Doanh nghiệp của bạn cần được cung cấp thông tin. Trong một năm, bạn cần bao quát nghiên cứu về ngành công nghiệp cũng như thị trường, những đại lý tiêu thụ mới, các báo cáo uyên bác và kết hợp cùng mạng nội bộ công ty để có thể xem xét, rà soát hàng triệu đến hàng tỷ từ ngữ trong hàng tá ngôn ngữ. Truy cập tuy dễ dàng, nhưng lựa chọn khó khăn hơn, kiểm tra và triển khai dữ liệu thậm chí còn thử thách hơn rất nhiều. Vì thế, để kiểm soát được thông tin và giấy tờ, bạn cần phải đối mặt với hai nhiệm vụ sau:

1. Khai thác nguồn thông tin một cách hiệu quả, chính xác đối với những thông tin bạn cần.

2. Kiểm soát hàng tá tài liệu, giấy tờ làm cho bạn thấy khó chịu, tức giận mà có thể hai mươi năm sau rồi bạn cũng sẽ giống như chúng.

THỬ THÁCH ĐẦU TIÊN: LÀM THẾ NÀO THU THẬP NHỮNG THÔNG TIN BẠN CẦN

Mặc dù bạn có thể truy cập được vào hầu như tất cả các nguồn trên Internet, hầu hết các nguồn thông tin bạn muốn khai thác dường như chỉ xung quanh đây mà thôi, thậm chí ở ngay trong các phòng bên nơi các chuyên gia phát triển những dữ liệu mà bạn cần cho các dự án chung. Bạn có thể cải thiện những cơ hội hợp tác với đối tác và những người trong công ty bằng cách đảm bảo:

1. Các đối tác thông tin nội bộ biết bạn cần gì và tại sao.

2. Họ đánh giá theo cách thức giống bạn.

3. Bạn vất vả để hoàn thành kịp tiến độ vì thế bạn có thể “khai thác và sử dụng” những dữ liệu mới đến một cách nhanh chóng.

Bạn có thể đảm bảo làm tốt mục 1 và 3 nhưng cũng không nên bỏ qua mục 2.

Dưới đây là một số gợi ý để thành công trong việc hợp tác nội bộ.

Dự đoán trước nhu cầu

Đối với một đánh giá có hệ thống về những điều bạn cần cho bất kỳ công việc nào, nhóm của bạn phải suy nghĩ trước đến những yêu cầu về dữ liệu. Hãy tự hỏi:

• Chúng ta sẽ cần những thông tin gì? Trong giai đoạn nào của dự án?

• Thông tin sẽ bắt đầu từ đâu? Bộ phận nào? Từ ai?

• Ai có quyền thu thập thông tin? Có bao nhiêu người tham gia?

• Những thời hạn nào cấp bách?

• Chúng ta cần bổ sung những yêu cầu gì? (Người khác sẽ không bao giờ chịu trách nhiệm về sự chậm trễ của chúng ta.)

• Chúng ta có thể làm sai điều gì?

• Làm thế nào để chúng ta khắc phục lỗi hay trì hoãn?

• Chúng ta có thể tiếp cận nguồn thông tin thay thế nào? Khi nào? Chi phí bao nhiêu?

Có phải những câu hỏi trên chứng tỏ chúng ta hoang tưởng không? Không, chúng chỉ giúp ta trình bày kế hoạch mà thôi.

Yêu cầu xử lý dữ liệu thông minh, nhanh nhạy

Yêu cầu xử lý dữ liệu đòi hỏi nhóm bạn có kế hoạch tốt, thời điểm hợp lý và cách

thức hiệu quả.

• Bắt đầu bằng việc lựa chọn phương pháp đúng: gọi điện, ghi chú dễ hiểu, chữ viết biểu hiện sự trang trọng hoặc trích dẫn cần phải có sự cho phép. Điều gì làm họ dễ dàng đồng ý hơn?

• Lập đề cương về những mục tiêu dự án của bạn, xem xét mối quan hệ với đối tác (nếu có).

• Lên danh sách điều bạn cần.

• Nêu rõ tại sao bạn cần dữ liệu này.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian cho những người giúp đỡ mình bằng cách truyền đạt thông tin trung thực và rõ ràng.

Làm thế nào để nhắc nhở

Bạn cần phải nói thẳng với những người tham gia nếu chưa có thông tin kịp thời. Giải thích sự chậm trễ sẽ gây tổn thất cho dự án như thế nào. Nhưng đừng bao giờ hỏi “Tại sao lại chậm trễ?”, vì những câu hỏi bắt đầu bằng từ “Tại sao” thường tạo ra tâm lý đề phòng. Thay vào đó, bạn nên hỏi: “Chúng ta sẽ làm gì để giải quyết những yêu cầu này?”. Những câu hỏi “Tiếp theo là gì?” sẽ tạo ra những phản ứng mang tính chất cạnh tranh giữa mọi người. Sau đó mọi người có thể cảm thông với nhau mà không cần phải oán giận hay bào chữa.

Đưa ra các lựa chọn để tăng cường hợp tác

Một khi bạn thấy rằng những ưu tiên của bên kia có thể hủy bỏ dự án của mình, hãy đưa ra một vài lựa chọn:

• Nếu hợp tác trên “sân nhà”, bạn và nhóm của mình có thể giúp đỡ họ một số công việc trong khả năng của bạn, như công việc hành chính chứ không phải chuyên môn?

• Một trong số các bạn có thể đàm phán với cấp trên về việc trì hoãn, giảm bớt phạm vi, hoặc đồng ý với con số ước tính thay vì con số cụ thể?

• Bên khác có thể giới thiệu một nguồn (bên trong hay ngoài tổ chức) cung cấp thông tin khác không?

• Nếu không đạt được thỏa thuận, bạn có thể trình bày giải pháp của mình trước hai bên và sẽ hoàn thành nó trong phạm vi thẩm quyền?

Hai bên sẽ bàn bạc về phương án bạn đưa ra. Sau đó, bạn cần phác thảo nó với một phương pháp thẳng thắn và hợp lý.

Xác nhận từ hai bên nhóm của bạn

Trước khi thỏa thuận với bên đấu thầu, chúng ta cần tất cả mọi thứ dưới hình thức văn bản viết tay. Kỳ lạ thay, khi đối mặt với những người trong cuộc, đôi khi chúng ta bỏ qua quá nhiều nhân tố không rõ ràng. Khi làm như vậy, chúng ta đã phơi bày sự thất vọng với cả hai bên. Thường thì, chúng ta chỉ tập trung làm khi đến (hạn chót) trong khi vẫn hiểu hết sức mơ hồ cái gọi là (tiêu chuẩn và yêu cầu).

Bạn cần thực hiện ít nhất 2 bước sau trước khi yêu cầu những thông tin quan trọng (tài liệu cho dự án của bạn):

1. Cung cấp một danh sách kiểm tra những mục yêu cầu trên một tấm bìa, vì thế các đối tác có thể xác nhận những yêu cầu của bạn về những điều có thể hiểu và thực thi được. Bạn nên nhớ rằng thời hạn đầu tiên cũng là thời hạn “khả thi” chứ không phải là thời hạn bàn giao. Bạn có thể lưu ý “nếu bạn nghi ngờ tính khả thi của việc cung cấp bất kỳ điều gì trong danh sách này, xin vui lòng thông báo cho chúng tôi trước khi bạn bắt đầu công việc.”

2. Một khi bạn chắc chắn đối tác hiểu những yêu cầu của mình, hãy đơn giản hóa việc nhập dữ liệu cho họ. Chuẩn bị một danh sách kiểm tra để đối tác có thể điền vào trong dữ liệu bạn cần theo trình tự bạn đưa ra. Tại sao họ nên soạn thảo câu chữ và

đoạn văn (công việc sáng tạo) trong khi có thể điền dữ liệu vào trong ô trống (công việc thực tế)?

Đơn giản hóa để nhận được sự tán thành

Với cùng một cách thức, khi hỏi ý kiến hay phê duyệt từ một nhà quản lý cấp cao, bạn nên tránh viết những đoạn văn hoặc đề nghị họ viết chúng. Thay vào đó, hãy đơn giản hóa bằng cách:

• Liệt kê ngắn gọn những chi tiết bạn muốn được phê duyệt. Nếu muốn chắc chắn hơn, bạn có thể cung cấp một đường dẫn đến những bảng chi tiết để các nhà hoạch định có thể dễ dàng truy cập thông tin.

• Thêm vào đó ô trống Có/Không để đơn giản hóa việc họ trả lời những chi tiết bạn liệt kê.

• Đính kèm một trong những nội dung sau:

“Dưới đây là chi tiết một quyết định đòi hỏi sự chấp thuận của anh và năm nhà điều hành khác. Thời hạn là_______ [ ngày cấp].”

“Trừ khi tôi nhận được phản hồi vào_______ [ngày cấp], nếu không tôi sẽ cho rằng anh chấp thuận đề cương này. Do đó công việc sẽ được bắt đầu.”

Đối với những phương pháp tiếp cận này, bạn cần cân nhắc thời gian thỏa đáng để “người phê chuẩn” có thể thảo luận, bàn bạc tất cả chi tiết bạn liệt kê cùng với những người đưa ra quyết định khác. Thậm chí, cách tiếp cận này có thể gây ra những rắc rối bè phái khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên. Tuy nhiên nhiều tổ chức phân cấp đã thực hiện thành công phương pháp này. Trong lần đầu tiên sử dụng, bạn nên thăm dò ý kiến các nhà quản lý tham gia để xem phản ứng của họ về vấn đề này như thế nào.

Cư xử lịch sự, nhã nhặn

Hãy nhớ rằng hợp tác là con đường hai chiều. Khi một người muốn hỏi thông tin hoặc

quyết định thông qua bạn, hãy kịp thời trả lời họ với một lời xác nhận khả thi. Sau đó, đáp ứng đúng thời hạn qua dữ liệu thực tế hoặc báo trước cho họ nếu lịch trình không như mong muốn. Quá trình xác nhận hai giai đoạn này có thể giúp mọi người không bị thất vọng.

THỬ THÁCH THỨ HAI: QUẢN LÝ THÔNG TIN BẠN THU THẬP ĐƯỢC

Khả năng áp dụng các thông tin bạn thu thập được phụ thuộc vào việc bạn xây dựng một hệ thống lưu trữ và phục hồi tốt (hệ thống điện tử) kết hợp với nâng cao các kỹ năng tổ chức cá nhân để làm phong phú hơn báo cáo của mình. Chúng tôi mong bạn sẽ không mắc phải những điều dưới đây:

• Đưa lên trang đầu những tập tin lộn xộn.

• Một số nhiệm vụ cần phải giải quyết từ hôm trước nhưng vẫn chưa được đề cập tới.

• Viết vội vàng vài mẩu giấy nhắc nhở về cuộc họp.

• Nêu tên cuốn sách tham khảo nhưng không kèm theo ghi chú cần xem xét lại.

• Cốc cà phê của bạn đã nguội trong khi bạn lục tung chiếc va li chỉ để tìm chiếc đĩa bị mất.

• Mọi người làm rối tung bàn làm việc của bạn khiến cho bạn không nhận ra được một nhiệm vụ quan trọng giữa mớ bòng bong đó. Sau đó, nó trở thành một vấn đề nghiêm túc.

Nếu bạn đang phải đối mặt với quá nhiều vấn đề, chúng tôi hy vọng những rắc rối này chỉ là tạm thời. Bạn làm mất dữ liệu cũng có nghĩa là mất đi nền tảng, lúc đó những lời xin lỗi chân thành nhất của bạn cũng sẽ trở nên sáo rỗng khi nó cứ lặp đi lặp lại nhiều lần. Có lẽ mỗi ngày bạn nên cố gắng đến sớm hơn và làm việc muộn hơn, tuy nhiên cái mớ hỗn độn đó không dễ gì biến mất trong vòng vài giờ. Vì thế bạn cần có một hệ thống quản lý giấy tờ hiệu quả hơn.

Tìm kiếm giải pháp hành chính

Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ và có một trợ lý chuyên nghiệp, bạn cần thận trọng khi để người đó tham gia hệ thống quản lý do bạn thiết lập. Nếu bạn là một CEO (Giám đốc điều hành), CFO (Giám đốc tài chính) hay CIO (Giám đốc thông tin) và có quyền truy cập vào hệ thống điều hành chuyên nghiệp, hãy yêu cầu được giúp đỡ một cách nghiêm túc và làm theo hướng dẫn.

Nếu bạn là một nhà quản lý cấp trung và không có quyền truy cập vào một hệ thống quản lý như vậy thì bạn nên tuyển dụng một trợ lý hành chính đã nghỉ hưu đảm nhiệm công tác tư vấn một thời gian, giúp bạn thông suốt về công việc, thiết lập trật tự hệ thống sắp xếp và phục hồi dữ liệu điện tử và giấy tờ. Cuối cùng, một người trợ lý như thế có thể cung cấp cho bạn danh sách kiểm tra và hướng dẫn để duy trì trật tự mới mà bạn tạo ra. Một khi bạn hiểu rằng một người quản lý chuyên nghiệp cần phải làm những gì thì bạn sẽ muốn duy trì điều đó.

Gần đây, tại một cuộc hội thảo của chúng tôi, một Phó giám đốc phụ trách bán hàng cho biết là ông ấy đang xem xét việc thuê nhiều nhân viên bán hàng để giải quyết khối lượng công việc đang quá tải. Khi nghe thấy điều đó, tôi đã gợi ý là họ nên thuê một trợ lý hành chính thay vì phải thuê quá nhiều người như thế. Với tình trạng lộn xộn hiện nay của họ, cộng với thiếu khả năng quản lý, thuê nhiều nhân viên sẽ tạo ra một loạt những địa chỉ khách hàng và hơn nữa, họ không thể hoàn thành được tất cả cam kết. Ngay lúc đó, ông ấy đã nhận ra rằng doanh số bán hàng mà không thông qua quản lý thì thật sự không thuyết phục.

“Dọn dẹp” màn hình máy tính của bạn

Giống như hầu hết các nhà quản lý cấp trung ngày nay, bạn sẽ phải tự phát triển kỹ năng hành chính của mình thay vì trả tiền để được giúp đỡ làm công việc đó. Bước đầu tiên, hãy từ bỏ quan điểm cho rằng những nhiệm vụ quan trọng hay bận rộn sẽ xuất hiện trên màn hình. Không còn nghi ngờ gì, bạn đã gặp phải những nhà quản lý nghiêm khắc sẽ chỉ bỏ qua nếu màn hình nền “sạch sẽ” với chỉ một nhiệm vụ trong

một khoảng thời gian nào đó. Một khi màn hình máy tính thể hiện những mục còn tồn đọng trong lịch trình/kế hoạch, ngay lập tức các nhà quản lý ngăn nắp sẽ trực tiếp “dọn sạch” những mục này, nhờ đó họ có thể tập trung được vào những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu. Kết quả là họ luôn hoàn thành công việc đúng tiến độ, trong một bầu không khí tương đối yên tĩnh.

Đừng bảo vệ những thư mục chất đống

Hãy bắt đầu một ngày mới bằng việc “dọn” những tập tin và giấy tờ không quan trọng khỏi mặt bàn của bạn. Bạn đã đủ mệt với những gián đoạn điện thoại, những công việc hiện tại với một tá nhiệm vụ khác cần giải quyết.

Hãy từ bỏ việc bảo vệ một đống thư mục bằng lý do phổ biến “Tôi giữ lại mọi thứ trong tầm mắt, nhờ đó sẽ không thể quên được điều gì.” Có lẽ bạn không quên nhưng khi bạn bị thu hút bởi Dự án B hay C nào đó trong lúc bạn vẫn cố gắng hoàn thành Dự án A (hầu hết những sự cố xảy ra gần cuối dự án vì sự chú ý của chúng ta chuyển sang dự án kế tiếp), hãy tạo cho mình một quy tắc rõ ràng − đó là bỏ qua mọi phiền nhiễu xung quanh để hoàn thành những nhiệm vụ hiện tại.

Từ bỏ nỗi khiếp sợ trong “ngăn bàn”

Với lòng quyết tâm, bạn có thể nhanh chóng dọn dẹp giấy tờ của mình. Nhưng bạn thường giữ lại những giấy tờ bắt buộc phải suy nghĩ, tham vấn hoặc quyết định. Vì thế một lúc nào đó có lẽ bạn đã đúng khi giữ lại những giấy tờ “chưa được xử lý”, nhưng không nên giữ nó lại trong ngăn bàn hay trên mặt bàn.

Hãy thử hình dung điều này: Hầu hết những ngăn giữ giấy tờ trong một tập nằm ngang chứ không phải là một hồ sơ. Khi giấy tờ chất thành đống, những giấy tờ ở gần cuối sẽ bị vùi lấp. Để tìm được chúng, bạn phải lật qua tất cả những giấy tờ trên đầu. Khi lật, bạn thường chú ý đến những tiêu đề và xem nên làm gì với chúng. Mỗi lần như vậy sẽ “vắt kiệt” sự tập trung và năng lượng của bạn dành cho việc tìm kiếm giấy tờ thực sự mà bạn cần.

Xếp giấy tờ theo chiều dọc

Loại bỏ những ngăn trong ngăn bàn và xếp giấy tờ theo chiều dọc. Hãy để giấy tờ tuần này trong những danh mục theo chủ đề vào những hộp dữ liệu đặt trên mặt bàn của bạn. Khi muốn tìm kiếm một vài mục, bạn sẽ lật từ trước ra sau chứ không phải từ trên xuống dưới. Vì bạn thực sự không thể nhìn hay đọc được những giấy tờ cạnh những thư mục, đừng phí thời gian tìm đến những mục bạn cần. Nếu bạn đánh dấu các thư mục giấy tờ theo số hoặc chữ cái, bạn sẽ đến thẳng những mục bạn muốn tìm.

Chuyển đổi giấy tờ thành dữ liệu

Một vài công ty tiến bộ bảo đảm giấy tờ một cách nghiêm túc. Một số thì chuyển đổi giấy tờ sang dữ liệu điện tử trong vòng một giờ. Bạn có thể tự làm được nhiều hơn thế, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất cá nhân. Cho dù đang chạy một dự án, lập kế hoạch một sự kiện hoặc thu thập dữ liệu, bạn đều có thể tạo ra một bảng tính với những cột dữ liệu bạn cần. Sau đó, khi xác nhận giấy tờ đến, chuyển giao dữ liệu liên quan đến bảng tính của bạn và loại bỏ những giấy tờ hoặc hồ sơ không cần thiết. Cuối cùng, bản thân những giấy tờ chỉ có ích trong những vụ kiện. Bạn nên đưa những dữ liệu vào trong hoàn cảnh mà bạn cần đến chúng và dựa vào bản gốc để lưu một bản sao.

KẾT LUẬN: Giải quyết sự lộn xộn chắc chắn sẽ giúp bạn tập trung vào công việc cần thiết. Bạn nên dùng dấu chấm để ghi lại những giấy tờ quan trọng bạn đã xem qua.

LÀM THẾ NÀO NHỮNG KỸ NĂNG HÀNH CHÍNH CÓ THỂ GÂY DỰNG CÔNG VIỆC KINH DOANH

Một công ty bảo hiểm có trụ sở đặt tại Florida đã tình cờ trở nên giàu có, khi 4 trợ lý hành chính quay trở lại làm việc cùng lúc sau thời gian nghỉ sinh. Công ty đang chuyển sang một hệ thống máy tính mới, và đương đầu với rất nhiều việc khôi phục dữ liệu.

Bốn trợ lý đó yêu cầu được xếp vào một nhóm để xử lý lượng giấy tờ quá tải đang tích lũy trong các phòng ban. Họ nhận thấy sổ sách hướng dẫn thủ tục đã hoàn toàn lỗi thời. Họ không chỉ giảm bớt nhiều thủ tục mà còn cập nhật những sách hướng dẫn chuyển đến hệ thống điện tử mới. Sau đó, họ tự gọi mình là “Đội Bay” để đáp ứng mọi nhu cầu trong công ty. Trong vòng một năm, họ đã mang lại sự “an toàn” cho công việc in ấn thẻ tín dụng mà trước đây phải thuê ngoài trong vài tháng.

Bằng cách quản lý kinh tế và hiệu quả, họ đã tiết kiệm được một khoản lớn. Đến năm kế tiếp, họ đã sẵn sàng cho ra mắt sản phẩm mới, giải quyết những công việc hành chính và bảo đảm công việc in ấn thẻ tín dụng cho những tổ chức khác trong lĩnh vực bảo hiểm thậm chí với cả những đối thủ cạnh tranh của họ. Họ đã kiếm được một khoản hoa hồng lớn từ những gì họ làm được, tạo ra một trung tâm lợi nhuận mới cho

công ty và hạnh phúc khi đưa công ty lên tầm cao mới.

DỌN SẠCH GIẤY TỜ

Chúng ta biết rằng máy tính tạo ra không ít giấy tờ, thậm chí nó sinh ra một khối lượng lớn giấy tờ nhanh và có chất lượng hơn trước kia rất nhiều! Thậm chí những nhà quản lý lão luyện cũng cảm thấy bị áp đảo.

Một hiệp hội ở California đã tiến hành khảo sát hơn 900 nhân viên về thời gian họ dành cho những thủ tục giấy tờ hàng ngày. Hơn một nửa trong số những người được hỏi trả lời họ dành từ 1 đến 3 giờ mỗi ngày cho những công việc này. Còn bây giờ, máy tính đã giúp họ xử lý tất cả dữ liệu.

Mặc dù vậy, bạn có thể đánh giá xem công việc của mình có tạo ra nhiều dữ liệu hơn trên giấy tờ hay không. Bản sao báo cáo, bản ghi nhớ và độ dài những dữ liệu đính kèm có xu hướng lưu hành rộng rãi mà không cần biết chúng có cần thiết hay không. Tất cả những dữ liệu đó phải được sao lưu trong thiết bị lưu trữ như ổ đĩa, đĩa, bộ nhớ, rất thuận tiện nhưng không miễn phí.

Dữ liệu đến gửi trực tiếp cho các chuyên gia

Tất nhiên, bạn có thể giao phó toàn bộ các vấn đề cho những chuyên gia trong số nhân viên của mình. Trong trường hợp đó, bạn cần phải chỉ dẫn cho những người cung cấp dữ liệu rằng mọi yêu cầu của họ nên được trực tiếp đưa ra với người bạn giao phó. Họ hy vọng thông điệp đó sẽ được nhắc lại từ một đến hai lần. Mọi người thường dựa vào những thói quen của họ nhưng bạn cần thoải mái để giải quyết những tài liệu quan trọng.

Giải quyết những dữ liệu chuyển đến chỉ một lần?

Đối với những giấy tờ đơn giản, chúng ta đồng ý với việc “chỉ xử lý giấy tờ một lần”. Nhưng không phải mọi giấy tờ đều đơn giản. Một số tài liệu cần phải phân tích, thảo luận, thương lượng và sửa lại nhiều lần trước khi nó được “niêm phong” lại. Mặc dù

luôn muốn tài liệu trở nên hoàn hảo hết sức có thể, nhưng cũng không nên biến nó thành gánh nặng. Đây là cách xử lý văn bản khác của ông chủ đầu tiên của Pat, chủ tịch một công ty đào tạo ở Boston. Ông ấy ghi lại những phản ứng của mình vào phần lề của các bức thư đến và kế hoạch đề xuất. “Thuyết tiết kiệm thời gian” của ông như sau:

Không bao giờ đọc một bản ghi nhớ hay đề xuất hai lần. Chỉ ghi lại ý và câu trả lời của bạn một lần. Sau đó − ngay cả khi phải ấp ủ quyết định của mình trong nhiều giờ hay nhiều ngày, bạn cũng không cần phải đọc lại bản gốc một lần nữa mà hãy sẵn sàng chuyển sang phần khác.

Lợi ích gia tăng là gì? Đội ngũ nhân viên có thể luôn theo sát được những yêu cầu của ông ấy. Họ học được rất nhiều điều về việc đưa ra quyết định thông qua ví dụ. Bằng việc ghi lại những câu trả lời, ông ấy đã dạy nhân viên cách để suy nghĩ về vấn đề và những đề xuất với những lợi ích tốt nhất của công ty trong nhận thức.

Tiết kiệm thời gian đọc trên báo cáo định kỳ

Cách đây một vài năm, Alec Mackenzie đã đến thăm vị giám đốc điều hành của một công ty tư vấn lớn ở châu Âu. Công ty đó có rất nhiều chi nhánh và công ty liên kết, vì thế số dự án lớn mà họ thực hiện vào thời điểm đó thật đáng ngạc nhiên. Thực tế, công việc điều hành của bên này đã được triển khai dưới những báo cáo phân tích và nghiên cứu của máy tính.

Alec hỏi: “Anh thực sự đọc hết tất cả những giấy tờ này chứ?”

Vị giám đốc đáp: “Tất nhiên là không. Hầu hết nó chỉ là báo cáo cập nhật của tuần trước. Anh có nhận ra những báo cáo này đang ở đâu không? Ngay trong thùng rác.”

Trong khi đang đùa, ông ấy cũng kiểm soát những yêu cầu “phân tích đánh giá” bằng những báo cáo viết tay đầy đủ nếu cần thiết. Nghĩa là, mỗi bản báo cáo cần đáp ứng hai yêu cầu:

• Nêu lên những biến đổi quan trọng.

• Đưa ra bất kỳ đề xuất cần phê duyệt.

Nếu bạn phải phê duyệt báo cáo nội bộ, hãy nhấn mạnh bản tóm tắt giống như trang đầu của tất cả các đề xuất và nghiên cứu. Đối với những nhân vật quan trọng, họ sẽ chỉ đọc bản tóm tắt, vì thế hãy hướng dẫn nhân viên của bạn làm thật tốt.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Đây là cách mà Roger Nys, Quản Lý Khu Vực của Viện Y Khoa Howard Hughes, thiết lập tiêu chuẩn cho công việc quản lý giấy tờ: Tôi đọc một loạt email và giấy tờ gửi đến và ngay lập tức làm một việc gì đó với nó. Đây là công việc thường ngày của tôi:

• Hủy bỏ − nếu tôi không quan tâm.

• Trả lời − nếu nó đơn giản.

• Sắp xếp − bao gồm yêu cầu và trả lời.

• Tham khảo − những bên giải quyết nó.

Tôi cố gắng dùng quy tắc “giải quyết trong một lần”, bất cứ khi nào cần thiết như đọc và giải quyết giấy tờ.

Duy trì đọc báo chí về ngành nghề và chuyên môn

Dưới đây là chia sẻ của một số nhà quản lý cấp cao về những bài viết giá trị trong những hội thảo về Quản lý thời gian của chúng tôi:

1. Dựa vào chuyên môn và lợi ích của mỗi nhóm khác nhau mà chỉ định những ấn phẩm phù hợp.

2. Yêu cầu nhân viên đọc lướt, đánh dấu hoặc tóm tắt những điểm chính trong bài báo/tờ báo.

3. Bạn đăng ký một bản in hoặc dịch vụ điện tử thuộc lĩnh vực của mình. Bạn cũng có thể giao cho nhân viên việc tìm kiếm dữ liệu.

4. Lưu hành, truyền bá tạp chí trong đội ngũ nhân viên trong một thời hạn hợp lý. Đính kèm một phiếu với tên bạn ở cuối.

5. Không chỉ với độc giả giữ những chức vụ cao trong công ty mà với cả những đồng nghiệp, bạn cũng nên khuyến khích họ thêm vào những ghi chú bên lề những ứng dụng hữu ích.

6. Tin cậy nhân viên khi họ có những đóng góp giá trị. Nếu những “độc giả” nội bộ không tìm thấy bất cứ điều gì có giá trị thì bạn hãy xem xét giảm việc đặt báo dài hạn.

7. Tham gia một khóa luyện đọc tốc độ hoặc tự luyện tập, nhờ đó bạn có thể đọc lướt giấy tờ nhanh hơn. Hầu hết những khóa đọc cấp tốc đều gợi ý đọc lướt theo chiều dọc xuống giữa chừng 5cm với bất kỳ văn bản nào. Nếu bạn thấy một điều gì đó đặc biệt thì hãy đọc chi tiết, cụ thể.

8. Nếu bạn là người đọc duy nhất, hãy chọn những cuốn tạp chí dày. Hãy kiểm tra mỗi vấn đề mới, trích ra những điều bạn cảm thấy có ích, sắp xếp chúng nhưng phải dễ dàng tìm thấy. Sau đó, bạn có thể vứt bìa tạp chí đi.

9. Người ta xuất bản rất nhiều tạp chí dưới hình thức bản điện tử. Hãy xem xét việc thay đổi ký tên của bạn để máy tính có thể loại bỏ phần đọc.

NĂM GỢI Ý GIẢM LƯỢNG THƯ ĐẾN

1. Viết trước. Trước khi viết một từ, bạn nên ghi lại hai hoặc ba ý chính trong một tờ giấy note. Bạn sẽ loại bỏ được nỗi lo lắng “màn hình trống”, điều ảnh hưởng đến hầu hết những người viết ra ghi nhớ. Tiếp theo, hãy viết bản ghi nhớ của bạn dựa theo những điểm chính. Như lời một trong những giáo viên cũ của tôi từng nói: “Đừng bao giờ đặt bút viết cho đến khi tâm trí đã sẵn sàng.” Vì thế đừng “làm nóng” bàn phím bằng việc viết 1.000 từ vô nghĩa khi bạn ghét phải chính sửa hoặc người đọc nó sẽ

thấy vô cùng nhạt nhẽo.

2. Tránh sử dụng những ghi nhớ hoặc email trong khi việc trao đổi của bạn đang gặp trục trặc. Thay vào đó, hãy lựa chọn một cuộc hội thoại mà không cần phải ghi nhớ mỗi lần giao dịch, trao đổi.

3. Ngắn gọn. Hướng tới sự đơn giản, ghi nhớ đầy đủ, rõ ràng và lịch sự.

4. Không nên kết thúc một cách nhàm chán như “Đừng do dự mà đặt ra bất kỳ câu hỏi nào.” Vì ngày nay, những người kinh doanh là bất cứ điều gì ngoại trừ tính do dự.

5. Tái sử dụng một số cụm từ. Việc tự viết ra một đoạn văn hay sẽ làm bạn bất ngờ với bản thân. Sau đó, hãy giữ lại một tài liệu lưu những bài mẫu của bạn. Khi bạn cảm thấy quá nhàm chán và mệt mỏi để có thể viết ra một câu văn trau chuốt thì hãy biến đổi chúng phù hợp với những gì bạn cần.

Tái sử dụng mẫu báo cáo thường xuyên

Bạn hãy xây dựng những bản mẫu tiêu chuẩn cho những báo cáo thường xuyên. Sau đó, sắp xếp và ổn định chúng. Người đọc sẽ vô cùng khoái chí khi tìm thấy cùng một thông tin trong những bản báo cáo định kỳ.

Cuối cùng, để giảm bớt gánh nặng cho người đọc, bạn nên thay thế những đoạn văn rườm rà với bảng biểu, bảng tính hoặc danh sách kiểm tra để độc giả có thể nắm bắt thông tin ngay lập tức. Bạn hãy xem mình có lãng phí công sức và thời gian vào công việc thường ngày như chuẩn bị báo cáo lặp đi lặp lại hàng tuần nhưng lại gửi chậm. Nếu bạn chưa bao giờ làm điều đó thì hãy xem bản thân mất bao nhiêu thời gian trước khi ai đó yêu cầu bạn làm những việc như thế.

TỰ ĐÁNH GIÁ

Làm thế nào bạn có thể thoát khỏi những cái bẫy thông tin và thủ tục giấy tờ? Hãy đánh giá điều đó dựa trên những câu hỏi dưới đây, lặp lại trong vòng 30 ngày kể từ bây giờ. Chỉ cần trả lời Có/Không.