Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn một sơ đồ quy trình chi tiết gồm ba bước trước khi TCHB, trong khi tiến hành họp báo và sau khi họp báo với sự phân công nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận. Quy trình này được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tế của hai tác giả, cũng như tham khảo ý kiến của những người làm công tác PR và cũng đã được kiểm chứng thông qua những buổi tổ chức họp báo của sinh viên. Quy trình này cung cấp cho những người làm PR những cách thức để tổ chức, quản lý công việc của mình một cách hiệu quả và hạn chế thiếu sót. Vì để hoàn thành một buổi họp báo, chúng ta phải thực hiện khối lượng công việc lớn. Mô hình này giúp những người sẽ tổ chức họp báo biết bắt đầu từ đâu và biết TCHB thường có những hạng mục cơ bản nào.

QUY TRÌNH HỌP BÁO

Ghi chú: Trên đây là Quy trình họp báo có đầy đủ bốn bộ phận: Event, PR, Logistics và thiết kế của một công ty truyền thông và tổ chức sự kiện. Nếu là một doanh nghiệp chưa có sự phân chia bộ phận rõ ràng, chúng ta có thể chia ra thành từng nhóm nhỏ và mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm công việc theo các khâu trên. Để tránh sơ suất, đảm bảo tiến độ thì cần có một người nắm chính chương trình còn gọi là trưởng ban tổ chức.

Trong quy trình trên chúng ta có ba giai đoạn công việc cần phải làm: quá trình chuẩn bị họp báo, khi tiến hành họp báo và sau khi họp báo. Các công việc được phân công rõ ràng cho từng bộ phận. Phần sau sẽ trình bày chi tiết các giai đoạn và công việc của từng bộ phận.