Bất kể bạn lựa chọn ngôn từ cẩn thận tới đâu, đôi tai bao giờ cũng là giác quan không nhạy cảm bằng đôi mắt. Vì vậy, hãy chú ý tới ngôn ngữ cơ thể khi bạn nhận được một thông điệp trực tiếp. Hãy sử dụng các công cụ đồ họa để thông báo cho nhóm của bạn thông tin và khuyến khích họ gặp gỡ trực tiếp. Hàng triệu nhà quản lý thông minh nâng cao trình độ truyền đạt của mình bằng cách đăng các biểu đồ mốc công việc, biểu đồ Gantt và biểu đồ phát triển để giúp nhóm giữ vững mục tiêu và chúc mừng thành công của nhóm. Vì bạn đang sống trong một thế giới điện tử, hãy nhớ rằng nhân viên có thể đọc lướt thông tin hiển thị trên màn hình chỉ để hoàn thành công việc của họ − vì thế họ có thể bỏ lỡ các thông điệp trừ khi bạn đăng trên một bảng thông báo chính thức.

Những gợi ý để tăng cường năng lực quan sát:

• Luôn cập nhật những tin tức mới. Không được ngừng đăng bảng biểu trong một thời gian quá dài. Nếu vậy, mọi người sẽ không quan tâm nữa.

• Mô tả bất cứ nét phát triển nào. Sử dụng một mũi tên lớn hướng lên và một tiêu đề chúc mừng.

• Nêu bật những người chiến thắng. Giúp các nhân viên của bạn chú ý và hưởng thụ chiến thắng của họ.

• Ra hiệu với những hình họa, biểu tượng đơn giản. Những mật mã chỉ được dùng trong đội; màu sắc, số, tín hiệu, cờ, bóng bay − bất cứ điều gì nhóm lựa chọn − có thể đánh dấu sự tiến bộ, lấy lại nguồn năng lượng trong một dự án quan trọng.

• Tạo lập một trung tâm truyền thông điệp đầu nguồn. Chỉ rõ một địa điểm cụ thể truyền đạt thông điệp. Sử dụng điện thoại, bảng thông báo, ký hiệu trên tường… để thu hút sự chú ý. Những thông báo khẩn cấp có thể bị chôn vùi trong mớ hỗn độn các thư điện tử.

Cách thức quản lý thông minh giúp nhân viên tập trung vào công việc

Một trong số những nhà quản lý khác mà tôi ngưỡng mộ nhất, vị phó chủ tịch điều hành của một ngân hàng quốc tế lớn, luôn giữ một tấm bảng trắng trong văn phòng của mình. (Tôi đã nghe cấp dưới của ông nói về điều này, rất lâu trước khi tôi gặp trực tiếp ông.) Bất cứ khi nào nhân viên đến gặp ông với “một vấn đề lớn”, ông chăm chú lắng nghe một hai câu rồi đưa người đó tới tấm bảng.

“Ý của anh là thế này phải không?”, ông hỏi. “Có phải anh nói rằng quá trình này bắt đầu tại đây?” và ông minh họa bằng biểu đồ cho những gì đang được thảo luận. Nhân viên có thể thay đổi bản phác thảo hoặc xác nhận lại. Sự hiểu biết lẫn nhau được củng cố.

Tất cả mọi người trong nhóm của ông được mời tham gia, cùng lúc hay trong các thời điểm khác nhau để “làm rõ mọi chuyện” trên bảng trắng đó. Họ đã chứng tỏ được sức mạnh của công cụ hợp tác đó.

Hãy đưa ra một yêu cầu khiến tôi đồng ý thực hiện.

“Đồng ý” là những gì tôi muốn nói.

Vị phó chủ tịch hướng bạn nhìn về tương lai

Thông điệp trên nhắc lại quan điểm của ông: ông giúp nhóm của mình tập trung vào những gì khả thi, để biết họ muốn gì trước khi đến gặp ông, nhận thức rõ chính sách nào cho phép ông đồng ý. Họ kể với tôi rằng hầu hết các cuộc đối thoại đều nhận được sự đồng ý của ông. Quả là một bài học tuyệt vời cho tương lai lãnh đạo của họ!

Hãy ghi nhớ:

• Tập trung: Tương lai − “bắt đầu từ thời điểm này” là tất cả những gì chúng ta có.

• Thiết lập tư duy: So sánh, đối chiếu với tất cả mọi người bao gồm cả bản thân bạn.

• Thực hành: Làm rõ những gì bạn cần để khiến người khác đồng ý.

Trong chương tiếp theo, chúng tôi đề cập đến các cuộc họp, những cuộc hội ý mà các thành viên cùng suy nghĩ, thể hiện phản ứng trước khi đưa ra giải pháp. Ngồi cùng một phòng có thể giúp chúng tôi đánh giá phản ứng, cảm xúc và phát hiện nhu cầu mà người khác không thể diễn tả bằng lời.

TỰ ĐÁNH GIÁ

Bạn đánh giá khả giao tiếp hiệu quả của mình bằng cách nào? Đánh giá bản thân dựa trên các câu hỏi sau đây; sau đó, lặp lại quá trình đó trong vòng 30 ngày kể từ bây giờ. Chỉ cần trả lời Có/Không.