RICHARD THOMPSON

Richard Thompson là chủ công ty Regenesis, một công ty chuyên tư vấn về quản lý cư xá và hiệp hội những người sở hữu nhà (HOA).
Ông được công nhận là một chuyên gia về HOA và ông cũng là tác giả của rất nhiều bài báo viết về hiệp hội này.

Lối sống trong thế kỷ 21 này đang thay đổi một cách chóng mặt so với 50 năm về trước. Các kiểu căn hộ nhà riêng và kiểu nhà chia lô đã bị thay thế bằng nhà chung cư hoặc theo một khu vực cộng đồng có quy hoạch (thường được gọi chung là “Hiệp hội những người sở hữu nhà” hay – HOA).

Hệ thống nhà kiểu HOA bắt đầu trở thành “hiện tượng” từ cuối thập niên vừa qua. Ở nhiều khu vực thành thị, phải đến 70% các khu dân cư mới đều được xây dựng theo hệ thống này. Cũng có nhiều hệ thống HOA được xây dựng theo kiểu hỗn hợp, phục vụ cho cả mục đích nhà ở lẫn kinh doanh. Ví dụ các khu nhà sát mặt đường phù hợp để làm văn phòng hoặc địa điểm bán hàng, còn người dân bình thường có thể sống ở các tầng phía trên.

Các HOA nhất thiết phải đặt dưới sự kiểm soát của các công ty trực thuộc và do một ban giám đốc, bao gồm những người được bầu ra chịu trách nhiệm quản lý. HOA có quyền đặt ra, và thi hành các nguyên tắc, quy định, đồng thời thu phí từ các thành viên khác để đảm bảo sự hoạt động của HOA, duy trì trách nhiệm của các thành viên. Hệ thống HOA giúp đảm bảo việc thực thi các quy định như thế chấp hay tịch biên tài sản.

Khi các nguyên tắc của HOA được hiểu đúng và thực hiện nghiêm chỉnh thì nó sẽ làm việc rất hiệu quả. Nếu chúng được thiết lập vụng về thì sẽ kéo theo rất nhiều rắc rối. Thành công hay thất bại của một HOA được quyết định ngay từ những phút nhà phát triển bắt tay vào dự án đầu tiên.

Hiểu được tiềm năng to lớn của việc phát triển hệ thống HOA như vậy, một nhà phát triển HOA hiểu biết cần phải làm gì để tối đa hoá doanh số bán và lợi nhuận? Tôi sẽ giải thích một vài bước cần làm để bạn có thể trở thành một nhà phát triển HOA thành công.

1. Chọn lựa các loại vật liệu xây dựng và sơ đồ thiết kế HOA một cách cẩn thận. Hiệp hội những người sở hữu nhà phải tiến hành các nhiệm vụ bảo trì, sửa chữa và thay thế rất nhiều. Nhất là đối với các kiểu nhà cư xá thì trách nhiệm bảo trì kiến trúc và quang cảnh xung quanh hoàn toàn thuộc trách nhiệm của HOA. Trách nhiệm này thuộc về các thành viên trong ban giám đốc tình nguyện – những người có tinh thần trách nhiệm rất cao song thường hay thiếu kinh nghiệm. Do đó, khi thiết kế kiến trúc và quang cảnh xung quanh, cần đặc biệt lưu ý đến các chi phí sửa chữa và độ thuận tiện trong việc bảo trì khu nhà.

Hãy tránh xa những thiết kế và vật liệu không đảm bảo chất lượng. Những điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công trình và sẽ tác động ngược trở lại nhà phát triển. Công trình càng được bảo trì phức tạp và đắt tiền bao nhiêu thì càng có nguy cơ không được đảm bảo về mặt chất lượng.

2. Hãy cẩn thận với các loại giấy tờ quản trị hay còn gọi là CCR (điều khoản, điều kiện, điều cấm). Các nguyên tắc, quy định, tuyên bố và các luật quy định trong các giấy tờ này đã hình thành nên cấu trúc quản lý của HOA. Luật của các bang được đặt ra theo những yêu cầu khác nhau, do đó cần thiết phải nhờ đến một luật sư có kinh nghiệm của bang xem xét, kiểm tra trước khi tiến hành kế hoạch. Không có cái gì gọi là “văn bản quản lý chung”. Mỗi HOA một kiểu và các quy định luật pháp của mỗi bang vẫn cứ không ngừng thay đổi. Đừng bao giờ cố chi tiền cho các chi phí về pháp lý, bởi vì các văn bản pháp lý cẩu thả có thể gây khó khăn cho hoạt động điều hành của ban giám đốc HOA, gây ảnh hưởng xấu đến việc thực thi các quy định hoặc việc kêu gọi đóng góp tiền để bảo trì các tài sản.

3. Dự thảo ngân sách của HOA một cách hợp lý. Để tăng khả năng cạnh tranh khi bán các hệ thống HOA, một số nhà phát triển sẽ đặt giá bán ở mức thấp kỷ lục. Nếu giá cạnh tranh chung trên thị trường là 300 đô la mỗi tháng thì có thể, họ chỉ mời giá 250 đô la. Đó hẳn là một thoả thuận hấp dẫn hơn, đúng không nào? Nhưng điều này khó đấy! Ví dụ, một HOA cần thu 300 đô la mỗi đơn vị để duy trì ngân sách hoạt động thì hành động “giảm giá” kia của nhà phát triển sẽ nhanh chóng bị ban giám đốc phát hiện ra. Và ngay sau đó, nhà phát triển sẽ nhận được từ một bức thư với luật sư những từ ngữ không mấy đẹp đẽ như bóp méo hay chơi bẩn ở chỗ này hay chỗ khác. Cho dù nhà phát triển có cố tình hay vô tình tính thấp đi ngân sách của HOA thì anh ta cũng sẽ phải có trách nhiệm với vấn đề này. Thêm nữa, nếu một HOA không có đủ tiền để duy trì tài sản thì hoạt động của hội sẽ tan rã và nhà phát triển sẽ bị đổ lỗi nếu chất lượng công trình nảy sinh vấn đề.

Tốt nhất là phải có những nhà tư vấn ở bên thứ ba, bao gồm các giám đốc HOA chuyên nghiệp, các CPAs, các nhà tư vấn quản lý chuyên về HOA để quyết định ngân sách hoạt động và ngân sách dự trữ cho HOA. Nhà phát triển nên có một phần trách nhiệm trong hoạt động quản lý ngân sách của HOA.

4. Tiến hành nghiên cứu dự trù. Một nghiên cứu dự trù sẽ tiên liệu được những thứ cần sửa chữa và thay thế mà HOA phải thực hiện trong hơn 30 năm nữa. Nghiên cứu này cũng giúp xem xét một số thành phần khác như trần nhà, sơn, lớp ván gỗ ngoài giàn khung, dự trù mức chi phí cho các khoản sửa chữa hay thay thế này, lên kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận (ví dụ như mái nhà: khoảng 30 năm, sơn: khoảng 10 năm) và dự thảo ngân sách giúp ban giám đốc cân đối được mức tiền phải dự trữ mỗi năm để chi cho các việc cần làm trong tương lai. Do những chi phí này có thể lên đến hàng triệu đô la nên trong ngân sách của HOA, ngay từ lúc đầu đã phải tính cả khoản này. Sau đó, vấn đề còn lại, chỉ là thu tiền từ các chủ hộ mỗi tháng, đưa vào tài khoản dự trữ và dùng khoản tiền này để chi trả cho các phí sửa chữa hay thay thế khi cần. Nếu HOA nào cũng tuân theo từng bước như thế thì mọi việc sẽ đi vào quy trình hoạt động một cách tuần tự, suôn sẻ, các chủ hộ được hưởng lợi ích bán lại với giá cao và cộng đồng sẽ trở nên đầy sức sống và đáng khao khát.

5. Đưa ra kế hoạch tu sửa nhà. Khi đã dành đủ một phần ngân sách cho các khoản bảo trì nhất định, phần tiền còn lại được chi tiêu như thế nào sẽ là một vấn đề đáng quan tâm. Hãy nhớ rằng, ban giám đốc gồm toàn những thành viên không chuyên; họ không có kiến thức hay kinh nghiệm gì về việc chi dùng hàng triệu đô la cho những tài sản mà họ được giao phó. Do đó, kế hoạch tu sửa nhà mà nhà phát triển viết ra chi tiết hoá những thứ cần làm, ai làm và khi nào thì nên tiến hành công việc. Kế hoạch nên được viết bằng các thuật ngữ không chuyên, bởi viết như vậy thì các thành viên bản quản trị mới có thể hiểu được. Họ nên hiểu cần phải làm cái gì, chứ thực ra họ cũng không phải là những người trực tiếp tiến hành. Một kế hoạch tu sửa có sự gắn bó chặt chẽ với ngân sách hoạt động và nghiên cứu dự trù sẽ chỉ dẫn cho ban giám đốc biết cách làm thế nào để tiêu tiền cho HOA một cách hợp lý.

6. Thực hiện đúng các nghĩa vụ bảo hiểm. Các nhà phát triển phải trách nhiệm bảo hiểm cho về tài sản HOA mà họ bán. Giải quyết nhanh chóng và đúng mực các yêu cầu đòi bảo hiểm sẽ góp phần giúp nhà phát triển thu được lượng cổ tức lớn tại phòng quan hệ công chúng. Tốt nhất là hãy phân công một ai đó chuyên trách về công việc này vì nó đòi hỏi một khả năng tổ chức cao mà các nhà thầu trung bình không thể làm được. Ngoài việc thực hiện đúng đắn các công việc ra thì việc thực hiện đúng giao kèo bảo hiểm cũng sẽ giúp xây dựng uy tín – thứ sẽ trở nên vô giá trong các thoả thuận tương lai. Một lịch sử hạnh phúc sẽ giúp làm dịu đi các xung đột có thể xảy ra trong tương lai.

7. Luôn ở trong cuộc. Đừng nghĩ rằng cứ khi nào một dự án đã được bán đi và chuyển giao cho các chủ hộ có nghĩa là công việc của nhà phát triển đã xong. Bên cạnh các vấn đề về bảo hành, nhà phát triển luôn phải chuẩn bị tinh thần đối đầu với các vấn đề pháp lý có thể nảy sinh bất kì lúc nào. Để giúp chống đỡ với tình huống này, các nhà phát triển nên giữ quyền đã được ghi trong văn bản quản trị, đó là thường xuyên tham dự các buổi họp của ban giám đốc và nhận các biên bản họp. Các nhà phát triển năng động thực hiện những quyền này một cách nghiêm túc và tham dự các cuộc họp trong nhiều năm liền. Kết quả là những vấn đề nhỏ sẽ được thu lại trước khi chúng thực sự trở thành vấn đề lớn.

Trở thành một nhà phát triển HOA có thể sẽ là một sự lựa chọn đúng đắn và bạn xứng đáng nhận được những thành quả lao động cũng như lợi nhuận kinh doanh (nếu bạn biết chấp hành những nguyên tắc của người trong cuộc trong mọi bước hành động). Hãy ghi nhớ lời khuyên này và tận hưởng những kết quả ngọt ngào.