mở đầu nên ám chỉ thông điệp mà mọi người sắp nhận được, nó sẽ kích thích lòng ham muốn biết thông điệp chính. Phần giải thích sẽ củng cố những luận điểm chính trong thông điệp và kêu gọi hành động.

Kết hợp/liên kết — Thông tin có thể kết nối được với thông tin có sẵn của người nghe, thông qua những câu chuyện hay những sự việc tương tự, sẽ được hiểu nhanh hơn và được lưu giữ lâu hơn.

Sức mạnh của cảm xúc — Nội dung tình cảm trong thông điệp của bạn hết sức quan trọng, thậm chí cả khi bạn đang thuyết trình về lĩnh vực kỹ thuật. Sức mạnh của cảm xúc có thể được tăng cường nhờ chất lượng giọng nói. Nếu bạn yêu thích thông điệp thì điều đó sẽ được phản ánh ngay trong giọng nói của bạn, thông qua những câu chuyện của mọi người hay các sự kiện liên quan tới thông điệp và bằng cách liên hệ thông điệp với cuộc sống và các giá trị của một cá nhân cụ thể.

Kích thích giác quan — Sự tham gia của các giác quan rất quan trọng, bởi vì mỗi người có một cách xử lý thông tin khác nhau. Một số người rất hay tiếp nhận và xử lý thông tin qua thị giác. Nhiều người khác lại chủ yếu sử dụng thính giác, tiếp nhận đúng những lời nói và âm thanh phát ra. Một số khác thì dễ xúc động, nhận thông tin qua cảm giác và cảm xúc. Nên trình bày thông điệp của bạn theo cách có thể thu hút tất cả các giác quan cũng như mỗi phương thức xử lý căn bản. Chúng ta thường nghĩ mình có thể đứng dậy và nói trong vòng 30 phút hay một giờ mà khiến tất cả mọi người ghi nhớ những điều mình nói. Nếu như chúng ta không sử dụng một phương thức xử lý thì một số người thậm chí không nắm bắt được thông điệp chứ còn nói gì đến chuyện ghi nhớ.

Nếu bạn nhớ lại những điểm tương tự của đĩa thạch trong chương 1, những công cụ hỗ trợ trí nhớ này giống như việc đun nước nóng lên một chút. Nước càng nóng thì càng tạo ra nhiều rãnh sâu hơn khi đổ lên trên đĩa thạch.

Việc khuyến khích những người tham dự ghi chép hay trình bày thông tin sẽ khiến cho trí óc của họ hấp thụ và lưu giữ được nhiều thông tin hơn.

Thời điểm — Những thông tin nhận được trước tiên và cuối cùng thường được ghi nhớ nhiều hơn thông tin ở giữa bài thuyết trình. Có hai cách tận dụng thực tế này: 1) Nhấn mạnh thông tin mà bạn muốn khán giả ghi nhớ trong bảy phút đầu tiên và bảy phát cuối cùng của bài thuyết trình; 2) Sử dụng các bài tập thay đổi nhịp độ để tạo ra các tiểu chu kỳ sao cho có nhiều phần mở đầu và kết thúc hơn cho bài thuyết trình của bạn.

Nhớ rằng, thời gian tập trung kéo dài trung bình không quá bảy phút và bắt đầu phân tán hoàn toàn sau một tiếng rưỡi. Nếu cách trình bày thông tin của bạn không lôi cuốn được sự tham gia của khán giả thì cứ sau một giờ bạn nên cho nghỉ giải lao mười phút, còn nếu khán giả có tham gia thì nên giải lao sau một tiếng rưỡi.

Tạo chu kỳ cho sự chú ý bằng các chu kỳ nhỏ

Gần đây, trong một bài thuyết trình trước một nhóm nhà vật lý, tôi cần nhấn mạnh tình trạng lộn xộn của ngành y. Tuy nhiên, nhận ra các nhà vật lý đã nghe vấn đề buồn tẻ này nhiều lần nên tôi đã tập hợp các thông tin và làm thành một bộ phim hoạt hình nhỏ có tên: “Ảm đạm và sụp đổ — hay tiếp theo, họ sẽ làm gì với tôi?” Bài thuyết trình này tóm tắt 200 năm hoạt động của ngành y trong vòng sáu phút, khiến khán giả nhiều lần cười ồ và, quan trọng nhất, truyền tải được thông điệp của tôi.

Thay đổi nhịp độ — Bằng cách thay đổi nhịp độ 10 đến 15 phút một lần, bạn có thể chia bài thuyết trình thành các bài nhỏ để luôn thu hút được sự chú ý. Các yếu tố thay đổi nhịp độ hiệu quả là: sự hài hước hợp lý, các câu chuyện, các bài tập yêu cầu mọi người phải vận động cơ thể (thậm chí chỉ cần giơ tay) và cần có sự phản ứng bằng lời nói. Những bài tập này tạo ra sự tập trung cao điểm và bắt đầu lại chu kỳ ghi nhớ. Chúng sẽ liên tiếp đưa tâm trí của người nghe quay trở lại với thông điệp của bạn.

Nếu bài thuyết trình của bạn diễn ra sau bữa ăn trưa thì những bài tập thay đổi nhịp độ bắt khán giả vận động cơ thể càng nhiều càng tốt, vì họ đang phải chống lại sự tiêu hóa và sự mệt mỏi hoàn toàn tự nhiên. Nếu bạn đã từng ngủ gật trong suốt một buổi thuyết trình vào buổi chiều thì hãy nghĩ đến những điều có thể giúp bạn tỉnh ngủ và sử dụng nó trong bài thuyết trình của mình.

Sắp xếp bài thuyết trình

Bản đồ tư duy giúp bạn sắp xếp và trình bày thông tin để có thể tận dụng những điểm nói trên. Bạn có thể chuẩn bị bằng cách lập bản đồ tư duy cho những thông tin đó. Dùng bản đồ tư duy ở giai đoạn này sẽ giúp bạn chạm đến những vấn đề tình cảm liên quan tới thông tin của mình. Thậm chí có thể bạn mong muốn tạo nhánh cảm giác hay “cảm xúc” trong bản đồ để khám phá được nội dung tình cảm của chủ đề thuyết trình.

Khi đã có bản đồ tư duy cho bài thuyết trình, bạn nên vẽ lại nó nhiều lần, bổ sung màu sắc và biểu tượng cho đến khi nó được khắc sâu trong tâm trí của bạn. Vẽ lại được bản đồ này nghĩa là bạn đã ghi nhớ mọi thứ. Chỉ cần một bước này cũng đủ làm tăng đáng kể sự tự tin của bạn lên.

Nếu có một thông tin mà bạn cần ghi nhớ, hãy cố gắng thể hiện chúng trên các nhánh tách biệt và những mảng riêng biệt của tờ giấy. Nhiều người có trí nhớ về không gian rất tuyệt vời và sẽ nhớ một chủ đề vì nó có “màu đỏ ở góc trên bên trái”.

Các bản đồ tư duy rất dễ sử dụng trong các nhóm nhỏ. Bạn chỉ cần một hay hai bảng vẽ và vài cái bút đánh dấu màu. Nếu nhóm của bạn lớn hơn, bạn có thể lập những bản đồ tương tự trên một chiếc máy chiếu để vẫn duy trì được sự giao tiếp bằng mắt với khán giả.

Luận điểm chủ đạo

Mỗi khi thuyết trình, nhiệm vụ trước tiên của bạn là xác định luận điểm chủ đạo. Đây là luận điểm mà chúng ta muốn khán giả nhận được, thậm chí cả khi họ không tiếp nhận được điều gì. Bạn có thể trình bày luận điểm này theo nhiều cách và dành nhiều thời gian chứng minh nó. Có thể chúng ta không cần đề cập cụ thể đến luận điểm chính nhưng chúng ta phải biết luận điểm đó là gì và phải nhớ mục tiêu của mình là khán giả tiếp nhận được luận điểm chủ đạo khi thuyết trình.

Các yếu tố thị giác giúp truyền đạt thông điệp

Mối quan tâm thứ hai của bạn khi chuẩn bị cho bài thuyết trình là các phương tiện hỗ trợ trực quan nên sử dụng? Ngoài việc lắng nghe thông điệp của bạn, nếu được công cụ thị giác thì khả năng ghi nhớ thông điệp của thính giả sẽ được tăng cường đáng kể. Trí nhớ của con người rất phũ phàng, các sự việc, chi tiết và thông tin sẽ nhanh chóng biến mất nếu không được củng cố.

Loại phương tiện nghe nhìn mà nên bạn sử dụng phụ thuộc chủ yếu vào thông tin và khán giả. Sau đây là một số hướng dẫn khái quát:

Nhóm nhỏ, thân mật — Các bảng trắng và sơ đồ cho phép bạn trình bày thông tin theo cách ứng khẩu. Những công cụ hỗ trợ này thích hợp nhất cho việc trình bày những vấn đề tương đối đơn giản.

Nhóm nhỏ, trang trọng — Biểu đồ lật và phim đèn chiếu cho phép trình bày vấn đề phức tạp một cách nhanh chóng và hoàn chỉnh.

Nhóm lớn, trang trọng — Thuyết trình bằng slide (trang thuyết trình) thích hợp nhất với các cuộc họp lớn vì nó cho phép sử dụng số lượng đồ họa tạo nhất và có chất lượng tốt nhất. Cần phải tính toán cẩn thận yếu tố ánh sáng trong phòng.

Nếu bạn cần phòng tối để có được hiệu quả tối đa cho các trang thuyết trình thì bạn nên nhóm chúng vào một khoảng thời gian ngắn hơn là trình chiếu chúng trong suốt bài nói của bạn dưới ánh sáng nhỏ. Mọi người sẽ ngủ khi trời tối đều.

Luyện tập

Giả sử bạn phải trình bày một bài thuyết trình kéo dài 15 phút trước một câu lạc bộ. Nội dung bài thuyết trình là sở thích của bạn và bạn muốn tất cả mọi người đều chăm chú lăng nghe và thích bài thuyết trình này, cũng như sẽ biết thêm đôi điều về sở thích của bạn. Hãy lập bản đồ tư duy cho sở thích của bạn, bộc lộ tất cả những suy nghĩ và cảm xúc. Nói cả về những kinh nghiệm mà bạn có hay của người khác. Đưa thêm cả những cảm nghĩ của mình khi bạn đang thực hiện sở thích đó.

Bây giờ, hãy tạm quên bản đồ đó và vẽ một bản đồ khác mà bạn thật sự sử dụng làm phương tiện hỗ trợ thị giác cho một nhóm người. Bản đồ này sẽ giúp bạn ghi nhớ bài thuyết trình và cũng giúp khán giả ghi nhớ những điều bạn trình bày. Dùng nhiều màu sắc khác nhau để làm nổi bật những phần khác nhau trong bài thuyết trình. Bổ sung thêm một vài hình ảnh (kể cả khi bạn vẽ không đẹp) để làm tăng tính hấp dẫn.

Hãy thử trình bày bài thuyết trình này trước một nhóm người.

Những việc nên và không nên làm khi sử dụng các phương tiện nghe nhìn

Sau đây là một vài mẹo vặt khi sử dụng các loại phương tiện nghe nhìn khác nhau:

Các trang thuyết trình:

Thiết kế một trang đầu đề trước mỗi phần lớn. Việc sử dụng đường viền, lôgô chuẩn và cùng màu nền sẽ mang lại những hình ảnh phối hợp rất chuyên nghiệp. Khi sử dụng đồ thị, biểu đồ cột… cần chắc chắn rằng luận điểm của bạn sẽ gây ấn tượng và khán giả không phải tự hiểu quá nhiều thứ. Đảm bảo các trang thuyết trình của bạn có sự kết hợp của chữ, đồ thị, hình ảnh minh họa và các hiệu ứng đặc biệt. Ngôn ngữ nên là các từ ngữ chỉ hành động chứ không phải những từ nhẹ. LUÔN LUÔN kiểm tra thiết bị trước khi thuyết trình. Sử dụng thiết bị điều khiển từ xa khi thuyết trình, nếu không cần đảm bảo rằng người phát Slide nắm vững kịch bản thuyết trình của bạn.

Các phim đèn chiếu:

Mặc dù bạn có thể đưa thông tin vào phim đèn chiếu nhiều hơn so với một trang thuyết trình nhưng bạn cũng không nên chiếu cả một tờ quyết toán hoàn chỉnh hay bản phân tích lãi-lỗ 5 năm và đừng mong đợi khán giả hiểu tất cả các thông tin đó. Cũng không nên trình chiếu những thông báo hay vấn đề một cách dài dòng. Phim đèn chiếu có thể là phương tiện hỗ trợ trực quan tuyệt vời. Nếu sử dụng nhiều phim đèn chiếu, bạn cần có thiết bị hỗ trợ 3M để có thêm màu sắc và đồ họa. Phim đèn chiếu được sử dụng tốt sẽ hiệu quả ngang bằng với các trang thuyết trình.

Biểu đồ lật:

Các biểu đồ lật rất thích hợp với những buổi thuyết không chính thức bởi bạn có thể viết thông tin bằng bút chì để gây ấn tượng – và ghi chú cũng có thể được ghi tạm bằng bút chì ở bên lề. Các trang biểu đồ được gắn lên tường để bạn có thể trở đi trở lại liên tục khi trình bày các thông tin khác nhau.

Bảng trắng:

Điểm khó khăn của bảng trắng là bạn cần phải sắp xếp thông tin trước. Vì hầu hết các buổi thuyết trình dùng bảng trắng đều là ứng khẩu nên nó chỉ có tác dụng khi bạn nhẩm lại bằng cách vẽ thông tin. Sắp xếp thông tin về mặt thị giác cũng góp phần làm tăng sự hiểu biết của bạn. Nếu bạn vẽ được nó thì chắc chắn bạn sẽ có thể giải thích được nó.

Thông báo:

Tuy nhiên, các tờ rơi cũng có mặt trái. Bạn muốn cung cấp cho khán giả những tài liệu có chất lượng cao và góp phần củng cố bài thuyết trình của bạn. Nhưng nếu những tài liệu này được phát trước thì điều đó sẽ làm hỏng toàn bộ buổi thuyết trình của bạn. Khán giả sẽ đọc bất cứ tài liệu nào mà bạn phát cho họ trước khi bài thuyết trình bắt đầu, hay thậm chí còn tồi tệ hơn — khi đang bắt đầu.

Trừ khi bạn đang tiến hành thuyết trình trước một nhóm lớn và không có trợ lý, tốt nhất là phát tài liệu khi đang thuyết trình. Trước một nhóm lớn, việc phát tài liệu vào cuối buổi thuyết trình là một giải pháp có thể chấp nhận được. Michael Gelb, tác giả cuốn How to Think Like Leonardo da Vinci , đã đưa ra gợi ý là không nên nói cho khán giả biết sẽ có tài liệu để họ tập trung vào vấn đề đang được trình bày hơn là phụ thuộc vào tài liệu sẽ được phát sau đó.