Trước khi bắt tay vào viết phần nội dung của TCBC (hay bố cục thứ 5), các bạn cần nhớ một quy tắc, TCBC không phải là một bài phóng sự hay nghị luận trên báo, vì thế chúng ta không cần phải bay bổng, dùng từ hoa mỹ. Một nguyên tắc cần nhớ khi viết TCBC là ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

Cách viết tiêu đề

Tiêu đề của TCBC chỉ nên khoảng 14 đến 16 từ, không nên viết tiêu đề quá dài. Trình bày nó trong hai dòng hoặc ít hơn trên màn hình máy tính của bạn, cô đọng lại nếu câu nào dài hơn ba dòng và nên tránh dùng nghĩa bóng. Tất cả những điều này sẽ giúp người đọc thấu hiểu được thông tin chính nhanh chóng, thậm chí cả khi họ không đọc hết câu chuyện.

Như đã đề cập, trước khi viết, chúng ta phải xác định chủ đề của TCBC. Khi khách hàng hay ban lãnh đạo yêu cầu “Hãy viết cho công ty một TCBC ra mắt sản phẩm mới”. Thì chủ đề của TCBC chính là sản phẩm mới. Hoặc “hãy viết cho công ty một TCBC khai trương tòa nhà A”, thì chủ đề của TCBC là khai trương tòa nhà A.

Khi đã xác định được chủ đề thì rất dễ để viết tiêu đề, bạn hãy lấy chủ đề làm tiêu đề của TCBC. Tiêu đề cũng nên trực diện, đi thẳng vào vấn đề. Không cần phải viết tiêu đề với nghĩa ẩn dụ, dùng những từ “đắt”. Thành công của người viết TCBC là làm sao khi đọc tiêu đề, phóng viên có thể xác định được ngay nội dung chính của TCBC nhằm thông tin về vấn đề gì.

Ví dụ 1:

Bạn xác định được chủ đề, sẽ viết TCBC cho công ty Gemadept về Lễ ký kết hợp tác xây dựng cảng nước sâu Cái Mép.

Từ chủ đề đó bạn có tiêu đề: LỄ KÝ KẾT XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK – CÁI MÉP.

Ví dụ 2:

Bạn xác định được chủ đề, sẽ viết TCBC về việc ra mắt một nhãn hàng thời trang mới của Tây Ban Nha tại Việt Nam.

Từ chủ đề đó bạn có tiêu đề: MODA MUNDO-THƯƠNG HIỆU THỜI TRANG NAM TỪ TÂY BAN NHA ĐẾN VIỆT NAM

Ví dụ 3:

Bạn xác định được chủ đề, sẽ viết TCBC về việc tổng Giám đốc Coca-Cola toàn cầu sang thăm Việt Nam.

Từ chủ đề đó bạn có tiêu đề: CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY COCA COLA TOÀN CẦU THĂM THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM.

Lưu ý khi viết tiêu đề: Không nên dùng cụm danh từ, hoặc thể bị động. Vì cụm danh từ hay thể bị động sẽ khiến cho tiêu đề không được mạnh mẽ, thừa những từ không cần thiết như do, của… và tạo cho người đọc có cảm giác dài dòng. Hãy so sánh những ví dụ dưới đây:

Ví dụ 1: Không nên viết: Chương trình khuyến mãi “Xuân mobile nở rộ – Trải tài lộc khắp nơi” do Mobifone tổ chức (thể bị động).

Nên viết: Mobifone tổ chức chương trình khuyến mãi “Xuân mobile nở rộ – Trải tài lộc khắp nơi”

Ví dụ 2: Không nên viết: Lễ ký kết hợp tác giữa Việt Thái Quốc tế và Molson Coors Quốc tế về việc phân phối bia tại Việt Nam (cụm danh từ).

Nên viết: Việt Thái Quốc tế ký kết hợp tác với Molson Coors Quốc tế về việc phân phối bia tại Việt Nam.

Cách viết đoạn 1

Áp dụng mô hình tháp ngược thì đoạn một và tiêu đề là hai phần quan trọng nhất của TCBC. Theo cách thông thường, nó là phần chóp của bài báo dạng “kim tự tháp ngược”. Nghĩa là đoạn đầu tiên tóm tắt ngắn gọn những thông tin quan trọng nhất của câu chuyện và những đoạn văn tiếp theo sẽ mô tả chi tiết.

Đoạn 1 chính là sự mở rộng của tiêu đề. Khi viết đoạn 1, chúng ta nên lặp lại tiêu đề và đưa vào thêm những thông tin chính bằng cách sử dụng công thức 5W+H. Đoạn một nên được viết như một tin ngắn giúp phóng viên sử dụng được ngay và có thể giữ lại toàn bộ thông tin trong đoạn 1 của TCBC khi đăng tải trên báo. Lưu ý 4W buộc phải có ở đoạn 1 là Who, What, When, Where, còn chữ Why thì tùy từng trường hợp, không nhất thiết đoạn mở đầu nào cũng cần phải viết chữ Why.

Đoạn 1 không nên viết quá dài, độ dài chỉ khoảng 50 đến 70 từ. Cần lưu ý là trước khi bắt đầu đoạn 1 chúng ta phải có phần địa điểm, ngày tháng năm.

Ví dụ 1:

Với tiêu đề LỄ KÝ KẾT XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK – CÁI MÉP, chúng ta có đoạn 1 như sau: TP.HCM, ngày 28/6/2010, Công ty CP GEMALINK – Một liên doanh giữa Tập đoàn Gemadept (VN) và Tập đoàn CMA – CGM (Pháp) tổ chức “Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép” với Liên danh Dealim – SAMWHAN (Hàn Quốc) tại Khách sạn Sheraton, Q.1, TP.HCM.

Trong ví dụ trên, rõ ràng tiêu đề “Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép” được lặp lại trong đoạn 1 và có mở rộng.

Who – Ai: Công ty CP GEMALINK

What – Chuyện gì: Lễ ký kết

When – Khi nào: 28/6/2010

Where – Ở đâu: Khách sạn Sheraton, TP.HCM

How – Như thế nào: Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu giữa công ty Gemalink và Liên danh Dealim – SAMWHAN (Hàn Quốc).

Ví dụ 2:

Với tiêu đề CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY COCA-COLA TOÀN CẦU THĂM THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM, chúng ta có đoạn 1 như sau: TP.HCM, ngày 31/05/2010 – Ông Neville Isdell – Chủ tịch kiêm Giám đốc Điều hành Công ty Coca-Cola toàn cầu thực hiện chuyến viếng thăm đặc biệt đến Việt Nam nhằm tăng cường cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp đối với thị trường Việt Nam. Chuyến viếng thăm bao gồm các cuộc họp với Ban lãnh đạo Công ty Coca-Cola và đi thị sát thị trường Hà Nội.

Ở ví dụ trên, rõ ràng tiêu đề đã được lặp lại trong đoạn 1 và được mở rộng bằng công thức 5W+H:

Who: Ông Neville Isdell

What: Thực hiện chuyến viếng thăm đặc biệt

When: Ngày 31/05/2010

Where: Việt Nam

Why: Nhằm tăng cường cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp đối với thị trường Việt Nam

How: Chuyến viếng thăm bao gồm các cuộc họp với Ban lãnh đạo Công ty Coca-Cola và đi thị sát thị trường Hà Nội.

Cách viết đoạn 2

Mỗi khi kết thúc một đoạn, chuyển sang đoạn khác, chúng ta nên dùng các câu, từ chuyển đoạn như: Ngoài ra, hơn nữa, qua một năm thực hiện… để giúp TCBC trở nên mạch lạc và không tạo cảm giác chuyển ý đột ngột cho người đọc.

Trong đoạn 2 này, chúng ta sẽ cung cấp thêm chi tiết cho những thông tin ở đoạn một bằng chữ “How – như thế nào”. Có một điểm cần lưu ý khi viết đoạn “như thế nào” này. Đây là đoạn mô tả, tuy nhiên khi viết về lễ ký kết xây dựng cảng Cái Mép ở ví dụ trên, thì đoạn 2 không phải là mô tả lại Lễ ký kết diễn ra như thế nào, mà là viết về cảng Cái Mép như thế nào. Tương tự, khi viết về lễ ra mắt sản phẩm mới, chúng ta không viết buổi lễ ra mắt sản phẩm diễn ra như thế nào, mà viết về sản phẩm mới như thế nào. Trong một TCBC thì đoạn 2 dài nhất so với các đoạn khác, tuy nhiên cũng không nên viết quá 200 từ và các phóng viên sẽ không lấy toàn bộ thông tin trong đoạn hai của TCBC mà họ sẽ xử lý, cắt gọt, chọn lọc những chi tiết quan trọng mà thôi.

Ví dụ 1:

Với TCBC về Lễ ký kết thì đoạn 2 sẽ mô tả về cảng nước sâu Cái Mép như sau:

Cụm cảng nước sâu Cái Mép (Bà Rịa-Vũng Tàu) thuộc cụm cảng số 5 trong quy hoạch tổng thể của Chính phủ về phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam, vị trí đắc địa rất thuận lợi gần các tuyến hàng hải Quốc tế với độ sâu tự nhiên của bến nước có thể cho tàu tới 100.000 DWT cập cảng và độ bồi lắng hàng năm rất thấp, ít phải nạo vét. Tổng vốn đầu tư giai đoạn 1 cảng Gemalink là 300 triệu USD bao gồm cả chi phí quyền sử dụng đất. Việc xây dựng Cảng sẽ chính thức được khởi công vào tháng 8 năm 2010 và cảng sẽ đi vào hoạt động trong năm 2013. Sau khi giai đoạn 2 hoàn thành (2014), diện tích kho bãi của cảng sẽ tăng lên 72 ha. Đồng thời, bến chính sẽ kéo dài 1.150m, bến tàu FEEDER cũng kéo dài 370m. Khả năng xếp dỡ của cảng lúc này sẽ đạt 2,4 triệu TEU/năm.

Ví dụ 2:

Với TCBC về chuyến viếng thăm thì đoạn 2 sẽ như sau:

Tại Hà Nội, ông Neville Isdell đã đến chào xã giao Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng và chúc mừng Việt Nam đã đạt được những thành tựu lớn trong thời gian gần đây như đăng cai tổ chức thành công Hội nghị thượng đỉnh các nước thành viên APEC 2006, trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), tạo môi trường đầu tư tích cực hơn và tăng trưởng kinh tế ổn định. Đồng thời bày tỏ lòng biết ơn về sự ủng hộ của chính quyền Việt Nam đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Coca-Cola ở Việt Nam. Ông Neville cho biết: “Việt Nam là thị trường rất quan trọng đối với Công ty Coca-Cola toàn cầu. Trong 5 năm tới, chúng tôi sẽ gia tăng cam kết với thị trường Việt Nam bằng các dự án đầu tư mới quy mô lớn vào cơ sở hạ tầng và mở rộng phạm vi hoạt động về mặt địa lý của công ty trên khắp Việt Nam”.

Mặc dù đây là đoạn dài nhất trong TCBC, nhưng rất dễ viết vì đa số các thông tin đều có sẵn. Nhiệm vụ của người viết TCBC là tổng hợp lại và làm cho nó mạch lạc hơn.

Cách viết đoạn 3

Đoạn 3 thông thường là đoạn trích dẫn. Bạn lấy câu nói, câu phát biểu của người có quyền thông tin cao nhất/ người phát ngôn trong phạm vi được giao về vấn đề bạn đang đề cập đến trong TCBC để đưa vào đoạn 3 này. Ví dụ, khi viết TCBC về chương trình khuyến mãi, chúng ta nên hỏi và trích dẫn ý kiến của Giám đốc Marketing, còn khi viết TCBC về tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính, chúng ta nên trích dẫn phát biểu của Giám đốc Tài chính.

Khi trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội dung của TCBC, phù hợp với tiêu đề. Ví dụ khi viết về Lễ ký kết, chúng ta có thể đặt ra câu hỏi với Tổng Giám đốc Gemadept, “Việc ký kết này có ý nghĩa như thế nào với công ty?”, và chúng ta sẽ đưa câu trả lời của ông Tổng Giám đốc vào đoạn ba của TCBC.

Ví dụ 1:

Ông Đỗ Văn Minh – Tổng Giám đốc Gemadept cho biết: “Việc ký kết hợp đồng xây dựng cơ sở hạ tầng cho Cảng nước sâu Gemalink hôm nay đánh dấu một cột mốc quan trọng trong việc thực hiện 1 trong 5 trọng điểm trong chiến lược phát triển của Gemadept: Phát triển Hệ thống Cảng biển và dịch vụ hàng hải, logistics dọc bờ biển đất nước, tại các vùng kinh tế trọng điểm”.

Ví dụ 2:

Với TCBC về chuyến viếng thăm của ông Neville Isdell đến Việt Nam, chúng ta có thể sử dụng trích dẫn sau:

Ông Citos Reyes – Tổng Giám Đốc Công ty TNHH Nước Giải Khát Coca-Cola Việt Nam rất phấn khởi về cơ hội kinh doanh ở Việt Nam: “Chuyến viếng thăm của ông Neville Isdell là sự khẳng định rõ ràng cam kết của Công ty đối với Việt Nam, một thị trường nước giải khát năng động. Việc kinh doanh của chúng tôi đang tăng trưởng và chúng tôi đang tạo ra nhiều việc làm mới ở Việt Nam”.

Cách viết đoạn 4 – đoạn kết thúc

TCBC thường gồm bốn đoạn, trong đoạn cuối này chúng ta nên nhắc lại chủ đề của TCBC một cách ngắn gọn, trong khoảng 2, 3 dòng để giúp phóng viên nhớ lại thông tin chính họ cần lưu ý và cần đưa tin trong TCBC.

Ví dụ 1:

Cảng nước sâu Gemelink Cái Mép sau khi hoàn thành hứa hẹn sẽ đem đến nhiều thuận lợi hơn cho việc vận chuyển trên biển trong khu vực phía Nam.

Ví dụ 2:

Chuyến viếng thăm của ông Neville thể hiện sự cam kết của thương hiệu Coca-Cola sẽ không ngừng phát triển và phục vụ hết mình cho người Việt Nam.

Khi ráp tiêu đề, cùng bốn đoạn của TCBC, chúng ta sẽ có một nội dung TCBC hoàn chỉnh. Và toàn bộ phần nội dung này là bố cục thứ 5 trong TCBC.

235 Đồng Khởi, Q.1, Tp.HCM, Việt Nam

ĐT: 84 (8) 8963519-8298787 – Fax: 84 (8) 8963016

Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 5 năm 2010

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY COCA-COLA TOÀN CẦU THĂM THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM

Việt Nam, ngày 31/05/2010 – Ông Neville Isdell – Chủ tịch kiêm Giám đốc Điều hành Công ty Coca-Cola toàn cầu thực hiện chuyến viếng thăm đặc biệt đến Việt Nam nhằm tăng cường cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp đối với thị trường Việt Nam. Chuyến viếng thăm bao gồm các cuộc họp với Ban lãnh đạo Công ty Coca-Cola và đi thị sát thị trường Hà Nội.

Tại Hà Nội, ông Neville Isdell đã đến chào xã giao Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng và chúc mừng Việt Nam đã đạt được những thành tựu lớn trong thời gian gần đây như đăng cai tổ chức thành công Hội nghị thượng đỉnh các nước thành viên APEC 2006, trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), tạo môi trường đầu tư tích cực hơn và tăng trưởng kinh tế ổn định. Đồng thời bày tỏ lòng biết ơn về sự ủng hộ của chính quyền Việt Nam đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Coca-Cola ở Việt Nam. Ông Neville cho biết: “Việt Nam là thị trường rất quan trọng đối với Công ty Coca-Cola toàn cầu. Trong 5 năm tới, chúng tôi sẽ gia tăng cam kết với thị trường Việt Nam bằng các dự án đầu tư mới quy mô lớn vào cơ sở hạ tầng và mở rộng phạm vi hoạt động về mặt địa lý của công ty trên khắp Việt Nam”.

Ông Citos Reyes, Tổng Giám Đốc Công ty TNHH Nước Giải Khát Coca-Cola Việt Nam rất phấn khởi về cơ hội kinh doanh ở Việt Nam: “Chuyến viếng thăm của ông Neville Isdell là sự khẳng định rõ ràng cam kết của Công ty đối với Việt Nam, một thị trường nước giải khát năng động. Việc kinh doanh của chúng tôi đang tăng trưởng và chúng tôi đang tạo ra nhiều việc làm mới ở Việt Nam”.

Chuyến viếng thăm của ông Neville thể hiện sự cam kết của thương hiệu Coca Cola sẽ không ngừng phát triển và sẽ phục vụ hết mình cho người Việt Nam.

Thông tin về công ty Coca-Cola

Công ty Coca-Cola đã đầu tư hơn 160 triệu đô la Mỹ tại Việt Nam kể từ khi quay lại thị trường này năm 1994, có các nhà máy đóng chai ở Hà Tây, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh. Công ty hỗ trợ việc làm trực tiếp và gián tiếp cho hơn 9.000 người lao động. Công ty Coca-Cola cung cấp cho người tiêu dùng Việt Nam nhiều thương hiệu nước giải khát nổi tiếng như Coca-Cola, Sprite, Fanta, Thums Up, Coke ăn kiêng, Schweppes, cùng các sản phẩm mới như nước cam ép có tép Minute Maid Splash, nước uống đóng chai Joy và nước tăng lực Samurai.

Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ:

Ông Nguyễn Văn A

Công ty Coca-Cola Southeast Asia, Inc.

Giám đốc đối ngoại

ĐT:………………………….

Fax:…………………………

DĐ:…………………………