Trước khi bạn bắt đầu bước vào một cuộc sống có nhiều thời gian, hãy xem xét những lời khuyên của Alec Mackenzie dưới đây.

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Nhật ký thời gian có thể cho bạn thấy thời gian của bạn đã biến đi đâu mất; và bây giờ bạn cần một kế hoạch hành động để xác định và củng cố quyết tâm của mình về việc hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian.

Lần đầu tiên biết đến khái niệm quản lý thời gian, rất nhiều người đã vội vàng chộp lấy một hai ý tưởng rồi bắt tay vào thực hiện chúng ngay lập tức mà không xét đến mô hình tổng thể cuộc sống của họ hoặc những hiệu ứng lan tỏa của các bẫy thời gian đối với nhau.

Có lẽ họ tình cờ nhặt nhạnh được các ý tưởng từ sách vở hoặc qua những cuộc nói chuyện với đồng nghiệp. Nhưng khi một khó khăn xuất hiện, họ có thể không nhớ lại được ý tưởng hay ho đó. Nếu có nhớ được và thử thực hiện thì họ cũng không đạt được kết quả tốt đẹp trong lần đầu tiên. Thế rồi cái ý tưởng đó trôi mất.

Lường trước sự cám dỗ của những thói quen cũ

Rất ít người có thể tự phân tích được các nguyên nhân gây ra rắc rối với việc quản lý thời gian hoặc nhận ra các thói quen vô hình gây ra vấn đề. Thay vào đó, họ vội vội vàng vàng đi đến những giải pháp nhanh chóng và dễ dàng, nhưng rồi sẽ tự hỏi tại sao chúng lại không hiệu quả. Chỉ trong vài tuần, những thói cũ sẽ quay trở lại.

Thành công lâu dài đòi hỏi sự phối hợp, trong đó bạn nhận ra thói quen cố hữu của mình và lập ra một kế hoạch có hệ thống, phác họa ra và trưng lên chỗ nào bạn có thể nhìn thấy nó. Rồi ngày ngày bạn phải bám sát kế hoạch để xóa bỏ được những điều không như ý.

Vì vậy đừng tự giới hạn mình ở việc khám phá “cái gì” mà phải hiểu được “tại sao” – những thói quen phải có suốt cuộc đời. Dần dần bạn sẽ có thói quen tiết kiệm thời gian để dành những phút rảnh rỗi của mình cho những con người và đam mê mà bạn trân trọng trong công việc cũng như cuộc sống.

Xác định giai đoạn hành động có chiến lược

Hãy quyết định xem bạn muốn xử lý bẫy thời gian nào, dựa trên những gì bạn học được từ việc ghi nhật ký thời gian. Điểm lại các ý tưởng mà bạn đã đánh dấu khi đọc về chúng.

Xem lại mục “Tự đánh giá” ở cuối mỗi chương trong Phần 2. Càng trả lời “Có” nhiều bao nhiêu bạn càng có cơ hội lớn bấy nhiêu để mãi mãi thoát khỏi chiếc bẫy thời gian đó.

Tiếp theo, xác định vị trí các bẫy trong đó hầu hết các câu trả lời là “Không”. Bạn có thể thử ghi nhật ký thời gian thật chi tiết về những thứ làm bạn xao lãng khỏi các ưu tiên của mình để xem cạm bẫy nào cám dỗ bạn. Ví dụ − nếu hết lần này đến lần khác, bạn thấy nản lòng trước một công việc mà đáng lẽ ra ngay từ đầu bạn không nên làm, hãy tự hỏi:

• Đó có phải là “thất bại trong việc ủy thác trách nhiệm” hay không?

• Hay bạn không có khả năng nói không?

• Hoặc kém tập trung vào các ưu tiên?

Sau đó, tham khảo “Bảng tóm tắt các giải pháp nhanh” (Phần 4) để tự nhắc nhở bản thân về những biện pháp hoặc công cụ có thể giúp bạn “nhổ tận gốc” bất kỳ thói quen cố hữu nào.

Lên kế hoạch hành động

Một số người thích bắt tay vào xử lý chiếc bẫy thời gian nan giải nhất để đạt được thành công lớn. Số khác thì cảm nhận được sự nguy hiểm của tình trạng mệt mỏi nên muốn xử lý vấn đề dễ trước để đảm bảo thành công, và tạo động lực cho họ. Bạn có thể tùy ý lựa chọn cách thức, lộ trình.

Nhưng bạn nhất thiết phải quyết định chọn một cái bẫy nào đó và đương đầu với nó mỗi ngày. Sau đó, kiểm tra sự tiến bộ sau 30 ngày trở đi. Hãy ghi lại và tưởng thưởng sự tiến bộ đó của mình. Nếu bạn thấy mất kiên nhẫn với bản thân thì hãy xem lại “Bảng tóm tắt các giải pháp nhanh” để xem bạn có đang cảm thấy bị sa lầy trong sự lôi kéo của bẫy thời gian như các nhân vật khuyết danh của chúng tôi hay không. Hãy can đảm lên nào!

Bạn có thể tham khảo cách làm dưới đây của một người rất giàu kinh nghiệm trong các cuộc hội thảo.

Hãy chú ý rằng những giải pháp trên được gắn với các nguyên nhân chứ không phải với bẫy thời gian. Như đã nói ở đầu chương, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nếu hiểu được “những lý do tại sao” và tìm giải pháp gắn liền với nguyên nhân.

Dưới đây là một ví dụ khác, dựa trên một loạt bẫy thời gian khác và các nguyên nhân

của nó.

Bẫy: Những vị khách không mời

Nguyên nhân: Chính sách “giờ tiếp khách” không rõ ràng.

Giải pháp: Xác định lại giờ tiếp khách. Quyết định xem thông báo sự thay đổi trong chính sách như thế nào để không làm mất lòng người khác.

Đừng quá bảo thủ. Hãy động não, những ý tưởng điên rồ có thể làm bạn giác ngộ đôi chút. Sau này bạn luôn có thể điều chỉnh chúng.

Sau đây là một vài gợi ý cho những người đứng trước tình thế tiến thoái lưỡng nan giữa việc tiếp khách hay không tiếp khách.

1. Nói với phòng nhân sự. Công bố rõ quy định chính thức về “giờ tiếp khách”.

2. Trưng biển “Cấm vào” lên cửa phòng khi không muốn tiếp khách.

3. Phạt tiền bất cứ ai không tuân thủ biển cấm.

4. Đặt bàn làm việc quay ra cửa sổ, đừng quay ra cửa ra vào, vì thế mọi người sẽ khó bắt gặp ánh mắt của bạn.

5. Đề xuất chính sách “Thời gian yên tĩnh” cho cả phòng.

Sau khi chọn xong một ý tưởng khả dĩ, xác định ngày giờ và bắt đầu tiến hành.

TỰ HỌC CÁC THÓI QUEN MỚI

Các thói quen cũ thường ăn sâu bám rễ, vì thế để củng cố bất kỳ thói quen mới nào, bạn hãy nhớ lại kế hoạch của nhà tâm lý học vĩ đại người Mỹ William James sau đây:

1. Tư duy lớn. Thực hiện các ý tưởng mới một cách quyết liệt, mạnh mẽ. Đặt ra một thói quen mới hoàn toàn đối lập với thói quen cũ. Dùng hình ảnh trực quan để nhắc

nhở. Thông báo với mọi người kế hoạch của bạn và tranh thủ sự giúp đỡ của họ. Việc công khai kế hoạch có thể tạo động lực giúp bạn bám sát chúng.

2. Thỏa thuận với một đồng nghiệp rằng cả hai giúp nhau kiểm tra sự tiến bộ định kỳ, để tránh tái phạm.

3. Thường xuyên thực hiện thói quen mới. Nắm lấy cơ hội đầu tiên để thể hiện nó. Quyết tâm sẽ tự ăn sâu bám rễ vào óc bạn – không phải khi bạn nghĩ về chúng mà là khi bạn gắn chúng với hành động. Chính sự lặp đi lặp lại chứ không phải quyết tâm sẽ khắc sâu thói quen.

4. Thực hiện quy định “không có ngoại lệ”. Cho phép có sai sót cũng giống như điều khiển phanh xe vậy. Khi bị mất phanh, bạn sẽ mất nhiều công sức để kiểm soát hơn là duy trì nó để không bị ngã. Các ngoại lệ sẽ làm bạn nhụt chí, giảm quyết tâm. Bất cứ khi nào bạn nói “Chỉ lần này thôi” là bạn đang bắt đầu làm sứt mẻ những thói quen tốt còn rất mong manh đó. Bạn sẽ đánh mất đà mà bạn phải bỏ bao công sức mới có được.