Trong các chương trước, chúng tôi coi những chiếc bẫy thời gian rất phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp, theo đó, các chính sách, thói quen và nhân viên đều góp phần vào quá trình phát sinh các vấn đề. Bây giờ, chúng tôi đề cập tới ba chiếc bẫy cuối cùng, mà nguyên nhân do tất cả chúng ta gây ra: chúng ta tự bẫy chính mình trong những thói quen vô thức của bản thân.

Trong chương này, chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn một số biện pháp thiết thực, nhưng những sáng kiến, cam kết, và phương pháp phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng thay đổi của mỗi người. Ba chương cuối cùng của cuốn sách cũng sẽ đề cập tới những thách thức khó khăn nhất, nhưng những gì thu được là vĩnh viễn và của riêng các bạn.

Hãy bắt đầu với cặp đôi hiểm họa, “Không thể bắt đầu-không thể kết thúc!” Hai bẫy dường như khác biệt nhưng đã chiếm những phần quan trọng trong các phiên bản trước của cuốn sách. Nhưng trong chương này, chúng ta hãy xem xét chúng với tư cách cùng một vấn đề.

May mắn thay, có một lối thoát duy nhất có thể giúp chúng ta thoát ra khỏi cả hai chiếc bẫy đó. Giải pháp duy trì sự tập trung căng thẳng từ đầu đến cuối trong bất kỳ công việc đáng lưu tâm nào sẽ không dễ dàng vì chúng ta bị bao vây bởi những điều gây xao lãng và bị lừa dối bởi chính sự khước từ, phủ nhận của bản thân. Để có được những thay đổi cần thiết, những người gây trì hoãn cần ba tác nhân kích thích sự sẵn sàng:

1. Một mục tiêu đủ rõ ràng và hấp dẫn để tiếp thêm sinh lực cho chúng ta tại thời điểm bắt đầu và duy trì nó cho tới khi kết thúc.

2. Một hệ thống ưu tiên để giữ tập trung vào những vấn đề quan trọng/khẩn cấp, hơn là vào những công việc nhỏ hơn gây mất tập trung, được định nghĩa là “công việc bận rộn”.

3. Một bộ chuông báo động − công cụ giúp chúng ta chú ý và tái tập trung khi thói quen quỷ quyệt kéo chúng ta trở lại sự trì hoãn.

HẬU QUẢ DO TÍCH LŨY CÔNG VIỆC

Cho dù “những khách hàng” của chúng ta trong nội bộ hay bên ngoài, chúng ta vẫn phải cẩn thận: họ sẽ xử phạt sự trì hoãn nghiêm khắc hơn đối với các lỗi lầm chính đáng hoặc sửa chữa các sai sót về chất lượng.

Tại sao? Bởi vì ông chủ và khách hàng thực sự cảm thấy phẫn nộ khi bị giữ làm “con tin” − bị đặt vào những rủi ro vào phút chót không một lời cảnh báo. Ông chủ, khách hàng và đồng nghiệp sẽ tấn công lại bất kỳ người nào không hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Và kết quả cuối cùng sẽ là gì? Sếp của những kẻ trì hoãn có thể áp đặt kỷ luật ngay lập tức (áp đặt cả các cam kết và thời gian biểu) hoặc những kẻ trì hoãn sẽ dần dần bị loại ra khỏi các dự án quan trọng, những dự án nhóm thú vị − và cuối cùng, bị cô lập với một loạt các công việc thông thường dễ dàng định lượng và tự kiểm tra, giám sát. (“Hoặc anh giải quyết 50 mục/giờ theo đúng tiêu chuẩn hoặc anh bị loại!”)

Sự từ chối làm giảm trách nhiệm

Những người trì hoãn không chú ý rằng: hành vi của họ không phải cố ý, tính toán hay có ác tâm. Những người trì hoãn và “những người không hoàn thành” đơn giản là không liên hệ những bước sai lầm gần đây với những bước sai lầm trước đó. Họ không nhận thức được sự lặp lại mà người khác dễ dàng nhận thấy. Khi một ông chủ hay khách hàng phàn nàn, một vài người trì hoãn sẽ đổ lỗi cho “tâm trạng”, hay “giận dữ” vì những lời phàn nàn “vô lý”.

CÁC GIẢI PHÁP KHẢ THI

Một khi bạn từng bị từ chối, và đã hiểu được những hậu quả rõ ràng, bạn có cơ hội tốt để khắc phục. Dưới đây là một số bước để điều chỉnh:

1. Lập kế hoạch và dự tính sớm các nhiệm vụ mới, do đó bạn có thể xem xét và thương lượng về khối lượng công việc.

2. Vẽ sơ đồ kế hoạch và lịch trình của bạn lên bảng treo trên tường, nơi tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy.

3. Thiết lập tiêu chuẩn thời gian cho các nhiệm vụ lặp lại quan trọng. Sử dụng số liệu trung bình từ một số nguồn để xác nhận những kết quả tìm được, giúp bạn có thể nêu ra và thương lượng các kỳ vọng thực tế với những người yêu cầu.

Nếu giải pháp gồm ba phần đó dường như bao gồm quá nhiều việc, bạn có thể cần thực hiện chậm lại một chút, nghiên cứu các nguyên nhân sâu xa, và đánh giá thiệt hại trong sự nghiệp mà bạn có nguy cơ gặp phải trong chiếc bẫy kép này.

Nhận thức về các nguyên nhân hợp lý

Bước đầu tiên để phục hồi − giống như tất cả những điểm yếu của con người − là phải thừa nhận rằng bạn đang hành động theo một hướng cụ thể. Nếu bạn trì hoãn trong công việc, bạn phải tìm được những nguyên nhân tiềm ẩn gây ra sự chậm trễ này. Liệu nguyên nhân có phải do:

• Lo sợ thất bại? Nếu một nhiệm vụ có nguy cơ rủi ro, nếu mọi người có vẻ kỳ vọng quá cao, nếu bạn cảm thấy không chắc chắn về các kỹ năng của mình, bạn có thể miễn cưỡng bắt đầu.

• Thờ ơ? Giống như một loài cỏ dại kiên cường, năng lượng thấp và sự thờ ơ sẽ bén rễ ra tất cả các hướng, kìm hãm động lực. Thậm chí những nhiệm vụ đơn giản cũng có thể thất bại khi có rất nhiều điều gây xao lãng tốn thời giờ.

• Sự tức giận hoặc thù địch đối với người yêu cầu? Ngay cả khi điều đó là chính đáng, thái độ tiêu cực có thể gây nên sự chậm trễ. Một số người hay trì hoãn nung nấu nỗi oán giận với những đối tượng “họ”, dù đó là bất kỳ ai nắm quyền. Bị ngăn thể hiện sự thù địch trực tiếp trong công việc, một số người đơn giản giấu kín các nỗ lực, giống như một đứa trẻ giận dữ đang nín thở − như thể nếu làm như vậy thì chúng sẽ khiến các bậc phụ huynh đầy quyền lực bị ngột thở!

Tập hợp những lời bào chữa phổ biến

Tất nhiên, không ai trong chúng ta dễ dàng thừa nhận bất cứ động cơ nào. Thay vào đó, chúng ta hợp lý hóa chiến thuật trì hoãn với những lời bào chữa, một số hợp lý còn một số thì không:

• Tôi không có các công cụ hoặc tài liệu cần thiết.

• Tôi buộc phải chờ đợi các phòng ban khác cung cấp những thông tin chi tiết.

• Không có sự cấp bách thực sự nào: yêu cầu này là từ một ai đó đang muốn nâng thứ hạng của họ.

• Tôi sẽ làm việc đó sau: Tôi làm việc hiệu quả nhất dưới áp lực.

• Lần trước tôi đã xúc tiến công việc nhanh chóng cho khách hàng này nhưng lại không nhận được một lời cảm ơn nào.

• Những người khác sẽ nhận được sự tín nhiệm cho những gì tôi làm, vậy cớ sao tôi phải vội vàng?

• Tôi chưa bao giờ được cấp trên hướng dẫn rõ ràng, họ chẳng bao giờ sẵn sàng làm rõ mọi chuyện cả.

• Người đưa ra yêu cầu cứ 20 phút lại thay đổi một lần. Tôi sẽ chỉ chờ đợi thôi.

Có thể bạn từng đúng khi trì hoãn một công việc do một người nổi tiếng là hay thay đổi suy nghĩ đưa ra. Chuyện đó rất bình thường. Nhưng có lẽ chúng ta phải thừa nhận rằng thật khó để vui vẻ giải quyết công việc khi người yêu cầu tỏ thái độ không mấy nhiệt tình.

SỰ TRÌ HOÃN GÂY THIỆT HẠI TRÊN TẤT CẢ CÁC MẶT

Dù bạn có nhận thức được hay không, sự trì hoãn gây thiệt hại khi:

• Một số người đến họp trễ, và sau đó khiến người khác phân tâm.

• Một số người trả lời email chậm và không trả lời điện thoại.

• Một số người bàn giao muộn phần việc của mình trong dự án, làm giảm tiến độ toàn dự án.

• Một số người giấu kín thông tin, cho rằng kiến thức là sức mạnh không cần phải được chia sẻ.

Trớ trêu thay, một số người trì hoãn nhận thấy mình là người thoải mái, dễ chịu, không phải lo lắng vì bất kỳ điều gì. Sự ảo tưởng này gây bực mình cho các đồng nghiệp ghét thái độ “bất cứ điều gì… bất cứ khi nào” được bộc lộ qua ngôn ngữ cơ thể của những người trì hoãn. Giống như một trong những lập trình viên phàn nàn về một đồng đội hay chần chừ, trì hoãn: “Không, cô ta không chịu đựng được căng thẳng: cô ta là một mầm bệnh!”

Ngay cả đối với những người trì hoãn trong tình trạng quá tải công việc mà không cách nào giải quyết, việc trì hoãn không phải là cái giá tồi tệ nhất mà đội của họ phải gánh chịu. Thay vào đó, nguy cơ lớn hơn phát sinh trong những “phiên họp giải cứu giờ thứ mười một điên rồ” khi đội của họ cố gắng tránh các lỗi nghiêm trọng. Trong giai đoạn nước rút để hoàn thành nhiệm vụ kịp thời hạn, đội có thể chuyển sang những kết quả kém cỏi với chi phí cao hơn mà không có cơ hội bình tĩnh xem xét lại.

Tự lừa dối hay thái độ cứng đầu?

Những người không bắt đầu hoặc kết thúc đúng giờ không hẳn là những người lười biếng. Họ không chỉ vô tình phí phạm thời gian khi những người khác làm việc hoặc chờ đợi. Thay vào đó, chính họ lại bận rộn với các nhiệm vụ mình thích, trong khi trì hoãn các nhiệm vụ họ cho là nặng nề, khó chịu hoặc đáng sợ. Nhiều người rất tài tình khi tỏ ra mình đang bận rộn.

Những nhiệm vụ đòi hỏi tính kỷ luật hoặc tài ngoại giao bị ghét cay ghét đắng − ngay cả khi họ có thể nhanh chóng giải quyết nó. Thực sự thì hầu hết chúng ta sẽ phải rèn luyện bản thân cứng rắn lên trước khi đưa ra lời khiển trách cần thiết, gọi điện cho một khách hàng tiềm năng bất đắc dĩ, hoặc trả lời một khách hàng đang vô cùng giận dữ. Những công việc đòi hỏi nỗ lực hơn, đầy rủi ro, gây bối rối luôn khó khăn đối với tất cả chúng ta.

Tuy nhiên, đối với những người hay trì hoãn − công việc càng khó khăn thì càng được giấu kỹ. Ngay khi chiếc đồng hồ được treo lên tường thì nó cũng đã chết vì không được lắp pin. Sau đó, thật hợp lý khi bạn gập đống tài liệu giấy tờ lại và trở về nhà. Ngày mai là một ngày mới. Cho đến khi ông chủ hay khách hàng nhảy dựng lên, những người trì hoãn luôn né tránh nghĩ đến hậu quả.

Đôi khi, một vị sếp hoặc người yêu cầu đầy cảnh giác phát hiện ra sự chậm trễ kịp thời để tìm ra cách khắc phục. Nếu có một sự thử thách, những người trì hoãn sẽ thực sự bị sốc. Sau đây là một trường hợp điển hình:

Một sáng thứ Sáu nọ, Kazuko, người quản lý thông minh và tốt bụng, đã giao một nhiệm vụ quan trọng cho nhân viên phân tích Doug. Trước tiên, Kazuko cùng Doug xem qua danh sách những-việc-cần-làm của Doug và đánh dấu hoãn hai nhiệm vụ để nhường chỗ cho một nhiệm vụ mới.

“Đừng lo lắng về việc này”, Kazuko nói. “Tôi đang làm rõ một bản hợp đồng có sự tham gia của nhiều người đứng đầu các phòng ban.”

Hai ngày trôi qua, không thấy Doug bắt đầu công việc, Kazuko yêu cầu anh ta tạm dừng để trình một bản báo cáo tiến độ. Cuộc nói chuyện khi Kazuko bước vào phòng làm việc của Dogh:

Doug: Vâng, tôi biết, tôi biết… Có lẽ tôi nên bắt đầu nhiệm vụ mới sớm hơn nhưng tôi lại phải làm những việc khác. Dù sao thì cô cũng đừng lo lắng, tôi là một trong những người làm việc hiệu quả nhất dưới áp lực. Tôi có thể làm xong trước thứ Sáu. Đó là thời hạn chót cô đưa ra phải không?

Kazuko: Đúng, thứ Sáu là hạn cuối cùng. Nhưng tôi đã nói với anh rằng thời gian ước tính cho công việc này là từ 8-10 giờ, thậm chí nếu mọi việc suôn sẻ, thì sau đó một vài yếu tố phải được cân nhắc lại kỹ càng dựa trên kết quả thu được, vì vậy anh không thể chờ đợi cho đến ngày hết hạn rồi mới bắt đầu.

Doug: Tôi vẫn còn rất nhiều công việc phải giải quyết.

Kazuko: Việc gì cơ? Tôi đã giảm bớt cho anh hai nhiệm vụ lớn khi tôi giao nhiệm vụ mới này cho anh rồi cơ mà. Điều đó có nghĩa là anh cần coi dự án mới này là ƯU TIÊN SỐ MỘT.

Doug: Đúng, nhưng cho tới lúc này, tôi vẫn còn dở dang hai công việc khác, và tôi sẽ rất khó chịu nếu chưa làm xong. Vì vậy, tôi đã tự đưa ra quyết định.

Kazuko: (khuôn mặt đỏ au, nhưng giọng nói vẫn ôn tồn) Nhưng anh không nghĩ là mình nên trình bày ý định đó ngay từ lúc chúng ta nói chuyện… hay là từ khi…

Doug: Thực sự tôi biết mình có thể làm được tất cả mọi việc. Nhất là dưới áp lực.

Kazuko (sau một vài giây im lặng): Doug ạ, anh có vẻ tin vào điều đó quá nhỉ. Nhưng nói thẳng là tôi không thấy nó thuyết phục chút nào. Cứ cho là anh có khả năng ngăn cản những thảm họa xảy ra ngay lập tức trong bất cứ tình huống nào, nhất là khi anh làm việc dưới áp lực. Nhưng khi hành động liều lĩnh như thế, anh có nguy cơ đánh mất độ chính xác mà chúng tôi yêu cầu trong “thành công bước đầu” của anh. Trước đây, những người khác đã kiên nhẫn điều chỉnh và cải tiến công việc của anh sau khi anh hoàn thành. Điều đó không ổn lắm.

Doug: Tôi chỉ biết rằng trước đây, khi bị đẩy vào một thời hạn bức bách, thì có điều gì đó đã kích thích tôi làm hết khả năng.

Kazuko (nói thong thả hơn): Giống như bất kỳ nhà quản lý nào ở đây, khi tôi giảm bớt các công việc có mức độ ưu tiên thấp để anh chú ý tới những công việc ưu tiên cao hơn, tôi mong anh hoàn thành nhiệm vụ đó. Không người quản lý nào cho phép anh tiếp tục làm những việc không giúp ích cho công việc ưu tiên. Doug ạ, điều này rất nghiêm túc.

Doug (vẫn không nghe lời Kazuko): Được rồi, Kazuko… nhưng tôi có thể kết thúc hai công việc này đã được không? Sẽ chỉ mất một giờ hoặc lâu hơn một chút, rồi sau đó tôi mới có thể bắt tay thực hiện nhiệm vụ mới cô giao được.

Kazuko (nhìn chằm chằm vào Doug): Hãy làm rõ chuyện này. Trong một công ty như của chúng ta, không ai có thể làm theo những việc trái ngược với sự chỉ đạo trực tiếp. Không phải tôi, không phải anh mà cũng chẳng phải bất cứ ai. Giảm bớt cho anh hai nhiệm vụ đó cũng có nghĩa là tôi đã đồng ý rằng thời hạn hoàn thành những việc đó sẽ được lùi đến tuần tới. Vì vậy, lựa chọn tiếp tục làm những công việc đó của anh sẽ không có hiệu quả gì hết. Chuyện này cũng ảnh hưởng đến các phòng ban mà đã chấp nhận hoãn lại để ủng hộ chúng ta.

Đơn giản là anh thật cứng đầu, Doug ạ. Không ai trong chúng ta có đủ điều kiện làm những việc xa xỉ đó. Bây giờ − nếu anh muốn bảo toàn công việc của mình và khắc phục những vấn đề nghiêm trọng tự anh gây ra, thì từ giờ trở đi hãy tuân theo những yêu cầu trực tiếp. Anh rõ rồi chứ?

Doug (đứng lên, hơi run một chút): Vâng, tôi hiểu rồi. Và tôi thực sự xin lỗi. Tôi không nghĩ là mình đã gây ra nhiều rắc rối đến thế. Cô đừng vì thế mà chống lại tôi, được chứ?

Phá vỡ câu thần chú

Nếu cuộc nói chuyện trên có vẻ quen thuộc với các bạn (dù với vai trò người đưa yêu cầu hoặc người trì hoãn), thì vẫn có nhiều cách để kiểm soát trước khi để lại hậu quả.

Nếu bạn không thể bắt đầu công việc, đây là một số cách để tăng tốc động cơ của bạn và duy trì đà tiến:

• Chứng minh với bản thân rằng thay đổi là cần thiết, ngay bây giờ!

• Xem xét lại một số hậu quả gần đây mà bạn và những người khác phải gánh chịu.

• Phác thảo ra một kế hoạch thể hiện các nhu cầu hiện tại đang chờ hành động.

• Chia công việc thành các phần nhỏ và đặt ra mục tiêu ngắn hạn hơn.

• Thiết lập thời hạn cho các mục tiêu ngắn hạn.

• Vẽ sơ đồ kế hoạch của bạn lên tấm bảng treo trên tường.

• Đánh đấu các mục tiêu đã hoàn thành trên biểu đồ dán trên tường hoặc bảng trắng để có hình ảnh khích lệ.

• Tuyên dương những phần đã hoàn tất.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Mel Northey, Chủ sở hữu kiêm chủ tịch một công ty kiến trúc đặt trụ sở tại Houston, nói:

Để vẽ sơ đồ chiến lược của chúng tôi cho một doanh nghiệp sản xuất và sinh lợi, tôi đã chỉ rõ cả mục tiêu dài hạn lẫn ngắn hạn, sau đó thiết lập các mục tiêu cho công ty dựa trên những mục tiêu đó. Với sự bùng nổ trong lĩnh vực xây dựng suốt thập kỷ qua, chúng tôi đã vượt trội trong việc theo kịp tiến độ giao hàng và sản xuất hết sức khó khăn. Nhưng tôi đã học được cách linh hoạt các mục tiêu. Giờ đây, thử thách của tôi là duy trì lợi nhuận và bảo vệ nhân viên của mình bất chấp sự hỗn loạn trong thị  trường tài chính hiện đang làm tắc nghẽn ngành xây dựng mới.

Từ chuỗi các mục tiêu, tôi phân hạng những mục tiêu ưu tiên, đặt chúng lên trước, tập trung cao độ bất chấp những xáo động xảy đến nhất thời.

DÀNH THỜI GIAN CHO NHỮNG ƯU TIÊN HÀNG ĐẦU

Bạn hãy tự hỏi xem bao nhiêu phần trăm trong một ngày bình thường của mình, bạn phải đứng trước những lựa chọn khó khăn và bao nhiêu phần trăm bạn có thể thương lượng được? Như chúng tôi đã giới thiệu ở các chương trước, Định luật Pareto khẳng định rằng 20% nỗ lực của bạn sẽ tạo ra 80% kết quả cuối cùng.

Hãy quyết định xem những công việc nào trong hiện tại và sắp tới của bạn cấu thành nên 20% hàng đầu. Sau đó bạn nên dành toàn bộ tâm huyết vào những ô giờ hiệu quả nhất của bạn trong ngày khi bạn có thể dành toàn bộ năng lượng và sự riêng tư để hoàn thành công việc. Nhìn chung, bạn không thể cứu vớt được sự chậm trễ, nhưng 20% ưu tiên hàng đầu của bạn phải bắt đầu và kết thúc mà không được phép có sự thất bại nào hết.

Cho dù bạn vội vàng đến đâu chăng nữa thì cũng hãy ghi ngắn gọn những điều trên vào một tập giấy nhớ. Đặt nó ở nơi bạn có thể nhìn thấy hàng ngày và làm theo. Đừng để những điều kém quan trọng hơn can thiệp vào.

BẠN THẮC MẮC VỀ CÁC Ô THỜI GIAN?

Dưới đây là phần Hỏi đáp nhanh về cách giúp bạn lên kế hoạch cho một ngày của mình:

1. Tôi nên dành bao nhiêu thời gian cho những công việc thuộc Vùng Ưu tiên? Đối với những công việc thuộc nhóm ưu tiên hàng đầu, hãy phân phối ít nhất 2 tiếng trong ngày (không nhất thiết phải là 2 tiếng liên tục, nhưng trong khoảng thời gian đó, không ai được làm phiền bạn). Đừng để bất cứ điều gì gián đoạn hoặc can thiệp vào khoảng thời gian vừa phải đã được định sẵn hàng ngày của bạn. Những mối quan tâm khác (trong khoảng giữa 60% một ngày của bạn) có thể đòi hỏi đến 6 tiếng trong chuỗi thời gian của bạn, nhưng chúng không thể chiếm khoảng thời gian bạn dành để làm những công việc ưu tiên hàng đầu.

2. Hai tiếng như thế nào là hợp lý? Hãy dành riêng những khoảng thời gian tuyệt vời nhất của bạn – không phải là khoảng thời gian sớm nhất trong ngày – cho những nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu. Thử nghĩ trong đầu xem, thứ Ba khác hẳn so với thứ Sáu. Vì thế hãy cân nhắc thận trọng, chia thời gian thành các ô với cơ hội tận dụng được toàn bộ thời gian của ô đó.

3. Các yếu tố để xác định “khoảng thời gian tuyệt vời nhất”? Mỗi ngày bạn hãy lựa chọn những khoảng thời gian dựa vào các tiêu chí sau:

• Khoảng thời gian mà nguồn năng lượng của bạn đạt mức cao nhất.

• Khoảng thời gian ít bị gián đoạn nhất.

• Khoảng thời gian bạn có thể dễ dàng tiếp cận nhất với những dữ liệu hoặc những người có liên quan.

• Khoảng thời gian có lưu lượng giao thông thấp nhất.

4. Vậy còn 60% công việc thuộc Vùng giữa? Ngay sau khi bạn đã bảo vệ được vị trí của 20% những công việc ưu tiên hàng đầu của mình và loại bỏ 20% các công việc ở đáy Tháp công việc, tức là bạn đã loại bỏ được 40% tổng số công việc khỏi sự cạnh tranh lẫn nhau. Khi những công việc được ưu tiên hàng đầu của bạn được giữ nguyên ở vị trí an toàn đó, bạn có thể bắt đầu cố gắng hết sức để hoàn thành 60% công việc ở phân vùng giữa – thường là theo một trình tự hợp lý. Hãy làm những công việc đó trong khoảng thời gian đạt hiệu quả trung bình (không phải khoảng thời gian hiệu quả nhất) của bạn.

Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn tiến xa hơn cách lựa chọn đặt áp lực cao được hầu hết những người hay trì hoãn áp dụng: giải quyết khéo léo 100% khối lượng công việc theo bản năng!

Một nhận định quan trọng hơn

Chỉ những yếu tố có tác động chính mới có thể ảnh hưởng mạnh tới những công việc trong Vùng Ưu tiên của bạn. Hãy đánh dấu sự thay thế đó bằng một màu sắc thật đặc biệt hoặc một biểu tượng trong lịch công việc của bạn. Đối với phần còn lại trong sự nghiệp của bạn, màu sắc hoặc biểu tượng đó sẽ chỉ có một ý nghĩa duy nhất: bạn đã thay thế một một sự mạo hiểm hoặc một cơ hội lớn bằng những thứ có tính chất quan trọng hơn. Bạn đã thay thế một màu đỏ bình thường bằng cách sử dụng một màu đỏ đậm hơn. Nếu qua một vài tuần, bạn thu thập đủ những phần màu đỏ mới này, bạn sẽ phải tự đặt ra những câu hỏi sau:

• Công việc của tôi có thay đổi không?

• Liệu đây có phải là những rủi ro và những cơ hội trong công việc “mới” của tôi không?

• Những thay đổi đó có giá trị gì?

• Chúng mang tính tạm thời hay ổn định lâu dài?

• Những thay đổi đó sẽ tăng thêm bao nhiêu phần trăm khối lượng công việc và mức độ rủi ro trong công việc của tôi?

• Tôi có cần thuê người hỗ trợ khi phải thực hiện một khối lượng công việc lớn hơn hay không?

• Tôi có xứng đáng được tăng lương vì đã giải quyết những công việc ở mức độ giá trị cao hơn hay không?

GIẢI PHÁP ĐƠN GIẢN NHẤT “CHẬM ĐỂ BẮT ĐẦU, THẤT BẠI ĐỂ THÀNH CÔNG”

Như Alec Mackenzie một lần nữa khẳng định trong cuốn sách và tại các buổi hội thảo, “Một kế hoạch hàng ngày trên giấy chính là một chiến thuật quản lý thời gian đơn lẻ hiệu quả nhất.” Tuy vậy, ông vẫn chán nản với một thực tế là chỉ có 1 trong số 10 người lập ra bản kế hoạch công việc hàng ngày. Còn 9 người khác thì trở về vào buổi và càu nhàu rằng: “Không hiểu một ngày của mình trôi mất đâu rồi nhỉ?”

Giữ bản Kế hoạch công việc hàng ngày của bạn trong tầm mắt

Hãy theo đuổi thói quen công việc nhất quán, đơn giản hàng ngày để đạt tới được những ưu tiên hàng đầu của bạn. Bảy bước dưới đây sẽ làm cho việc đó trở nên dễ dàng hơn.

1. Sử dụng lịch cá nhân, sổ hẹn gặp, hoặc người lập kế hoạch điện tử… chứ không sử dụng trí thông minh và khả năng phản ứng nhanh của bạn.

2. Lập danh sách ba công việc ưu tiên hàng đầu trong ngày, những mối rủi ro cao và mức lương ngang bằng với những mục đích của bạn.

3. Lên kế hoạch thực hiện ba công việc ưu tiên đó trong khoảng thời gian đạt hiệu quả cao nhất, không phải là thời gian sớm nhất trong ngày.

4. Xác định rõ khoảng thời gian hiệu quả nhất của bạn: đó chính là khoảng thời gian mà bạn biết mình có thể thực hiện tốt công việc với tất cả nguồn năng lượng, sự chính xác, khả năng tiếp cận các dữ liệu và yên tĩnh để duy trì sự tập trung liên tục. Bạn cũng có thể cần sự riêng tư cho những buổi trò chuyện về các vấn đề nhạy cảm phát sinh.

5. Đặt thời gian cho ba công việc ưu tiên hàng đầu trong Vùng Ưu tiên trước khi phân phối thời gian cho những yêu cầu khác.

6. Ngoại trừ việc đảm bảo 20% các công việc ưu tiên hàng đầu của bạn được thực hiện đúng như dự kiến, hãy “thả lỏng” hầu hết kế hoạch làm việc của bạn với những công việc không mong đợi hoặc những công việc ở Vùng giữa (những công việc xếp sau công việc ưu tiên hàng đầu).

7. Hãy nhận thức rõ rằng 3 công việc ưu tiên hàng đầu đôi lúc có thể mất đến gần một ngày của bạn, nhưng cũng có khi bạn chỉ thực hiện chúng vẻn vẹn trong 2 giờ đồng hồ. Cho dù khoảng thời gian hoàn thành chúng như thế nào, hãy bảo vệ những quãng thời gian đã định cho những công việc ưu tiên được đánh dấu đỏ đó. Bắt đầu và hoàn thành công việc đúng giờ để làm chủ được thói quen hay chần chừ, theo cách đó bạn sẽ nhận được những khoản lương hậu hĩnh.

Tin tưởng bản thân để hoàn thành công việc

Phát hiện ra những thói quen vô thức, đánh bại được sự từ chối – đây chính là những nhiệm vụ khó khăn đối với tất cả chúng ta.

Mặt khác, nếu bạn có thể nói: “Thật may mắn, tôi đã không chần chừ mà cũng không thất bại khi hoàn thành những công việc được giao,” chúng tôi xin chúc mừng bạn. Hai chương tiếp theo, bạn sẽ có thể giải phóng bản thân khỏi những hành vi vẫn còn đang tồn tại, những điều cấu thành nên những chiếc bẫy thời gian cuối cùng trong chuỗi này: đối phó với những vị khách ghé thăm bất ngờ và sự cố gắng quá sức.

Điều kỳ lạ ở những cái bẫy cuối cùng này là hầu hết mọi người đều quan niệm rằng chúng chính là những hành vi đúng đắn, là bằng chứng cho sự thân thiện nồng nhiệt hoặc sự hiến dâng mạnh mẽ. Chúng không phải là những thói quen tốt. Điều này sẽ được lý giải ở các chương tiếp theo.

TỰ ĐÁNH GIÁ

Làm thế nào bạn có thể thoát khỏi cái bẫy của sự chần chừ, trì hoãn? Đánh giá bản thân theo bảng dưới đây, sau đó lặp lại quá trình này trong 30 ngày kể từ bây giờ. Chỉ cần trả lời Có/Không.