Để viết tốt thông cáo báo chí (TCBC), người viết phải nắm bắt những điều cơ bản sau:

1. Hiểu tổng quan về báo chí: Có một số kiến thức về tổng quan báo chí, cách viết tin, thu thập tin tức, phỏng vấn và các mô hình khi viết tin.

2. Hiểu rõ ngành mình đang công tác: Làm PR đòi hỏi nhiều kỹ năng và kiến thức xã hội rộng lớn. Nếu đang PR cho ngành dược, ngành mỹ phẩm… thì bạn phải có những hiểu biết nhất định về ngành mình đang PR để có thể viết tốt và nhanh chóng.

3. Hiểu đặc thù của những báo, đài được nhận TCBC (thậm chí đặc thù của người nhận): Như phần trên đã đề cập, mỗi tờ báo có những tiêu chí đưa tin tức khác nhau, báo này ưu tiên tin chính trị, báo kia ưu tiên tin kinh tế. Là một chuyên viên PR, bạn cần phải hiểu được những đặc thù này của các tờ báo. Ví dụ báo Tuổi Trẻ ưu tiên cho những tin tức về giáo dục, từ thiện. Vì thế những TCBC đề cập đến vấn đề này khi gửi đến báo Tuổi trẻ, tin sẽ dễ được lên báo hơn. Báo Sài Gòn Giải Phóng lại ưu tiên cho những tin tức về chính trị.

4. Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC: Người viết TCBC cần xác định xem, qua TCBC này công ty, tổ chức muốn đạt được điều gì?

5. Sẵn sàng hỗ trợ phóng viên để họ khai thác, xử lý thông tin theo cách tốt nhất.

Ngoài những vấn đề cần tìm hiểu ở trên, để viết TCBC nhanh và hiệu quả, người viết TCBC cần phải đặt ra các câu hỏi:

1. Chủ đề của TCBC là gì? Xác định được chủ đề rồi thì TCBC sẽ được viết rất rõ ràng. Người viết tìm hiểu chủ đề từ chính khách hàng của mình nếu làm việc trong các công ty truyền thông, hoặc từ ban giám đốc nếu làm PR cho các doanh nghiệp. Ví dụ: Khách hàng đến công ty và nói hãy tổ chức cho công ty tôi một buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới, thì chúng ta có thể xác định được ngay chủ đề của TCBC này là về sản phẩm mới.

2. Thông điệp được viết dành cho ai? Điều này hết sức quan trọng, đối tượng công ty hướng đến là ai thì khi viết TCBC, nhân viên PR phải sử dụng ngôn ngữ dành cho họ vì mỗi nhóm đối tượng lại sử dụng ngôn ngữ khác nhau. Khi viết cho giới trẻ, bạn phải sử dụng ngôn ngữ trẻ trung, hiện đại. Viết cho nông dân chúng ta phải sử dụng ngôn ngữ bình dân, giản dị, dễ hiểu. Nếu viết TCBC gửi cho các cơ quan báo chí ở miền Bắc, bạn nên sử dụng ngôn ngữ ở miền Bắc, đừng lấy TCBC viết cho miền Nam để gửi.

Sau khi xác định được chủ đề TCBC và đối tượng sẽ nhận tin tức, người viết TCBC bắt đầu tổng hợp thông tin, số liệu, hình ảnh, tư liệu diễn giải, tham khảo đính kèm để chuẩn bị bắt tay vào viết TCBC.