Theo giới truyền thông, một số giám đốc điều hành đã từ chối việc số hóa bản thân. Tỷ phú Donald Trump và Colleen Barret, Giám đốc điều hành của hãng hàng không South-West Airline, nằm trong số ít những người không tuân theo nguyên tắc của tổ chức. Thật ra, nhiều nhà lãnh đạo cấp cao không mấy nổi tiếng vẫn thích dùng giấy bút. Một số còn sử dụng điện thoại, giống như Richard Branson – Chủ tịch Hãng hàng không Virgin Airways – vẫn luôn giữ khư khư điện thoại di động bên mình. Một số người bảo thủ tranh luận rằng những hồ sơ tài liệu, những tập giấy viết đáng tin cậy không cần đến điện, không bảo trì, không pin; những thứ này không thu hút những tên trộm và có thể được dùng trong cuộc nói chuyện điện thoại nhàm chán mà không cần phải gõ bàn phím để lộ thông tin.

Một số người trong chúng ta muốn đi theo một con đường thực tiễn, kết hợp khéo léo các công cụ công nghệ thấp và công nghệ cao, nhưng vòng xoáy của thế giới tự động hóa bắt buộc chúng ta phải thích nghi. Một số nhà tiên tri dự báo rằng chúng ta sẽ sớm có con chip điện tử kín đáo được gắn vào trán của mình để truyền tải suy nghĩ mà không cấn phải gõ bàn phím và mở màn hình máy tính.

ĐƯỜNG CONG HỌC TẬP ĐIỆN TỬ CỦA BẠN NHƯ THẾ NÀO?

Khi những phần mềm và phần cứng mới xuất hiện, ban phải hiểu được nó. Bạn phải đầu tư thời gian trước khi có được động lực mà sự nâng cấp mang lại. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn nhưng không phải ở giai đoạn đầu.

Nếu đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể học nhanh chóng bằng việc tham gia các lớp học nâng cao trình độ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm lan man trong những cuốn hướng dẫn khó hiểu. Việc mua một cuốn sách nhập môn hoặc học qua video cũng giúp đẩy nhanh tiến độ.

Tốc độ điều khiển những mong đợi

Tại nơi làm việc, với sự đơn giản và tốc độ của email cũng như điện thoại thông minh, các ông chủ và khách hàng có thể nhận được câu trả lời từ bạn vào mọi thời điểm trong ngày. Mặc dù việc trả lời nhanh chóng góp phần nâng cao sức cạnh tranh trong công việc của bạn, nhưng khách hàng luôn không ngừng đòi hỏi những dịch vụ nhanh chóng và tốc độ hơn.

Tuy nhiên, nếu bạn không nói ra, mọi người sẽ nghĩ bạn không cần thời gian để:

1. Nghiên cứu

2. Thảo luận

3. Đưa ra quyết định

4. Hành động

5. Đưa ra các lựa chọn

Biến công nghệ thành lợi thế của bạn

Được quản lý cẩn thận và hiệu quả, các thiết bị công nghệ đã giúp hàng triệu người giải quyết thành công nhiều nhiệm vụ ưu tiên với tốc độ nhanh chóng.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Kris Todisco, Giám đốc bộ phận Quản lý Chất lượng của công ty đầu tư East Coast, cho biết:

Công cụ tiết kiệm thời gian ưa thích của tôi ư? Đó là chiếc điện thoại Blackberry. Tôi có thể kiểm tra email hay lịch làm việc trong lúc đang lái xe, đi tàu điện ngầm hay chờ đợi một cuộc họp bắt đầu. Điện thoại giúp tôi sử dụng và tiết kiệm thời gian trong khi những thiết bị khác không làm được. Nhờ nó, tôi còn có thể tham gia vào một cuộc họp ảo từ hầu hết mọi nơi.

Trong công việc, tôi sẽ loạn hết cả lên nếu không có Outlook. Bên cạnh đó, tôi còn rất thích những lá cờ màu theo dõi công việc của từng nhân viên. Tôi đặt cho mỗi nhân viên trong nhóm một màu, rồi trong buổi họp với từng người, chỉ cần đánh giá nhanh tất cả những hạng mục công việc nổi bật của họ.

NHỮNG YÊU CẦU THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ TẤT YẾU

Bạn cần quan tâm tới những công cụ hữu ích này. Dù bạn giữ mức trách nhiệm nào, tập thể cũng tin tưởng vào bạn và bạn cần:

• Bảo vệ những dữ liệu và những thiết bị đã được bàn giao

• Chống lại tình trạng nghiện Internet.

Bảo đảm những dữ liệu và thiết bị được bàn giao

• Nếu bạn làm việc trong một công ty lớn, hệ thống an ninh của họ đã có người phụ trách. Tuy nhiên, nếu sở hữu một công ty nhỏ, bạn phải cài đặt một hệ thống an ninh do bạn lựa chọn.

• Nhanh chóng chú ý tới những lời cảnh báo của những nhà cung cấp dịch vụ bảo mật khi truy cập các đường dẫn hoặc tải tệp đính kèm. Các loại virus có thể phá hỏng công việc của bạn.

• Cài đặt mục Preferences để ngăn chặn lưu lượng truy cập không mong muốn, sau đó chọn lọc và sắp xếp những dữ liệu cần thiết.

• Nếu tập tin dự phòng chưa được tạo, hãy cài đặt máy tính ở chế độ lưu lại tất cả quá trình hoạt động. Mọi người thường đánh mất những kết quả công việc giá trị chỉ vì tính bất cẩn của mình. Việc phục hồi (nếu có thể thực hiện được) sẽ tiêu tốn hàng giờ hoặc nhiều ngày.

• Xóa những thư cũ, những tệp đính kèm và các tập tin thường xuyên hoặc định kỳ hàng tháng, để tránh nhồi nhét vào bộ nhớ lưu trữ. Lưu trữ chúng theo chủ đề, dự án hoặc khách hàng, theo cách phù hợp với bạn nhất.

• Những tài liệu lưu sẵn có thể cần sử dụng trong tương lai.

Kiểm soát tình trạng nghiện Internet

Ở Mỹ tin tốt là phần lớn các hộ gia đình đều có thể truy cập Internet. Tuy nhiên, tin xấu là: Những nghiên cứu được công bố bởi trường Đại học Y Stanford cho thấy trong 8 người trưởng thành ở Mỹ thì có 1 người nghiện Internet. Tệ hơn, rất nhiều thanh niên “được trông nom” bởi vô tuyến và máy tính, bắt đầu nghiện Internet. Các trang mạng xã hội thu hút hàng triệu tín đồ, tạo nên một sân chơi hấp dẫn, không chỉ dành cho những đứa trẻ ngoan ngoãn mà còn cả những kẻ hách dịch ở trường lẫn những kẻ lạm dụng để kiếm tìm “bạn thân” trẻ tuổi hơn mình. Các hộ gia đình cài đặt các thiết bị giúp cha mẹ kiểm soát việc sử dụng mạng của con cái nhưng những việc này cũng không hề đơn giản: nhiều đứa trẻ còn hiểu biết về máy tính hơn cả cha mẹ mình, nên chúng vẫn tiếp tục lang thang trên mạng theo sở thích.

Kết hợp các cách thức kiểm soát trong cộng đồng

Một vài hội đồng thành phố và trường học trên khắp nước Mỹ đã cấm học sinh sử dụng điện thoại di động trong khi lái xe tại khu vực xung quanh trường học, với số tiền phạt lên đến 200 đô-la cho mỗi lần vi phạm. Tỷ lệ cao của các vụ tai nạn giao thông do thanh thiếu niên gây ra dẫn tới những động thái này. (Rõ ràng, một số thanh niên liều mạng tiếp tục nhắn tin trong khi vượt qua những dốc trên đường cao tốc và bãi đậu xe tắc nghẽn.)

Châu Á: Sự lo lắng và hào hứng với Internet

Ấn Độ, một trong số năm quốc gia có nền công nghệ thông tin và tốc độ phát triển mạng Internet hàng đầu thế giới có khoảng 40% dân số nghiện Internet. Các ký túc xá do chính phủ tài trợ được điều hành bởi Viện Công nghệ Ấn Độ uy tín, đã thu hút

lượng lớn truy cập trò chơi điện tử trực tuyến sau 11 giờ đêm. (Lượng truy cập giảm bớt khi quá nhiều sinh viên buồn ngủ không thể có mặt trong các lớp học buổi sáng.)

Các nhà lập pháp của Trung Quốc gần đây đã soạn thảo một văn bản sửa đổi nhằm tự động chấm dứt trò chơi điện tử trực tuyến sau một thời gian. Các nhà chức trách ước tính rằng 10% trong số 210 triệu người dùng máy tính tại Trung Quốc có biểu hiện nghiện Internet. Và trong bài viết này, hơn 1.500 thanh niên đã phải điều trị tại các trung tâm cai nghiện Internet tại các thành phố khác nhau.

Ngược lại, tại đất nước có lối tư duy thương mại Nhật Bản, những người dùng điện thoại di động có thể “ngắm và chụp“ một mã vạch trên một cuốn tạp chí hoặc tấm bảng quảng cáo. Trong nháy mắt, họ có thể kết nối tới một trang web để biết thêm thông tin và “mua sắm ngay lập tức”.

Bạn không cần một chiếc máy tính để học tập hoặc vui chơi

Hầu hết các hoạt động trên Internet không còn đòi hỏi bạn phải có một chiếc máy tính nữa. Thay vào đó, tại Mỹ, số lượng các thuê bao điện thoại di động lên tới con số 250 triệu, tương đương hơn 80% dân số, với những mẫu điện thoại thông minh mới xuất hiện hàng ngày. Người tiêu dùng có thể mua điện thoại với màn hình cảm ứng, với các tính năng truy cập Internet, nghe nhạc không giới hạn, GPS, mạng xã hội và máy ảnh kỹ thuật số tích hợp.

Podcasts cho phép chủ sở hữu iPod điều chỉnh miễn phí những bài giảng của các giáo sư đại học nổi tiếng. Có rất nhiều cơ hội tuyệt vời để cập nhật các nghiên cứu mới nhất và tư tưởng tiến bộ nhất: đó là lợi thế học tập dành cho tất cả mọi người, điều mà cách đây một vài năm người ta không thể ngờ tới.

Trong thời đại Internet kỳ diệu này, chúng ta phải quản lý bản thân!

Đây là một thực tế. Internet đã vượt xa khỏi giấc mơ của những người ủng hộ mạng trước đó. Liên lạc với nhau ngay lập tức trên toàn thế giới đã trở thành hiện thực, tiện dụng cho cả người giàu lẫn người nghèo, già hay trẻ, có học hay vô học, chính diện

hay phản diện, ngoại trừ các vùng xa xôi hẻo lánh. Tại các trường học và thư viện công cộng, tại quán cà phê và các trung tâm giáo dục, mọi người có thể truy cập Internet tự do và gần như miễn phí. Không có giới hạn cho những tiềm năng của Internet với những mục tiêu tốt, nhưng cũng có một vài giới hạn cho sự nguy hiểm của nó. Vì vậy, mỗi chúng ta phải đưa ra quyết định có ý thức về việc khi nào và làm thế nào sử dụng công cụ đặc biệt này.

CÁC THIẾT BỊ TIỆN ÍCH CẦN NHỮNG NGƯỜI SỬ DỤNG CẨN THẬN

Do có quá nhiều việc con người có thể làm và tìm hiểu qua Internet, chúng ta phải tính toán thời gian và tập trung vào những công việc có ích nhất phục vụ cho cuộc sống và công việc của mình.

• Các công cụ tìm kiếm có thể đáp lại bất kỳ từ khóa nào của chúng ta, ngay lập tức cung cấp hàng trăm hàng nghìn, đôi khi hàng triệu kết quả, với đủ các thông tin và đường dẫn tới nhiều nguồn khác nhau.

Mặc dù việc này hữu ích đối với những người sử dụng có kỷ luật, nhưng việc tìm kiếm có thể tốn hàng giờ vì bản tính tò mò khiến chúng ta khó lòng dừng lại.

• Chúng tôi có thể tốn hàng giờ vào tán gẫu và thăm các trang blog, “líu lo” về những chủ đề đa dạng với những người hào hứng khác.

Tuy nhiên, không giống như các nhà văn, “cư dân mạng” không bị cản trở bởi tính kỷ luật hoặc các quy định về tội phỉ báng hay đạo văn. Vì vậy, những thông tin “thực tế“ mà bạn tìm thấy có thể chưa được kiểm định và chứng thực.

• Chúng tôi có thể “mua sắm cho đến chết“ cả ngày lẫn đêm, mua bán tất cả mọi thứ từ đồ gốm đến bạch kim, từ áo tắm đến bất động sản. Thật vậy, với gần hai triệu chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ, trang web eBay và các nhà cung cấp khác đã mở ra một thị trường hết sức thành công rộng khắp toàn cầu.

Nhưng cả người mua lẫn người bán đều phải quan tâm tới việc áp dụng tính an toàn

được đưa ra qua những bản giao kèo cho tới khi giao hàng xong, và sản phẩm phải giống như thông tin mô tả.

• Chúng ta có thể cài đặt điện thoại di động cho phép mở cửa nhà hoặc ô tô mà không cần chìa khóa nhờ việc sử dụng nhận diện tần số vô tuyến điện. Chúng ta có thể quản lý tài khoản ngân hàng và đầu tư tiền từ điện thoại.

Đừng đánh mất điện thoại của bạn. Và hãy nhớ thay đổi mật khẩu thường xuyên.

• Không cần ra khỏi nhà, chúng ta vẫn có thể sử dụng Internet hoặc điện thoại để yêu cầu mọi dịch vụ mình cần. Thậm chí chúng ta có thể nhắn tin chỉ để đặt một chiếc bánh pizza!

Có lẽ việc đặt mua bánh pizza đang ám ảnh người phụ nữ trẻ, người đã va vào tôi trên vỉa hè San Francisco tấp nập. Sau lời xin lỗi nhanh chóng, cô tiếp tục nhắn tin đặt bánh pizza khi sang đường.

• Trên các trang mạn xã hội, chúng ta có thể sắp đặt một cuộc hẹn hò, tìm kiếm bạn đời, bằng việc trả lời các câu hỏi dựa trên mức độ tương đồng về trí tuệ, kinh tế, sở thích, mối quan tâm…

Tuy nhiên, để diễn giải, thi hào Scotland Robert Burns cho rằng, con người hiếm khi nhìn nhận bản thân mình theo cách người khác nhìn vào họ. Vì vậy, tốt hơn hãy xem xét trước những ngôn từ và hình ảnh trên màn hình chứ không phải là hình ảnh khách quan của người gửi nó.

• Bạn có thể ngay lập tức tìm được chỗ đỗ xe trong một khu buôn bán chật ních đông nghẹt của thành phố. Một số thành phố đặt những thiết bị cảm biến trên vỉa hè để phát hiện những khu có thể sử dụng được. Những biển báo điện tử mới trên đường phố sẽ vạch ra những địa điểm trống khi những người lái xe đi vòng qua góc tiếp theo. Việc này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các lái xe.

Người đi bộ hãy cẩn thận! Lái xe có thể nhìn vào các bản đồ trên cao, mà không nhìn

các bạn, khi bạn đang cố đi bộ qua đường!

Ranh giới mong manh giữa Tự do và Sự bừa bãi

Không có quyền dân chủ nào trên trái đất tự do hơn Internet. Và tự do có giá của nó. Vì vậy, chúng ta phải lái xe cẩn thận trên “Siêu xa lộ Internet” để tránh va chạm với kẻ lừa đảo trong thời gian ngắn và những kẻ lợi dụng trong thời gian dài. Dưới đây là một số ví dụ, theo thứ tự tăng dần về mức độ nghiêm trọng:

• Sinh viên nộp bài tập cuối kỳ hoàn thiện được bán với chỉ vài đô-la mỗi trang trên nhiều trang web bán tài liệu. Sau đó, các giáo sư phải thức đêm thức hôm để phát hiện sinh viên gian lận bằng cách kiểm tra nội dung trên nhiều trang web. Sau đó, các giáo sư có thể đánh giá được kết quả thực sự của sinh viên.

Hãy nói về cách mọi người phí phạm thời gian của nhau! Tệ hơn, hãy suy nghĩ về thái độ “hãy bắt tôi nếu có thể“ đang được thiết lập.

• Mọi người có thể nhấp chuột vào những đường dẫn đến các trang web khiêu dâm trẻ em, thực hiện hành vi trộm cắp hoặc tải về những hướng dẫn sản xuất bom trên Internet.

May mắn cho tất cả chúng ta, nỗ lực của những kẻ đó cuối cùng cũng thu hút sự chú ý của cảnh sát địa phương, An ninh Nội địa hay Interpol… Trong khi đó, sự tiếp cận và khả năng ẩn danh khiến Internet trở thành thiên đường cho những đối tượng xấu, và nó đòi hỏi những người sử dụng bình thường như chúng ta phải bảo vệ mạnh mẽ dữ liệu cá nhân của mình.

• Những người lạ mặt mời gọi chúng ta trở thành doanh nhân với trụ sở làm việc tại gia mà chỉ cần đầu tư một chút tiền mặt. Họ nói: “Chúng ta chỉ cần một chiếc điện thoại và một đường truyền Internet để kiếm được hàng nghìn đô-la trong thời gian rảnh của mình.”

Đáng buồn thay, khi con số thất nghiệp tăng đột biến trong nền kinh tế suy giảm, ý

thức chung dường như đã làm hy vọng tan biến.

• Cuối cùng, chỉ bằng một “phí giải quyết” ít ỏi, chúng ta được yêu cầu nhập dữ liệu thẻ tín dụng và số an sinh xã hội để nhận được một tài sản lớn đến khó tin, do một triệu phú đã qua đời vô tình cùng tên với chúng ta để lại. Chỉ cần trả một phần tiền, chúng ta được hướng dẫn nhập dữ liệu tài khoản ngân hàng để cho phép gửi tiền trực tiếp từ khoản tài sản thừa kế của chúng ta. Quả là một hy vọng hão huyền!

CÔNG NGHỆ THÚC ĐẨY THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?

Có lẽ bạn là một trong những người yêu thích các công cụ kỹ thuật kết hợp, và sử dụng chúng để tăng cường quản lý thời gian, một chủ đề thường xuyên trong các cuộc khảo sát.

TIẾNG NÓI THẬT SỰ

Lindsay Geyer, Phó chủ tịch Quản trị Nhân lực của Port Blakely, công ty phát triển lâm nghiệp và bất động sản trụ sở đặt tại Seattle, cho biết:

Tôi sử dụng Outlook và BlackBerry để quản lý danh sách những việc cần làm, nhưng tôi còn dùng cả một tấm bảng bình thường nữa. Nếu bị gián đoạn, tôi tiếp tục thực hiện, theo sát công việc trên máy tính và có thể nhanh chóng tập hợp lại thông tin.

Mỗi khi phát triển kinh doanh, chúng tôi cần phải cải tổ công việc. Vì vậy, chúng tôi luôn luôn xem xét lại việc sử dụng công nghệ để xử lý khối lượng công việc ngày một lớn.

Phần mềm ghi nhớ những điều chúng ta có thể sẽ quên

Nhiều quy trình từng yêu cầu chúng ta phải chú ý mỗi khi sử dụng thời gian có thể được xử lý một cách chắc chắn, đáng tin cậy thông qua phần mềm lập trình sẵn. Những điều khiến chúng ta quá mệt mỏi hoặc kiệt sức để ghi nhớ, phần mềm của chúng ta sẽ có thể ghi nhớ và thực hiện dễ dàng. Dưới đây là kinh nghiệm của một kỹ

sư công nghệ thông tin:

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Richard Shirley, nhà quản lý công nghệ thông tin trong quân đội, chủ yếu dựa vào chức năng ghi lại lịch trình trong Outlook để duy trì các thông báo nhằm đối phó với các vấn đề sắp tới. Ông cho biết thêm, việc tham khảo quá trình phê duyệt nghiêm ngặt đòi hỏi nguồn dự phòng:

Tại nơi làm việc, tôi sử dụng phần mềm chuyên dụng (không phổ biến đối với công chúng) để thiết lập và theo dõi dự án. Phần mềm này cho phép tôi (và các nhà quản lý cấp trên) xem xét các quy trình công việc được giao cho nhóm. Nó còn có một chức năng khác là đặt các nhiệm vụ vào một chiếc giỏ điện tử.

Sau khi hoàn thành một phần công việc, tôi có thể nhấp chuột vào các tính năng nâng cao để gửi nó cho người tiếp theo trong chuỗi nhập liệu hoặc phê duyệt.

Deb Smith-Hemphill là người sáng lập doanh nghiệp DSH, chuyên gia quản lý năng suất. Trên thực tế, cô giúp các công ty sử dụng công nghệ hợp lý hơn.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Tiến sỹ Smith-Hemphill cho biết về các chu kỳ và tương lai của Internet:

Internet khởi đầu là một nơi dành cho công việc – phát triển thành một sân chơi và bây giờ đã biến thành một không gian rộng mở và liền mạch cho cả hai mảng. Trong nền kinh tế toàn cầu, hoạt động 24/7, chúng ta đang tăng cường hợp tác và giao tiếp điện tử để cải thiện quy trình kinh doanh và năng lực sản xuất. Với nhiều hoạt động tự động, chúng ta có thể bay vọt vào một quỹ đạo điện tử phá vỡ ranh giới của không gian và thời gian.

Internet sẵn sàng hỗ trợ con người tạo ra hiệu quả lớn bất kể chúng ta đang ở đâu, tại thời điểm nào. Ngày làm việc 8 tiếng tại công sở là mô hình trong quá khứ. Thay vào

đó, chúng ta có thể làm việc ở bất cứ nơi nào – để giảm thời gian, đẩy nhanh đưa sản phẩm ra thị trường, chia sẻ các giải pháp sáng tạo và thay đổi quy trình quản lý.

Vì vậy, hãy suy nghĩ đơn giản về tất cả các hoạt động hay sự kiện quan trọng mà bạn có thể hoàn thành với sự trợ giúp của Internet và các chương trình phần mềm thiết yếu. Sau đó bắt đầu làm việc một cách tập trung và sáng tạo, để thiết lập các tiêu chí sử dụng thời gian hiệu quả.

TỰ ĐÁNH GIÁ

Bạn đánh giá khả năng thoát khỏi những chiếc bẫy “ảo” của mình như thế nào? Đánh giá bản thân dựa trên các câu hỏi dưới đây; sau đó lặp lại quá trình trong vòng 30 ngày kể từ bây giờ. Chỉ cần trả lời Có/Không.