A. QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ

1. Họp với khách hàng hoặc ban lãnh đạo

Trước khi tổ chức họp báo (TCHB), chúng ta cần nắm được nội dung chính và một số yêu cầu cụ thể về chương trình. Do đó, bước đầu tiên, chúng ta phải họp với khách hàng (nếu làm việc tại Agency ), hoặc họp với ban lãnh đạo (nếu làm PR tại doanh nghiệp). Đây là bước rất quan trọng, chúng ta phải tìm hiểu được ý định của khách hàng/ban lãnh đạo, ý tưởng, mục đích của họ. Bước này càng chi tiết, rõ ràng thì trong quá trình viết nội dung kịch bản, chúng ta sẽ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty. Trong buổi họp, chúng ta cần làm rõ các vấn đề bằng cách trả lời cho những câu hỏi sau:

Mục đích họp báo là gì?

Mục tiêu cụ thể muốn đạt được là gì?

Ai tổ chức chính, phối hợp với ai?

Chương trình cụ thể khi họp báo là gì?

Khi nào tổ chức?

Tổ chức ở đâu ?

Khách mời là ai?

Ai sẽ tham gia trong chương trình?

Ngân sách tổ chức là bao nhiêu?

Ngoài việc đặt ra các câu hỏi như trên, chúng ta cũng cần xác định rõ ràng, chi tiết mục tiêu của buổi họp báo.

Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải?

Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo trọng yếu sẽ đăng tải?

Trong các câu hỏi được đặt ra, chúng ta nên lưu ý đặc biệt đến thời gian tổ chức họp báo, vì thời gian là vấn đề rất quan trọng. Khi TCHB, chúng ta nên tránh “đông” với các sự kiện tương tự như hội thảo, triển lãm, hội nghị… Đặc biệt nên tránh tổ chức trùng ngày sự kiện của quốc gia như các lễ hội, ngày bầu cử, khánh thành công trình, cầu đường… Cũng không nên TCHB vào những dịp lễ hay các kỳ nghỉ, có thể sẽ ảnh hưởng đến số lượng người tham dự.

2. Họp ban tổ chức thực hiện họp báo

Sau khi có được thông tin từ khách hàng, chúng ta trở về công ty họp ban tổ chức – những người sẽ thực hiện buổi TCHB này. Trong buổi họp sẽ có đại diện của bốn bộ phận trong quy trình (bộ phận event, PR, Logistics, thiết kế). Các bộ phận sẽ được biết về những thông tin, yêu cầu, ý tưởng của cuộc họp báo có được từ cuộc họp với khách hàng hoặc ban lãnh đạo. Và sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể, sau buổi họp này các bộ phận sẽ bắt tay vào thực hiện công việc đầu tiên của bộ phận mình, đây là giai đoạn 1 trong quá trình chuẩn bị.

Giai đoạn 1

Giai đoạn này còn gọi là viết Proposal, là giai đoạn chuẩn bị nội dung tổng quát để đấu thầu, trình bày ý tưởng với khách hàng/ban lãnh đạo, sau khi đã trình bày và nếu được khách hàng/ban lãnh đạo chấp nhận, ký hợp đồng/ký duyệt thì chúng ta mới chính thức trở thành người tổ chức buổi họp báo này. Sau khi giai đoạn 1 thành công, hợp đồng được ký kết, các bộ phận mới bắt tay vào chuẩn bị chương trình chi tiết ở giai đoạn 2.

Ở giai đoạn này, đầu tiên bộ phận event sẽ đi khảo sát địa điểm và viết cấu trúc, nội dung khái quát về chương trình:

Khảo sát địa điểm tổ chức

Địa điểm có thể tạo ra hay phá hỏng buổi họp báo. Chính vì thế, đừng bao giờ xem nhẹ việc chọn địa điểm tổ chức. Một chương trình hay nhưng địa điểm không thuận lợi về đường đi, điểm trông giữ xe, tiền gửi xe… cũng sẽ tạo ấn tượng không tốt cho người tham dự. Thông thường khi TCHB, các doanh nghiệp sẽ chọn trung tâm hội nghị, phòng họp của khách sạn, hoặc hội trường của công ty với trang bị kỹ thuật đầy đủ. Khi chọn địa điểm cần phải đảm bảo những tiêu chuẩn của một phòng họp như: không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh… Để có một địa điểm tổ chức tốt, bạn không thể ngồi ở nhà và gọi điện thoại đặt chỗ. Bạn phải đến hiện trường và khảo sát tất cả các hạng mục nơi mà bạn định thuê để TCHB. Khi khảo sát địa điểm, tốt nhất bạn nên đi hai người, một của bộ phận sự kiện và một của bộ phận thiết kế. Khi đi khảo sát cần đem theo máy ảnh và thước đo.

Các công việc cần làm khi khảo sát địa điểm:

Đưa ra tiêu chí lựa chọn địa điểm:

– Trung tâm thành phố hay tại trụ sở chính? Một điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm là đa số cơ quan báo – đài tập trung ở trung tâm nên địa điểm họp báo thích hợp nhất nên chọn ở trung tâm thành phố.

– Không khí: sang trọng, ấm cúng, gần gũi

– Kỹ thuật: độ cách âm, độ sáng, nguồn điện

– Diện tích trang trí: mặt tiền, bên trong…

– Bàn ghế, chỗ đỗ xe

– Số lượng người tham dự? Nếu số lượng người tham dự ít mà bạn chọn phòng họp báo quá lớn thì sẽ khiến không gian họp báo loãng. Còn ngược lại sẽ khiến không gian chật chội.

Lên danh sách các địa điểm cần khảo sát: không nên lên danh sách quá nhiều địa điểm. Dựa vào tiêu chí, chúng ta chỉ nên đưa ra khoảng ba, bốn địa điểm phù hợp.

Lên kế hoạch khảo sát các địa điểm: Đưa ra một khoảng thời gian thích hợp để hoàn tất việc khảo sát và quyết định chọn địa điểm, cần lưu ý là không nên kéo dài thời gian cho công việc khảo sát này, chỉ cần một đến hai ngày. Khi khảo sát cần lưu ý các công việc:

– Chụp ảnh toàn bộ địa điểm: bên ngoài, bên trong, các vị trí trọng yếu.

– Phác thảo sơ đồ mặt bằng địa điểm: vị trí lễ tân, lối vào, bảng hướng dẫn, v.v…

– Thử hình dung nhiều phương án bố trí mặt bằng khác nhau trước khi quyết định chọn phương án tốt nhất.

Dưới đây là bảng hạng mục cần lưu ý khi tiến hành khảo sát địa điểm:

Ổ cắm điện Sân khấu Chỗ để đồ đạc Phòng thay đồ Cửa ra vào Cầu thang

Người lập

Họ và tên:

Thời gian:

Cấu trúc của một buổi họp báo đơn giản (không có văn nghệ) gồm (lưu ý thời gian của mỗi chương trình có thể khác nhau):

9h – 9h30: Đón khách

9h30 – 9h35: Khai mạc

9h35 – 9h50: Phát biểu

9h50 – 10h30: Q&A

10h30 – 11h: Kết thúc

Ví dụ: Nội dung khái quát của ModaMundo

Bộ phận PR sẽ lên danh sách báo, đài tham dự và báo giá PR.

Khi lên danh sách khách mời cần tính đến sự đa dạng của các phương tiện truyền thông. Cần chú ý đến phân khúc thị trường của công ty để chọn đúng các cơ quan truyền thông giúp chúng ta tiếp cận được nhóm đối tượng công chúng mà công ty đang hướng đến.

Bộ phận logistics sẽ làm báo giá tổng quát gồm cả nội dung chương trình và chi phí cho các cơ quan truyền thông.

Bộ phận thiết kế sẽ thiết kế không gian họp báo, backdrop… bộ phận thiết kế tiến hành xây dựng thiết kế mô hình sân khấu, backdrop, standee phù hợp với nội dung chương trình.

Bố trí phương tiện nghe-nhìn (TV, Projector, tranh ảnh, triển lãm ảnh, nhạc hòa tấu…) trong thời gian Phóng viên và khách mời chờ đợi.

Giai đoạn 2

Bộ phận event

Công việc của bộ phận event trước khi họp báo gồm: viết kịch bản chi tiết, lên check list, tuyển PGs, làm việc với MC, nhóm múa/ca sĩ.

Viết kịch bản chương trình

Sau khi thuyết trình cho khách hàng/ban lãnh đạo về ý tưởng TCHB và thành phần báo đài tham dự. Nếu ý tưởng của chúng ta được chọn, khách hàng sẽ ký hợp đồng để chúng ta tổ chức, Agency thường gọi nôm na là “thắng thầu”. Khách hàng/ban lãnh đạo sẽ có những góp ý, chỉnh sửa. Dựa trên những góp ý này, chúng ta thay đổi, chỉnh sửa lại. Sau đó, bộ phận sự kiện sẽ bắt tay vào viết kịch bản chi tiết chương trình. Kịch bản này chính là phần cung cấp và chuyển tải thông tin đến nhà báo, cũng như là toàn bộ hoạt động của buổi họp báo.

Những lưu ý khi viết kịch bản chi tiết:

Cấu trúc chương trình nên gọn nhẹ, súc tích nhưng đầy đủ.

Kịch bản đơn giản, liền mạch, đặt giờ cho diễn tiến của buổi họp báo càng chặt chẽ càng tốt.

Mang tính đối thoại, tương tác tích cực: bố trí các phương tiện truyền thông tại chỗ (nếu cần) như TV, màn hình, poster, brochure, banner…

Khi viết kịch bản nên lưu ý đến thời gian đón khách: không nên đón khách quá sớm, tốt nhất là từ 8h30 đến 9h (TCHB vào buổi sáng). Và cuộc họp báo cũng không nên kéo dài quá hai tiếng, thời gian tổ chức tốt nhất là từ thứ Ba đến thứ Năm trong tuần.

Kịch bản chi tiết gồm có:

Các hoạt động, nội dung cụ thể (càng chi tiết càng tốt) về những diễn biến trong buổi họp báo.

Hướng dẫn phần âm thanh, ánh sáng, ban nhạc nào sẽ chơi, ánh sáng sẽ chiếu tập trung vào đâu.

Các hiệu ứng trong phòng họp, đặc biệt là trên màn hình chiếu.

Nhân sự sẽ phụ trách từng nội dung và những ghi chú cần thực hiện để chạy chương trình

Ví dụ: Kịch bản chi tiết Moda Mundo (Xem trang 153).

Sau khi hoàn thành kịch bản chi tiết, các bộ phận họp thống nhất nội dung, chỉnh sửa lần cuối gửi khách hàng/ban giám đốc công ty duyệt. Kịch bản được duyệt, bộ phận sự kiện tiếp tục lên bảng checklist hay còn gọi là bảng phân công công việc.

Lập Checklist

Công việc của một buổi họp báo rất nhiều chi tiết, có những chi tiết rất nhỏ. Bạn không thể nhớ hết các công việc phải thực hiện và những ai sẽ thực hiện công việc đó. Checklist hay còn gọi là bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, nó là một công cụ để quản lý công việc, cũng như đảm bảo cho chương trình được chuẩn bị chu đáo, không thiếu bất cứ hạng mục nào. Trong bảng checklist, chúng ta cũng sẽ tổ chức nhân lực, tính toán phân công nhân sự nội bộ hợp lý, chính xác giúp hạn chế được nhiều rủi ro, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao hơn. Mỗi thành viên tham gia nhóm tổ chức phải hiểu rõ công việc mà mình đảm nhiệm. Trưởng ban tổ chức phải có bảng checklist này để nắm bắt tình hình công việc và thời gian hoàn tất, có trách nhiệm theo dõi công việc theo bảng checklist, đến thời gian quy định thì thu lại dữ liệu và lưu vào một folder chuẩn bị chương trình.

Họp báo có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình chuẩn bị, trong đó checklist đúng vai trò hết sức quan trọng. Không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Những việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trọi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Nếu những việc nhỏ này được liệt kê chi tiết trong bảng danh mục công việc cần làm thì sẽ tránh được những thiếu sót không đáng có.

Ví dụ: Checklist của ModaMundo (xem trang156).

KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH HỌP BÁO MODA MUNDO

Địa điểm: KS Rex. 141 Nguyễn Huệ

Thời gian: 8h00 – 10h15, Thứ 6, ngày 11/5/010

Số lượng khách mời: 80 người

CHECKLIST MODA MUNDO

Địa điểm: KS Rex 141 Nguyễn Huệ

Thời gian: 8h00 – 10h30, Thứ 6 – Ngày 11/ 5/ 010

Số lượng: 80 – 100 khách mời

Làm việc với Người dẫn chương trình (MC), nhóm múa/ca sĩ.

Làm việc với MC

MC là người nắm giữ hơn 50% thành công và là linh hồn của chương trình, vì thế khi lựa chọn MC cho chương trình cần hết sức cẩn thận. Không phải MC nổi tiếng nào cũng phù hợp với họp báo. MC Thanh Bạch là lựa chọn số một cho các hội nghị khách hàng, nhưng đối với họp báo thì chưa hẳn như vậy. Những lưu ý khi chọn MC cho họp báo:

Cần chọn MC có chất giọng và ngoại hình phù hợp với chương trình.

Kiểm tra lịch làm việc của MC.

Ký hợp đồng thể hiện sự ràng buộc về thời gian làm việc (MC nên đến trước chương trình 45 phút, cập nhật danh sách khách mời và chốt nội dung chương trình lần cuối).

Đặt ra yêu cầu trang phục với MC (có những chương trình về thời trang hoặc chương trình đặc biệt thì MC sẽ mặc trang phục của Ban tổ chức).

Gửi MC Script (lời dẫn của MC) ít nhất một ngày trước khi họp báo diễn ra để MC nắm rõ nội dung chương trình.

Cần hướng dẫn MC đọc chính xác trên của các đại biểu quan trọng người nước ngoài.

Chuẩn bị folder chỉnh tề cho MC (nên chọn folder A5).

MC của buổi họp báo phải thỏa mãn tiêu chí: giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp quan điểm của người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể… bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự.

Làm việc với nhóm múa – lễ tân

Chương trình họp báo sẽ hấp dẫn, có điểm nhấn hơn khi có sự tham gia của nhóm múa, ca sĩ. Lễ tân cũng góp phần rất quan trọng đối với thành công của buổi họp báo vì đây chính là bộ mặt, là những người đầu tiên mà khách tham dự tiếp xúc. Những lưu ý khi làm việc với nhóm múa – lễ tân:

Chọn tiết mục văn nghệ, ca sĩ phù hợp với nội dung chương trình và sản phẩm/dịch vụ trong buổi họp báo.

Kiểm tra lịch làm việc của nhóm múa và lễ tân.

Soạn hợp đồng và ký với nhóm múa (quy định thời gian, trang phục, bài hát/múa).

Đối với lễ tân cần dặn dò cách trang điểm, và lên công ty lấy trang phục trước một ngày (trang phục cần được là/ủi ngay ngắn).

Phân công nhiệm vụ và vị trí cho lễ tân.

Tùy theo tính chất cuộc họp báo mà tuyển lễ tân cho phù hợp, cần đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chiều cao, vóc dáng, trang phục. Trang phục của lễ tân cũng phải phù hợp với nội dung chương trình, có thể là áo dài, áo tứ thân, váy,… Màu sắc của trang phục phải phù hợp với màu sắc của sự kiện.

Nhân viên PR cần huấn luyện lễ tân cách đón khách, hướng dẫn khách vào vị trí, cài hoa cho khách…

Bộ phận PR

Trong TCHB, bộ phận PR đúng vai trò rất quan trọng vì đây là bộ phận làm việc trực tiếp với giới phóng viên báo chí – khách mời chính trong chương trình. Công việc của bộ phận PR gồm:

Soạn công văn xin phép họp báo

Xác định thành phần tham dự

Mời phóng viên tham dự chương trình

Viết lời dẫn MC/MC Script

Chuẩn bị tư liệu họp báo: Press kit, TCBC, tư liệu, câu hỏi mồi…

Soạn công văn xin phép họp báo:

Một buổi họp báo hợp pháp phải được sự cho phép tổ chức của Sở thông tin và Truyền thông. Bạn cũng phải nắm rõ những quy định này để tránh rắc rối, có thể bị phạt gây ảnh hưởng đến thời gian dự kiến của buổi họp báo.

HỒ SƠ XIN PHÉP HỌP BÁO

(Xem mẫu tại phụ lục)

1. Đơn xin họp báo

2. Giấy phép kinh doanh bản sao công chứng

3. Thông cáo báo chí

4. Nội dung buổi họp báo

Thời gian cấp phép cho doanh nghiệp là bảy ngày. (Tham khảo địa chỉ một số Sở Thông tin và Truyền thông tại Phụ lục).

Nếu buổi họp báo có treo banner thì phải soạn công văn xin phép treo banner gửi lên Sở Thông tin, Thể thao và Du lịch. Thời gian treo banner là ba ngày trong khu vực tổ chức họp báo.

HỒ SƠ XIN PHÉP TREO BANNER

(xem mẫu tại phụ lục)

1. Hồ sơ xin phép treo banner gồm: Đơn xin phép treo banner

2. Giấy phép kinh doanh

3. Giấy phép tổ chức họp báo

4. Hợp đồng với khách sạn

5. Mẫu thiết kế banner treo

6. Kịch bản chương trình

7. Tranh triển lãm nếu có

8. Công văn do Ủy ban cấp cho phép tổ chức chương trình (nếu có)

Nếu là công ty truyền thông tổ chức cho khách hàng thì cần thêm:

Hợp đồng hoặc giấy ủy quyền của doanh nghiệp

Giấy phép kinh doanh của công ty truyền thông và tổ chức sự kiện

Xác định thành phần tham dự

Thành phần tham dự của một buổi họp báo gồm:

Phóng viên báo chí

Đại diện cơ quan chức năng (Sở VH-TT, Sở thương mại…)

Khách mời chuyên gia

Đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp, VIP nội bộ

Các thành phần có liên quan khác (cá nhân, đơn vị thứ ba có ủng hộ…)

Dựa vào danh sách báo đài chúng ta đã lập trong giai đoạn 1 và đã được khách hàng/ban lãnh đạo duyệt qua. Chúng ta sẽ lên danh sách phóng viên tham dự chương trình tương ứng với từng báo, đài cụ thể. Phóng viên báo chí là thành phần khách mời quan trọng nhất trong buổi họp báo, họ đến dự để đưa tin cho chúng ta. Hãy tận dụng mối quan hệ cá nhân với các phóng viên và các cơ quan thông tấn, để đảm bảo phóng viên đến tham dự chương trình đông đủ.

STT   BÁO – ĐÀI               PHÓNG VIÊN                            CHỮ KÍ                  GHI CHÚ

1 Doanh nhân SG Chị Trang

2Mốt và cuộc sống Lê Thị Thanh Lan

3Thế giới văn hóa Chị Thiên Hà

4Phong cách doanh nhân Anh Hoàng Khải

5Người Lao Động Chị Mai Vân

6Phụ Nữ TP. HCM Chị Đức Phong

7Thanh Niên Chủ Nhật Chị Thu Nga

8Thanhnien online Chị Viên An

9VN Express.net Chị Vân

10Tạp chí Phong cách Chị Thiên Hà

11 Thời trang trẻ Chị Vũ Mai Quế- Phó TBT
12 Tạp chí Đàn ông Anh Toại
13 Cẩm nang mua sắm Anh Khải
14 Sài Gòn tiếp thị Chị Kim Yến
15 DNSG cuối tuần Chị Thu Ngân
16 Thế giới phụ nữ Anh Minh Tuấn
17 Tiếp thị và gia đình Chị Thiên Hà
18 Tạp chí Đẹp Anh Khải giới thiệu
19 Thời báo KTSG Lê Toàn
20 SGGP Chị Thuý Hải
21 Thế giới Doanh nhân Trần Thanh Thuý
23 Phụ nữ Thời đại Chị Mai Thi
24 Nhịp cầu đầu tư Chị Ngọc Thủy
25 Ngôi sao.net Chị Hương Giang
26 Báo công thương Chị Như Hoa
27 Báo Thị trường Chủ Nhật Chị Thanh Hòa
28 TBKT VN Chị Tú Uyên
29 24h.com Anh Diệp Khắc Dân
30 Đài TH HTV Chị Như Mai
31 Đài TH BTV Chị Phương Diệu
32 VTV9 Anh Ngọc Hồi

Nhà báo chiến hữu (Minh mời thêm)

33 Phó TBT TBKTSG Anh Quốc Vĩnh
34 Hội nhà báo TP.HCM Anh Huỳnh Dũng Nhân
35 TKTS, DNSG Anh Phương Hà
36 TBT DNSG Anh Thanh Minh
37 Báo nhà! Anh Trần Thanh Phương
38 Báo SGTT Anh Vũ Đắc Danh
39 Ban thời sự, TN Anh Kim Trí
40 Đạo diễn- Cửu Long Film Anh Phan Hoàng

Mời phóng viên tham dự chương trình

Bạn có thể có một buổi họp báo tốt nhất, hoành tráng nhất, nội dung sự kiện phong phú hấp dẫn nhất khi bạn đảm bảo các phóng viên được mời không quên ngày diễn ra buổi họp báo của bạn. Chính vì thế hãy gọi điện nhắc nhở, vì phóng viên thường có nhiều cuộc phỏng vấn, nhiều hội nghị nên có thể họ sẽ quên mất buổi họp báo của bạn. Đừng bao giờ chủ quan khi nghĩ rằng chỉ gửi thư mời là đủ. Cần chủ động email, fax cho các cơ quan báo chí từ 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí… không quên lời mời của bạn. Hãy gọi cho phóng viên trước một ngày diễn ra họp báo và gửi tin nhắn cho họ vào buổi sáng diễn ra sự kiện để đảm bảo phóng viên nhớ được ngày, giờ họp báo của bạn. Đừng ngại liên lạc với phóng viên. Mặc dù là những người bận rộn, thường xuyên di chuyển, nhưng phần lớn các phóng viên là những người thân thiện, sẵn sàng nhận điện thoại của bạn trừ khi bạn gọi để hỏi về tin bài có được đăng hay không.

Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và ngắn gọn: chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Nếu bạn có mối quan hệ tốt với phóng viên, thiệp mời chỉ cần viết trên giấy A4, tuy nhiên để trang trọng hơn, bạn có thể thiết kế thiệp mời theo đúng chủ đề của buổi họp báo.

Tóm tắt quy trình mời phóng viên tham dự họp báo:

Bước 1: Lập danh sách báo – đài tham dự (căn cứ vào mục đích thông tin, khu vực địa lý và đối tượng hướng đến của công ty để chọn báo, đài phù hợp).

Bước 2: Từ danh sách báo – đài lên danh sách phóng viên cụ thể (căn cứ vào nội dung thông tin công ty muốn xuất hiện trên mặt báo, chọn ban phù hợp với nội dung thông tin để lên danh sách phóng viên).

Bước 3: Mời phóng viên tham dự.

– Trước chương trình. Cần thực hiện thứ tự các bước sau:

Gọi điện thoại mời (hỏi lịch làm việc của các nhà báo, nếu chưa có địa chỉ email của nhà báo thì hỏi xin luôn trong cuộc điện thoại này).

Gửi thư mời qua email (xem chi tiết trong phần phụ lục): nội dung thư mời cần ngắn gọn, súc tích; không nên soạn nội dung thư mời quá dài dòng.

Nhắn tin vào điện thoại của các phóng viên.

Chiều hôm trước ngày tổ chức cần gọi điện thoại nhắc lại.

Sáng ngày tổ chức, khoảng 6h30 nhắn tin nhắc lại cho các nhà báo đã được mời tham dự.

Chương trình diễn ra mà phóng viên nào chưa đến thì cần gọi điện hỏi lại.

Lời dẫn MC/MC Script

Sau khi kịch bản do bộ phận event viết được duyệt, người phụ trách MC Script sẽ dựa vào kịch bản này để viết lời dẫn cho MC và gửi đi duyệt. Sau khi viết xong, gửi lại MC Script cho người phụ trách làm việc trực tiếp với MC và chuyển email cho MC.

Khi viết MC Script cần lưu ý chuyển tải nội dung, thông điệp của chương trình. Nên viết ngắn gọn, dễ hiểu, tránh giải thích rườm rà và sử dụng từ ngữ chuyên môn.

Ví dụ, lời dẫn MC của Moda Mundo (Xem trang 170).

Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo đúng góp một phần rất quan trọng trong việc tin tức có được phóng viên chuyển tải lên mặt báo hay không? Để có một buổi họp báo tốt, giúp phóng viên nắm bắt nhanh chóng và đưa tin chính xác cho bạn, bộ phận PR cần chuẩn bị tư liệu họp báo đầy đủ, khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin liên quan đến chủ đề họp báo.

Những tư liệu cần thiết trong buổi họp báo nên để trong bộ tài liệu dành cho báo chí đến tham dự gọi là press kit.

MC SCRIPT HỌP BÁO RA MẮT NHÃN HÀNG MODA MUNDO

THỜI
NỘI DUNG GHI CHÚ
GIAN

8h00 – Đón khách:

8h55 – Lễ tân trong trang phục áo dài xanh đón khách – Dựng tiệc trà – teabreak

8h55 – Ổn định:

9h00 Chương trình sẽ bắt đầu trong vài phút nữa, xin mời quý vị tiến vào khu vực khán phòng và ổn định chỗ ngồi, để chương trình xin được phép bắt đầu.

Khai mạc:

– Vũ đoàn Hoàng Thông với tiết mục Breakdance sôi động khai mạc chương trình

MC giới thiệu thành phần khách mời tham dự

– Kính thưa quý vị, Moda Mundo là một trong những nhãn hàng thời trang dành cho nam nổi tiếng tại Tây Ban Nha. Đó có hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành thời trang, nhãn hàng Moda Mundo là một lựa chọn hoàn hảo của các quý ông ở “xứ sở bò tót”.

– Thời trang Moda Mundo có nhiều điểm khác biệt và chịu ảnh hưởng khá mạnh từ nền văn hóa bản địa. Hầu hết các sản phẩm dù là cho giới doanh nhân thành đạt hay các chàng trai năng động, sáng tạo đều mang dáng vẻ sang trọng và mạnh mẽ.

– Và ngày hôm nay, chúng tôi rất vinh dự tổ chức buổi họp báo ra mắt nhãn hàng Moda mundo chính thức có mặt tại thị trường thời trang Việt Nam, gúp phần tăng thêm sự lựa chọn phong phú của các quý ông.

9h00 — Trước khi buổi họp báo chính thức bắt đầu, tôi xin trân trọng giới thiệu các thành phần đại biểu có mặt trong ngày hôm nay:

9h15Về phía nhãn hàng Moda Mundo

– Bà Hồ Thu Hà, Chủ tịch HĐTV công ty TNHH MTV Thời trang Gimeno

– Ông Lê Đăng Minh, Giám đốc công ty TNHH MTV Thời trang Gimeno

– Ông Sergio Marco, Chuyên gia tư vấn nhãn hiệu thời trang nam đến từ Tây Ban Nha (Brand advisor, come from Espana)

Về phía đối tác Moda Mundo

– Bà Vũ Tuyết Hằng, Giám đốc Vincom Center

(vỗ tay)

Cơ quan chủ quản ngành:

– Ông Diệp Thành Kiệt, Phó chủ tịch Hiệp hội thời trang TP. HCM

Về báo đài tham dự

– Ông Huỳnh Dũng Nhân, Phó Chủ tịch Hội Nhà báo TP.HCM

– Ông Trần Đình Vĩnh (Quốc Vĩnh), Phó Tổng Biên tập TBKT SG

(Vỗ tay)

– Cùng đại diện các cơ quan báo đài TW và địa phương và toàn thể khách quý, bạn bè đến tham dự buổi lễ hôm nay.

(Vỗ tay)

Phát biểu của đại diên Moda Mundo tại Việt nam

– Cùng với sự hợp tác của công ty GIMENO tại Tây Ban Nha, Công TNHH MTV THỜI TRANG GIMENO quyết định ra mắt nhãn hàng Moda Mundo tại Việt Nam. Sau đây, tôi xin trân trọng kính mời

9h15 — Kính thưa quý vị, sau đây, tôi xin trân trọng kính mời Ông Lê Đăng Minh, Đại diện cho nhãn hàng thời trang Moda Mundo tại Việt Nam có đôi lời phát biểu.

9h25Xin trân trọng kính mời ông Xin trân trọng cảm ơn ông
(Vỗ tay)

Phát biểu của cố vấn nhãn hàng đến từ tây Ban Nha

Moda Mundo rất phong phú về sản phẩm, chất liệu cao cấp sang trọng, màu sắc trang phục mạnh mẽ, lịch lãm, Thời trang từ “xứ sở bò tót” chắc chắn sẽ mang đến một sự lựa chọn mới cho các quý ông Việt Nam trên con đường thành công của mình.

9h25Ông Sergio Marco, Chuyên gia tư vấn nhãn hiệu thời trang nam đến từ tây Ban Nha, có đôi lời phát biểu về những sản phẩm đang và sẽ kinh doanh tại thị trường Việt Nam và xu hướng thời trang trong thời gian tới.

9h35Xin trân trọng kính mời ông

Xin trân trọng cảm ơn ông

(Vỗ tay)

Phát biểu của đại diện Cơ quan chủ quản ngành
9h35 Sau đây, tôi xin trân trọng kính mời Ông Diệp Thành Kiệt, Phú chủ tịch
9h40– Hiệp hội thời trang thành phố, có đôi lời phát biểu.
Xin trân trọng kính mời ông

Xin trân trọng cảm ơn ông

Giới thiệu sản phẩm

9h40 – – kính thưa quý vị, sau đây là một số hình ảnh về bộ sưu tập mới nhất của nhãn hàng Moda Mundo với những chiếc áo sơ mi, quần tây, cavat, Polo-shirt cao cấp dành cho quý ông.
9h45- (Moda Mundo cung cấp nội dung ý tưởng thiết kế để viết lời bình – nếu cần thiết).

Q & A

Kính thưa các anh chị, và sau đây, để hiểu hơn về sản phẩm thời trang Moda Mundo, xin mời các anh chị đặt câu hỏi cho các đại diện của nhãn hàng. Sau đây, tôi xin trân trọng kính mời:

– Bà Hồ Thu Hà, Chủ tịch HĐTV công ty TNHH MTV Thời trang Gimeno

10h15- Ông Lê Đăng Minh, Giám đốc công ty TNHH MTV Thời trang Gimeno 9h45 – – Ông Sergio Marco, Chuyên gia tư vấn nhãn hiệu thời trang đến từ Tây Ban Nha

– Đại diện cho nhãn hàng Moda Mundo bước lên bàn chủ tọa để có thể chia sẻ những kế hoạch và mục tiêu nhãn hàng trong tương lai với phía báo đài. Xin trân trọng kính mời.

Xin trân trọng kính mời ông bà

Và sau đây, chúng tôi xin mời các anh chị đặt câu hỏi:

(Lễ tân chuyển micro cho phía phóng viên đặt câu hỏi – MC linh động hỗ trợ ban chủ tọa)

Kết thúc

10h15- Nếu như không còn câu hỏi nào nữa, (tên MC) xin cảm ơn toàn thể quý vị đó dành thời gian quý báu đến tham dự buổi họp báo ra mắt nhãn hàng thời trang Tây Ban Nha – Moda Mundo chính thức xuất hiện tại Việt Nam.

10h30- – Cũng trong dịp này, chúng tôi trân trọng kính mời các anh chị đến tham quan gian hàng Moda Mundo tại tầng B1 – gian hàng 30B – Trung tâm thương mại Vincom, Q1.

– Thay mặt cho Công ty TNHH MTV Thời trang GIMENO và nhãn hàng Moda Mundo, tôi xin chúc quý vị sức khoẻ và thành công.

– Xin trân trọng kính chào!

Nhân tượng và chiếu slide hình ảnh bộ sưu tập

Press kit gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), thông cáo báo chí, các bài phát biểu, lý lịch trích ngang của diễn giả, hình ảnh, biểu đồ, thông tin công ty, thông tin về sản phẩm/dịch vụ, phong bì, đĩa CD chứa tất cả các nội dung đã được in ra và sắp xếp theo folder. Phần quan trọng nhất của Press kit chính là thông cáo báo chí. Người làm PR cần có kỹ năng viết thông cáo báo chí (xem phần kỹ năng viết thông cáo).

Viết bài phát biểu (nếu cần)… Bài phát biểu có thể do phía đối tác viết hoặc do chính chúng ta viết cho khách hàng. Bài phát biểu không nên viết quá dài dòng, cần ngắn gọn, đi đúng vào trọng tâm. Một bài phát biểu chỉ nên gói gọn trong vòng 5 đến 10 phút. Một buổi họp báo có từ hai đến ba bài phát biểu. Trước buổi họp báo một đến hai ngày, nhân viên PR cần thống nhất trước với những nhân vật có bài phát biểu trong cuộc họp báo. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, xa rời chủ đề buổi họp. Hướng dẫn cho các nhân vật cách trả lời những câu hỏi khó của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình hoặc tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.

Trong phần chuẩn bị tư liệu, nhân viên PR cũng cần chuẩn bị trước khoảng 5 câu hỏi mồi – dạng câu hỏi gửi cho phóng viên khi tham dự chương trình để nhờ họ đặt câu hỏi trong phần hỏi và đáp (Q&A). Nhân viên PR cũng cần phải dự đoán những câu hỏi mà phóng viên có thể đặt ra trong buổi họp báo và chuẩn bị trước hướng trả lời cho các vị chủ tọa. Bộ phận này cũng cần phải hướng dẫn cho các vị chủ tọa cách trả lời, cách ứng xử với phóng viên trong phần hỏi và đáp. Hãy nhớ một nguyên tắc, tất cả những gì nói ra đều có thể được ghi âm lại, tất cả những cử chỉ, hành động trong buổi họp báo đều có thể được chụp hình hoặc quay phim lại. Cho nên các vị chủ tọa phải chú ý đến lời nói và hành động của mình trong buổi họp báo.

Bộ phận logistics

Công việc của logistics là lập bảng chi phí cho chương trình, làm việc với các nhà cung ứng phục vụ cho chương trình. Trong TCHB, bộ phận logistics đảm bảo mọi việc được diễn ra suôn sẻ và làm việc với bộ phận Sân khấu – Âm thanh – Ánh sáng. Khác với tổ chức sự kiện, có thể thuê dàn âm thanh bên ngoài, tổ chức họp báo chủ yếu sử dụng âm thanh, ánh sáng của khách sạn. Tuy nhiên cũng cần phải đưa ra những yêu cầu cụ thể cho hệ thống âm thanh, ánh sáng và lưu ý có một điều khoản về phần này trong khi ký hợp đồng với khách sạn.

Bộ phận logistics cần đảm bảo âm thanh không hư hỏng, không bị rè, tránh tình trạng hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất.

Cần chuẩn bị micro đầy đủ (1 micro cổ cò ngay bục phát biểu, 1 micro cho MC, 3 micro cho chủ tọa trong phần Q&A, 2 micro cho lễ tân chạy hai cánh để phóng viên đặt câu hỏi).

Logistics cũng là bộ phận sẽ tham gia trong khâu thi công sân khấu, treo backdrop, banner, đặt standee, máy chiếu, v.v…

Bộ phận thiết kế

Sau khi thiết kế đã được khách hàng/ban lãnh đạo góp ý kiến, bộ phận thiết kế sẽ chỉnh sửa lại. Sau khi hoàn tất, mẫu thiết kế được ký duyệt. Bộ phận thiết kế sẽ kiểm tra về kích thước, màu sắc của backdrop, standee… rồi chuyển file sang nhà in.

Sau khi tất cả các bộ phận hoàn tất công việc của mình, chúng ta sẽ tiến hành họp triển khai công việc.

Họp triển khai nội bộ

Khoảng hai ngày trước buổi họp báo, chúng ta mời Đại diện bên khách hàng/ban lãnh đạo tham gia họp chung với ban tổ chức. Trong buổi họp này, mọi người cần rà soát lại tình hình thực hiện của các mảng công việc, xem việc hoàn thành tới đâu, nếu có sự cố thì đưa ra biện pháp khắc phục ngay lập tức.

Phía khách hàng/ban lãnh đạo sẽ thông qua nội dung, kế hoạch lần cuối.

Trong buổi họp chúng ta cũng cần thảo luận và dự đoán những vấn đề có thể phát sinh trong buổi họp báo và đề xuất cách thức ứng phó với các tình huống phát sinh.

“Bài binh bố trận” tại hiện trường: xác định các vị trí tác nghiệp trọng yếu trước và trong khi họp báo, phân công người đảm trách kết nối ban lãnh đạo, khách mời, kỹ thuật viên.

Kiểm tra lần cuối

Trước họp báo một ngày, chúng ta cần kiểm tra lại các hạng mục đã chuẩn bị: Press kit, kỹ thuật, trang trí, quà tặng, tiệc nhẹ… đảm bảo tất cả đều đã sẵn sàng.

Hai tiếng trước giờ họp, bộ phận logistics phải đến để giám sát việc thi công sân khấu và các hạng mục khác. Trước khi họp báo diễn ra cần phải kiểm tra tình trạng sử dụng của các phương tiện bổ trợ: bộ đàm, âm thanh bàn chủ tọa, điện, máy chiếu, v.v… Kiểm tra việc sắp xếp tea-break và các món ăn.

B. TIẾN HÀNH HỌP BÁO

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Buổi họp báo nên được bắt đầu đúng giờ, dù cho có bao nhiêu người tham dự (chỉ nên trễ tối đa 15 phút, không nên trễ quá lâu). Mặc dù theo kịch bản, chương trình sẽ diễn ra lúc 9 giờ, nhưng trong thực tế có thể thay đổi từ 5-15 phút, trưởng ban tổ chức cần xác định giờ nhất định để bắt đầu khi lượng khách mời chưa đến đông đủ hay đã có mặt khoảng 80%. Tại hiện trường họp báo, giờ bắt đầu sẽ do trưởng ban tổ chức thông báo với MC và các thành viên khác.

Trong suốt buổi họp báo, chúng ta chỉ nên bố trí nhân sự vừa đủ trong phòng họp báo. Những người không có nhiệm vụ nên đứng ở sảnh ngoài, không nên để quá đông người không phận sự ở trong phòng họp.

Cần phải bám sát nội dung kịch bản, hạn chế tối đa những thay đổi đột xuất. Tập trung vào thông tin chính, đi thẳng vào vấn đề.

Có thời gian dành cho báo chí phát biểu, đặt câu hỏi.

Trả lời chính xác, gãy gọn câu hỏi của phóng viên. Đề nghị hoãn lại để trả lời sau đối với những câu hỏi quá nhạy cảm hoặc cần sự chuẩn bị chu đáo.

Trong quá trình họp báo, mọi người đứng ở vị trí đã được phân công (dùng bộ đàm liên lạc, tránh trình trạng di chuyển khái vị trí). Các vị trí cần lưu ý:

Nhân viên PR: Tiếp báo chí và hướng dẫn lễ tân đón khách

Nhân viên PR cần đứng ở bàn tiếp Báo chí (ở khu vực đón khách thường sẽ phân chia theo khu: Báo chí, VIP, khách mời…), khi phóng viên đến, Lễ tân sẽ hướng dẫn phóng viên đến bàn báo chí, cài hoa cho phóng viên, nhân viên PR sẽ nhận lại thiệp mời, đưa danh sách ký tên (xem phần phụ lục) cho phóng viên và gửi đến anh chị bộ Press kit.

Nhân viên phụ trách âm thanh – ánh sáng

Đứng ở vị trí cố định, gần những người điều chỉnh âm thanh ánh sáng. Nhân viên này sẽ dựa vào kịch bản và nhắc cũng như hướng dẫn bộ phận âm thanh ánh sáng chiếu đèn vào những vị trí quan trọng, mở hay tắt nhạc…

Người theo MC

Người theo MC thường là người viết MC script, người này sẽ đứng cạnh MC để nhắc nhở và xử lý một số tình huống thay đổi trong kịch bản chương trình.

Khi kết thúc họp báo, nhân viên PR và Lễ tân sẽ tiễn khách, tặng quà (nếu có). Cần lưu ý nếu trong chương trình họp báo có quà tặng, bạn không nên tặng vào đầu chương trình vì có thể gây vướng víu cho phóng viên mà hãy dành quà tặng sau khi kết thúc họp báo.

Khi kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem truyền hình vào buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty mình. Tuy nhiên, đến đây công việc không phải đã kết thúc.

C. SAU CHƯƠNG TRÌNH

Nhân viên PR cảm ơn phóng viên và theo dõi tin tức

Cần viết email cảm ơn phóng viên đã đến tham dự chương trình và nhờ các phóng viên hỗ trợ đưa tin.

Đối với đài truyền hình, nhân viên PR cần nắm được lịch phát sóng, thông báo cho những người liên quan để cùng theo dõi tin. Đặc biệt cần lưu ý là phải nhờ trung tâm dịch vụ truyền hình thu sóng lại chương trình để làm tư liệu và nộp báo cáo. Vì tin tức trên báo có thể mua lại hoặc tìm lại được. Nhưng các chương trình trên truyền hình, nếu không thu sóng lại sẽ rất khó để tìm lại.

Nhân viên PR cần theo dõi xem những báo nào đăng tin cho công ty mình. (Xem một số tin đi trên báo trong phần phụ lục.) Khi tin đã được đăng, được phát sóng nhân viên PR cần gọi điện thoại hoặc nhắn tin cảm ơn phóng viên một lần nữa.

Nộp báo cáo PR và báo cáo event

Báo cáo thường in làm hai cuốn, báo cáo PR riêng và báo cáo event riêng. Khi báo cáo, những tin tức nào được đăng tải, tùy theo quy định của công ty, các bạn có thể cắt ra, photo hoặc scan (dù lưu lại tin tức dưới dạng nào thì cũng cần phải có măng sét của tờ báo, sau đó mới đến tin được đăng) và đúng thành một cuốn. Lưu ý, nếu những tin tức được đăng trên báo điện tử, ngoài việc lưu lại tin đăng, chúng ta cũng cần lưu lại đường link để khách hàng hoặc sếp có thể kiểm tra độ chính xác.

Đánh giá, đúc kết:

Sau mỗi lần họp báo, ban tổ chức cần ngồi lại để cùng đánh giá, đúc kết rút ra những bài học kinh nghiệm về công tác tổ chức:

Rút kinh nghiệm về các sự cố đã xảy ra trong quá trình chuẩn bị

Rút kinh nghiệm về các sự cố đã xảy ra trước, trong và sau buổi họp báo

Đánh giá hiệu quả truyền thông đã thực hiện:

– Tổng kết số tin bài đã đăng

– Thống kê số tin bài đạt mục tiêu truyền thông đề ra

– Thống kê số tin bài không đạt mục tiêu

– Hiệu chỉnh sau rút kinh nghiệm và lưu trữ

– Hiệu chỉnh nội dung và chỉ giữ lại phiên bản cuối cùng.