Trong môi trường công sở ngày nay, mọi người thường dành hầu hết ngày làm việc ngồi trước màn hình máy tính, bị cuốn đi bởi hàng đống email, dự án và những nhiệm vụ trên thời gian biểu. Máy tính của bạn hoạt động như một con robot: Nó buộc phải tuân lệnh. Bạn có quyền kiểm soát nó. Tuy nhiên, các cuộc họp không giống như vậy! Dù thật hay ảo, một cuộc họp được ví như phòng thí nghiệm sống động để quan sát những hành vi quá khích, không kiểm soát được của con người.

BẠN THAM DỰ KIỂU HỌP NÀO?

Chúng tôi nhận thấy có bốn loại cuộc họp chính, phổ biến trong hầu hết các nơi làm việc:

1. Cuộc họp nhóm nhanh − thông báo tin khẩn cấp, tin tức, giao nhiệm vụ hoặc phân công lại nhiệm vụ do các điều kiện đột ngột thay đổi − thường diễn ra ngắn gọn, thực tế, mang tính hợp tác, đôi khi xảy ra cãi vã, nhưng thường rất hiệu quả.

2. Ngược lại là “cuộc họp nhân viên hàng tuần” bắt buộc − nó trở thành thói quen, lặp đi lặp lại, có thể dự đoán trước, và không có gì sáng tạo − chỉ đơn giản là gián đoạn nhịp sống của bạn trong khoảng một giờ đồng hồ. Mọi người đều liếc trộm xuống bản báo cáo công việc của mình (tất nhiên để dưới ngăn bàn) với hy vọng mọi việc đã được thực hiện xong hoặc để tránh ngủ gật.

3. Các cuộc họp giải quyết vấn đề hoặc kỷ luật chéo được tổ chức để hợp nhất các nhóm tham gia một nhiệm vụ chung và khuyến khích họ hành động theo tập thể. Một số sự kiện, một cơ hội hay mối đe dọa sẽ dẫn tới các cuộc họp này. Điều mới mẻ và đáng sợ luôn kích thích hành vi con người − tốt nhất lẫn xấu nhất – vì thế bạn có thể thấy một số phản ứng: lôn xộn, không chắc chắn, không kiểm soát được, ngang bướng. Các cuộc họp này cũng có thể rất đáng nhớ, tùy thuộc vào khả năng quản lý.

4. Các cuộc họp lớn, trong đó các viên chức cấp cao nói chuyện với hàng nghìn nhân viên − được tổ chức để thúc đẩy động lực, ăn mừng, kích thích, thể hiện bản thân… − là các sự kiện giải trí, vui vẻ ngoài phạm vi của chương này.

Trong chương này, chúng tôi đưa ra các cách nhằm cải thiện và phát triển các kiểu cuộc họp 1, 2, và 3.

CÁC CUỘC HỌP ĐÁP ỨNG NHU CẦU XÃ HỘI

Chúng ta phải cải thiện các cuộc họp, chứ không phải hủy bỏ chúng. Con người luôn thể hiện nhu cầu đoàn kết, gắn bó, đặc biệt là trong những lúc khó khăn hay chiến thắng. Vì vậy, các cuộc họp vẫn phải được tiến hành và duy trì đều đặn. Dù là họp ảo hay thực − trong những lúc khó khăn hay có cơ hội − chúng ta có thể làm cho các cuộc họp diễn ra nhanh chóng, mang tính xây dựng, thoải mái và hấp dẫn.

Chúng ta gặp gỡ để chia sẻ thành tựu và đề xuất nhu cầu của mình

Khi tập hợp lại trong một không gian, thực hoặc ảo, với các đồng nghiệp, ông chủ hoặc khách hàng, chúng ta đang học hỏi thông qua quan sát:

• Chúng ta có thể tin tưởng ai.

• Làm thế nào chúng ta đáp ứng được các điều kiện khác nhau.

• Chúng ta có thể phản ứng, sáng tạo và cam kết nỗ lực nhanh chóng và thành công như thế nào.

• Ai có thể lãnh đạo và truyền cảm hứng cho người khác, qua bổ nhiệm chính thức hoặc ảnh hưởng cá nhân.

Tại cuộc họp, chúng ta sẽ biết được khả năng lãnh đạo của chính mình. Chúng ta học cách cung cấp thông tin, đóng vai trò trong các quyết định nhóm, phản ứng nhã nhặn khi đưa ra quyết định. Vì thế, “việc tham dự” chắc chắn sẽ giữ được tính chất của các cuộc họp bất cứ khi nào nhóm hoặc đội phải cùng hoàn thành công việc.

KẾT LUẬN: Đừng bao giờ hủy bỏ các cuộc họp, thay vào đó, hãy nâng cấp chúng!

Các cuộc họp mang tính tương tác

Cho dù các cuộc họp của bạn là ảo hay thực, bạn cần phải có mặt trong thời gian đó để:

1. Phối hợp hành động.

2. Trao đổi thông tin khi các phản ứng chắc chắn sẽ khác nhau.

3. Thảo luận và giải quyết các vấn đề đòi hỏi các lĩnh vực chuyên môn khác nhau.

4. Đưa ra quyết định chung mà đa số cùng thống nhất.

Nhân tố chung trong bốn điều trên là sự phụ thuộc lẫn nhau. Tất cả bốn động cơ đòi hỏi đa dữ liệu, quan điểm và các thỏa thuận trước khi quyết định cuối cùng được đưa ra.

CHÚ Ý: Điều thứ 4 − Đưa ra quyết định chung − có thể ẩn giấu một cái bẫy. Chúng ta có thể thuyết phục bản thân rằng các quyết định sẽ tốt hơn khi được chia sẻ. Nhưng nên nhớ, nếu việc đưa ra quyết định là nhiệm vụ, trách nhiệm của bạn, bạn phải kiểm soát ý định chia sẻ trách nhiệm của mình với người khác.

Dưới đây là một số sự lạm dụng cuộc họp điển hình: Một người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với một quyết định khó khăn. Trong cơn mệt mỏi và sợ hãi vì phải suy nghĩ về quyết định đó, nhà quản lý nhận ra một cơ hội: cuộc họp nhân viên hàng tuần sắp tới. Vì vậy, vấn đề khó khăn này đã được bổ sung vào chương trình họp. Lấy dữ liệu từ mọi người làm tăng giá trị của quyết định trong khi giảm gánh nặng cho người ra quyết định. Cuối cùng, quan trọng là người quản lý vẫn phải quyết định. Tuy nhiên, nếu quyết định đi ngược lại với sự đồng thuận, các thành viên nhóm sẽ phật ý. Lần tới họ chắc chắn không có động lực giúp đỡ bạn nữa.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Nhà quản lý quy trình Andrea Cifor hoài nghi về việc “hủy bỏ quyết định” trong một số cuộc họp mà bà đã chứng kiến trong suốt sự nghiệp kinh doanh của mình. Dưới đây là quan điểm của bà:

Việc tập trung quá nhiều vào tìm kiếm sự thống nhất trong một nhóm lớn có thể gây lãng phí thời gian. Tôi nghĩ rằng đã đến lúc các nhà quản lý bước lên phía trước và định hướng sự nghiệp kinh doanh. Tính dân chủ có vai trò của nó, do đó tính tôn ti trật tự mà người ra quyết định nắm giữ cũng vậy.

Đừng triệu tập một cuộc họp chỉ vì bạn có quyền!

Khi chứng kiến các trường hợp nêu trên, có thể bạn cũng muốn đặt ra cho mình một vài nguyên tắc về triệu tập một cuộc họp. Dưới đây là năm lý do chính để triệu tập một cuộc họp:

1. Chỉ triệu tập cuộc họp về các chủ đề đòi hỏi giao tiếp hai chiều.

2. Chỉ triệu tập cuộc họp khi chủ đề này không thể giải quyết qua thư báo.

3. Tổ chức các buổi họp nhóm theo một lịch trình hợp lý, nhưng không nên thiết lập sẵn thời gian. Điều này cho phép mọi thành viên có cơ hội đề xuất các hạng mục liên quan đến chương trình họp. Nhóm làm việc tốt hơn khi biết họ có thể phát biểu một vấn đề liên quan đến một số thành viên khác.

4. Họp trong thời gian ngắn. Nếu cuộc họp cần 20 phút thì bạn chỉ cần dành ra 20 phút cho nó.

5. Chuẩn bị tốt. Các nhóm làm việc hiện nay thường thông minh nhưng lại dễ nản lòng.

Có một số việc làm theo nhóm hiệu quả hơn cá nhân. Những công việc đó bao gồm công tác quy hoạch và điều phối, phát triển chính sách mới, giải quyết các vấn đề liên quan đến sự công bằng (như phân bổ, bảo hiểm, luân phiên trách nhiệm) − những việc mà nhân viên muốn tranh luận nêu ý kiến, chứ không phải cứ thế mà nhận quyết định luôn. Các cuộc họp tốt nhất là dành cho việc giải quyết vấn đề sáng tạo, thể hiện sự công nhận với những thành quả của nhân viên, và ăn mừng chiến thắng. Tuy nhiên, nếu làm sai, bạn sẽ phải nhận lời phê bình của cấp trên.

Claire sẵn sàng thừa nhận rằng các cơ hội hoặc một số sự kiện không dự đoán được có thể dẫn tới một cuộc họp, nhưng bà khẳng định rằng một mô hình dành cho một cuộc họp như vậy phải được đưa ra để điều chỉnh hoặc sửa chữa. Với bất kỳ cuộc họp khẩn cấp nào, nhiệm vụ đầu tiên là phải thiết lập một chương trình họp, do đó trước tiên mọi người có thể xem xét liệu mình có đủ dữ liệu để thảo luận hoặc quyết định hay không.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Tiến sỹ, Nhà nghiên cứu Y học Claire Chen cho biết:

Các cuộc họp không báo trước không ngừng phá hủy các nhiệm vụ quan trọng khác và ảnh hưởng đến lịch trình làm việc của tôi. Tôi dành nhiều giờ mỗi tuần gọi điện hoặc gửi email tới các thành viên trong nhóm, bác sĩ và khách hàng để hẹn lại giờ vì các cuộc họp như thế chiếm hết thời gian của chúng ta. Không những thế, chúng còn chiếm quá thời gian quy định, vì không ai chuẩn bị tốt các dữ liệu.

Công cụ để nhận và chấp nhận những lời phê bình hoặc sự trừng phạt vì những việc bạn đã làm: Tạo ra một tấm thẻ phê bình

Nếu bạn thực sự muốn biện minh cho các cuộc họp của mình (trường hợp khẩn cấp hoặc định kỳ), hãy cung cấp cho những người tham dự cuộc họp cách đưa ra lời bình luận đơn giản, dễ dàng, ẩn danh. Hãy làm cho mọi chuyện trở nên thật đơn giản. Một tấm bưu thiếp hoặc bản thông báo một mặt là đủ. Chỉ nên đưa ra ba lựa chọn; và

những người tham dự có thể chọn một trong số đó.

• Tôi rất vui vì có mặt ở đây. Dữ liệu nhập của tôi được yêu cầu, thông tin được cung cấp đầy đủ.

• Tổ chức vội vàng. Dữ liệu chưa đủ để đưa ra quyết định hoặc biểu quyết.

• Tôi không chắc tại sao mình được mời. Vấn đề không liên quan đến trách nhiệm của tôi.

Hãy nghĩ về một số cuộc họp mà bạn phải tham dự. Liệu những cuộc họp đó có giúp ích gì bằng cách để các thành viên đánh giá?

THAY ĐỔI SUY NGHĨ VỀ VAI TRÒ CỦA CÁC CUỘC HỌP

Một số gợi ý dưới đây có thể giúp bạn.

• Đối với các nhà quản lý cấp cao: Chỉ định những “người đóng thế” cho một số lĩnh vực nhất định. Đăng danh sách những người có quyền bỏ phiếu tại nơi làm việc của bạn về những chủ đề cụ thể. Nhiều tổ chức phân cấp, công nghệ cao thường xuyên thực hiện việc này.

• Mời các thành viên xác nhận tần suất và thời gian. Mặc dù các cuộc họp nhân viên nên được tổ chức vào cùng một ngày và cùng một thời gian mỗi tuần (đảm bảo độ tin cậy), không cần phải dành ra khoảng thời gian tương đương cho mỗi lần họp. Tôn trọng thời gian của nhân viên làm tăng mức độ sẵn sàng tham gia của họ. Nếu vấn đề được giải quyết trong 20 phút, cứ để cho họ nói, và sau đó kết thúc cuộc họp. Áp dụng điều này cho cả các cuộc họp được tổ chức từ xa hoặc qua mạng.

Khi bạn chủ trì cuộc họp

Bằng việc tuân thủ (và đăng lên) một vài quy tắc đơn giản, bạn có thể vượt qua hầu hết những điều khiến các thành viên ghét họp hành. Hãy tưởng tượng trên tường có một bảng thông báo như sau:

Trong phòng họp chúng ta phải:

• Bắt đầu đúng giờ

• Tự do đóng góp

• Bám sát chương trình họp

• Kết thúc đúng giờ

• Cảm ơn vì đã cung cấp thông tin

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những điểm trên.

Bắt đầu đúng giờ

Không trì hoãn cuộc họp để đợi người đến muộn, ngay cả khi nếu đa số đến muộn. Nếu làm thế, bạn đang bất công với những người đã cố gắng đến đúng giờ. Càng ngày sẽ càng có nhiều người chuyển sang đi muộn. Hơn nữa, tránh nhắc lại hoặc tóm tắt lại dữ liệu cho những người đến muốn.

“Giải phóng” những người tham dự cuộc họp khi không cần thiết

Tổ chức chương trình họp để các nhóm cùng tham gia vào một chủ đề. Mời họ chuẩn bị và trình bày quan điểm. (Bạn không nên là người giới thiệu chính hoặc là người duy nhất trình bày.) Sau đó, ngay khi giải quyết xong vấn đề, cho phép những người đóng góp (và những người tham gia) ra về. “Việc tham gia” này giúp các công ty giải quyết được một mớ công việc chỉ trong một ngày, dù họp qua mạng hoặc “gặp trực tiếp”. Những nhân viên được “trả tự do” sẽ rất vui vẻ quay lại với công việc riêng của họ.

Bám sát chương trình họp

Khi thời gian tăng lên, hãy chuyển sang mục kế tiếp. Khi mọi người nhận thấy bạn rất nghiêm túc, họ chuẩn bị những bài thuyết trình có trọng tâm hơn, theo đúng thời gian dự kiến.

Kết thúc đúng giờ

Hãy phân công một người bấm thời gian. Tuân thủ báo hiệu hết giờ. Khi những người tham dự biết rằng cuộc họp sẽ kết thúc đúng giờ, hãy cho phép họ giải quyết các công việc khác. Đó là một cơ hội khác để bạn xây dựng niềm tin và sự tôn trọng.

Cảm ơn các thành viên tham gia họp vì những đóng góp cụ thể

Điều này không chỉ thể hiện sự chân thành mà còn cho các nhân viên biết cần phát huy hành động tốt đẹp nào.

CÁCH ỨNG XỬ TRONG CÁC CUỘC HỌP

Có lẽ một cuộc họp giữa những cư dân thời tiền sử sẽ đơn giản hơn. Tuy nhiên, có rất nhiều bằng chứng chứng minh rằng con người đã tổ chức hội họp và biểu quyết, với các hành vi giống như những gì chúng ta thấy trong những cuộc họp ngày nay kể từ trước khi Bộ luật Hammurabi ra đời 38 thế kỷ trước. Ngay cả khi người xưa khắc những quyết định của mình vào bia đá còn ngày nay chúng ta trình bày bằng kỹ thuật ba chiều, tất cả đều muốn nhìn nhận vấn đề và chấp nhận một số giải pháp dưới đây:

Làm thế nào để “ đưa một con cá trích đỏ lên cạn”?

Khi một người đưa ra một chủ đề không thuộc chương trình họp, hãy bố trí một tấm bảng phụ đặt bên cạnh bảng hoặc màn hình chính dành cho những mục lẻ phát sinh. Bạn có thể nói: “Quả là một ý tưởng rất hay, Jerry ạ. Nhưng ý tưởng đó nằm ngoài chương trình họp mà hầu hết chúng ta chưa chuẩn bị tài liệu. Vì vậy, anh hãy đưa vấn đề đó lên Bảng Các vấn đề phát sinh để đưa ra trong chương trình họp lần sau.

Nếu Jerry vẫn khăng khăng rằng vấn đề này sẽ chỉ mất một vài phút, bạn có thể ra biểu quyết.

“Được rồi Jerry, nếu anh muốn dân chủ về vấn đề này, hãy biểu quyết. Có bao nhiêu người đồng ý rằng vấn đề này phải được thảo luận ngay bây giờ, mặc dù nó sẽ làm cho cuộc họp kết thúc muộn?.”

Cách thoát khỏi bế tắc

Khi một bên cố gắng buộc người khác chấp nhận vị trí của mình, trong khi bên khác không chịu, các bạn sẽ rơi vào tình thế bế tắc. Nếu cả hai bên có sức ảnh hưởng ngang nhau, và nếu đây là cuộc họp bàn về một chủ đề, bạn có thể hoãn và triệu tập lại cuộc họp khi mọi người đã suy xét kỹ lưỡng. Thường thì vấn đề này có thể được giải quyết nhanh chóng khi mọi người đã xem xét lại quan điểm của mình. Nếu họ tìm ra một giải pháp tốt, hãy dành thời gian để ghi lại: ai, như thế nào, cái gì, khi nào, tại sao lại là giải pháp này.

Kết hợp chương trình họp và Biên bản

Các chủ đề được liệt kê được đánh dấu thời gian. Khi cuộc họp diễn ra, các quyết định về từng vấn đề được đánh các ký hiệu C, K hay G – tương ứng với Có, Không, hoặc Giữ. Những chữ cái đầu tiên trên bảng sẽ cho biết ai là người chịu trách nhiệm phần tiếp theo. Cuối cùng, thiết lập thời hạn chót.

Một số công ty đang áp dụng hệ thống này có thêm một cột bên phải để lấy ý kiến nhằm loại bỏ những cuộc thảo luận xa hơn do các thành viên bất mãn trong cuộc họp, những người muốn bác bỏ ý kiến của đại đa số.

TỪ CHỐI THAM DỰ MỘT CUỘC HỌP

Tại sao các bạn được mời hoặc được triệu tập tham dự một cuộc họp? Nếu là do vị trí cấp cao, thẩm quyền, và/hoặc chủ đề thuộc phạm vi chuyên môn của bạn, không còn nghi ngờ gì nữa, bạn bắt buộc phải tham dự. Nhưng hãy suy nghĩ lại xem. Cuộc họp này có thuộc 20% những việc bạn phải làm vào giờ đó không? Luôn luôn xác định được đúng mục đích và điều kiện của một cuộc họp trước khi bạn đồng ý tham dự. Bạn có thể cung cấp tài liệu được yêu cầu mà không cần phải trực tiếp có mặt tại cuộc họp. Hãy hỏi người chủ trì cuộc họp xem người ta cần gì từ phía bạn và liệu bạn có thể cung cấp dưới các hình thức khác − chẳng hạn văn bản, một tuyên bố ủng hộ, người được ủy quyền, hoặc xác nhận qua video.

Bốn ý tưởng để bắt đầu

1. Chỉ tham dự một phần cuộc họp đã được tính thời gian, đóng góp hoặc bảo vệ lợi ích của mình trước các quyết định sai lầm được những người khác thông qua. Nếu ông chủ của bạn (hoặc người điều hành cuộc họp) cảm thấy bị xúc phạm vì bạn bỏ về sớm, bạn có thể xin họ thứ lỗi do cùng thời điểm đó bạn đang phải làm một công việc khác. Bạn cần nhắc nhở họ về thực tế đó vì nhiều ông chủ giao những công việc tốn thời gian và rồi coi như bạn có thể ngay lập tức làm xong việc đó. Bạn không thể cùng lúc đáp ứng được các thời hạn mà vẫn tham dự các cuộc họp như bình thường.

2. Sử dụng sếp của bạn như một lời bào chữa. Đôi khi những người điều hành cuộc họp có thể sử dụng sếp như một lý do cho mình, nhưng lý do này phải chính đáng. Bạn có thể nói: “Xin lỗi, tôi phải thực hiện một nhiệm vụ mà sếp tôi giao phó. Tôi cần làm rõ điều đó − và nói thẳng ra − tôi nghĩ lần này mình phải ưu tiên sếp trước.”

3. Tránh những cuộc họp hai người phiền phức. Nếu ai đó yêu cầu gặp riêng bạn, đặc biệt là liên quan đến vấn đề chậm tiến độ công việc hoặc đi công tác − hãy hỏi xem sẽ mất bao nhiêu thời gian để đưa ra một quyết định chung mà không cần phải họp. Bạn có thể gợi ý: “Chúng ta có thể giải quyết việc này qua điện thoại được không? Đang có tài liệu ngay ở đây, tại sao chúng ra không quyết định luôn?”

4. Gửi ý kiến đã được niêm phong: Một thói quen của Giám đốc điều hành. Đôi khi một vị giám đốc điều hành thông minh gửi ý kiến đến một cuộc họp mà ông muốn gây ảnh hưởng, nhưng không thể tham dự. Ông chỉ thị người điều hành cuộc họp giữ ý kiến của mình cho đến khi gần kết thúc cuộc họp. Sau khi các thành viên tham dự kết thúc cuộc tranh luận của họ, người điều hành có thể quyết định liệu có sử dụng ý kiến của Giám đốc điều hành hay không. Ý kiến đó theo biểu quyết số đông. Giám đốc điều hành sẽ hài lòng vì mặc dù không cần phải tham dự cuộc họp, ông vẫn tạo được ảnh hưởng lên nhân viên.

Mặt khác, nếu phiếu bầu đi ngược lại với quan điểm của CEO − và nếu có thông tin mới mà ông cần biết, người điều hành có thể hoãn các cuộc họp mà không đưa ra quyết định cuối cùng, hãy hẹn nhóm đến thuyết trình với CEO.

Tận dụng các cuộc họp ảo − Hội nghị qua Web và Video

Với tình hình chi phí tăng gấp đôi và việc cắt giảm số lượng các phi đội như hiện nay, những vấn đề trong ngành hàng không đang kích thích nhu cầu tổ chức các hội nghị qua video và họp qua mạng. Khi tổ chức họp qua mạng, tất nhiên bạn sẽ bỏ qua phần đọc hiểu ngôn ngữ cơ thể. Và thay vì lắng nghe thì bạn lại tập trung vào gửi những tin nhắn vội vàng trong suốt cuộc thảo luận. Một nửa số nhân viên công ty bạn cố gắng lần ra manh mối của đồng nghiệp và người điều tiết để trả lời thư thoại ở khoảng cách xa − và rõ ràng một nửa số nhân viên phía bên kia cũng làm tương tự như thế: đánh máy nhanh để hướng người phát ngôn về phía họ. Và với hội nghị thoại, dừng lại hoặc giữ im lặng còn khó khăn hơn. Việc này sẽ làm tăng nỗi lo lắng, đẩy nhanh việc ra điều kiện bởi trước tiên bất cứ người tham gia nào cũng đều “lẩn tránh”.

Vì vậy, mặc dù chi phí đi lại cao có thể giảm số lượng các chuyến công tác của bạn trong năm nay, thì bạn cũng vẫn không thể không thực hiện. Có những lúc không có lựa chọn nào thay thế được việc tham dự trực tiếp để bắt tay hoặc cúi chào nhau, làm quen, hiểu biết về các đối tác của mình.

MỘT SỐ GỢI Ý VỀ VIỆC SẮP XẾP HỢP LÝ CHƯƠNG TRÌNH HỌP

Một khi bạn và nhóm đã thống nhất rằng bạn sẽ đưa ra các chương trình họp và những người khác phải tôn trọng giờ giấc thì đây là một cơ hội tốt để những người phát biểu phải chuẩn bị trước những nhận xét và bài nói của mình nhằm thực hiện đúng lịch trình. Chúng tôi nhận thấy có một số nguyên tắc rất thịnh hành trong một công ty thành đạt, bao gồm:

• Liệt kê các mục có trong chương trình họp theo thứ tự ảnh hưởng: nếu hết thời gian, thiệt hại sẽ ở mức tối thiểu.

• Các thành viên không ngắt lời người trình bày: Thay vì tập hợp tất cả các câu hỏi vào một khoảng thời gian nhất định, hãy đưa nó vào sau mỗi mục trong chương trình hoặc đẩy xuống phần Hỏi&Đáp đã được tính thời gian trước trong phần cuối cuộc họp.

• Các thành viên không ngắt lời nhau hoặc không xung phong phát biểu.

• Tránh phản ứng kiểu “đã ở đó, thì phải làm như thế”. Không phê phán, thay vào đó, hãy đưa ra một ý tưởng tốt hơn.

Thiết lập những quy tắc mặc định phù hợp với văn hóa công ty. Cách đây nhiều năm, tôi phát hiện ra một thông báo rất đáng nhớ dán trên tường phòng họp của công ty IBM ở Vermont. Tôi không bao giờ quên thông báo đó. Nó đơn giản là:

Tôn trọng những thành viên vắng mặt trong cuộc họp

Tôi hiểu câu này có nghĩa là: Đừng trách móc những người không tham dự cuộc họp.

TỰ ĐÁNH GIÁ

Bạn đánh giá khả năng thoát khỏi chiếc bẫy của những cuộc họp điều hành kém bằng cách nào? Tự đánh giá dựa trên những câu hỏi dưới đây; sau đó lặp lại quá trình trong 30 ngày kể từ bây giờ. Chỉ cần trả lời Có/ Không.