Thậm chí khi được cho phép, khuyến khích hay được ra lệnh để ủy nhiệm, có điều gì đó dường như ngăn cản chúng ta. Tại sao rất nhiều người trong số chúng ta do dự? Đó là vì:

• Hội chứng Quản lý thái quá? (Điều gì? Tôi ư? Tôi có cần sự giúp đỡ không?)

• Kiêu hãnh? (Không một nhân viên mới nào có thể làm việc xuất sắc bằng tôi.)

• Lo sợ các học viên có thể thất bại? (Tốt nhất là tự mình làm.)

• Lo sợ mất mối quan hệ? (Tôi cần thời gian giải quyết những bên đối tác thân thiết của mình.)

Nếu sự phân công làm bạn lo lắng bởi rất nhiều lý do, thì bạn không hề đơn độc. Sau đây là những câu chuyện có thật được chia sẻ bởi một trong những người bạn của Alec Mackenzie.

Harry là một nhà quản lý giỏi và tận tụy với công việc cho đến khi một sự bổ nhiệm bất ngờ buộc anh phải đặt ra nghi vấn về những kỹ năng ủy thác công việc của mình.

Ông chủ của Harry bất ngờ nghỉ hưu. Trong vai trò giám sát nhà máy, Harry phải quản lý ba nhà quản lý kỳ cựu (đồng nghiệp cũ), cùng với các nhân viên mới được thuê để lấp chỗ trống của anh. Nhưng sự tính toán về thời gian lại có vẻ hơi kỳ lạ. Tất cả mọi người đều không chỉ bận bịu với những đơn đặt hàng vào mùa cao điểm, mà còn phải sẵn sàng trang bị lại toàn bộ máy móc. Vì thế Harry dành một phần thời gian trong tuần đầu tiên của mình để hoàn thành công việc cũ nhiều nhất có thể và bắt đầu làm quen với trách nhiệm trên cương vị mới. Harry xem các tài liệu chi tiết, nghiên cứu hệ

thống máy đặt tiêu chuẩn ở hai công ty khác, và tại cuộc họp, các nhà quản lý cấp cao đã tham khảo ý kiến cũng như đánh giá cao những ý tưởng của anh.

Trong tuần đầu tiên đó, anh làm việc 70 giờ tại nhà máy, và nhiều hơn thế ở nhà, chỉ để học hỏi về công việc. Với tất cả công việc mới này, yêu cầu chi tiết về sản xuất hàng ngày bắt đầu giảm. Nghĩ rằng mình có thể sai lầm và bỏ sót thông tin, Harry nằng nặc yêu cầu những báo cáo từ cấp dưới.

Ba người quản lý kỳ cựu cảm thấy không hài lòng với sự quản lý vi mô này, họ bắt đầu hình thức “tuân thủ thiếu thiện ý” bằng cách thay đổi, tự thực hiện các bước công việc mà không cần hỏi ý kiến của Harry. Tất nhiên, nhân viên mới đảm nhiệm vị trí cũ của Harry vẫn đang tiếp tục quá trình học việc bằng cách đặt ra những câu hỏi ngẫu nhiên, không có mục đích. Tới tuần thứ ba, những nhà quản lý kỳ cựu đổ bệnh. Điều này dẫn đến việc quy trình sản xuất hiện thời bị đảo lộn.

May mắn thay, ông chủ Vijay của Harry vẫn để mắt tới mọi thứ. Một tối nọ, ông trò chuyện với Harry. Harry thừa nhận rằng mình cũng cảm thấy bế tắc. Với sự thẳng thắn và mối quan tâm chân tình, Vijay đề nghị Harry ít nhiều cần giao phó công việc cho những người quản lý kỳ cựu kia và cần phải tin tưởng họ.

Vijay đảm bảo: “Harry, chúng tôi đề bạt anh, vì thấy anh rất thông minh và có kỹ năng lập kế hoạch tốt có thể giúp công ty phát triển hơn.” Trong vài phút, họ đã thảo luận cụ thể về công việc. Harry thừa nhận là mình cũng lo lắng khi bỏ bê các nhân viên mới.

Vijay khuyên Harry: “Hãy gạt niềm kiêu hãnh của anh sang một bên. Anh không phải là người huấn luyện duy nhất cũng chẳng phải người huấn luyện giỏi nhất đối với các nhân viên mới. Có thể anh đã quá tỉ mỉ, chi tiết với công việc. Có lẽ một trong số những người quản lý có khả năng đảm nhiệm công tác huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên mới và anh có thể trao tặng một phần thưởng xứng đáng cho những người tiến bộ. ”

Harry bắt đầu cảm thấy có hy vọng, và sự mệt mỏi cũng phần nào giảm bớt. Vijay đề nghị: “Chỉ cần hơn 2 phút để bố trí, sắp xếp công việc mà thôi.” Ông đã cùng Harry vạch ra những nhiệm vụ hiện tại và sắp tới để giải quyết với đội sản xuất.

Vijay đề xuất: “Tại sao anh không gọi họ đến vào ngày mai và để họ giải quyết vấn đề này ? Hãy để họ nghiên cứu, nghiền ngẫm và điều chỉnh kế hoạch riêng của mình sao cho phù hợp. Harry này, khi đối phó với một vấn đề lớn, cậu luôn cần đến sự giúp sức của cả nhóm.”

Harry đã hiểu ra vấn đề. Ngày hôm sau, anh nói chuyện riêng với từng người quản lý, xin lỗi họ vì sự lo lắng đối với việc sản xuất. Anh để mỗi người tự chia sẻ cảm xúc của mình và mong muốn một sự khởi đầu mới.”

Cuối ngày hôm đó, Harry cùng bốn người đã có một buổi làm việc với nhau. Anh chuyển cho họ một số tín hiệu và nêu lên những khó khăn trong quá trình sản xuất mà họ có thể liệu trước. Năm người đã cùng nhau phác thảo một quy trình sản xuất hiệu quả.

Họ đăng danh sách kiểm tra cuối cùng của mình lên một tấm bảng trong khu vực sản xuất, vì thế các công nhân có thể nhìn thấy và tuân thủ quy trình. Tấm bảng này nhanh chóng trở thành tâm điểm đối với cả đội sản xuất.

Trong những tuần kế tiếp, tất cả mọi người đều nỗ lực làm thêm giờ nhiều hơn, nhưng thay vì cảm thấy kiệt sức, mọi người thấy rõ sự phát triển của tiến trình, trong từng bước của quy trình sản xuất. Trong lần đánh giá công việc giữa năm, Harry tâm sự với ông chủ của mình: “Vijay ạ, tôi đã học được một điều là tôi sẽ thành công hơn nhiều nếu biết phân công và ủy thác công việc hợp lý.” Và họ cùng cười lớn.

Bạn có gặp phải vấn đề này không?

Trường hợp của Harry rất phổ biến, đặc biệt với những người đã qua nhiều vị trí, cấp bậc. Tại sao chúng ta lại gặp quá nhiều khó khăn như vậy? Bởi đó là một trong những vấn đề của con người: ấy là cái tôi mong manh, yếu đuối của chúng ta. Rất nhiều

người trong chúng ta tin rằng chỉ mình mới có thể hoàn thành được nhiệm vụ nhưng lại không muốn thử gánh vác trách nhiệm. Những người khác lại sợ rằng mình có thể để lộ những thiếu sót nếu phân công không tốt.

Giải pháp trong trường hợp này đơn giản là chúng ta hãy cứ phân công và ủy thác công việc như bình thường, dù có bất kỳ chuyện gì xảy ra. Nếu một nhân viên có thể làm cho bạn trở nên nổi bật, tổ chức của bạn sẽ trở thành một khối đoàn kết vững chắc. Kỹ năng lãnh đạo không chỉ thể hiện năng lực làm việc độc lập mà còn giúp bạn trở thành tâm điểm chú ý. Là một nhà quản lý, bạn phải luôn giữ mình ở vị trí hàng đầu, không chỉ bảo vệ, củng cố mà còn vượt xa hơn so với những thành tích đã đạt được.

NĂM LỜI ĐỒN ĐOÁN CÓ THỂ NGĂN CẢN SỰ ỦY THÁC CÔNG VIỆC

Điều 1: Tôi phải tự giải quyết vấn đề này để bảo vệ công ty khỏi những sai lầm

Điều này Đúng. Nếu nhân viên của bạn mắc sai lầm, bạn sẽ phải chịu một phần trách nhiệm. Tuy nhiên, bạn có thể cứu vãn được tình hình nếu phát hiện sớm vấn đề cốt lõi. Vì vậy bạn cần tạo ra một bầu không khí gần gũi để mọi nhân viên có thể trình bày những khuyết điểm của mình.

Câu hỏi: Sự phân công, ủy thác công việc có nghĩa là tôi phải đào tạo kỹ lưỡng và sau đó theo dõi một cách sát sao?

Trả lời: Đúng. Thật rắc rối đúng không? Phải. Tuy nhiên nếu bạn chỉ định một công việc ổn định, nhân viên của bạn có thể học được nhiều kỹ năng bằng cách thực hành nhiều lần, phát huy hiệu quả năng lực nếu muốn đứng vững trong nghề. Và điều đó sẽ tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc cho công ty phải không? Đúng vậy.

Nói về những sai lầm, có một “truyền thuyết” nổi tiếng về Henry Ford. Chuyện là một trong những phó chủ tịch của Ford đã mắc sai lầm khiến công ty thiệt hại 20 triệu đô-la. Khi vị phó chủ tịch này xin từ chức, Ford đã từ chối và đưa ra lý do rất thuyết phục, “Không đời nào! Coi như chúng tôi đã chi ra một số tiền để bồi dưỡng, rèn

luyện anh.”

Điều 2: Tốt hơn hết là cứ tự mình giải quyết

Đúng: Công việc sẽ tốt hơn, nhanh hơn… chỉ một lần mà thôi! Nhưng nếu bạn thực hiện nhiệm vụ của mình hàng ngày hay hàng tuần, nó không thể cứ “nhanh hơn” nếu bạn lặp lại điều đó đến lần thứ mười lăm hoặc hai mươi. Thậm chí nhân viên được giao nhiệm vụ sẽ đề nghị được quan sát và đào tạo bài bản, người đó sẽ xử lý thành thạo công việc lần thứ năm hoặc lần thứ mười. Vì vậy, từ lúc đó trở đi, tất cả sẽ được lặp đi lặp lại với khoảng thời gian ngắn hơn so với bạn. Cũng từ đó, bạn sẽ có thời gian để đảm nhận những công việc thiếu ổn định và khó khăn hơn.

Câu hỏi: Tôi không chắc là mình phải bắt đầu bằng cách nào. Tôi sẽ lúng túng cho đến khi thất bại thôi.

Trả lời: Đầu tiên, khi bạn được xem xét trở thành một ứng cử viên cho nhiệm vụ mới, hãy bắt đầu liệt kê từng bước trong công việc thường ngày. Những gì vô thức bỗng khiến bạn cần phải có ý thức rõ ràng về nó? Ghi mỗi bước vào từng thẻ ghi, thật đơn giản thôi. Càng về sau càng đơn giản.

Điều 3: Tôi muốn duy trì công việc mình yêu thích

Kỹ sư thiết kế vừa được thăng chức lên quản lý nhưng vẫn tiếp tục thiết kế các mạch điện, sẽ không sẵn sàng huấn luyện, quản lý các nhiệm vụ nhóm và làm việc với khách hàng. Bằng cách từ bỏ các công việc “đã khẳng định năng lực của bạn”, bạn sẽ tự do thiết lập các kỹ năng lãnh đạo cần thiết để đánh giá hoạt động của bạn trong những nhiệm vụ sau này.

Câu hỏi: Điều này có nghĩa là tôi phải từ bỏ mọi công việc thường ngày? Tất cả lãnh đạo nhóm thuộc công ty không chỉ là người cộng tác mà còn là người giám sát.

Trả lời: Tất nhiên, bạn sẽ vẫn là một cộng tác viên; hầu hết người giám sát cũng đều như vậy. Nhưng bạn phải xác định công việc ổn định và phân công ngay khi có thể.

Cấp bậc của bạn càng cao thì bạn càng xử lý được nhiều nhiệm vụ khó khăn và chứa đựng nhiều rủi ro nhưng lại rất có tiềm năng.

Điều 4: Nếu tôi phân công, ủy thác công việc, tôi sẽ mất liên lạc chi tiết với những đầu mối hiện tại

Đúng, bạn sẽ cần cài đặt một hệ thống giám sát đơn giản giúp bạn và những người được phân công có thể dễ bề theo dõi công việc đồng thời giữ liên lạc. Và bạn sẽ phải nỗ lực để giữ liên lạc với các đầu mối của mình mà không làm giảm quyền làm chủ của nhân viên được giao việc đối với từng nhiệm vụ cụ thể, chi tiết.

Câu hỏi: Điều gì sẽ xảy ra nếu quản lý cấp cao của tôi yêu cầu một bản báo cáo về công việc mà tôi được phân công mà tôi vẫn chưa có câu trả lời?

Trả lời: Bạn có thể nói, “Tôi đã bàn giao công việc và hiện giờ chúng tôi vẫn chưa có kế hoạch kiểm tra nhưng tôi sẽ cung cấp cho ông những thông tin chi tiết. Ông có cần ngay bây giờ không?”

Hoặc, một khi bạn tin tưởng nhân viên mà bạn ủy thác, hãy để người đó báo cáo cụ thể và trực tiếp với người quản lý cấp cao.

Điều 5: Nếu không đạt tới mức độ hoàn thiện của tôi thì không thể đáp ứng được công việc

Hãy nghĩ lại xem. Nếu bạn giữ lại một nhiệm vụ để duy trì những tiêu chuẩn hoàn thiện của riêng mình, hãy chắc chắn là việc này sẽ tương xứng với số tiền bạn nhận được.

Câu hỏi: Người quản lý cấp cao hơn yêu cầu bảng đánh giá hoàn chỉnh, chi tiết và nhanh chóng. Liệu tôi có phải chịu một số rủi ro trong khi cấp dưới của tôi thì lại được lợi nhờ đó?

Trả lời: Tương tự với việc nâng cấp một hệ thống máy tính, bạn cần bao quát gấp đôi

cho đến khi hoàn thành quá trình chuyển đổi, vì thế bạn sẽ phải thận trọng trong khi nhân viên học hỏi, thực hành. Tuy nhiên đó là lúc để gia hạn khối lượng công việc cụ thể. Đôi khi bạn có thể theo dõi những rủi ro trong suốt quá trình thực hiện và kiểm soát chúng bằng nhiều cách.

Xem xét liệu rằng một tiêu chuẩn cụ thể có đáp ứng được tất cả các công việc hay không. Hãy xác định tóm tắt mà không cần tới tất cả những bản hỗ trợ chi tiết. Cuối cùng, những ưu tiên thay đổi đồng thời các rủi ro cũng sẽ được giảm thiểu theo thời gian. Hãy nhìn xem sự hoàn thiện vẫn cần thiết như thế nào trong công việc của mình.

LỰA CHỌN NHIỆM VỤ TRƯỚC KHI TUYỂN DỤNG

Trước khi bạn tìm kiếm một nhân viên để ủy thác công việc hay tuyển dụng một ứng viên cho tổ chức, hãy quan tâm đến việc chọn lọc nhiệm vụ. Một nhiệm vụ sẵn sàng cho quá trình ủy thác, phân công công việc sau này cần phải giá trị, ổn định và có tính lặp lại. Ý của chúng tôi ở đây là:

1. Nhiệm vụ này có giá trị không? Nếu bạn nghi ngờ giá trị của việc tiếp tục nhiệm vụ, hãy thương lượng để loại nó khỏi khối lượng công việc của mình. Đừng đẩy nó xuống mức thấp hơn. Bạn lo ngại rằng mình sẽ vướng phải những cuộc tranh luận? Hãy tham gia những cuộc tranh luận đó! Tranh thủ sự đồng tình để thiết kế lại nhiệm vụ này, kiểm tra các nhiệm vụ thay thế, hoặc đơn giản là tạm loại nhiệm vụ ra khỏi cuộc sống của bạn trong khoảng thời gian nhất định.

2. Nhiệm vụ này có ổn định không? Lựa chọn các nhiệm vụ ổn định với những thủ tục đáng tin cậy, nhờ đó học viên ít mắc sai lầm hoặc không cần phải kiểm tra kỹ lưỡng nhiệm vụ khi đang nghiên cứu, thực hành nó.

3. Nhiệm vụ này có lặp đi lặp lại không? Hãy chọn những nhiệm vụ có thể thực hành hàng ngày hay hàng tuần để nhân viên có thể tăng tốc độ làm việc, tăng cường sự tự tin cũng như thu nhận được những kỹ năng cần thiết.

Xây dựng, thiết lập các nhiệm vụ để phục vụ công việc giám sát

Để an toàn, bạn không nên lựa chọn một nhiệm vụ lớn ngay lập tức. Thay vào đó, bạn có thể chỉ cho nhân viên thấy mục tiêu tổng thể rồi phân chia nhiệm vụ thành từng phần để huấn luyện và thực hành. Bạn để lại những phần khó khăn nhất (ví dụ như phần ra quyết định) nhưng vẫn phân công những phần cơ bản và cụ thể (chẳng hạn như thu thập dữ liệu, tính toán, kiểm tra), do đó nhân viên có thể biết toàn bộ nội dung cũng như sự gắn kết giữa từng phần trong công việc mà bạn giao.

Hãy tạo ra nhiều lựa chọn, như những điều được đề cập trong bảng dưới đây.

Bạn hãy dành ít phút để xem xét khối lượng công việc của mình. Sau đó duy trì từng phần biểu đồ và phân công những phần hợp lý. Bạn sẽ xác định những nhiệm vụ chiến lược bao quát để nhân viên biết được rằng họ sẽ được giúp đỡ và hỗ trợ.

Xác định nhiệm vụ trước khi chuyển giao

Sự ủy thác có hai lợi ích to lớn: đảm bảo tự do cho bạn và sự tiến bộ cho những nhân viên của bạn. Vì thế bạn cần xác định nhiệm vụ trên giấy chứ không chỉ trong đầu. Trả lời những câu hỏi thiết thực trong một bài thuyết trình năm phần sẽ giúp bạn bảo đảm cho quá trình chuyển giao nhiệm vụ:

1. Nhiệm vụ này có ổn định và có tính lặp lại không? Hãy làm sáng tỏ nó.

2. Mục tiêu hoặc kết quả được kỳ vọng?

3. Những kỹ năng cụ thể được yêu cầu? Phân tích thống kê, ngôn ngữ, mã hóa, soạn thảo… và giải thích tất cả những kỹ năng đó.

4. Chất lượng kết quả dự kiến − bạn cần những gì? Tốc độ ra sao, chi phí thế nào?

5. Liệt kê các bước thực tế liên quan trong một trình tự chính xác. Làm nổi bật những điểm quan trọng.

Bạn hãy trả lời năm câu hỏi trên trước khi đề nghị cấp trên của bạn phê duyệt ngân sách hoặc cho phép tuyển dụng một ứng viên. Thời điểm khi bạn nhận ra rằng nhiệm vụ đó vừa có giá trị lại vừa ổn định và có tính lặp lại, hãy sẵn sàng bắt đầu chuẩn bị cho quá trình giao phó công việc.

LỢI ÍCH BẤT NGỜ: Đôi khi bạn khám phá ra thông qua một sự chuẩn bị kỹ lưỡng rằng một nhiệm vụ cụ thể có thể được hoàn thành chỉ trong vòng một vài giờ mỗi tuần. Ông chủ của bạn sẽ dễ dàng tán thành một công việc bán thời gian hơn là toàn thời gian.

Chuẩn bị các công cụ đào tạo trước

Bạn đã bao giờ thấy mình như một người lính cứ mãi đau đáu về một vết thương quá khứ, cho đến khi nhận ra một khối lượng công việc khổng lồ đang đe dọa? Khi điều đó xảy ra, vấn đề của bạn có thể không nằm ở chỗ phải chờ đợi quá lâu mới được yêu cầu, mà là nhận được câu trả lời nhanh chóng từ sếp rằng bạn sẽ được hỗ trợ trước khi bạn ổn định chỗ làm việc hay các công cụ đào tạo sẵn sàng. Trong trường hợp tệ nhất, nhân viên mới được tuyển dụng của bạn có thể sẽ ngồi đần ra chờ đợi chỉ thị, hoặc sẽ liên tục quay ra hỏi han các đồng nghiệp. Khi đó, bạn có thể sẽ bối rối, tức giận và thấy lãng phí thời gian của tất cả mọi người.

Nếu bạn chưa từng ủy thác hay giao phó công việc, trước tiên hãy xác định công việc và sau đó xác nhận các nhiệm vụ. Tiếp theo, lên kế hoạch những bước chính, đảm

bảo rằng sẽ có khoảng không gian cho bất cứ nhân viên hỗ trợ nào có thể nhanh chóng xuất hiện. Trình bày kế hoạch với sếp của bạn. Với sự chuẩn bị sẵn sàng, sếp của bạn khó có thể nói không.

“Đây là kế hoạch bố trí công việc,” bạn nói với sếp. “Còn đây là tiến trình đào tạo. Đây là khoảng trống, và đây là các công cụ. Tôi sẵn sàng giao cho một nhân viên nào đó thực hiện nhiệm vụ ngay bây giờ.”

Kế hoạch cụ thể của bạn sẽ khiến sếp bạn dễ dàng phê chuẩn hơn.

MƯỜI BƯỚC GIAO PHÓ NHIỆM VỤ THÀNH CÔNG

Với năm công đoạn chuẩn bị, và sếp của bạn đã phê duyệt, bạn muốn quá trình giao phó nhiệm vụ diễn ra thật nhanh chóng và thuận lợi. Dưới đây là mười bước giúp bạn chuyển giao công việc thành công:

1. Tuyển dụng

Hãy chọn một người với những kỹ năng tương thích. Hãy kết nối những khả năng và các nhiệm vụ. Nhưng cần phải nhớ rằng mục đích chính của việc ủy thác là phát triển nhân viên. Lý tưởng mà nói, bạn nên giao phó những nhiệm vụ liên quan tới những gì mà cấp dưới đã biết hoặc xử lý, nhưng có thêm một số khoảng trống. Nếu kinh nghiệm và học vấn của người này đủ vững chắc, thì sự phân công này sẽ thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc với hiệu suất tối đa.

2. Đào tạo về nhiệm vụ

Một khi bạn đã liệt kê những bước theo trình tự hợp lý, hãy viết mỗi bước lên những tấm thẻ riêng biệt. Tại sao bạn phải làm thế? Bởi nhờ đó, người học có thể tiếp thu được từng bước của cả quá trình. Hãy đưa ra một sơ đồ tổng thể. Tuy nhiên, nếu công việc của bạn bao gồm hàng tá những bước có thể khiến người học bị choáng ngợp, đọc lướt nhanh và hời hợt, bạn buộc phải đơn giản hóa các công cụ học tập của mình nhằm giúp họ nắm bắt được tốt nhất các bước với tốc độ hợp lý. Hãy để người được

giao phó mang theo những tấm thẻ đi quanh chỗ làm việc trong vài ngày, để họ có được những ghi chú đặc biệt của riêng mình. Trong những công ty thực hiện theo quy trình này, chúng ta thường thấy mọi người học theo những tấm thẻ bỏ túi trong lúc đợi thang máy hoặc đứng xếp hàng để làm một việc gì đó.

3. Nêu gương

Nếu một nhiệm vụ có thể quan sát hoặc tiến hành theo thao tác, bạn hãy tự thực hiện một vài bước, sau đó để cho người học thử làm. Hãy cảnh giác về việc thay đổi tốc độ. Thường thì bạn có xu hướng thực hiện nhiệm vụ với tốc độ của một chuyên gia chứ không phải của một người học. Hãy quan sát ngôn ngữ cơ thể của người học để chắc chắn rằng anh ta hiểu những điều bạn làm mẫu. Bạn không nên hỏi “Anh có hiểu không” bởi phần lớn người học sẽ có xu hướng trả lời là có.

4. Gợi ra những câu hỏi

Bạn đừng hỏi một người học “Anh có câu hỏi gì không?”. Điều đó sẽ kích thích một lựa chọn, hoặc có hoặc không. Phần lớn người học ít khi trả lời là ‘không’ vì họ lo sợ mình đang tỏ ra yếu kém. Thay vào đó, họ thường trả lời là “Chắc chắn rồi, tôi hiểu mà.” Rồi họ đợi bạn rời khỏi phòng để có thể hỏi người bên cạnh xem phải làm mọi việc thế nào. Do đó, bạn hãy đưa ra những câu hỏi như sau:

“Bước nào dễ dàng hoặc quen thuộc với bạn?”

“Bước nào khó khăn và không mấy quen thuộc?”

Điều này sẽ gợi mở một vài câu trả lời hữu ích. Sau đó hãy đưa ra những lời khuyến khích, động viên như:

“Phần lớn người học đều thấy Bước 9 khó hơn một chút bởi vì phép toán này.”

“Ban đầu tôi cũng thấy phần này rất khó. Anh thấy thế nào?”

Hãy giúp những người được ủy thác dễ dàng trao đổi những băn khoăn của họ. Sau đó

bạn có thể giải thích những lý do của công ty về việc thiết lập quy trình theo cách thức đặc biệt này.

5. Để người học làm mẫu và thực hiện lại

Hãy yêu cầu người học bước lên và minh họa lại toàn bộ quá trình để bạn có thể chắc chắn là họ đã hiểu rõ các bước. Hãy duy trì sự tập trung chú ý, hỗ trợ nhưng trung lập trong khi họ thực hiện các bước. Hãy lắng nghe mà không bình luận hay đưa ra dấu hiệu ủng hộ hay phản đối. Đây không phải là một cuộc nói chuyện hai chiều, hoặc ít nhất chưa phải thế.

6. Không cắt ngang để sửa lỗi

Khi một người học đang thử thực hiện một vài bước, bạn có thể để ý thấy một lỗi sai. Nhưng đừng cắt ngang họ. Hãy cứ để họ hoàn thành cả mười bước. Nếu họ chỉ sai một lỗi, cuối cùng bạn có thể nói: “Tốt, anh đã thực hiện 9/10 bước thật hoàn hảo. Nếu cho điểm các bước, anh sẽ nhận được điểm A đấy. Bây giờ hãy trở lại với Bước 7, hãy xem tôi trình bày nó như thế nào để mọi người đều có thể hiểu được.”

Có lẽ bạn sẽ yêu cầu người đó thực hiện lại bước đó, hoặc đưa ra thêm một vài lời khuyên hữu ích. Nhưng bằng việc không ngắt lời trong lúc họ thực hiện, bạn đã duy trì được tính vô tư và cân bằng của người học. Bạn cũng ngăn chặn được một hiểm họa khác: nếu bạn ngắt lời người học để sửa sai Bước 7, anh ta có thể đã làm thiếu một số phần quan trọng khác ở Bước 8 hoặc 9. Và bạn sẽ không bao giờ biết được những thay đổi đó, cho đến khi chúng xuất hiện sau này. Ngắt lời để sửa chữa có thể phá vỡ động cơ học tập khiến người học hoàn toàn cảm thấy lo lắng.

Do đó, hãy chờ đợi. Đôi khi người học sẽ tự sửa chữa trước khi bạn làm điều đó. Điều đó sẽ giúp bạn nhận ra và khen thưởng cho nỗ lực tự sửa chữa đáng quý của họ.

7. Thiết lập những điểm kiểm tra lẫn nhau

Khi để học viên thoải mái trong công việc, bạn cần cam đoan rằng bạn sẽ giúp họ đi

đúng hướng và tránh các sai lầm về sau, đặc biệt là trong những vấn đề mà bạn biết là sẽ rất khó khăn. Những người học cũng ý thức được sức mạnh hay điểm yếu của họ, và có thể đề nghị bạn giúp kiểm tra lại cả những phần mà bạn không định kiểm tra.

8. Tạo lập phương pháp theo dõi tiêu chuẩn

Hãy tìm ra một mẫu báo cáo quy trình đơn giản với những tiêu chuẩn định lượng dựa trên các tiêu chuẩn bạn đặt ra. Điều này sẽ đảm bảo rằng nếu một nhiệm vụ bắt đầu chệch hướng, cả hai bên sẽ kịp thời nhận thấy những dấu hiệu để sửa chữa. Với Bước 7 và 8, bạn sẽ tránh được việc quản lý vi mô.

9. Cho phép quyền truy cập khi cần thiết

Thậm chí với cả những điểm kiểm tra và báo cáo, ban đầu học viên của bạn có thể cần gặp và học hỏi thêm từ bạn khi có điều muốn hỏi. Hãy thiết lập các điểm kiểm tra được cả hai bên chấp thuận. Đừng do dự băn khoăn; điều đó chỉ phá hoại lòng tự tin và động lực của bạn mà thôi. Là một nhà quản lý thời gian, bạn không muốn gây ra sự tùy tiện thái quá, do đó hãy đặt sẵn những khoảng thời gian mà mọi người có thể dễ dàng tiếp cận bạn. Nhờ vậy người học có thể đặt ra các câu hỏi và tìm lời khuyên từ bạn.

10. Giao phó và tuyên bố quyền lực

Khi bạn tự tin rằng người học có thể xử lý được công việc, hãy trao cho họ trách nhiệm và quyền lực để hoàn thành nhiệm vụ. Công bố thời điểm. Dùng tư cách cá nhân để giới thiệu các học viên với những người mà họ sẽ cần sự hợp tác lâu dài, đặc biệt là những người ở vị trí cao hơn. Hãy đảm bảo rằng những người được ủy thác có thể nhận được bất cứ thứ gì họ muốn vì một công việc thành công – quyền truy cập, trang thiết bị, thông tin, và sự hợp tác từ các cá nhân và tập thể. Thông báo của bạn có thể như sau:

Bắt đầu từ ngày 7 tháng Tư, tôi giao phó công việc Kiểm toán Các công cụ Hàng tháng cho Jane Kemp. Kemp đã được đào tạo cũng như giao phó cẩn thận và đầy đủ, và cô

ấy sẽ gặp bạn để lấy thông tin về lịch trình mà chúng ta đã thống nhất tuân thủ trong quá khứ.

Hãy vui vẻ hợp tác cùng cô ấy như quãng thời gian bạn hợp tác với tôi. Xin cảm ơn!

Mười bước này đòi hỏi rất nhiều suy nghĩ và hành động để góp phần giúp quá trình chuyển giao thành công. Hãy chú ý lời của một ủy thác viên thành công:

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Lorraine Sergent, nhân viên phân tích hệ thông cho một ngân hàng, đã nói:

Tôi phân công và ủy thác công việc hiệu quả ra sao ư? Trong công việc, sự phân công của tôi cũng hiệu quả như những chỉ thị tôi đưa ra.

HAI NHIỆM VỤ BẠN KHÔNG THỂ ỦY THÁC

Bạn phải giữ lại hai trách nhiệm phổ biến mà đôi khi các nhà quản lý nhẫn tâm gỡ bỏ:

1. Công việc phát triển được sếp giao cho bạn và đào tạo bạn những kỹ năng cần thiết. Điều này có thể chỉ là tạm thời. Một khi đã học hỏi và ổn định hóa quá trình này, bạn có thể được sếp chấp thuận để ủy thác nhiệm vụ này cho người khác, giúp các thành viên trong nhóm của bạn có thể mở rộng và đào sâu thêm kiến thức.

2. Kỷ luật. Rào cản này tồn tại vĩnh viễn. Nếu với tư cách một nhà quản lý, bạn lại lờ đi việc xử lý kỷ luật một nhân viên cấp dưới không tuân thủ quy tắc hoặc giả ốm để trốn việc, nhóm của bạn sẽ cảm thấy cần thiết phải thực thi “công lý” – liều lĩnh động chạm tới đạo đức, hủy hoại quá trình điều hành, và đưa công ty tới những hệ quả pháp lý sau này.

Kỷ luật là trách nhiệm của bạn chứ không phải của ai khác, vì thế hãy thực hiện nó. Tìm kiếm lời khuyên từ sếp hoặc phòng Nhân sự nếu bạn cảm thấy bối rối; nhưng đừng lờ đi những hành vi không thể chấp nhận được; hành vi này tự thân nó sẽ không biến mất hoặc suy giảm.

ỦY THÁC: KHÔNG CÓ SỰ ĐẢM BẢO DỄ DÀNG

Đôi khi, dù với mục đích tốt nhất của cả hai phía, việc ủy thác vẫn thất bại. Cả hai đều có thể đã quá lạc quan về khả năng học hỏi nhanh chóng những tư liệu mới của người học. Hai bên có thể đã lờ đi những khoảng trống trong kiến thức nền của người học – kém môn toán, thiếu kỹ năng viết lách hoặc thiếu trải nghiệm về thương thuyết. Mặc dù đã trải qua quá trình đào tạo và củng cố, bạn vẫn phải thừa nhận thất bại, hãy nhận một nửa (hoặc nhiều hơn) trách nhiệm về mình, và hãy rút lại nhiệm vụ này, thay thế bằng một công việc khác phù hợp với năng lực của người học hơn.

CẨN TRỌNG: Đừng tự lấy lại công việc đó. Bạn hãy luôn ghi nhớ câu ngạn ngữ:

“Công việc phải được thực hiện ở cấp độ thấp nhất có thể mà vẫn hiệu quả.”

Vậy nên, cho dù bạn đã làm bất kỳ công việc nào một năm trước, bây giờ bạn đã ổn định và sẵn sàng ủy thác – bạn không còn phải giữ hết khối lượng công việc của mình
ở mức lương hiện tại. Nếu một ứng viên không thực hiện được việc này, hãy tiếp tục tìm kiếm và đào tạo những người khác. Hãy tiếp tục hành động để có thể chế ngự được những nhiệm vụ đầy khó khăn và rủi ro của bạn.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Kris Todisco, Giám đốc Quản lý Chất lượng của một công ty đầu tư, đã kể với chúng tôi:

Tôi từng là một nhà quản lý nhân sự trong hai mươi năm, và tôi nghĩ mình có thể giao phó tốt nhiệm vụ. Thường thì người ta dễ bị sa đà vào các chi tiết và quên mất là chúng ta nên ủy thác càng nhiều càng tốt. Vì thế, tôi chỉ tập trung vào việc ra quyết định.

Những dấu hiệu đơn giản cho thấy ngày quan trọng đã đến?

Làm cách nào bạn có thể biết được ngày bạn nên ủy thác công việc cho nhân viên đã đến?

• Khi bạn làm việc thêm giờ nhiều hơn, mà không có khen thưởng đáng kể gì.

• Khi bạn đi du lịch hoặc nghỉ cuối tuần nhưng vẫn vướng bận suy nghĩ về công việc và không thể tận hưởng niềm vui.

• Khi bạn từ chối những nhiệm vụ mới thú vị hoặc bỏ lỡ một vài đợt khen thưởng mới do đã quá sa đà vào những công việc ổn định thường ngày.

Khi một trong những tình huống trên xảy ra, đó chính là thời điểm để tiến hành tự động hóa, giao phó và ủy thác công việc cho nhân viên!

PHÁ VỠ NHỮNG RÀO CẢN TRONG TỔ CHỨC

Cho đến giờ, chúng ta đã bàn luận về những rào cản cá nhân xuất phát từ những khía cạnh rất con người về lòng tự kiêu hay sự sợ hãi. Nhưng chúng ta cũng cần thừa nhận rằng những rào cản hữu hình trong doanh nghiệp cũng có thể cản trở con đường ủy thác nhiệm vụ của bạn. Vậy chúng ta đang phải đối mặt với những điều gì?

1. Thiếu nhân lực, hoặc việc thuê nhân công bị đóng băng. Đội ngũ nhân viên hiện tại quá bận rộn, không ai có thể hỗ trợ mà công ty cũng không đủ nguồn lực tài chính để thuê thêm người.

GIẢI PHÁP: Tìm kiếm các tình nguyện viên, nhân viên làm thêm giờ, sinh viên hoặc những người đã nghỉ hưu. Tìm đến bất cứ nhóm nào đang tìm kiếm một công việc tạm thời mà không kỳ vọng vào lợi nhuận hay mức lương cao. Hãy đầu tư thời gian vào việc tuyển dụng và đào tạo những “nhân lực mùa vụ” như thế. Hãy ngừng hy vọng rằng làm việc thêm giờ có thể giải quyết được mọi chuyện và mang lại phép màu.

2. Nhiệm vụ phức tạp và bí mật. Những quy tắc của công ty – hoặc của sếp – yêu cầu tôi phải tự thực hiện công việc.

GIẢI PHÁP: Hãy tranh cãi về vấn đề bảo mật. Bạn cần ngụy tạo dữ liệu trong một vài phần nhiệm vụ được phân công, nhờ đó có thể ủy thác một vài quy trình, với những

số liệu và đặc điểm ẩn. Về tính phức tạp của vấn đề, bạn có thể thăm dò tại một vài trường đại học địa phương, tìm kiếm những sinh viên giỏi giang và hiểu biết những chuyên ngành đó hơn bạn. Hãy thử nghiệm khả năng đó. Đừng gục ngã dễ dàng trước rào cản khó khăn đó.

Tìm kiếm sự hỗ trợ thích hợp

Bạn thực sự đã thử mọi cách rồi chứ? Hãy cân nhắc những giải pháp đang được mọi người áp dụng sau đây:

1. Tình nguyện viên

Chúng ta vẫn nghe nói về những tổ chức phi lợi nhuận và vì cộng đồng với những giải pháp nhân lực sáng tạo. Để nổi bật trong đám đông, bạn hãy đề xuất:

• Thời gian hoặc ngày làm việc linh hoạt theo ý họ. Sau đó nhấn mạnh giá trị và tầm quan trọng của nhiệm vụ.

• Số giờ làm việc ít: Nếu bạn có thể tìm được một hỗ trợ viên đáng tin cậy và làm việc đều đặn dù chỉ hai giờ một tuần, hãy lựa chọn đối tượng này. Bạn phải trả ít hơn trong khi vẫn có một cơ sở làm việc tạm thời đảm bảo đúng tiến độ công việc.

2. Sinh viên

Các sinh viên đại học và sinh viên vừa mới tốt nghiệp có thể chỉ đơn giản muốn được đào tạo việc soạn thảo, hoặc thao tác các chức năng của máy tính mà nếu không nhờ họ thì bạn sẽ phải chi trả chi phí rất lớn. Sau đó, các sinh viên đã dành cả mùa hè làm việc với bạn có thể trở thành những nhân viên chính thức với một hồ sơ mà bạn có thể hoàn toàn tin tưởng. Hãy chấm dứt việc lên thư viện hoặc tra cứu Internet. Nghiên cứu là công việc mà các sinh viên phải làm hàng ngày, nên đương nhiên là họ rất giỏi trong chuyện đó. Hãy để họ tìm tòi trên thư viện hay lướt vài website trong khi bạn ra quyết định hoặc tiến hành các công việc khác đòi hỏi nhận thức sáng suốt.

CẨN TRỌNG: Tất nhiên, bạn cần phải kiểm tra độ chính xác và quyền sở hữu trong công việc của họ. Những người đi học có thể tự do với quyền sở hữu trí tuệ của người khác hơn bất cứ doanh nghiệp nào mạo hiểm làm điều đó.

Học sinh phổ thông cũng thường làm các công việc như đánh máy, sử dụng máy tính hoặc những nghiên cứu đơn giản với mức lương khiêm tốn hoặc không cần nhận lương để có thể ghi thêm điểm trên lớp. Chỉ cần một tờ giấy giới thiệu của công ty bạn cũng có thể giúp họ có được một vị trí trong ngôi trường đại học mà họ muốn.

3. Trao đổi công việc để đào tạo chéo

Trao đổi một vài công việc với những phòng ban khác có mức sản xuất thấp tình cờ trùng với mức sản xuất đỉnh cao của bạn. Rất ít công ty có thể khai thác được điều này. Chúng tôi đã thấy điều này được thực hiện tại một công ty bảo hiểm Bờ Đông, nơi có sáu nhóm bắt đầu tổ chức đào tạo chéo để có thể đạt được “đỉnh” của nhóm khác trong những khu vực trùng lặp. Công ty này đã rất vui mừng với khoản tiền thu được nên đã quyết định thưởng cho các nhóm tham gia một khoản tiền vì đã có được một mùa thành công nhất trong lịch sử công ty. Đó chính là việc quản lý thời gian một cách sáng tạo.

Hai quân tốt thí

Trong trường hợp bạn làm việc cho một công ty nhỏ với nguồn nhân lực ít ỏi, dưới đây là một vài ý tưởng dành cho bạn.

Hãy thử một lực lượng thực hiện công việc khác. Chúng tôi từng chứng kiến một số công ty đã lập ra những liên minh tạm thời với các công ty lân cận không cạnh tranh với mình, thậm chí cả với các nhà cung cấp của họ, những công ty luật quy mô tương đương hoặc công ty kế toán của họ. Họ thiết lập quan hệ đối tác trên cơ sở dự án, trao đổi dịch vụ – kế toán đổi cho hành chính, thiết kế đổi cho biên tập. Một vài công ty thiết lập mối quan hệ đối tác dựa trên cơ sở các dự án.

Thử thuê nhân công bên ngoài hoặc thành lập những công ty con. Thuê ngoài một vài

vị trí công việc (như làm sổ sách kế toán, kiểm toán) vì họ giỏi những việc đó hơn bạn. Xuyên suốt lịch sử, các công ty thường luân chuyển giữa kiểu tích hợp dọc (tự mình làm mọi việc) hoặc chia nhỏ những công việc mà họ không xuất sắc lắm với mức chi phí có thể chấp nhận được. Hãy bỏ qua một vài công đoạn khi bạn thấy mình không thể mang lại kết quả chất lượng và nhanh chóng như mong muốn.

TỰ ĐÁNH GIÁ

Bạn đánh giá về việc thoát khỏi những cái bẫy đào tạo và phân chia nhiệm vụ bằng cách nào? Tự đánh giá dựa trên các tiêu chí dưới đây; sau đó lặp lại quá trình trong vòng 30 ngày kể từ bây giờ. Chỉ cần trả lời Có/Không.